讓電子檔案在基層“落地生根”

■文／鄒廣明

社保業務檔案是社保業務經辦的客觀真實記錄，是參保單位及個人社保權益的重要憑證和保障。隨著信息技術的不斷發展，電子檔案也在逐漸取代傳統紙質檔案。

社保電子檔案是社保經辦機構接收和產生的具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件，包括通過計算機、掃描儀等電子設備形成、傳輸和存儲的字符、圖形、音頻、視頻等各種信息記錄。主要分為歷史檔案和新生成的業務檔案。與紙質檔案相比，電子檔案具有體積小、查詢效率高、儲存方便、安全性高等優勢。

吉林省社會保險事業管理局于2013年將“業務、檔案一體化”提上日程，2014 年組織開發了“吉林省社會保險一體化信息系統”（下稱信息系統），并在該信息系統中整合了檔案管理子系統，將社保經辦過程中產生的業務檔案，利用高拍、掃描等手段加工成電子文件形成電子影像，探索“邊經辦，邊收集，邊影像化”的新模式。

信息系統于2015 年上線，隨著社保政策的變化而不斷更新升級，保證了業務經辦與政策的一致性。柳河縣社會保險事業管理局于2016 年開始推廣應用信息系統，開啟電子檔案的管理和應用工作。由于當時沒有相關法律明確“電子檔案”的法律效力，按照國家檔案專業部門歸檔要求，社保檔案必須實行“紙、電雙套”歸檔，即電子經辦結果要歸檔，就必須打印成紙質材料，無形中增加了基層工作人員的工作量。

為了適應實際工作需要，2018 年開始，吉林省陸續下發了《關于推廣應用社會保險電子業務檔案的通知》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》和《關于推廣應用業務檔案柜面無紙化的通知》等。吉林省社保系統開始逐步推進“無紙化”辦公，全面實施電子檔案直接歸檔管理，即單套制管理。以柳河縣為例，實行單套制管理后，在業務受理過程中，工作人員通過信息系統進行檔案著錄的同時，會對紙質資料進行高拍（掃描），留存電子文件；由信息系統生成且需要參保人簽字確認的電子文件，參保人只需使用柜面無紙化終端閱讀并簽字確認即可。

為確保電子檔案在歸檔、利用的每個環節都安全可靠、無法篡改，信息系統使用電子簽名技術，利用數字證書、電子印章等加密傳輸技術，為每個歸檔的電子文件加蓋電子簽名，打上“防偽碼”；同時為每個電子檔案案卷、歸檔電子文件都建立一個可識別、可追蹤的條碼，使得電子檔案一經生成就有了“身份證”。社保部門可以通過身份條碼對電子檔案實施精準管理。

社保經辦機構的內控部門和檔案管理部門，還會通過信息系統對新生成的電子檔案分別進行審核和質檢。整個過程不需要傳遞紙質憑證資料，既減少了資料損壞、遺失風險，又加快了審核進程，可以做到實時反饋審核結果和保留審核內控記錄。

在業務檔案全面實行“無紙化”的同時,我們也對原有的紙質退休檔案進行影像化加工，生成電子檔案。歷史檔案的電子化加工并非是把紙質檔案簡單地進行掃描和保存，而是利用信息系統將掃描的電子文件重新整理，與業務檔案一樣，要經過電子加密、建立“身份證”等流程。生成電子檔案后的紙質檔案需按照檔案管理的相關規定歸檔保存，當到達保管年限后，再進行相應的處理。

吉林省社保部門電子檔案管理工作在全國起步較早，但在基層落地的過程中，依然存在一些問題：由于電子檔案不是直觀的紙質文件，大多數人依然對它缺乏足夠的信任；一些需要使用社保電子檔案的部門信息化建設相對滯后，無法支撐電子檔案的使用，社保電子檔案依然需要打印出來并加蓋檔案專用章后才可使用。

2020 年6 月20 日，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂通過《中華人民共和國檔案法》，新修訂的檔案法明確“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，為“電子檔案”的使用提供了法律依據。在此背景下，建議政府部門加大新修訂檔案法的宣傳力度，讓電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力的觀念深入人心；加速各領域檔案電子化進程；加快政務服務一體化建設，通過政務服務一體化平臺打破行業間的信息壁壘，實現電子檔案跨行業、跨地域共享應用。■