淺談勘察設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)建設(shè)

譚國(guó)華 潘玲 涂帆

中國(guó)市政工程中南設(shè)計(jì)研究總院有限公司信息管理部 湖北 武漢 430010

引言

早在2016年財(cái)政部頒布的《管理會(huì)計(jì)基本指引》就明確指出:“單位應(yīng)用管理會(huì)計(jì)，應(yīng)充分了解和分析其環(huán)境”，“單位應(yīng)準(zhǔn)確分析和把握價(jià)值創(chuàng)造模式，推動(dòng)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)等的有機(jī)融合”。實(shí)際上就是要求企業(yè)的管理會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行融合，提高管理效益。

“業(yè)財(cái)一體化”，即業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合，依托信息系統(tǒng)，將企業(yè)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)在一個(gè)管理平臺(tái)里進(jìn)行集中處理，按照企業(yè)的內(nèi)控管理規(guī)定，將業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程和日常管理流程進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)互通后，業(yè)務(wù)部門能實(shí)時(shí)掌握業(yè)務(wù)整體運(yùn)行情況和財(cái)務(wù)收支信息，財(cái)務(wù)部門能深入了解業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)和歷史信息，打破業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的信息壁壘，真正發(fā)揮會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)管理職能，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供強(qiáng)大信息支撐。

1 勘察設(shè)計(jì)企業(yè)建設(shè)業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)的意義

在制造企業(yè)，基于進(jìn)銷存管控的ERP系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)運(yùn)行的基礎(chǔ)信息化平臺(tái)，原材料、庫(kù)存、銷售情況、到款情況需反饋實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)才能指導(dǎo)企業(yè)運(yùn)行，其運(yùn)行的基礎(chǔ)就是業(yè)財(cái)一體化。而在勘察設(shè)計(jì)企業(yè)沒(méi)有進(jìn)銷存的概念，在筆者所在企業(yè)日常管理工作中，財(cái)務(wù)部與生產(chǎn)管理部門、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部門及人資管理部門業(yè)務(wù)交叉頻次很多，彼此的數(shù)據(jù)交換需求量很大。財(cái)務(wù)部與各部門緊密配合，建立了有效的溝通機(jī)制，盡最大努力完成了各項(xiàng)數(shù)據(jù)指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)分析工作。然而由于各部門信息化步調(diào)并不一致，缺乏頂層設(shè)計(jì)，因此存在數(shù)據(jù)來(lái)源不一、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不同等問(wèn)題。在客戶關(guān)系管理、薪酬管理、實(shí)施項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)評(píng)價(jià)、內(nèi)部績(jī)效考核等各項(xiàng)管理工作中，涉及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作時(shí)，需要消耗大量的人力及時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)整合工作，且可能存在誤差。每天大量的工作時(shí)間都在進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入，對(duì)比及復(fù)核。在收入統(tǒng)計(jì)需求時(shí)，收入數(shù)據(jù)的滯后及經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)中關(guān)于合同結(jié)轉(zhuǎn)的設(shè)置，導(dǎo)致收入統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，需要財(cái)務(wù)部門和生產(chǎn)管理部門及業(yè)務(wù)部門多次進(jìn)行三方對(duì)賬，才能形成最終結(jié)果，這些過(guò)程中也存在大量的重復(fù)工作。

實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，將經(jīng)營(yíng)管理的各方面數(shù)據(jù)，如合同、客戶、供應(yīng)商、收付款等經(jīng)營(yíng)管理的信息緊密結(jié)合起來(lái)，形成業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息的閉環(huán)管理，準(zhǔn)確及時(shí)的反應(yīng)多維度的相關(guān)信息，提高財(cái)務(wù)信息的可追溯性，提高企業(yè)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)反應(yīng)的靈活性和內(nèi)控管理的精確性，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

2 勘察設(shè)計(jì)企業(yè)建設(shè)業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)存在的問(wèn)題

2.1 業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)完全獨(dú)立

目前，絕大部分企業(yè)的財(cái)務(wù)管理還停留在收入、成本、費(fèi)控等基本層面上，使用用友、浪潮、金蝶等專業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件，通常財(cái)務(wù)管理行為滯后于業(yè)務(wù)，僅僅局限于提供資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等專業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表；無(wú)法提供準(zhǔn)確的信息對(duì)成本進(jìn)行精準(zhǔn)控制，對(duì)生產(chǎn)和計(jì)劃提供信息支撐[1]。財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息不關(guān)聯(lián)，目前大多數(shù)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)都根據(jù)自身業(yè)務(wù)和管理需求建設(shè)了部分業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，有的企業(yè)還會(huì)定制開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這些系統(tǒng)都相對(duì)獨(dú)立，更不會(huì)考慮到與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接，導(dǎo)致一個(gè)個(gè)信息孤島出現(xiàn)。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不夠聯(lián)動(dòng)，無(wú)法得到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員花費(fèi)大量的時(shí)間在進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)、確認(rèn)上，工作效率低，沒(méi)有體現(xiàn)出信息化的真正價(jià)值。

2.2 數(shù)據(jù)的一致性無(wú)法保障

一直以來(lái)，業(yè)務(wù)管理部門和財(cái)務(wù)部門都是獨(dú)立運(yùn)作，各自管理和運(yùn)行自己的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)，導(dǎo)致最終數(shù)據(jù)上差異較大。各部門之間都是基于各自的管理職能和傳統(tǒng)的工作習(xí)慣工作，缺乏頂層設(shè)計(jì)；均有各自的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，業(yè)務(wù)部門看不懂財(cái)務(wù)報(bào)表，財(cái)務(wù)部門不了解業(yè)務(wù)部門的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)。雖然雙方最終目標(biāo)一致，但由于雙方工作角度不一致，往往針對(duì)很多細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)上需要進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，而且還經(jīng)常產(chǎn)生矛盾。

2.3 信息管理規(guī)范化要求高

實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化的關(guān)鍵在于利用先進(jìn)信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)各方數(shù)據(jù)的統(tǒng)一處理，必須依靠穩(wěn)定安全和功能強(qiáng)大的信息系統(tǒng)，從而整合現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)管理流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一致性，這意味著要有既懂業(yè)務(wù)流程又懂財(cái)務(wù)工作的團(tuán)隊(duì)來(lái)負(fù)責(zé)系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)。在業(yè)務(wù)表單的搭建方面，需要提供更多的信息才能支撐流程數(shù)據(jù)的完整性，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，短期內(nèi)會(huì)增加企業(yè)的管理成本。需要一到兩年或三年的時(shí)間，有基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)積累后才能融合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，同時(shí)發(fā)揮數(shù)據(jù)的價(jià)值。

3 勘察設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)建設(shè)要點(diǎn)

3.1 做好頂層設(shè)計(jì)和體系建設(shè)

業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)建設(shè)的順利實(shí)施，不僅僅是業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)打通，更需要全體企業(yè)成員的共同配合，大家共同意識(shí)到有效數(shù)據(jù)的重要性。需要高層領(lǐng)導(dǎo)重視，并做好頂層設(shè)計(jì)，監(jiān)督執(zhí)行。目前大部分成熟的企業(yè)現(xiàn)在已經(jīng)建立了全面的財(cái)務(wù)管控體系，發(fā)布相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作制度，如費(fèi)用報(bào)銷管理規(guī)定、營(yíng)業(yè)收入管理辦法、發(fā)票管理辦法、應(yīng)收賬款管理辦法、采購(gòu)分包管理辦法等，為業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)建設(shè)提供強(qiáng)有力的制度支撐。

3.2 信息系統(tǒng)建設(shè)

通過(guò)線上業(yè)務(wù)流程的重新設(shè)計(jì)，所有的日常業(yè)務(wù)在線上辦理審批手續(xù)以后，可以通過(guò)接口對(duì)接至財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行憑證的制單、稅務(wù)開票、網(wǎng)銀付款等業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的來(lái)源統(tǒng)一[2]。通過(guò)專業(yè)接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通后，如項(xiàng)目信息、客商信息、收款信息等基礎(chǔ)信息可以實(shí)時(shí)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行同步，項(xiàng)目到款、付款、分包、差旅、招待等日常支出等信息也可以實(shí)時(shí)從財(cái)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通關(guān)聯(lián)。

為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的對(duì)接，在業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)或改造過(guò)程中，比傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程要輸入更多的相關(guān)財(cái)務(wù)輔助核算的信息，所以系統(tǒng)的簡(jiǎn)單易用性尤為關(guān)鍵。需要根據(jù)業(yè)務(wù)屬性與財(cái)務(wù)屬性的關(guān)聯(lián)關(guān)系進(jìn)行適當(dāng)智能分類對(duì)應(yīng)，否則業(yè)務(wù)人員辦理任何相關(guān)業(yè)務(wù)流程的時(shí)候，每次都從所有的賬簿、科目、客商等信息里面去選擇，業(yè)務(wù)人員很難理解和過(guò)濾；而財(cái)務(wù)人員會(huì)也認(rèn)為相比傳統(tǒng)的做賬方式?jīng)]有提高工作效率，反而還增加了工作量，導(dǎo)致在系統(tǒng)的易用性上大打折扣。

3.3 復(fù)合型管理人才培養(yǎng)

業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)的實(shí)施對(duì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)和信息管理部門人員的綜合能力有很高的要求，財(cái)務(wù)人員需要融入業(yè)務(wù)，了解勘察設(shè)計(jì)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生過(guò)程和緣由；針對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中碰到的各種問(wèn)題，提供財(cái)務(wù)、稅務(wù)相關(guān)的專業(yè)性指導(dǎo)，站在業(yè)務(wù)人員的角度考慮問(wèn)題。同時(shí)，也要培養(yǎng)一批既懂基本財(cái)務(wù)管理流程、操作流程，又懂基本業(yè)務(wù)操作的信息化管理人員，在信息系統(tǒng)建設(shè)中與業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員一起，共同努力實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化。

4 勘察設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)建設(shè)探索

業(yè)財(cái)一體化建設(shè)的重點(diǎn)在于業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)流程的連接和數(shù)據(jù)打通，所以業(yè)務(wù)流程再造和流程的延伸是重要過(guò)程。如何通過(guò)制度執(zhí)行，讓日常管控措施能得以在線上順利執(zhí)行，需要高層領(lǐng)導(dǎo)足夠重視，也需要各執(zhí)行主管部門具備數(shù)字化思維[3]。

4.1 總體設(shè)計(jì)

在筆者所在設(shè)計(jì)院已經(jīng)建立以私有云、大數(shù)據(jù)底層平臺(tái)為基礎(chǔ)支撐，搭建了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理、EPC項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，通過(guò)這些系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的打通，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化的基礎(chǔ)架構(gòu)。以合同為中心，以收入、成本和費(fèi)控為基礎(chǔ)，融合開票、到款、收票、分包付款、資產(chǎn)管理、日常支出等重要流程，實(shí)現(xiàn)所有管理事項(xiàng)的整體管控。

4.2 實(shí)施效果

業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)上線后，管理效率明顯提升。通過(guò)財(cái)務(wù)復(fù)核環(huán)節(jié)可以追述到合同管理、經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)管理等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，例如在財(cái)務(wù)開票環(huán)節(jié)中，可準(zhǔn)確把握該合同的往期開票情況、分包情況、開票匯款情況等信息；在分包審批環(huán)節(jié)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能看到負(fù)責(zé)的每個(gè)項(xiàng)目、合同的收支情況，如項(xiàng)目差旅成本、分包成本、開票、到款情況，利用系統(tǒng)提供的協(xié)同審批信息，把控項(xiàng)目支出，確保項(xiàng)目利潤(rùn)率；在報(bào)銷環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)人員審批完成后可自動(dòng)推送至財(cái)務(wù)部門預(yù)制憑證、網(wǎng)銀付款，實(shí)現(xiàn)一個(gè)流程閉環(huán)管理；在開票環(huán)節(jié)，審核人員和財(cái)務(wù)人員可以查看往期開票情況、回款情況等信息，直接推送至稅務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行開票，開票結(jié)果自動(dòng)反饋至業(yè)務(wù)流程。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)注的主要數(shù)據(jù)都可通過(guò)移動(dòng)端進(jìn)行圖形化展示，極大地提高了工作效率。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、稅務(wù)、資金多平臺(tái)的互聯(lián)互通。系統(tǒng)上線后，各基層員工和領(lǐng)導(dǎo)都能感受到業(yè)財(cái)一體化帶來(lái)的便利。

4.3 存在的不足

由于筆者所在設(shè)計(jì)企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍比較廣，項(xiàng)目體量、周期各異，在合同與項(xiàng)目管理上存在一對(duì)一、多對(duì)多、多對(duì)一的情況；因此目前的管控僅僅只能針對(duì)以合同為維度的一體化管控，很難實(shí)現(xiàn)到以項(xiàng)目為維度的精細(xì)化管控，需要從高層次更加精細(xì)化項(xiàng)目管理的體系建設(shè)，明確項(xiàng)目與合同的量化關(guān)系，才能實(shí)現(xiàn)更加精細(xì)化的項(xiàng)目管控。

5 結(jié)束語(yǔ)

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)開展業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)建設(shè)，重點(diǎn)需要解決兩方面的問(wèn)題:一方面需要培養(yǎng)懂業(yè)務(wù)知識(shí)和財(cái)務(wù)知識(shí)并具有數(shù)字化思維的復(fù)合型管理人才；另一方面，需要打造一套功能強(qiáng)大、符合自身管理思維的信息平臺(tái)，提供有力的信息技術(shù)保障。有了一體化的數(shù)據(jù)保障和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)平臺(tái)后，可以充分發(fā)揮數(shù)據(jù)資產(chǎn)的效果，通過(guò)引進(jìn)專業(yè)的數(shù)據(jù)分析和展示平臺(tái)，滿足中高層管理人員不斷變化的管理需求。