芻議事業單位檔案信息資源的開發利用

鄂履鶴

丹東農業科學院 遼寧 丹東 118109

引言

目前在事業單位方案信息管理中，最常見的就是重保管忽視開發利用的問題，而在信息技術發展的環境中，事業單位的檔案管理部門應與時俱進，利用當代信息技術的優勢，挖掘檔案資源開發的渠道，實現事業單位檔案資源的有效利用。但是由于檔案管理還處在不斷發展的階段，對檔案信息資源的管理工作投入技術和人才支持不足，因此在開發利用事業單位檔案信息資源的過程中還面對著一系列的挑戰。

1 事業單位檔案信息資源開發利用中存在的不足

1.1 電子檔案安全性問題

信息技術的更新為事業單位檔案信息資源的管理、開發、利用帶來了一定的便利，但是也存在著一定的不安全因素，由于新時期的電子檔案都是存儲在計算機中，如果檔案管理人員的疏忽或者不良因素的干擾和侵入，不利于事業單位檔案信息資源的安全性，尤其是非法分子通過網絡技術竊取檔案資源，則會對事業單位產生較大的損失。從另一個角度來說由于網絡安全制度不成熟，檔案管理人員缺乏一定的安全意識，因此電子檔案的安全問題一直是備受關注的問題。

1.2 檔案管理信息化程度欠缺

隨著信息技術和互聯網的發展，在事業單位的檔案信息管理中信息資源逐漸朝著數字化和電子化的方向發展，電子檔案和電子文件越來越普遍，就傳統的檔案信息管理方式來說，這種海量的信息資源難以滿足需要，因此有些事業單位具備發展的觀念，利用先進的管理理念與手段，提高檔案信息資源的管理效率與質量。但是由于部分檔案管理工作人員信息化素養較低，在利用信息化技術對檔案信息資源進行管理的過程中難免會遇到困難，導致信息化檔案管理只流于一種形式，在實際的工作中還是紙質檔案資料占據更多。例如在借閱檔案時，不登記現象普遍存在，檔案管理人員為了某些原因，在檔案借閱過程中沒有進行登記，導致檔案收集工作缺乏嚴密性，對檔案的完整性產生影響。關鍵資料內容受損，紙質的檔案信息資源難免會出現缺損或丟失的問題，因此對于事業單位的檔案信息資源開發利用工作來說都會產生一定的消極影響。

1.3 檔案管理人員缺乏專業性

在檔案信息資源的開發利用工作中，檔案管理工作人員需要具備良好的專業知識和較強的工作能力，需要其具備良好的信息素養，但是通過對目前的事業單位檔案管理部門的工作人員進行深入的分析可以發現，很多檔案管理工作人員的專業素質較差，更不用說工作能力了，并不能滿足新時期開發利用檔案信息資源工作的具體要求。還有部分事業單位在檔案管理工作人員的招聘上往往條件較低，或者將其他部門的工作人員安排到對檔案的管理工作中，更有甚者部門領導利用人際關系對檔案管理工作人員進行招聘[1]。所以在這種情況下，事業單位的檔案管理工作的質量往往較低，不能滿足事業單位檔案信息資源開發與利用工作中的實際要求。

1.4 檔案信息資源利用率低

在事業單位檔案信息資源開發利用工作中，存在檔案信息資源利用率較低的現象，究其原因還是由于沒有合理利用現有的條件與技術，導致工作人員和資金投入等出現浪費的情況，同時也增加了事業單位基礎設計建設的壓力；其次是在開發利用檔案信息資源的建設中，檔案信息檢索功能和檢索入口沒有根據用戶的需求進行設計，不能滿足不同身份用戶的各種需求；還有缺乏對事業單位檔案信息資源的宣傳工作，沒有得到廣大人民群眾的支持，這也使得事業單位檔案信息資源利用受到較大的限制，沒有對檔案信息資源開發利用形成正確的認知。

2 事業單位檔案信息資源開發利用的方式

2.1 樹立開發利用意識

為了促進事業單位檔案信息資源的開發利用工作的順利進行，需要廣大人員給予充分的支持與參與，因此，為了得到全社會的支持，事業單位檔案管理部門要樹立先進的開發利用意識，提高對檔案信息資源的開發利用的宣稱力度。尤其是對于事業單位的相關領導來說，領導的檔案意識直接關系到檔案信息資源開發利用工作的有效性，因此事業單位可以定期舉辦相關的知識講座，讓領導正確認知開發利用檔案信息資源的工作。對于事業單位檔案管理人員來說，可以通過網絡、報紙等方式，為全社會普及和宣傳檔案管理的知識與法律規范，激發人們開發利用檔案的意識；此外還要重點宣傳，可以通過舉辦展覽等方式，使人民群眾了解到事業單位檔案信息資源，向人民群眾介紹檔案對于社會發展和經濟發展的重要作用，為事業單位檔案信息資源的開發利用創建積極的外部環境。

2.2 加強信息資源建設

只有擁有大量的信息資源作為支撐，才能促進事業單位檔案信息資源開發利用工作的順利、高效展開。基于此，事業單位的領導和檔案管理工作人員都需要提高對事業單位檔案信息資源的重視，將其作為工作的重要內容，只有最大限度地收集才能確保對其進行最大化的利用，只有提高對事業單位檔案信息資源開發利用的重視，做好事業單位檔案的錄入、整理工作，才能更好地開發利用檔案信息資源。因此事業單位的檔案管理部門要確保收集的檔案資源準確、及時，不斷豐富自身的資源，完善檔案資源收集的制度與范圍，為開發利用檔案信息資源奠定堅實的基礎。

2.3 強化檔案資源編研

檔案資源編研的效率與質量檔案信息資源的開發利用有著息息相關的影響，因此為了促進檔案信息資源開發利用工作的順利進行，必須做好事業單位檔案資源的編研工作。作為事業單位的檔案管理工作人員來說，要積極參與社會活動，深入群眾，了解用戶對檔案管理的需求，從而明確檔案資源編研的題目，以便于充分發揮檔案資源編研的針對性與實用性，通過編寫具有時效性和特色性質的事業單位檔案，使得編研結果符合新時期社會群眾的需求，提高事業單位檔案信息的價值，充分滿足事業單位領導和檔案用戶的各種信息需求[2]。

2.4 加強行政干預

因為目前我國很多事業單位并沒有對檔案信息資源開發利用工作予以充分的重視，導致檔案管理工作人員在實際工作中對檔案進行隨性整理，得過且過，在用戶需要查閱檔案時浪費大量時間，導致工作效率低的現象。所以在新時期提高事業單位檔案信息資源的開發利用工作的有效性，除了事業單位的領導給予重視以外，政府必須加強行政干預，使檔案信息資源開發利用工作的開展有法可依，從而保障事業單位檔案信息資源開發利用工作有序展開。

2.5 充分利用數字信息技術

要想充分發揮數字信息技術對檔案信息資源開發利用的優勢，就必須提高對計算機和網絡技術的應用，應用到檔案資源開發利用工作的全過程，將現有的事業單位檔案信息資源開發利用工作變得更具現代化，以便于將不同形式與載體的檔案信息資源通過計算機轉化成數字信息，對事業單位檔案信息資源實施自動化的錄入與管理。其次事業單位的檔案管理部門要創建相關的數字信息開發部門，構建完善的檔案信息資源開發利用工作體系，構建數字化、信息化的全文數據庫網絡檔案信息資源管理系統，在國家檔案管理工作的規范標準下編制一些檢索工具，使檔案管理工作人員的工作效率得到質的飛躍[3]。通過充分發揮計算機和網絡技術的優勢，對事業單位中網絡上的信息資源進行科學的開發利用，在網絡中將事業單位檔案信息變得更加透明化，為事業單位檔案信息資源的開發利用與宣傳工作提供指導與技術保障，為廣大人民群眾提供更加便捷、更加全面的信息資源服務。

2.6 擴大信息資源開放

事業單位的檔案管理部分在開發利用檔案信息資源的工作中，要遵循擴大開放檔案范圍、縮小檔案保密范圍的原則，提高事業單位檔案信息資源的開放工作，加快對檔案期限的鑒定，并且按照國家檔案管理的相關法律，將可以開放的檔案信息資源在最短的時間內開放，并且對開放的檔案信息資源進行劃控和解密，并且通過不同形式向人民群眾開放，提高事業單位檔案信息資源開發利用的效率。因為我國目前還處在發展的階段，雖然多年前我國就頒布了《檔案法》，但是很多單位并沒有對檔案信息資源開發利用工作予以重視，因此事業單位檔案管理部門要加大檔案鑒定開放的力度，最大化地滿足民生的需求。除此之外，事業單位的檔案管理部門還要對不同類型的檔案進行錄入、歸檔、整理和保護工作，確保檔案信息資源管理的結構不斷完善，還要做好檔案查閱的工作，為用戶和團體提供更便捷的查閱工作，積極為民謀利。

2.7 優化服務方式

隨著信息技術的發展，在進行事業單位檔案信息資源的開發利用工作時，對管理制度和服務方式都要進行革新。不管是單位領導還是檔案管理工作人員，都必須跟上時代發展的腳步，轉變以往落后的觀念和效率低下的服務方式。例如檢索工具可以為使用戶在最短的時間內，從海量的檔案信息資源中搜索出自己需要的信息，因此事業單位檔案管理部門可以通過現代化的服務手段，將檢索工具和手段改革得更加現代化，提高服務的效率。其次，檔案管理工作人員要樹立終身學習的理念，要跟隨信息社會發展的步伐，通過對電腦等技術的學習和充分掌握，利用電腦對檔案進行管理工作。通過互聯網的優勢，建立檔案信息網站，創新檔案服務的新方式，確保充分利用檔案信息資源。同時，檔案管理人員要對檔案的翻閱率進行實時掌握。最后事業單位的檔案管理人員要樹立積極的工作態度，為用戶提供更加熱情、全面的服務，主動拓展服務領域，促進用戶檔案信息資源的利用率。

2.8 提高工作人員專業素質

為了切實提高事業單位檔案信息資源開發利用工作的有效性，事業單位的領導必須提高對檔案管理部門工作人員的培訓與再教育，創建高質量的檔案管理隊伍，提高其業務素質，端正其工作態度。首先，事業單位的檔案管理部門在招聘檔案管理工作人員時，依據單位的實際情況選擇綜合素質較高，政治覺悟高、工作細心、在生活和工作中都有較高的責任心和創新精神較強的人才，保障檔案管理工作得以高效性和完整性地展開。其次要對檔案管理工作隊伍中的人才進行定期培訓；最后，要引進先進的技術和高素質的人才，還要確保檔案管理隊伍的穩定，盡可能留住管理隊伍中的高素質人才[4]。檔案管理人才是維持檔案信息資源開發利用工作穩定健康發展的前提，通過選拔人才、留住人才，使檔案管理工作人員結構在年齡、專業等結構體系上更具科學性，提高其檔案信息資源開發的能力。

3 結束語

綜上所述，在社會快速發展和信息技術的普及的背景下，對有效開展事業單位檔案信息資源開發利用工作的要求也逐漸變高，所以事業單位要深刻意識到目前檔案資源開發利用工作中面臨的問題并進行深入的分析和解決，檔案管理部門的工作人員也要樹立終身學習的意識，提高自身的工作責任感，優化服務方式，提高自身的專業素質與能力，提高檔案開發利用意識，為檔案信息資源開發利用工作做出貢獻。