“三個強化”實現辦公室工作的“強管理”

文/張 達

辦公室是連接領導和基層的橋梁，協調部門關系的紐帶，是溝通內外、展示形象的“重要窗口”，在企業生產經營管理中發揮著重要的保障作用。踐行新時期、新形勢下辦公室工作“標準化、高端化、精細化”要求，辦公室人員應強化規范意識、超前意識、效率意識，不斷提升辦公室工作水平，實現辦公室工作的“強管理”。

強化規范意識，提升辦公室工作的“高度”

沒有規矩不成方圓。新形勢下，強化規范意識，是實現辦公室業務高標準、高質量、高效率的重要保障。一要不斷完善工作標準。要發揮辦公室整體業務對外的“窗口”和對內的“標桿”作用，必須進一步強化辦公室人員的標準意識。做好對辦公室工作條例、崗位規范等標準制度的評審、修訂和完善工作，建立事項清單，讓每項工作都有規可依、有章可循。二要深入推行目標管理和量化考核責任制。全面推行目標管理責任制，持續深化激勵考核獎懲舉措，將每項任務細化分解到崗位，有效增強辦公室業務人員的責任意識。三要持續強化辦公室隊伍建設。要嚴把“入口關”，嚴肅選人用人，通過規范的選拔程序，選拔出素質高、文筆好、綜合能力強的后備人才充實辦公室隊伍。要做好辦公室人員德、能、勤、績量化考評工作，對優秀人才委以重任，激發全體辦公室人員的干事創業激情。

強化超前意識，開拓辦公室工作的“深度”

辦公室人員要認真發揮好參謀、助手和智囊作用，想領導之所想、參領導之所需、謀領導之所求，發揮好以文輔政的重要作用。一要在調研上下功夫，發揮好輔助決策的參謀作用。要善于發現問題，圍繞領導關注的重點、企業經營發展中的難點、基層關心的熱點和社會關注的焦點，從全局、領導和基層三個視角，開展具有針對性、預見性的調研，做到領導未謀有所思、領導未聞有所知、領導未示有所行，更好地輔助上級決策。二要在信息上下功夫，發揮好“千里眼順風耳”作用。依托信息化平臺，創新方式，暢通渠道，完善激勵、考核、講評機制，建立溝通上下、協調內外的立體信息網絡，在辦文、籌會過程中強化匯總提煉，全面獲取并傳遞重要信息動態，為領導決策提供第一手有價值的資料。三要在學習上下功夫，提高履職盡責能力。辦公室人員應以自主學習為主，組織學習為輔，將政策法規、上級要求、業務理論、工作方法等作為學習的重點內容，緊跟形勢和任務需要，開展有針對性的業務培訓，制定不同層級、不同階段的培訓計劃，全力打造忠誠擔當、素質過硬、業務精湛、能打硬仗的辦公室隊伍。

強化效率意識，提高辦公室工作的“精度”

提升質量和效益是增強企業競爭實力的重要保障，辦公室日常撰稿、籌會、辦事業務要提高效能，做到精益求精。一要提高公文質量和流轉效率。文稿的起草要求精求細，在切合專業管理工作實際的同時，要拿捏好思想性與通俗性的分寸，數據來源要準確，專業術語要嚴謹，不說行外話，不寫大話套話。嚴把公文質量審核關，開展公文評比活動，提高公文寫作水平；嚴控發文數量，能合并的合并，能以電話、網頁形式通知的不再行文；要精簡文件簡報，切實改進文風；做實文書督辦，對各類收文、發文做好辦理提醒，避免延誤確保時效。二要提高會議質量和效率。嚴把會議計劃、督辦、考核關，嚴格制度要求，會議策劃方案要完備，材料編寫要細致詳實，會議時間要把控到位，以實際行動提高會議效率。要精簡會議活動，提高會議實效，開短會、講短話，力戒空話、套話，切實改進會風。加強會務組織的精細化管理，以及時的提醒、親切的服務、規范的運行、嚴細的標準做到會務組織“零失誤”，樹立標桿樣板，有效提高會議質量。