基于GJB9001質(zhì)量管理體系的項目風(fēng)險管理策略分析

王博滟 吳體康

南京萊斯電子設(shè)備有限公司 江蘇 南京 210000

引言

項目風(fēng)險管理的目的是對風(fēng)險進(jìn)行預(yù)先識別，并根據(jù)對其發(fā)生概率、影響嚴(yán)重程度以及風(fēng)險管理所需資源、預(yù)期效益的綜合權(quán)衡，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，減少和消除項目執(zhí)行中的不確定因素和不利因素，將風(fēng)險盡可能控制在項目可接受的范圍內(nèi)。項目風(fēng)險管理能夠幫助項目有計劃地消除或減弱風(fēng)險，促進(jìn)項目實現(xiàn)其關(guān)鍵目標(biāo)。

1 背景

對項目進(jìn)行有效的風(fēng)險管理，使用合理的方法、工具，針對不同風(fēng)險采取相應(yīng)的防范、化解措施，及時有效地對風(fēng)險進(jìn)行跟蹤與控制，是減少項目風(fēng)險損失的重要手段。中小型科研類項目具有項目投資少、生命周期短、需求變化頻繁的特點(diǎn)，致使項目風(fēng)險顯著，因此這類項目的風(fēng)險控制是實現(xiàn)質(zhì)量控制有效性的前提。本文闡述的項目風(fēng)險管理策略基于GJB9001標(biāo)準(zhǔn)所倡導(dǎo)的“過程方法”，結(jié)合了“策劃-實施-檢查-處置（PDCA）循環(huán)”和“基于風(fēng)險的思維”[1]，將風(fēng)險管理手段與質(zhì)量體系要求相結(jié)合，在項目全生命周期中對風(fēng)險進(jìn)行充分識別、管控，將質(zhì)量控制中的配置管理活動和驗證活動引入常規(guī)風(fēng)險管理流程，確保工作產(chǎn)品受控、風(fēng)險管理活動策劃充分、風(fēng)險緩解措施有效，從而更好地對項目風(fēng)險進(jìn)行管理，保證項目總目標(biāo)的實現(xiàn)。

2 項目風(fēng)險管理活動執(zhí)行流程

按照“策劃－實施－檢查－處置（PDCA）循環(huán)”的過程方法，項目風(fēng)險管理主要包含四部分內(nèi)容：①策劃項目風(fēng)險管理活動，包括：確定風(fēng)險源和風(fēng)險分類、定義風(fēng)險參數(shù)、制定和維護(hù)項目風(fēng)險管理計劃。②實施項目風(fēng)險計劃，包括：識別項目風(fēng)險、制定風(fēng)險緩解措施和風(fēng)險應(yīng)急措施、評估、排序風(fēng)險；③跟蹤風(fēng)險，判斷其是否達(dá)到閥值；④風(fēng)險控制，包括：啟動風(fēng)險緩解措施或風(fēng)險應(yīng)急措施、更新風(fēng)險的當(dāng)前狀態(tài)。在跟蹤風(fēng)險活動中，當(dāng)存在新的風(fēng)險源和分類時，即開始新一輪的項目風(fēng)險管理活動，直至項目結(jié)束。風(fēng)險管理活動執(zhí)行流程見圖1。

圖1 風(fēng)險管理活動執(zhí)行流程圖

項目風(fēng)險管理要素由活動的輸入、輸出準(zhǔn)則、活動角色、活動流程組成。項目風(fēng)險管理過程活動中涉及的主要角色包含了管理層領(lǐng)導(dǎo)、項目組成員、項目管理人員，具體包含：項目承擔(dān)部門領(lǐng)導(dǎo)、項目負(fù)責(zé)人、項目組成員、質(zhì)量師 / 質(zhì)量保證師、配置管理師，其角色與職責(zé)見表1。

表1 角色與職責(zé)表

2 項目風(fēng)險管理關(guān)鍵活動

2.1 策劃項目風(fēng)險管理活動

2.1.1 確定風(fēng)險源和分類。確定項目風(fēng)險源和分類是風(fēng)險管理的第一步。項目負(fù)責(zé)人根據(jù)項目特點(diǎn)、參考組織級定義的風(fēng)險源和風(fēng)險分類以及以往類似項目的風(fēng)險管理實例和經(jīng)驗，確定本項目可能的風(fēng)險源和風(fēng)險分類，寫入風(fēng)險管理計劃中或項目策劃文件中。組織級定義的風(fēng)險分類可劃分為技術(shù)實現(xiàn)風(fēng)險、計劃進(jìn)度風(fēng)險、質(zhì)量控制風(fēng)險、過程管理風(fēng)險、資源風(fēng)險、成本風(fēng)險等，定義的風(fēng)險源可包括不確定的需求、不充分或不成熟的設(shè)計、缺少技術(shù)實現(xiàn)準(zhǔn)則、供應(yīng)商配套不到位、外部環(huán)境變化、不到位的評審、項目策劃不到位、沒有足夠的人員和技能等。項目負(fù)責(zé)人根據(jù)項目特點(diǎn)，結(jié)合定義的項目風(fēng)險源和風(fēng)險分類，參考組織級風(fēng)險資產(chǎn)庫或以往類似項目的風(fēng)險管理實例和經(jīng)驗，確定項目的風(fēng)險源和分類，寫入風(fēng)險管理計劃中。在項目進(jìn)行過程中如果發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險源和分類，則需要更新風(fēng)險管理計劃。

2.1.2 定義風(fēng)險參數(shù)。項目負(fù)責(zé)人根據(jù)項目特點(diǎn)，結(jié)合組織級風(fēng)險參數(shù)定義和風(fēng)險應(yīng)對措施，選擇本項目要使用到的風(fēng)險參數(shù)，制定出項目的風(fēng)險應(yīng)對措施，寫入風(fēng)險管理計劃中。

組織級定義的風(fēng)險參數(shù)主要針對風(fēng)險發(fā)生概率、風(fēng)險影響嚴(yán)重程度和風(fēng)險時間框架三個屬性，對于每一個屬性，劃分等級，確定量化值。風(fēng)險發(fā)生概率即風(fēng)險發(fā)生的可能性，項目負(fù)責(zé)人根據(jù)項目情況以及歷史項目的經(jīng)驗數(shù)據(jù)來估計風(fēng)險發(fā)生的概率，可以用百分比表示，百分比越高風(fēng)險發(fā)生的可能性越大。風(fēng)險影響嚴(yán)重程度即假設(shè)風(fēng)險已經(jīng)發(fā)生，估計其產(chǎn)生的后果和影響，項目負(fù)責(zé)人需要考慮風(fēng)險對項目技術(shù)實現(xiàn)、工時成本、進(jìn)度等多方面的影響，綜合評價。

風(fēng)險發(fā)生對技術(shù)實現(xiàn)的影響可以從對技術(shù)目標(biāo)和/或關(guān)鍵技術(shù)實現(xiàn)難易程度的影響進(jìn)行考慮；風(fēng)險發(fā)生對工時的影響可以依據(jù)項目本階段計劃工時投入與階段實際工時投入對比判定，可以采用掙值分析方法進(jìn)行輔助分析；風(fēng)險發(fā)生對進(jìn)度的影響依據(jù)項目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)是否與計劃管理部門下發(fā)的項目計劃進(jìn)度一致判定。風(fēng)險時間框架即預(yù)計的風(fēng)險發(fā)生的時間段，發(fā)生時間越近，量化值越高。除了風(fēng)險發(fā)生的時間，項目負(fù)責(zé)人還需要綜合考慮緩解風(fēng)險所需要的準(zhǔn)備時間，對于準(zhǔn)備時間長的風(fēng)險，相應(yīng)提高等級。

將三個風(fēng)險參數(shù)的量化值相乘得出風(fēng)險量化值，模型如下：

風(fēng)險量化值＝風(fēng)險發(fā)生概率量化值×風(fēng)險影響嚴(yán)重程度量化值×風(fēng)險時間框架量化值

2.1.3 制定和維護(hù)項目風(fēng)險管理計劃。項目負(fù)責(zé)人將確定的本項目可能的風(fēng)險源和風(fēng)險分類以及風(fēng)險系數(shù)的選擇策略等內(nèi)容納入風(fēng)險管理計劃中，明確項目識別和跟蹤風(fēng)險人員的職責(zé)、所需的其他資源以及風(fēng)險識別、風(fēng)險跟蹤等活動的時機(jī)。

項目的風(fēng)險管理計劃是項目開發(fā)計劃的一部分，在項目進(jìn)行過程中隨情況的變化進(jìn)行更新維護(hù)。風(fēng)險管理計劃與項目開發(fā)計劃一并進(jìn)行評審并報部門領(lǐng)導(dǎo)審核、分管項目首席批準(zhǔn)，需要時，報用戶代表會簽。

2.2 識別、評估、排序項目風(fēng)險

風(fēng)險的識別貫穿于項目全過程，項目負(fù)責(zé)人和項目組成員結(jié)合項目實際情況，識別本項目的風(fēng)險，對識別出的風(fēng)險，詳細(xì)描述風(fēng)險產(chǎn)生的背景信息、風(fēng)險發(fā)生后帶來的后果及產(chǎn)生的影響等，并將信息記錄在項目定義過程中策劃的指定文檔中[2]。

在識別出項目風(fēng)險后，項目負(fù)責(zé)人和/或指定的項目組成員應(yīng)對項目風(fēng)險進(jìn)行評估和排序。首先對己識別的風(fēng)險按照項目風(fēng)險參數(shù)定義，確定其風(fēng)險發(fā)生概率、風(fēng)險影響嚴(yán)重程度和風(fēng)險事件框架，以獲取每個風(fēng)險的風(fēng)險系數(shù)。項目風(fēng)險評估和排序時應(yīng)首先將已識別的風(fēng)險按照項目風(fēng)險參數(shù)定義，確定其風(fēng)險發(fā)生概率、風(fēng)險影響嚴(yán)重程度和風(fēng)險事件框架，以獲取每個風(fēng)險的風(fēng)險系數(shù)，隨后，按照風(fēng)險系數(shù)從大到小對風(fēng)險進(jìn)行排序，最后，隨著項目的進(jìn)展，緩解措施的實施，風(fēng)險參數(shù)發(fā)生變化，調(diào)整各風(fēng)險的排序。

2.3 制定風(fēng)險緩解措施和應(yīng)急措施

項目負(fù)責(zé)人在風(fēng)險識別后，就需要組織項目組成員共同制定出風(fēng)險緩解措施和應(yīng)急措施，每條風(fēng)險的緩解措施和應(yīng)急措施都應(yīng)依據(jù)風(fēng)險描述來制定，同時指明責(zé)任人、時間和措施方法，能夠指導(dǎo)項目對風(fēng)險進(jìn)行跟蹤，以規(guī)避風(fēng)險或解決問題。對會造成重大危害的風(fēng)險，視情制定多個緩解措施或應(yīng)急措施方案。

常用的風(fēng)險緩解措施和應(yīng)急措施一般有以下4種[3]：①規(guī)避風(fēng)險，消除風(fēng)險源。例如：更改技術(shù)要求和規(guī)范，取消難以實現(xiàn)的要求；更改設(shè)計方案，從備選方案中選擇較低風(fēng)險的方案等；②降低風(fēng)險，盡力減少風(fēng)險發(fā)生的可能性，或是限制風(fēng)險產(chǎn)生的后果。這是最常用的一種應(yīng)對措施。選擇降低風(fēng)險措施要求對相應(yīng)的資源投入和預(yù)期效益進(jìn)行權(quán)衡分析，選擇現(xiàn)實可行的方案；③轉(zhuǎn)移或分擔(dān)風(fēng)險，將風(fēng)險可能產(chǎn)生的后果全部或部分地轉(zhuǎn)移或分擔(dān)給其他利益相關(guān)方，例如外包或外購。徹底轉(zhuǎn)移風(fēng)險幾乎是不可能的，當(dāng)風(fēng)險被轉(zhuǎn)移或分擔(dān)時，需要關(guān)注是否引入了新的風(fēng)險；④接受風(fēng)險，為尋求機(jī)遇而承擔(dān)風(fēng)險；或者風(fēng)險不可控因而無法采取緩解措施，只能監(jiān)控風(fēng)險并在其發(fā)生時采取應(yīng)急措施。接受風(fēng)險的關(guān)鍵是必須持續(xù)監(jiān)控，確保這些風(fēng)險不會演變成重大危害的問題。

2.4 跟蹤和控制風(fēng)險

項目負(fù)責(zé)人和/或指定的項目組成員依據(jù)策劃的跟蹤時機(jī)對風(fēng)險進(jìn)行跟蹤和控制并記錄跟蹤結(jié)果。通常，跟蹤時機(jī)包括但不限于：項目例會、轉(zhuǎn)階段和項目結(jié)束時等。

項目例會上開展的風(fēng)險管控工作包括：①跟蹤已識別出的所有風(fēng)險，對各風(fēng)險進(jìn)行評估排序，分析其變化和趨勢；據(jù)風(fēng)險系數(shù)判定是否啟動相應(yīng)的緩解措施或應(yīng)急措施；跟蹤結(jié)果和/或處理結(jié)果記錄到項目定義過程中策劃的指定文檔中；②識別新的風(fēng)險，進(jìn)行討論，將識別的風(fēng)險記錄到指定文檔中；③當(dāng)風(fēng)險發(fā)生概率和/或風(fēng)險影響嚴(yán)重程度為0 時，關(guān)閉風(fēng)險。

在每個轉(zhuǎn)階段點(diǎn)開展的風(fēng)險管控工作包括：①重新評估、排序本階段未關(guān)閉風(fēng)險，分析其變化和趨勢：根據(jù)風(fēng)險系數(shù)判定是否啟動相應(yīng)的緩解措施或應(yīng)急措施：跟蹤結(jié)果和/或處理結(jié)果記錄到項目定義過程中策劃的指定文檔中；②當(dāng)風(fēng)險發(fā)生概率和/或風(fēng)險影響嚴(yán)重程度為0 時，關(guān)閉風(fēng)險；③在項目里程碑評審報告或階段總結(jié)報告中總結(jié)分析本階段風(fēng)險管理相關(guān)活動：對本階段“已制定緩解計劃的風(fēng)險個數(shù)”、“已制定應(yīng)急計劃的風(fēng)險個數(shù)”、“緩解有效的風(fēng)險個數(shù)”、“應(yīng)急有效的風(fēng)險個數(shù)”、“未識別但發(fā)生的風(fēng)險個數(shù)”分析判定是否可以轉(zhuǎn)階段；識別下一階段的新風(fēng)險，并將識別出的新風(fēng)險記錄到制定文檔中。

在項目結(jié)束時，項目負(fù)責(zé)人組織項目組成員對本項目的風(fēng)險管理活動進(jìn)行總結(jié)：①審核所有風(fēng)險的狀態(tài)，確保所有識別的風(fēng)險都已關(guān)閉；②總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)：一是分析已實施的風(fēng)險緩解措施和應(yīng)急措施有無改進(jìn)點(diǎn)，提出具體的改進(jìn)措施；二是對項目研制生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，要分析其是否可以作為風(fēng)險被事先識別，總結(jié)提煉針對此風(fēng)險的緩解措施和應(yīng)急措施；③以上總結(jié)內(nèi)容納入到風(fēng)險總結(jié)記錄表中或項目定義過程指定的文檔中。

2.5 驗證風(fēng)險管理活動

為了確保項目風(fēng)險管理活動策劃的充分性和實施的有效性，從公司高層管理者、部門領(lǐng)導(dǎo)、本項目的質(zhì)量師/質(zhì)量保證人員三個層面對項目風(fēng)險管理過程進(jìn)行驗證。①公司高層管理者通過技術(shù)管理例會評審風(fēng)險管理活動。②部門領(lǐng)導(dǎo)定期和事件驅(qū)動地通過召開的部門例會評審風(fēng)險管理活動，包括：a.審查通常涉及最關(guān)鍵的風(fēng)險、關(guān)鍵風(fēng)險參數(shù)（例如這些風(fēng)險的發(fā)生概率和影響嚴(yán)重程度）以及風(fēng)險緩解工作的狀態(tài)等；b.轉(zhuǎn)階段時，通過《識別分析跟蹤風(fēng)險總表》審查項目風(fēng)險狀態(tài)，以便了解最關(guān)鍵的風(fēng)險及風(fēng)險緩解工作的狀態(tài)等；c.協(xié)助項目負(fù)責(zé)人處理項目最關(guān)鍵的風(fēng)險，并進(jìn)行跟蹤直到風(fēng)險關(guān)閉。③質(zhì)量師/質(zhì)量保證人員按照相關(guān)計劃和規(guī)程，定期或事件驅(qū)動地對項目的風(fēng)險管理工作進(jìn)行檢查，并匯報結(jié)果，跟蹤問題直至結(jié)束：a.審查項目在制定和維護(hù)風(fēng)險管理計劃、識別和分析風(fēng)險、緩解風(fēng)險、跟蹤和控制風(fēng)險方面的符合性；b.客觀地評價風(fēng)險管理過程以及該過程的工作產(chǎn)品和服務(wù)的遵循情況，并且跟蹤處理不符合項。

3 結(jié)束語

基于GJB9001C質(zhì)量管理體系的項目風(fēng)險管理策略將過程方法、配置管理活動、驗證風(fēng)險管理活動與常見的項目風(fēng)險管理手段相結(jié)合，確保了風(fēng)險管理活動中每個階段和決策產(chǎn)生的工作產(chǎn)品受控，在項目全生命周期內(nèi)充分識別、控制和處置風(fēng)險，確保項目風(fēng)險管理活動策劃的充分性和實施的有效性，從而更好地對項目風(fēng)險進(jìn)行管理。