高校采購與招標內部控制管理體系分析研究*

王 晉

常州大學采購與招標管理辦公室 江蘇 常州

高校招標采購工作與普通的企業采購工作有所區別。這種區別尤其反映在工作流程上，普通企業采購工作流程比較單一，是周而復始的；而高校則是龐大、繁雜的經濟活動主體。在高校的發展過程中，會出現大量的、各式各樣的采購工作，以此作為高校教育工作順利運行的物質保障。高校的招標采購工作有法律作為支撐，具有政策性強、專業度高、涉及內容廣等特點。高校的采購工作內容具體如下：采購高校教育中需要用到的教學科研設備、行政工作設施設備、教材或其他書籍資料、后勤儲備物資等日常貨物；采購高校教育中的醫療類貨物；除了實物類貨物之外，高校采購還包含著一些看不見的采購內容，如維修、技術、后勤等服務類采購。高校的采購業務實屬龐大、頻率高、資金數額巨大，在采購流程中存在著大大小小的風險。

一、高校招標采購內部控制管理體系的含義

“內部控制”一詞在概念上有著廣泛性的意義，主要是指高校為了實現其自身戰略性發展目標而在高校內部制定并實施的管控型計劃、管控實施程序，以及管控辦法。不僅是高校，“內部控制”也同樣在其他行業之中適用，同時根據行業的特點而產生變化，形成與行業特點相符合的內部控制特點。就當下而言，內部控制根據國家監管部門進行了分類，一般包含單位內部大環境、項目風險評估、單位內部監管督查、信息整合溝通、控制活動等五個方面。由于高校招標采購工作具有獨特特征，以時間、空間為維度進行具體的、科學的思考分析，使內部控制包含的各個要素之間能夠處于均衡狀態。

二、高校招標采購內部控制管理體系完善措施

目前來看，高校招標采購工作是比較規范有序的，內部控制管理體系也是趨于完善的，并且具有較強的有效性。但是，高校招標采購內部控制管理體系仍然存在著一些漏洞，這些不良因素看似影響微小，卻容易引發“差之毫厘，謬以千里”的問題，需要引起高度重視，認真仔細地制定解決方法，深入推進高校招標采購內部控制達到最優化，以此作為高校開展各項基礎工作的后盾。

1.建設良好的招標采購內部環境

現如今，我國大部分高校的招標采購工作都存在缺乏集中管理、責任分配不明確、遇到問題找不到第一責任人等問題。高校如果沒有設立招標采購部門，就會產生管理上的問題。例如，高校內一般要設置不只一個招標采購辦公室，以院系為單位，院系部門也可以對外招標采購，因此高校招標采購工作龐大繁雜、分支較多且相對獨立，而且招標采購工作的責任和權利都不明確，容易造成工作人員逃避責任、濫用職權、以權謀私的問題。建設良好的高校內部環境是招標采購內部工作管理開展的前提條件，也是高校招標采購工作順利完成的重要一環。因此建構相對獨立、專業性強的招標采購部門是完善高校招標采購內部控制管理體系的良好路徑。根據獨立的招標采購部門的建構，按照工作類別分別建立不同類型的辦公室，并且將責任劃分清楚，落實到個人，由專業人員負責高校招標采購工作，從根源上使內部控制環境最優化。

2.建立科學高效的招標風險評估體系

追根溯源，內部控制的最終目的是為了降低和預防高校招標采購工作中的風險，解決工作過程中出現的一系列問題。所以招標風險評估體系在高校招標采購內部控制中占據著重要位置，招標風險評估體系是否科學高效甚至對高校招標采購工作起著決定性作用。但是，就目前而言，大部分高校招標采購內部控制缺失了風險評估體系，即使有，也形同虛設，并沒有發揮實際性作用；而且前面提到招標采購工作涉及高校內部各個部門的協作，所以評標人員身份也魚龍混雜，專業和不專業的都有，沒有具體落實到某幾個人，重點是對于一些外部風險因素，高校招標內部控制根本無法發揮其控制作用。所以，高校招標采購內部控制應該逐步完善風險評估工作，建立科學、高效的風險評估體系，安排專業的評估人員，這樣才能最大限度發揮規避風險的作用。

3.健全高校招標采購內部監督管理機制

由于招標采購工作涉及教育資金的使用，教育資金如何用到實處、用出效率，上到國家，下到社會群眾，高校招標采購工作都受到了廣泛關注。高校招標采購更是由于其性質、工作內容獨樹一幟，而成了高校黨風廉政建設的一個重要組成部分，受到了學校黨支部的高度重視，校領導對高校招標采購工作往往會嚴格把控。高校教育資金是一個龐大的數目，是國家給高校劃撥的保障學校教育順利開展的物質保障，金額巨大。以前由于信息閉塞、網絡不發達，很少聽說貪污腐敗事件，但是隨著國家提出教育強國戰略發展目標，教育越來越受到重視，在教育上投入的資金也越來越多，各種貪污腐敗事件層出不窮，引起社會各界的關注和思考。因此，健全高校招標采購內部控制監督管理機制刻不容緩，是防范資金浪費的重要舉措，并且必須把健全監督管理體系落到實處，才能發揮其應有的重要作用。監督管理機制必須確定專門的監督委員會，委員會由多個部門的人員組成，其中還應該包括學校普通教職工和學生代表，防范招標采購相關負責人組成利益共同體，以職務之便貪污挪用資金。招標采購管理機制對相關負責人員實施嚴格的管控監督，高校計財部門和紀檢監察部門也應該發揮監督職能，根據具體招標采購項目成立相關情況追蹤小組，以嚴謹、嚴格的態度參與到招標采購工作的每一個流程。同時，還應充分借助社會群眾的力量，鼓勵高校師生或者校外人員共同參與到招標采購工作的監督管理工作之中，增強高校招標采購工作的透明度以及公平性，營造良好的招標采購環境。

4.構建便捷程度高、公開透明的招標采購信息交流平臺

網絡信息技術使人們的溝通交流更加方便快捷。而高校招標采購信息也具有一定的開放性，因此高校招標采購信息溝通渠道也應該順應新時代的發展，不斷引進新的信息交流方式。快捷、高效的信息溝通渠道能夠為高校招標采購工作錦上添花，省時省力，高校招標采購工作的開展也會變得更加順利。高校應更新理念，借助現代化信息技術，積極建立快捷、高效的招標采購信息管理系統，并且聘請專業人員負責管理信息平臺，隨時關注平臺信息，及時更新平臺信息，對項目采購信息分門別類，使信息管理平臺更加清晰明了。進而為相關工作人員隨時做出項目調整提供決策依據，提高采購工作效率。除此之外，高校還應積極開拓招標采購信息渠道，以此吸引更多更好的供應商慕名而來，以高質量完成招標采購相關任務。

5.致力于打造招標采購控制環節

高校招標采購工作有具體的流程，應加強實施全程化控制活動。首先在招標采購工作的準備階段，需要做好一系列前期工作；要制定投資活動的策略性論證，從而制定相應的審批制度，做好情況預設，從而達到事前控制的目的，使規避風險先行，在項目還沒開始之前就做好了各項準備，將隱性風險扼殺在搖籃之中，確保招標采購工作的開展做到萬無一失。在招標采購工作的實施階段，要按照事先的工作預案開展工作，選取科學合理的科學手段，采取適當的招標采購工作方式，制定科學的評價審判策略。在招標采購項目的評價審定過程中，還要遵循一系列原則，例如公平公正公開原則、科學性原則等；由于招標采購項目還需要一定的經濟效益，所以還要遵循擇優原則。采購工作可以是在特定地點完成，采購方式可以少量采購或批量采購。至于招標采購工作過程中的人員安排以及物力資源的運用應該做到科學性和高效性。最后，高校招標采購工作的完成還具有延緩性，要注重后期收尾工作和定期回訪工作，同時事后評價也值得關注，所以還要構建回訪總結及評價機制，避免片面評價，切記要避免只關注前期的評價審定，評審不能涵蓋項目的全部過程。除此之外，終結性評價也不是決定高校招標采購工作的唯一參考要素，還要注重形成性評價。后期實施過程中出現的問題也要積極解決，通過建立高校招標采購工作的反饋機制還能給工作質量起到反向促進作用，相關人員在項目過程中會更加認真、嚴謹，力爭做到最好。當然對于質量問題、售后服務態度不好，或是信譽不良等問題的供應商應當進行觀察、或是除名、警告永不合作，嚴格把控確保招標采購的各個環節。

6.規范資金結算方式

高校教育資金數額巨大，用于高校招標采購中的資金存在劃分不明確的現象，資金流水記錄也不是特別規范。高校招標采購項目完成之后就面臨付款問題，這也是雙方較為關注的問題。付款時需要出示眾多佐證材料，同時為了防止出現虛假的佐證材料，要對這樣一些佐證材料進行審驗，如采購的申請書、中標通知書、簽訂的合同原件，確保這些資料的真實性。除此之外，還要對采購工作中取得的發票、結算憑證、服務確認單、驗收成果單等相關憑證進行審核，確保憑證的真實性、系統完整性、合法合理性和規范性。在付款授權過程中，還必須要嚴格執行審批制度，以付款批準單和上述佐證材料作為依據支付項目款。

7.規范采購計劃、控制預算

雖然資金金額較大，但也要遵循節約原則來開展高校招標采購工作。因此事先制定合理的預算非常關鍵，一開始就要明確項目預算，建立科學合理的預算標準，使商品采購反映在學校綜合預算管理體系之中，力爭做到花最少的錢做最高效的事。高校后勤部門也要充分發揮其作用，對學校設施設備以及教學資源，或者其他物品進行清點，對學校的各項實物財產編號，加強對學校各類物品的管理，分門別類后形成相應的數據存檔，要對學校財務情況清晰明確。對于學校設施設備的使用狀況也應該進行綜合評估，切忌浪費學校資源，如果確實已經無法使用、急需更新，要參考學校的年度預算，對采購事宜作做相關安排，審批通過之后才能開展采購工作。預算并不等于實際，由于現實往往與計劃有所出入，所以在執行過程中，高校招標采購內部控制管理體系還要起到調控的作用，要分析現實與預設之間產生的差異，對于預算之外的采購不能盲目開展，如果在預算已經超支的情況之下又遇上了急需要采購的物資，那么這種情況需要一層一層請示上級領導，根據事情的輕重緩急逐級上報審批，待集體討論商榷之后再做決策。

高校招標采購部門承擔的工作是為高校獲取最優化資源同時也是高校教育事業不斷深入發展的重要支撐，高校招標采購工作是高校內部控制建設的重要內容。要想發揮高校招標采購工作的作用，重點就在于構建完善的高校采購與招標內部控制管理體系，以此作為規避風險的保障措施，使高校招標采購工作能夠更加規范合理。通過構建高校招標采購內部控制管理體系，讓高校招標采購工作從多個方面展現實效性。只有不斷完善高校采購內部控制管理機制，才能夯實高校未來發展的基礎。