做好新形勢下的人事檔案管理工作之我見

劉德春

(內蒙古廣播電視臺，內蒙古 呼和浩特 010000)

人事檔案管理是一個單位人事工作的重要組成部分，是提高工作質量和工作效率的前提保障。人事檔案是一個職工歷史的真憑實證，是個人經歷和社會實踐的歷史記錄，是個人政治思想品德、業務能力、現實工作表現和各階段成長過程的客觀、真實反映，是人才信息的重要載體。因此，新形勢下做好人事檔案管理工作尤為重要。

1 人事檔案管理的現狀

①保管方面存在一些問題。在人事工作中，由于人員的調配，調入和調出流動性較大，檔案轉遞過程中缺乏規范性操作，往往造成較多人忽視了人事檔案轉移這一重要憑證，在調整工作換單位或者換工作過程中，人事檔案轉移的不順暢，有時還會有遺失檔案或者檔案材料缺失等情況發生，暴露出在檔案保管上出現的漏洞。②在內容方面要求的不完整。有些單位在辦理員工新入職時，并不要求接收員工以往人事檔案的有關材料，其保存的個人履歷、勞動合同、入職手續、工作期間績效考核等次、人員調動及任免等情況，被單位視為內部檔案信息，不接收歸檔成為正式檔案，造成員工檔案內容的缺失不完整。③在職能劃分上不明確。在當今大多單位實現信息化管理時，許多人事部門也實行了信息化系統，對新系統的依賴性逐漸增加，員工的檔案信息被錄在信息數據庫中，因此，造成對傳統的紙質人事檔案的重視程度和依賴性大大下降，一些單位不設立專門的人事檔案管理崗位和人員，甚至沒有單獨的人事檔案室。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 對人事檔案管理認識上存在欠缺和不到位

近年來，在一定程度上存在人事檔案工作者對檔案重視程度不夠，檔案意識不強，業務素質較低的現狀。人事檔案與每個人的工作、生活密切相關，人們往往是在用的時候想起它，不用的時候忘記腦后，不聞不問。領導不夠重視，平時也疏于管理，導致檔案管理人員責任淡薄，失去工作積極性。由于認識上的欠缺，觀念陳舊，服務觀念不強，服務意識差，管理水平相對落后，甚至管理混亂，人事檔案管理發展緩慢，人事檔案管理工作處于被動應付的局面，嚴重制約人事檔案服務功能的正常、有效發揮。

2.2 在人員配備上人事檔案管理工作存在的缺點和不足

2.2.1 選人、用人上存在隨意性。由于人事檔案不會產生社會效益和經濟效益，因此不被重視。一些單位把人事檔案管理工作簡單化，沒有根據人事檔案的特點考慮、篩選出合適的檔案工作人員，沒有結合當今信息化、網絡化的要求把優秀人才放在檔案管理崗位。

2.2.2 人事檔案管理缺少專職人員和人員不穩定情況。人事檔案管理工作是一個專門性的工作，具有獨立的范圍、任務和管理辦法，有著完整的理論體系。由于對人事檔案管理工作不重視，這項工作處境不高，一些單位存在人事檔案管理不是專職人員，兼職其他工作。分散精力，必然不會全心全意投入到這項工作中，就會缺少時間學習檔案管理的有關業務，在人事檔案管理中難免會出現紕漏。熟悉人事檔案管理業務需要一個熟悉和學習的過程，人事檔案管理是業務性強、專業要求高，把它視為實習崗位，工作人員經常流動輪換，就會造成管理上的混亂和不嚴肅，甚至還會造成人事信息的泄密，管理上缺乏嚴謹的態度，責任心缺失，人事檔案中缺少材料，在人員調動、提拔、兌現工資待遇以及退休時辦理社保待遇視同繳費年限等都受到限制和影響。

2.3 在人事檔案管理上缺乏規范性

一些單位沒有設立專門的檔案室，人事檔案管理上沒有建章立制，更沒有嚴格的檔案管理流程。收集、歸檔的材料不全面、不完整，一些歸檔材料還不夠真實和準確，執行不嚴格，工作制度不健全，不嚴謹，缺乏規范性操作。人事檔案中有些材料在內容和形式上是雷同的，例如，一些個人鑒定、考核和評價意見都是千篇一律，形式主義，走過場，沒有真實性可言，這樣的檔案材料也是絲毫沒有意義的，背離了人事檔案是記載一個人的經歷和成長的真實記錄，喪失了人事檔案的作用和功能。人事檔案在管理上缺乏規范性，還表現在一些檔案管理人員的管理水平不高，管理手段相對落后，由于檔案管理人員大多是崗位兼職，這樣檔案管理員流動頻繁，造成在這個崗位上工作不安心，不踏實，不鉆研檔案管理等方面業務，缺乏系統性，規范性的檔案管理，往往工作沒有頭緒，一片混亂。

3 加強人事檔案管理的有效途徑和措施

3.1 轉變思想觀念，增強榮譽感

舊的、固有的、落后的檔案管理思維和手段，一定程度上影響了檔案工作的正常進行，嚴重制約了檔案管理的健康有序發展。更新觀念，破除舊的、固有的、落后的檔案管理思維和手段，增強檔案管理的榮譽感，更好地適應當前形勢。社會的發展、科學技術的進步，大大加快了檔案管理現代化的進程，為適應新形勢的發展，檔案工作者要更新觀念，與時俱進，利用計算機與現代化的辦公設備進行檔案管理，拓寬視野和思路、主動參加繼續教育、學術研討、交流活動，豐富專業知識，提高認識，強化檔案管理的責任意識，從領導到工作人員都要充分認識人事檔案在人事工作中的重要性，增強榮譽感，深感所肩負的責任與使命，應以所從事的檔案管理工作為榮，加強工作的積極性，以飽滿的工作熱情投入到檔案管理工作中。

3.2 提高人事檔案管理工作者的業務能力，加大培訓力度

新形勢下的人事檔案工作，需要高素質管理人員，加大培訓，提高技能是必然要求。人事檔案管理工作是一項業務性很強的工作，這就要求檔案工作者不僅要有豐富的業務知識和較強的業務技能，熟悉掌握管理工作的各個環節、步驟、標準，系統地掌握各門類檔案的管理方法。社會的發展、科學技術的進步，大大加快了檔案管理現代化的進程。因此，各級檔案主管部門要加強對基層檔案人員的專業培訓和繼續教育學習，使人事檔案管理人員不斷更新知識，掌握計算機與現代化的辦公設備進行人事檔案管理，實現數字化改造，了解人事檔案發展的趨勢動態，拓寬視野和思路，實現管理現代化和自動化，檔案工作者綜合素質得以提升，以便更好地適應人事檔案工作發展的新需要。

3.3 建章立制，加強人事檔案管理的規范性

各級各類單位在人事檔案管理上要建章立制，讓制度上墻，在檔案收集、歸檔、借閱、查閱等環節有嚴格的制度和流程，明確用人單位建檔和管檔機制，加強人事檔案管理的規范性。讓用人單位都有權利為員工建立能夠反映在單位期間的成長經歷和現實表現的新型人事檔案，包括履歷表、年度考核、工資晉級、入黨團的申請、轉正表、職稱表、職務任免審批等歸檔材料。從根本上克服人事檔案管理的隨意性，充分調動員工的工作積極性，從而體現社會公平原則，減少員工的后顧之憂，促使人才為國家的各項建設做出更大的貢獻。嘗試建立一種“無償管理、有償服務”的新型人事檔案管理制度，可以適用于所有的人事檔案管理。加強流動人員人事檔案在各個環節的規范化管理，確保檔案隨人員流動轉移的過程中的完整性，使人員的待遇不要因為檔案的缺失而受影響。還要大力推廣信息化人事檔案管理系統，利用現代化管理手段使人事檔案管理資源信息化，可以通過數字化改造，增加網絡化技術，使人事檔案管理向著規范化、標準化邁進，提高人事檔案的利用價值和使用價值，以適應新形勢下人事檔案管理的標準和要求，為人力資源管理的工作提供必要的服務。

3.4 創新創優，建立激勵機制，增加人文關懷

造成檔案管理工作者的工作積極性不大，熱情不高的主要原因是單位缺少健全的激勵機制。建立干部人事檔案管理人員的激勵機制是現在干部人事檔案管理工作改革發展的重中之重，通過有效的激勵機制的設立，讓檔案管理工作者的業務能力、勞動付出與個人收入、薪酬待遇相掛鉤，對于工作認真負責，愛崗敬業，表現突出的檔案管理工作者要在福利待遇上、休假安排上都予以傾斜和獎勵，鼓舞士氣，增加干勁。應結合現代人力資源管理的考核激勵機制理論，在管理的方法上，加以創新創優，通過薪酬制度的調整，可以大大提升人事檔案管理人員的工作積極性，在保障人事檔案管理人員基本的工資福利待遇的基礎上，視工作量的大小，引進獎勵機制，使檔案管理工作人員的工作積極性，工作熱情不斷得以提升，能夠以認真主動的積極態度投入到這項工作中去，那么人事檔案管理這項工作一定會有很大改善，會有很大提升，達到預期效果。通過獎勵和晉升制度，促進檔案管理人員積極進取心和主動學習的能力，大力倡導信息交流培訓力度，自覺自愿的努力提升自身的業務能力和職業素養。此外，還要注重文化交流，實現人文關懷。眾所周知，干部人事檔案管理工作內容單一，比較枯燥，這就要求應該注重對檔案管理人員多些人文關懷，使從事人事檔案管理的工作人員感到組織的溫暖和關懷關愛，促進員工之間進行工作交流和溝通，通過增加對檔案工作者的人文關懷等舉動，增強檔案管理人員的職業歸屬感和成就感。在我們平時日常工作中，深入基層，及時了解人事檔案管理工作者的業務需求和情感訴求，急他們所急，想他們所想，幫助檔案管理工作者解決工作上和生活上的困難，積極構建“以人為本”的干部人事檔案管理人員的激勵機制，建立獎懲分明的管理制度，在管理的方法上加以創新，發揮人在實際工作中的主觀能動作用，積極的推動檔案管理工作的創新實踐。由于建立獎勵機制，實現獎懲分明，在制度上創新，使人事檔案管理人員都能夠做到各負其責，各司其職，營造良好和諧的工作環境和工作氛圍，激發人事檔案管理工作者的工作積極性和創造性。

4 結束語

當前人事檔案管理工作存在的諸多問題，雖然大多是歷史遺留問題，有觀念上的陳舊落后，根深蒂固，有認識上的偏見和不到位，也有技術上的落后，缺乏信息化的辦公要求，缺少應有的激勵機制等，存在的問題錯綜復雜，造成管理上的混亂。只要人事檔案工作者樹立正確的觀念，端正態度，以高度的責任感和榮譽感，對這項工作心存敬畏，愛崗敬業，不斷鉆研業務，加強自身修養，以飽滿的工作熱情和昂揚的姿態，那么就一定會做好新形勢下的人事檔案管理工作。