新形勢下企業檔案管理信息化與標準化建設研究

楊 暉

（連云港市食品藥品檢驗檢測中心，江蘇 連云港 222300）

對于檔案來說，是記錄各種信息的活動，而對企業來講，是記錄企業發展的歷程的，檔案管理是需要綜合性的工作，所以在管理的過程中，會經常出現各種各樣的問題。為了能夠有效將企業檔案管理進行改善，信息化檔案管理建設成為了現代企業檔案管理的主要方向，所以企業需要不斷創新檔案管理的方法，充分利用信息技術加強檔案的建設，以此來提高企業的經濟發展。

1 信息化企業檔案管理的優勢

（1）提升企業的工作效率。隨著信息時代的發展，無論在生活中還是企業當中，都需要使用大量的信息數據。在利用信息化進行檔案管理的過程中，信息化能夠從數據庫快速將數據與信息提取出來，并且能夠篩選出不符合數據的信息，這樣一來，不僅能夠有效提高企業的工作效率，還能夠有效避免出現遺漏的現象。在信息化檔案建設管理的過程中，信息化檔案建設管理是將傳統紙質的檔案轉換為數字化的檔案，人工進行檔案管理消耗大量的人力和物力，所以，信息化檔案管理解決了這一問題，信息化檔案管理能夠將所獲取的數據信息進行保存，并且在查找的過程中，省去大量的時間，由于信息化的普及，企業在查找信息數據時，能夠快速查找出所需要的信息，因此，對于信息化檔案管理，能夠有效提高工作效率并延長檔案的使用壽命，以此來提升企業的工作效率。

（2）信息化檔案管理儲存的優勢。在企業檔案管理的過程中，由于部分企業在使用檔案管理的過程中，仍然采用傳統的檔案管理模式，這樣不僅會造成大量的人力和物力消耗，并且工作效率也沒有顯著提升。為了能夠有效改善這種情況，企業在檔案管理儲存的過程中，可以充分利用信息化進行檔案管理，有效避免傳統檔案管理所出現的問題，能夠快速查找出所需要的內容，并擁有大量的儲存空間，進而有效改善了傳統紙質檔案的空間需求。

2 新形勢下企業檔案管理信息化與標準化建設的重要性

企業在日常管理過程中，工作內容繁多，且類型復雜。其中，檔案管理是極為關鍵的部分，與企業的經營管理和日常業務的有序開展息息相關。特別是在互聯網技術快速發展和普及之前，企業的檔案管理工作模式相對單一化。紙質材料通常用作載體記錄和保存相關信息數據內容。然而，由于紙張材料自身的特性，在保存過程中存在著一定的缺點和不足。紙張易受環境條件的影響，一旦受潮便會慢慢腐爛和褪色，字跡變得模糊，且紙張容易受損，這增加了工作人員的管理難度。其次，紙張材料相對脆弱，如果受損就很難修復。對于有價值的檔案信息資料，一旦遭到破壞，將造成不可估量的損失。因此，信息化檔案管理具有重要的現實意義，通過現代化互聯網信息技術手段，將檔案信息存儲和備份到計算機互聯網當中，這樣能夠有效避免檔案丟失損壞的情況發生。最后，檔案管理包含許多復雜多樣的內容，用傳統的保存方法如果經常反復地查看和翻閱，這樣便很容易造成紙張破損，或者丟失。紙質檔案需要大量的紙質材料，管理工作量大，如果檔案中的信息太多，分類肯定會更加繁瑣，在查找的過程中會出現費時費力的情況。而將信息數據儲存到計算機平臺當中，并對其進行備份和歸類保存，在需要時，便可通過檢索功能快速查找到相關信息數據和檔案資料，以便工作人員使用。這樣也能夠大幅度提高企業檔案管理的工作效率，塑造良好的部門形象，為企業的穩定可持續發展提供基礎保障。

3 企業信息化檔案管理所存在的問題

（1）檔案管理并未融入信息化。隨著企業的快速發展，企業并未根據檔案管理進行深入地研究及改革，導致企業的檔案管理存在著較多問題。在檔案管理的過程中，經常會出現檔案亂儲存的問題，由于檔案管理的機制并未完善，所以企業在檔案管理的過程中，會不知如何下手，為了能夠有效解決這一問題，企業應根據時代的變化進行改革，并對比較重要的檔案進行深入分析，如果檔案中存在著殘缺，應及時進行完善，將所需要的和有價值的信息進行快速儲存，避免出現重要的信息丟失等情況。企業在目前的檔案管理過程中仍然存在著較大問題，并沒有根據社會的發展制定合理的檔案管理制度，導致檔案管理的制度相對于落后，在出現檔案的問題時，不能夠及時解決，這對于企業來講影響是非常大的，長此以往，導致企業檔案管理工作效率未有明顯提升。

（2）檔案管理的效率。在企業檔案管理的過程中，由于部分企業沒有認識到信息化檔案管理的重要性，所以，在檔案管理的過程中，未能融入信息化檔案管理，信息化檔案管理是需要與部門進行統一協調的，這樣才能提高檔案管理的效率以及準確性。但常常有部分企業為了省去時間，未能和部門統一協調，導致在查找信息數據時出現較多問題。由于企業的快速發展，大量的信息撲面而來，如果各部門沒有統一協調，會嚴重影響檔案搜索的效率，阻礙企業的可持續發展。如果想要將企業的檔案效率提升，先要將各個部門進行統一，如檔案管理系統的統一性，在統一后無論是查找資料還是工作效率都會得到相應的提升。

（3）信息化檔案建設未充分利用。在企業發展的過程中，由于有部分企業對信息化檔案管理產生抗拒，所以，在企業檔案管理中，沒有利用信息化檔案管理，這不僅對企業的發展造成嚴重的影響，并且還會消耗大量的人力和物力，所以，企業應根據時代的變化，制定合理的信息檔案管理制度，充分利用信息化檔案建設，避免出現在急需查找檔案信息時出現失誤的現象，造成檔案信息的偏差，從而不利于企業的發展。所以企業在使用信息化檔案管理建設時，企業應根據自身發展，制定出合理的信息化檔案管理方案，這樣不僅能夠提高企業檔案管理的工作效率，還能將比較重要的檔案信息進行妥善保存，避免在管理的過程中出現信息泄漏等情況。

（4）管理機制不完善。企業所涉及的工作內容復雜多樣化，會產生大量的檔案信息，因此，檔案管理工作至關重要，屬于系統性的工作。由于部分企業缺乏對信息化建設的認知和了解，并未配備一些硬件、軟件設備，信息化檔案管理水平較低，無法高效有序地進行信息化建設工作。產生這些問題的根本原因是企業沒有結合實際情況制定相應的管理機制。此外，管理手段和方法相對落后，使企業檔案信息化建設工作步履維艱，無法全面有效開展。雖然由于各種因素的影響，部分企業逐漸認識到檔案信息化建設的重要性和作用，但在信息技術的實際應用中仍存在許多問題，如缺乏完善的規范化管理體系，特別是對于部分原始資料信息的歸檔保存，缺乏科學合理的操作指導。此外，部分企業在建立檔案管理信息系統與平臺之后，檔案檢索流程并未得到簡化，使得檔案檢索依然比較復雜，檔案信息資料也無法實現實時共享，從而導致管理效率較低。

（5）專業人才匱乏。在企業信息化檔案管理建設的過程中，由于企業的專業人才匱乏，所以在管理的過程中，經常會出現各種各樣的問題，企業在招募專業人才時，要根據管理人員的綜合素養進行評估，是否對檔案管理有一定的認識，企業可以根據自身的需求，對管理人員進行招募。企業檔案管理人員如果沒有掌握相應的檔案儲存方法以及處理能力的話，在工作中就會經常出現各種各樣的差錯，導致企業檔案管理出現嚴重的問題。

4 根據企業所需檔案管理制度制定合理的措施

（1）根據企業檔案管理制定合理的規劃。在檔案管理信息化建設的過程中，企業首先要制定合理的規劃，并將所涉及的范圍和檔案的內容進行綜合分析，根據所需要的管理制度制定長遠的目標。在企業發展過程中，只有通過合理的信息化建設，才能充分提高企業的可持續發展。企業在信息化建設的過程中，需要做好部門之間的協調，并將軟硬件做到最好，在管理的過程中，如果發現檔案錯插時，應及時進行處理，才能有效避免問題的發生。

（2）充分利用信息化檔案管理。企業在日常的管理中，需要所儲存的資料先以數字化進行儲存，并將各種紙質的資料轉化為數字信息，對于較為重要的文件，可以以密碼的形式進行儲存，避免出現丟失等情況。如果想要查找信息的話，可以在網上進行查詢，這樣一來，能夠快速查找出所需要的資料，以此來提高企業的可持續發展。

（3）創新管理理念。隨著互聯網信息技術的迅速發展與普及，計算機信息技術逐漸滲透到人們生活的各個方面，給人們帶來了極大的便捷，同時也改變了人們的生活方式。企業的管理人員必須高度重視檔案信息建設工作，積極創新和更新管理理念。可以從以下幾個方面入手：首先，要全面貫徹“互聯網+”理念與發展趨勢，通過定期培訓，不斷提升管理工作人員的信息技術操作能力與熟悉度，優化操作流程。要讓工作人員充分認識到檔案管理信息化建設是必然發展趨勢，全面掌握當前新形勢下檔案管理工作的核心要點，努力突破傳統檔案管理模式中存在的局限與不足，充分運用信息技術，對現有資源進行全面有效整合。其次，相關管理工作人員應當起到表率作用，積極借鑒和學習先進的技術手段，可通過講座、會議、培訓等方式，不斷提升工作人員的重視程度，并學會積極適應新的發展潮流，迎接全新的挑戰，營造良好的信息化管理氛圍。

5 總結語

隨著社會的快速進步，企業在管理的過程中還經常出現各種各樣的問題，尤其是檔案管理，由于傳統的檔案管理經常會出現腐蝕或丟失的情況，信息化檔案管理可以將紙質的檔案轉換為數字化的檔案，并能夠及時儲存，這樣一來，不僅能夠提高企業檔案儲存的效率，還能夠提升企業的可持續發展。