“互聯網+”背景下高校檔案信息化建設路徑研究

王 茜

(濟南工程職業技術學院 檔案館，山東 濟南 250101)

近年來，“互聯網+”在經濟發展方面起到了巨大的帶動作用，行業與互聯網的深度融合成為行業發展的新型動力，全新的經濟模式在這樣的背景下逐漸形成。高校的檔案信息是國家的重要財富，也是重要的戰略資源，為了促進高校檔案管理工作水平的提升，提升檔案管理的工作效率，高校的檔案管理也要引進信息技術，借助于“互聯網+”思維開展檔案管理工作，加強檔案管理的信息化建設，切實提升高校檔案管理的服務水平。

1 高校檔案信息化建設的內涵

高校的檔案信息化指的就是轉變傳統檔案管理的模式，將檔案管理從檔案實體資料保管中心轉變為檔案數字化資料，進而為高校乃至社會提供更為優質高效的服務。為在信息時代和知識社會創新形態的推動下，“互聯網+”這一全新的業態形式出現，是互聯網演進和經濟社會不斷發展催生的新形態。這一概念是2015年被提出的，后被引申出一個新的理念就是“跨界融合”，即將“互聯網+”與各個主體相加，不斷進行市場拓展，從而延伸到公共服務領域。在互聯網不斷發展的情況下，傳統行業借助于信息和互聯網平臺進行發展，二者不斷融合，互聯網的優勢得以展現，新的發展機會得以創造。“互聯網+”優勢突出，促使傳統行業不斷優化升級，推動著傳統行業不斷創新發展。互聯網不僅促進了技術的進步，也使得效率得以創新，實體經濟的發展力和社會生產力都有顯著的提升。在這樣的背景下，高校檔案管理工作自然要順應互聯網發展的時代要求，大力開展信息化建設，實現檔案信息資料的信息化、網絡化，促使檔案數據一體化管理、促進檔案數據實時共享的實現。

2 “互聯網+”背景下高校檔案信息化建設的重要性

2.1 高校的檔案資源采集工作智能化

新形勢下，高校檔案涵蓋的數據資源越來越豐富，這些數據資源的存在形式也較為復雜，不僅包括紙質檔案，還有眾多的音頻檔案、電子文件檔案和視頻檔案。傳統的檔案資源采集需要大量的人力、物力和財力的投入，檔案資源的存儲也是一個較大的難題，無論是存儲設備、工作人員還是檔案存儲的庫房都有著較高的要求。“互聯網+”時代背景下，檔案資源的采集更加的智能化，互聯網的虛擬存儲空間可以全方位的進行擴展，輻射面積廣，互聯網信息技術支持下的檔案資源采集準確度也得到了保證。

2.2 高校檔案管理工作的規范性增強

“互聯網+”的相關技術當中，物聯網技術的信息感知技術能夠幫助檔案管理進行智能化系統的建立，從而使得檔案管理的生命周期控制可以更為精準和有效。“互聯網+”思維之下進行的智能化管理平臺的建立，能夠很好地進行信息數據的融合，檔案館、數據、網絡和用戶都能被涵蓋到網絡當中，海量的檔案數據都能夠得到充分的挖掘。

2.3 促使檔案服務工作高效化、便捷化

高校的檔案建設工作如果能夠與“互聯網+”深度融合，就能夠更為精準的進行相關信息的采集，學校的檔案信息也能夠真正地成為共享性資源。檔案管理引入互聯網技術，相關工作的流程能夠得到有效的簡化，人力和財力的投入也能得到有效地減少。用戶也可以借助于互聯網更為快捷的獲得檔案服務咨詢的解答、能夠第一時間獲得信息檢索、能夠更為快速地完成紙質檔案的查詢等，學校的檔案管理信息將真正做到跨出時間的限制，提升工作效率。

3 “互聯網+”背景下高校檔案管理信息化建設的現狀及存在的問題

國家檔案局對于檔案事業的發展工作有著明確的要求和指示，曾經提出要在2020年初步實現檔案管理現代化。檔案管理現代化的核心就是檔案管理工作的信息化建設。國家的教育改革和教育發展規劃中也有關于智慧校園建設的相關要求，明確指出高等教育信息化建設是高校工作的一個核心性工作，這些都給高校的檔案信息化建設提供了有力的條件。互聯網不斷發展的時代背景下，檔案管理的傳統模式需要改革和突破，檔案管理要全方位的借助互聯網技術和大數據應用技術，促進數字化檔案館的建立健全，這樣才能真正地提升檔案管理的服務質量，這也是檔案管理工作的必然趨勢。現如今，各個高校在相繼的進行檔案管理相關軟件和硬件設備以及技術的更新，高校的數字化檔案館也在建設當中，已經成為現代化智慧校園建設的重要組成部分。雖然高校檔案信息化建設是必然的趨勢，但是，在高校建設的過程中還是存在一些相應的問題，具體體現在以下幾個方面。

3.1 高校的檔案信息化建設意識有待提升

信息技術的發展是突飛猛進的，促使高校的檔案管理工作進入重大的變革時期，傳統的紙質實體檔案管理較為單調，效率低，需要向智能化的電子檔案管理模式全面的轉變。現如今，高校的檔案工作管理人員還沒有做到全員高度重視，有的工作人員在檔案信息化建設方面還存在一定的觀念偏差，檔案工作方式依然采取傳統的形式。另外，檔案工作部門在高校的各個工作部門中始終處于較為邊緣的位置，得不到切實的重視和支持，還有待校領導給予高度的重視，這樣才能切實推進檔案信息化建設的進程。

3.2 高校檔案信息化建設的投入相對較少

高校的檔案信息化建設本身是一項較為復雜的工程，系統性比較強，需要足夠資金的支持和大量設備的投入，軟件和硬件設施是必不可少的。有的高校對于檔案信息化建設的深層內涵還沒有深入的理解，因此檔案信息化建設的資金和設備投入不夠，缺口比較大，使得檔案信息化建設的進程較為緩慢。高校的檔案信息化建設投入不足主要體現在兩個方面：①硬件設施的缺乏。檔案信息化建設首要的就是要有與之相匹配的網絡連接和管理，這樣使用者才能順利的登錄到系統當中，同時，信息的傳輸有著較高的網絡傳輸速度，現在的電腦硬件設施與信息化的要求不相符，傳輸速度和容量都沒有達到相應的要求。②軟件技術的水平還較為落后。高校的檔案信息化建設需要相應的自動化工作平臺，還需要與文件類型相匹配的處理系統，信息檢索和保存平臺也需要與文件類型相適應，用戶登錄系統身份認證，如果軟件技術較低，主體的相關要求是不能得到滿足的。

3.3 檔案信息化建設隊伍的素質有待提升

高校的檔案管理工作人員專業性不強是一個較為普遍的情況，很多工作人員都是非專業的，缺乏檔案管理的專業性素養，本身的工作效率就比較低，檔案管理工作的規范性不強，這對于高校檔案信息化建設是有較大影響的。高校檔案信息化建設是一項綜合性強、專業性高的工作，如果建設隊伍素質不過硬，檔案信息化建設工作很難順利地進行推進。

3.4 缺乏相應的管理制度

相應的管理制度對于檔案信息化建設是非常必要的，對于檔案數據的收集整理、存儲傳輸、資源共享等都有著重要的意義，也是檔案信息化建設得到落實的重要支撐，也是信息化建設得以規范的重要前提。現在高校的檔案信息化建設工作缺乏完善的管理制度，工作的隨意性比較強，這將直接影響高校檔案信息化建設的質量。

4 “互聯網+”背景下高校檔案信息化建設的主要路徑

4.1 進行檔案資源系統的構建

檔案信息化建設需要進行檔案資源系統的建立，具體來說分成三步：①做好重要檔案數據的分類工作，并分別進行保存，做好來源地的標記。檔案在收集過程中，一定要做好轉交記錄，確保檔案信息收集的規范性和全面性。高校的檔案管理部門可以采取聯合機制，協同校內的相關部門借助于集成平臺，進行資料的統一收集和整理。②強化電子檔案原件的保存和備份工作，檔案在傳輸的過程中一定要做好保密工作。③檔案的保密等級在比較低的情況下，可以利用數字掃描技術進行批量掃描，然后將獲得的數據文件進行統一轉移保管。

4.2 進行信息服務系統的建設

該系統主要就是進行數據的標準化管理。具體來說需要從4個方面入手：①擴大檔案信息化建設中相關資金規模，以保證不同類型基礎的設備實現互通互聯。②在信息服務系統當中進行檔案智能管理單元的增設，確保檔案信息化管理系統和校園網之間實現無縫對接，電子檔案和紙質檔案真正實現分類管理。③以檔案信息化管理系統作為核心，進行整個學校的應用系統的構建，保證校內的各個類型的子系統都能與信息化檔案管理穩定的進行連接。確保檔案處理的效率和信息傳輸的效率。④檔案信息化建設的運維人員需要對運維計劃進行定期的制定與完善，保證檔案信息化管理系統穩定運行，確保檔案管理工作效率的切實提升。

4.3 提升檔案管理人員的整體素質

①檔案管理部門要重視基層檔案管理人員的素質提升，轉變傳統的檔案管理模式，進行工作激勵機制的建立。②檔案管理部門要定期進行相關培訓的組織，通過業內專業人士的培訓提升檔案管理人員的整體素質。

4.4 進行檔案數據安全保密制度的建立

①建立保密安全管理制度，結合檔案保密等級進行管理人員的合理配備，部分重要的檔案可以采用多人聯合的管理方式，確保檔案的安全管理。②制定相應的管理規范，對相關職責進行細化，確保檔案管理整體的工作安全。

5 結束語

高校的檔案信息化建設對于高校辦學質量的提升有著重要的作用，高校的檔案信息化建設還處于初級階段，各個高校要與時俱進，順應發展趨勢，通過建立科學規范的管理制度，提升工作人員素質，建立信息資源管理平臺等措施，大力推進高校檔案信息化建設的進程，促進高校檔案管理質量和服務水平的全面提升。