新時期農業科研單位檔案數字化管理工作現狀、問題與對策—以北京市農林科學院為例

李瀟 張越萍 蔣韜

（北京市農林科學院，北京 100000）

0.引言

從當前的發展形勢看，我國農業科研單位的發展速度較快，對農業科學技術的研究也越來越全面，由此也形成了科研檔案，有較高的保存價值。農業比較特殊，所以相關的科研工作有體現多方面特點，比如，涉及的范圍廣、有多種類型、數據龐大又不夠集中等，所以，檔案管理的難度較大。為了科學有效的管理農業科研單位檔案，就有必要推動其實現數字化建設，以科學、先進的檔案管理系統促進檔案管理質量得到不斷提升，將更科學的數據資料提供給農業科研單位，從而助推其持續性發展。目前，檔案數字化成了一大趨勢，由數字化處理過的檔案信息更能體現出價值。北京市農林科學院通過不斷開展檔案數字化管理工作，使檔案管理效率得到了提升。

1.北京市農林科學院檔案整體情況

北京市農林科學院檔案管理模式為：以主管院長掛帥、辦公室主任分管、數據與經濟所書記主管、檔案室具體負責。在北京市農林科學院“檔案管理規定”中還明確提出：院及各下屬單位要為檔案部門配備政治上可靠、扎實掌握專業知識、文化水平較高，取得檔案行政部門頒發的崗位資格證書，完全能夠勝任檔案工作的專職人員。北京市農林科學院《檔案管理規定》中規定檔案工作要實行統一領導。院辦公室作為檔案工作主管部門，要統一規劃檔案工作。檔案管理機構則是院綜合檔案室，該室被設置于數據與經濟所，負責管理院機關的檔案。對于門類不同的檔案，應該根據各自的分類及編號方法、歸檔范圍、立卷方法、保管期限等，進行整理立卷，提高工作效率。

在項目（課題）任務完成后，應及時將科技項目（課題）形成的檔案材料全部移交（包括電子檔案）；基本建設項目的全部檔案要在工程竣工驗收后，向檔案部門進行全部移交；一般聲像材料，可按照年度計劃，隨文件材料進行歸檔；針對科研方面的聲像材料，基本是在結束科研課題驗收和成果鑒定之后，隨課題檔案文件材料一起歸檔處理的；需使用的實物檔案，必須保證先進行歸檔，之后方可進行使用。

2.北京市農林科學院檔案數字化發展情況

2.1 工作經驗

北京市農林科學院的“北京市農林科學院檔案信息管理系統”的指導思想是統一管理，并建設了體現該院特色的綜合檔案業務管理平臺，同時對下屬的14個研究所進行全面覆蓋。北京市農林科學院于2014年4月將檔案數字化的回溯工作全部完成，已經達到100%的完成率。

北京市農林科學院實施數字化管理方案，原文掃描文書、科研課題及基建等檔案中比較重要且利用頻率高的內容，尤其是基建檔案的竣工圖紙也按照原件進行掃描，由此拼接成電子圖片，用數碼相機將所有的實物檔案拍成電子照片、幻燈片及錄像帶，可以輕松進行轉換，使一些科研資料能保留的更加長久。自2014年后，北京市農林科學院的數字化工作由各單位負責自行完成，同時按照要求，錄入于“檔案管理系統”內，同時也要掛接原文。

2.2 工作啟示

2.2.1 檔案管理效率得到提高

在完成檔案分類工作后，北京市農林科學院的檔案管理人員還借助輸入設備對檔案進行電子存檔，此環節是實現電子化管理的關鍵步驟。與此同時，也需要對電子資料進行嚴格復查，目的是保存完整的資料，再將不同的檔案資料結合起來，由此制成一個目錄表格，填好材料的相關信息。以上這些工作都是實現數字化管理的有力保障，經過不斷的完善，科研人員便能很快找出所需的資料，這也說明檔案的利用率已經得到了提高[1]。

2.2.2 丟失與混亂排放的情況能得到避免

檔案管理工作是由檔案工作者接收到檔案材料那一刻開始的，再按照規定去移交、存檔所有檔案資料，每份檔案的擺放位置都是有嚴格要求的，必須在指定范圍內擺放，一旦發生丟失、錯放等情況，就對檔案管理工作造成很大阻礙。因此，一經存檔就要先明確檔案的擺放位置，只有放置在固定的編目內，才能避免混亂現象的發生；在檔案錄入之后，被查閱的部分就成了目標文件，盡可能避免在對該文件進行查閱的過程中混淆了與之相似的其他文件[2]。利用計算機系統能直接對電子檔案進行查檔，文件內容由檢索系統生成，混亂排放檔案的問題能得到解決，而且丟失檔案現象也明顯減少。

2.2.3 對紙質檔案的傷害程度減輕我國一直都是農業大國，很早就在研究農業問題，所以有豐富的相關檔案。在農業科研單位中，存在一些歷史研究檔案，而這些歷史資料因為受長期存儲、應用影響而有一系列變化隨之發生，調取和翻閱紙質檔案時會對其造成損壞。因此，為了使檔案資料的完整性得到保護，又能保證相關人員對歷史資料的利用需求得到一定滿足，就必須要實現檔案數字化管理[3]。檔案信息逐漸向電子信息轉化，促進資源共享的順利實現，也方便調取資料，與此同時，對原始紙質資料的損傷程度也能得到減輕。

3.新時期農業科研單位檔案數字化管理工作存在的主要問題

盡管農業科研單位實現檔案數字化的優點較多，但是在實際工作當中，檔案數字化管理也有一些不足之處，比如，北京市農林科學院在這方面的不足就在以下幾個方面有所體現：

3.1 檔案管理缺少足夠的經費

由于建設資金還沒有完全得到保證，所以導致硬件與軟件設施還需要繼續完善，這對檔案一站式處理造成一定阻礙，比如，檔案管理系統的單一功能，只側重于簡單存儲，對格式還不能實現轉化，增加的任何一種功能都需要單獨購買，電子檔案設備的維護還要使用大量資金[4]。

3.2 相對緩慢的檔案數字化建設

當前農業信息化建設基礎還比較薄弱，用于投入軟硬件設施的資金也需要增加，更要加強完善軟硬件設施建設，也缺少專職的檔案管理人員。不僅如此，大量的檔案資源存在，又有一部分不能及時同步，所以，只能緩慢的去推進檔案工作數字化轉型任務。

3.3 缺乏高精專業人員

檔案管理系統軟件公司有著不同水平，公司的工作人員也不太穩定，更換比較頻繁，在售后服務方面有著明顯的滯后性存在，因此，當出現問題時，往往很難及時得到解決。檔案資料每年都要增加一些，但是配置的檔案管理人員有限，也沒有足夠的專業人員來負責檔案數字化工作，導致現有的人力資源無法滿足檔案數字化管理工作的實際需求，兩者之間有一定差距存在。

3.4 利用檔案數字化面臨著安全問題

盡管利用檔案信息技術可以對檔案管理效能的提升起到促進作用，但是也要認識到信息泄露這一問題，因單位沒有明確檔案的訪問權限，安全措施還不夠系統，所以，有安全管理漏洞普遍存在。

4.新時期加強農業科研單位檔案數字化管理工作的對策及建議

4.1 重視建立健全檔案管理規章制度

要保證農業科研單位檔案資料的完整性，就要結合檔案管理的現狀制定一個相對完善的檔案管理規章制度，并且農業科研單位也要以相關法律法規為依托，為本單位制定科學合理的檔案管理制度，全面提高檔案管理質量。完善的檔案管理制度應該是涵蓋檔案管理的所有環節及流程的，能保證有章可循的開展每一項工作，使檔案管理達到科學化、規范化。檔案管理屬于保密性工作，建立健全管理制度后，檔案管理行為會更加規范，為檔案安全提供充分保障[5]。

4.2 加大投入力度，軟硬件設施配備齊全

傳統的檔案管理方式指的是對紙質檔案進行簡單的整理、歸類和儲存處理，存在形式主要是紙質或照片。隨著時代發展，這種檔案管理模式已經達不到基本要求，在這種形勢下，檔案數字化管理應運而生。檔案的數字化管理是指依托于錄入、掃描等工作促使數字化處理得以實現，再將生成的數據資源統一儲備起來。數字化管理有較大優勢，為加快實現檔案數字化管理，要求農業科研單位要在軟硬件設備方面加大資金投入，對當前的老化設備及時更換，引進更多專業設備。與此同時，還要對龐雜的檔案資料信息進行整理、分類，對其采取數字化管理。

4.3 檔案管理系統繼續完善，促進檔案數字化建設

以檔案的特點為前提，將大數據技術有效融入到檔案管理工作中，對檔案管理系統產生的檔案數據做出合理分類，以年度、內容為依據進行分類，管理人員對各類基礎信息進行全部掃描，并且按正確路徑存入到檔案管理系統，錄入到與之對應的目錄里，形成新的電子文件，這樣的操作有利于檔案管理成本減少，還能對原始檔案加強保護。北京市農林科學院的精度檢索條件的設置過程中可以圍繞檔案需求進行，以保證不同主體多元化的檔案檢索要求都能滿足[6]。對電子檔案管理系統的充分應用和改進能方便搜索，在搜索的界面直接輸入檔號就能快速查詢，搜索時間得到減少的同時還促進檢索速度提高，也在一定程度上促進檔案工作效率得到根本提升。在單位內檔案管理信息系統可以建立一個信息共享平臺，對檔案信息資源可進行在線檢索查詢、共享，給員工利用檔案提供方便。

4.4 組織檔案管理人員參加培訓，使自身的專業素養得到提高

檔案管理人員的專業認知對檔案管理質量產生直接影響，所以，農業科研單位為了促進檔案工作水平的提升，就應該對檔案管理人員重視起來，對其重點培養，上級主管部門針對檔案管理人員開展專業培訓，深入學習先進的管理技能和理念，使檔案管理工作效率得到更大程度的提高，發揮檔案的最大價值。農業科研單位還要積極引進檔案管理專業人才，更好的開展檔案管理工作[7]。此外，還要求檔案管理人員對檔案知識及工作規程能夠熟練的掌握，深入學習檔案信息化錄入系統，以免工作中有和規定不符又得不到及時糾正的情況出現。北京市農林科學院應注重提高檔案管理人員使用信息處理設備和系統的能力，對檔案安全管理軟件、檔案管理系統等都能熟練掌握。針對檔案管理人員的實踐操作能力也要開展必要的培訓，促進他們的實踐能力得到較大提升，培訓工作不能只是處于形式化、理論化層面上。為檔案管理人員提供交流學習平臺，促進檔案人才建設質量進一步提高。

4.5 網絡安全系統必須要建立健全

北京市農林科學院應該將最原始的數字內容存儲好，對信息加密、信息隔離、區塊鏈技術等有效利用，同時建立防火墻設備也是非常必要的，以免木馬程序和黑客侵入到檔案管理系統。加強和云存儲技術提供商合作，并將有關的檔案資源轉移至云終端數據庫。如果發現檔案資源丟失或損壞的情況，要及時將相關檔案資源下載到云終端。對經驗總結的過程中還要調整發展策略，系統收集利用效果的反饋信息，再仔細分析這些信息，使檔案使用存在的安全隱患能徹底消除，進一步開發和運用檔案信息資源，為適合檔案數字化管理的需要奠定堅實基礎。

5.結語

檔案發展史是時代進步的最有力說明，新時期檔案發展必須要實現數字化。作為農業科研單位，北京市農林科學院應該進一步做好檔案數字化管理工作，投入力度需要加大，主要用于軟硬件設施方面，要建立健全檔案管理規章制度，不斷加快檔案數字化建設。此外，要組織檔案管理人員參加專業培訓，并且要建立健全網絡安全系統，從而真正達到數字化檔案管理和利用的目的。總之，檔案實現數字化管理既可以共享信息資源，還能將傳統管理模式的局限徹底打破，檔案利用效率得到提高，也方便查找資料，為開展科研工作提供了有力支撐。