民辦高校本科教學工作合格評估材料的建檔思考與實踐

古厚苓

（四川工商學院評建辦，四川 眉山 620000）

前言

2003年，教育部正式確立了“以評促建、以評促改、以評促管、評建結合、重在建設”的本科合格評估工作方針。評估考察的重點內容主要圍繞學校的辦學思路與領導作用、教師隊伍、教學條件與利用、專業與課程建設、質量管理、學風建設與學生指導以及教學質量等方面進行，并確定了相應的合格評估指標體系。在評估考察的過程中，評估專家對各項指標的評價，主要會比照評估指標體系，通過查閱學校合格評估材料進行定量和定性分析，合格評估材料的質量對本科教學合格評估的結果起著重要的影響作用。

1 合格評估材料建設的重要意義

合格評估材料是高等院校本科教學工作合格評估的基本材料，指高校在教學管理、教學活動等辦學過程中形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像等不同載體材料的總和，是本科教學過程與基本狀態的直接體現，也是本科教學工作合格評估評建工作的重要成果，更是專家系統、準確了解學校各項工作，開展評估的重要依據。國教督辦函〔2021〕1 號文件要求參評高校要在教育部評估專家組現場考察前 30日將《自評報告》和支撐材料報省級教育行政部門審核，簽訂材料真實性承諾書，在專家現場考察和省級教育行政部門審核后，國務院教育督導委員會辦公室還將對材料進行復核?？梢?，合格評估對參評院校材料的真實性和支撐性要求更加嚴格，這就要求參評學校要以高度負責的態度，按照合格評估的要求和指標體系做好各項材料的收集和整理。

2 合格評估材料的分類

合格評估材料可以根據不同的角度和方式進行劃分，最常見的方式是根據材料的作用劃分，常分為自評材料、支撐材料、備查材料、檢索材料、展示材料五大類，其中前三類是教育部專家評估考察的必備材料。自評材料是指在科學總結學校辦學思想、辦學特色、教學條件、教學狀態、教學效果、評建成果的基礎上形成的綜合性材料，包括《本科教學工作自評報告》、《本科教學狀態數據分析報告》；支撐材料是支持自評結果中各個觀測點的依據材料，是支撐《本科教學工作自評報告》、《本科教學狀態數據分析報告》，并供專家查證與核實相關數據的依據性材料；備查材料是指與評建工作相關且能反映學校辦學思想、教學過程、教學狀態、教學效果與教學成效，保存在各職能部門和各學院的原始材料，主要包括：各類制度、各類規劃、工作計劃與實施方案、教研活動與學生活動記錄和總結、財務明細、各類成果原件、學生試卷、畢業論文（設計）、實驗（實踐）報告、學生作業（作品）等；檢索材料是指專門為專家組考察評估或部門評建人員提供的索引工具材料，主要包括支撐材料目錄、歸檔材料目錄、人才培養方案目錄、管理制度目錄、畢業論文（設計）目錄、試卷目錄、學期課表目錄、各類人員名冊、校歷、評估專家工作指南等；展示材料是指學校為了便于專家更詳細地了解學校發展歷史、辦學特色、教學中心地位、教學科研成果、評建工作過程的材料，如學校宣傳畫冊、評建簡報、評建材料匯編、新聞媒體報道匯編、學校突出教學中心地位材料匯編等。

此外，根據評估的實際推進流程，結合專家進?？疾烨爸泻蟮慕M織管理及合格評估指標體系研究，還可以分為報送材料、案頭材料指標體系支撐材料和佐證材料等。

3 民辦高校評建材料建設過程中的問題

3.1 缺乏材料的收集和整理意識

民辦高校普遍存在建校時間短，人員流動率大的情況。各單位管理人員的工作重心基本側重于教學管理的日常事務，如人才培養方案的修訂、專業建設、課程建設、實踐教學等工作，對于工作開展的過程性材料收集、整理，相關數據的統計和分析不夠重視?；谝陨锨闆r，直接導致辦公室人員、教學秘書或者具體經辦人員材料收集整理意識薄弱，常有“能拖則拖，能延則延”的思想，面對材料的歸納、總結、歸檔通常處于無從下手的狀態。

3.2 缺少專人負責材料整理工作

民辦高校沒有教育事業費撥款，經費主要來自于學費收入。出于對管理經費的控制和合理利用考慮，學校在配置各單位辦公室、秘書人員時會適當控制人數。致使相關人員的工作飽和度高，工作任務重，事務性工作繁雜重疊，各項材料的收集整理工作基本是兼職完成，缺乏專人匯總整理和歸檔，當評建任務下達后，工作任務堆積，相關人員更加難以靜下心來整理材料。

3.3 缺乏對材料整理的統一要求

由于評估材料的涉及點多，覆蓋面廣，各單位對日常材料的格式要求、歸檔分類等缺乏統一的格式要求和標準，如材料的留存范圍和方式，紙張的尺寸，內容的字號、字體、行間距、表格要求以及文件裝訂等，沒有統一的規范性要求。通常情況下，材料收集整理人員都是靠自己的主觀判斷和理解進行收集整理存檔，導致匯總的各種材料五花八門且不具有代表性，更難以滿足評估的要求。

4 評建材料建設管理的實踐

4.1 提高認識，全員重視

合格評估材料的建設，歸根結底是高校辦學過程、經驗、成果的結合，過程性材料的積累，整理和歸檔至關重要，尤其對于民辦高校人員流動率較大的情況，學校各級單位一定要提高認識，高度重視、做在平時。首先，要強化過程性材料整理在教學工作中的地位，提高學校各級領導日常工作中的材料歸檔意識，引導廣大教師和檔案管理人員在日常工作中重視材料的收集和歸檔。其見，要提高學校領導和教學管理職能部門對教學工作檔案的重要性認識，推動教學檔案管理工作，使教學檔案更加完整、規范，能全面的記錄、反映教學活動過程。最后，學校材料管理人員要認識到材料的重要性，在具體工作中形成相關規范并加強與各單位的材料建設管理交流，切實落實好材料的收集、整理和歸檔工作。

4.2 掌握規則，保證質量

合格評估材料是學校迎接評估，接受教育主管部門和專家考察的重要依據，同時也是學校辦學思路、成效的梳理和總結。因此，在合格評估材料的收集整理過程中應當充分掌握其建設規則，以保證材料的高質量。

（1）體現評估方針，突顯材料指向

合格評估材料要體現“以評促建，以評促改，以評促管，評建結合，重在建設”的二十字方針，重點突出學校建設、整改、提高的措施與成效。檔案材料建設要依據本科教學工作合格評估指標體系，緊扣指標內容及觀測點內涵，切實體現學校轉型發展的主線，自評報告及綜述性材料要做到觀點明確、依據充足、結論可靠。每個觀測點的支撐材料要項目完整、內容精要、材料充分、重點突出、說服力強。

（2）歸檔常態化，符合規范性

本科教學工作合格評估檔案材料建設要與日常工作相結合，與規范管理相結合，以規范的日常工作帶動規范的材料建設。合格評估材料要準確、客觀地反映學校本科教學條件、教學與教學管理真實水平以及教學質量的真實狀態，努力做到各類數據統計報表客觀、準確、完整，堅決杜絕各種弄虛作假現象。檔案材料建設要按照支撐材料目錄、歸檔材料目錄，嚴格掌握評估標準，明確各類評估材料間的聯系，統一數據統計口徑。材料的分類和形式（包括材料的檔案盒標簽、目錄設置、盒內目錄格式、各類文檔格式、立卷歸檔及材料的保管提交）要符合相應的規范要求。各類檔案材料要做到與自評報告、綜述材料、原始檔案材料、檔案盒內的材料相一致。

（3）彰顯主動性，發揮實用性

各單位在整理原始檔案材料中，應根據本單位工作的實際情況充分發揮主動性，以創新精神和特色意識開展各項評建工作和評建材料整理。原始材料應完整體現本單位的工作職責與工作狀態及評建過程，在此基礎上凸顯本單位的工作重點、亮點與工作特色。所收集的材料不僅是服務于本科教學合格評估，還要對教學、科研和管理發揮切實的積極作用，充分體現材料實用性。

4.3 完善機制，及時歸檔

（1）解讀評估指標，形成目錄

民辦高校支撐材料目錄是根據合格評估指標體系40 個觀測點，結合學校特色修訂而成，在評估前期的準備工作中起著舉足輕重的導向與佐證作用，是收集、整理、歸檔評估材料的重要依據。在支撐材料目錄的制定過程中，應嚴格結合40 個觀測點，按照相應的合格標準，形成支撐材料目錄初稿，再逐項將材料的建設工作分解到相關部門，由各部門根據實際工作安排進一步細化、調整和補充，最終形成符合學校發展實際，具有充分支撐性的支撐材料目錄。

（2）分解建檔任務，責任到人

學校應設置材料收集管理的歸口單位，并設置專門的對接、收集、管理和審核人員，以統籌材料的建設管理工作。學校各相關單位在接到支撐材料的收集整理任務后，應及時按照收集整理要求和標準，逐項進行任務分解，形成詳細的任務分解表，落實到專人負責。材料管理人員要充分了解材料的收集管理制度、方法和規范，熟悉材料的基本內容，制定好材料收集計劃，定期跟蹤材料的整理情況，并及時匯總。針對不合格的材料要詳細提出整改意見，及時反饋至材料收集單位或個人，逐項進行整改指導，以保證材料收集的規范性和及時性。

（3）做好自評自建，審核上報

學校應成立相應的材料自查自審工作組，對各項評估材料的系統性、規范性、完整性等方面進行全面把關。工作組成員根據評建工作的推進，以合格評估的具體要求為標準，有規律地對全?；蚋鲉挝坏脑u建材料進行細致地檢查、評價和指導，可以采取聽取匯報、查閱資料、交流訪談、實地考察等多種形式對合格評估材料的支撐性、數據的合理性等要反復分析、論證、審查，經相關分管領導簽字后再最終上報。

4.4 專家指導，嚴把質量

評估專家對評估指標、政策及要求熟悉，對評估重點把握準確，在迎評過程中，邀請評估專家進行指導是非常必要和有用的。在評估材料的建設初期，可以邀請專家開展評估指標解讀、材料建設重要性及策略方法等方面的專題講座，提高全員建檔的認識和積極主動性；在形成評估材料目錄后，可邀請專家對目錄的完整性和支撐性進行指導，減少建檔曲折，提高效率；在檔案收集歸檔后，邀請專家對材料的歸檔規范性進行把關，通過查閱支撐材料形式、內容、數據，抽查畢業論文（設計）、試卷等，查找問題，提出意見。針對專家提出的各項指導意見，學校應充分解讀，結合自身情況，舉一反三地進行反復整改和復查。

5 結語

規范、全面、有特色的評估材料對本科教學合格具有重要作用，民辦高校應充分認識到合格評估的重要意義，化被動為主動，以本科合格評估為契機，注重合格評估材料的建設和管理，不斷提升辦學規范性，提升辦學質量和水平，提高綜合競爭力，真正做到“以評促建、以評促改、以評促管、評建結合、重在建設”，為順利通過本科合格評估打下堅實的基礎，實現學校的可持續發展。