構(gòu)建醫(yī)院采購(gòu)全流程信息化平臺(tái)的探討

林煒峰 王學(xué)理

如今，我國(guó)的信息化平臺(tái)的建設(shè)逐步推向各行各業(yè)，在其高速發(fā)展的背景下，醫(yī)院管理也隨之進(jìn)入了信息化管理的時(shí)代，醫(yī)院越來越多的業(yè)務(wù)都在運(yùn)用信息系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)、運(yùn)營(yíng)與管理；采購(gòu)的信息化管理自然也是其中必不可少的一部分，現(xiàn)階段對(duì)于采購(gòu)的信息化平臺(tái)建設(shè)的思路主要是，了解醫(yī)院當(dāng)下所出現(xiàn)采購(gòu)特點(diǎn)、采購(gòu)常見問題以及相關(guān)的采購(gòu)政策；建設(shè)主要以政策為核心，采購(gòu)特點(diǎn)為參照基礎(chǔ)，常見問題為建設(shè)思路，建設(shè)采購(gòu)信息化管理平臺(tái)。通過建設(shè)采購(gòu)全流程信息化管理平臺(tái)，使得醫(yī)院在采購(gòu)管理上能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)管理、有效控制，充分解決現(xiàn)階段醫(yī)院采購(gòu)管理急需解決的難題，采購(gòu)信息化的建設(shè)也能對(duì)采購(gòu)管理過程出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)分析，平臺(tái)通過獲取大量采購(gòu)過程中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)試優(yōu)化，從而使得平臺(tái)能夠在時(shí)代的發(fā)展下逐步得以完善，適應(yīng)更加多的醫(yī)院，解決更多采購(gòu)所出現(xiàn)的問題。

1 采購(gòu)全流程管理的建設(shè)背景

隨著我國(guó)信息化水平高速發(fā)展的背景下，醫(yī)院管理也隨之進(jìn)入了信息化時(shí)代，院方越來越多地運(yùn)用信息系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)、運(yùn)營(yíng)與管理[1]；解決好院內(nèi)的信息化管理能夠在很大程度上提高醫(yī)院管理質(zhì)量和水平，為醫(yī)院帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益同時(shí)也能夠?yàn)榛颊咛峁└恿己玫姆?wù)，2015年國(guó)務(wù)院印發(fā)的《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》中第三條到第六條說明相關(guān)采購(gòu)概要內(nèi)容[2]。目前，研究的重點(diǎn)是：了解當(dāng)前醫(yī)院采購(gòu)的特點(diǎn)，采購(gòu)渠道、采購(gòu)方式、采購(gòu)物品類型、物品種類等，并且在采購(gòu)管理過程中容易出現(xiàn)協(xié)調(diào)難度較高以及采購(gòu)方式較為分散的情形，進(jìn)而會(huì)呈現(xiàn)出采購(gòu)數(shù)量大、品種多、管理復(fù)雜和專業(yè)化強(qiáng)的趨勢(shì)，因此要從根本上防范醫(yī)院內(nèi)部招標(biāo)采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)[3]，所以需要對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的全程招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)行審計(jì)[4]，并進(jìn)行電子信息化記錄存檔。在新醫(yī)改的改革與深化下，醫(yī)院的采購(gòu)信息化建設(shè)使得醫(yī)院在采購(gòu)管理上能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)管理、有效控制，全面地解決了當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)采購(gòu)管理中亟待解決的問題，并且也為采購(gòu)過程管理中存在的一系列相關(guān)問題提供了有力的依據(jù)。采購(gòu)工作是醫(yī)院各項(xiàng)工作開展的前提，所以采購(gòu)信息化的建設(shè)與醫(yī)院各項(xiàng)工作進(jìn)程能否順利開展密切相關(guān)，對(duì)醫(yī)院的整體發(fā)展具有重要意義和作用，因而全面有效的采購(gòu)流程管理是醫(yī)院管理方面的一項(xiàng)重要工作，2020年國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)中央預(yù)算單位政府集中采購(gòu)目錄及標(biāo)準(zhǔn)（2020年版）的通知[5]中說明各采購(gòu)項(xiàng)的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)。

當(dāng)前醫(yī)院硬件設(shè)備物資、軟件信息系統(tǒng)、醫(yī)用耗材等物資采購(gòu)量日益增加的同時(shí)，醫(yī)院設(shè)備物資招標(biāo)采購(gòu)工作亦愈加繁重[6]，采購(gòu)金額占醫(yī)院總支出的比例較大，且由于所采購(gòu)的耗材器械藥品醫(yī)療設(shè)備等直接關(guān)系著患者利益，為社會(huì)各界廣泛關(guān)注，影響醫(yī)院形象和公信力。在實(shí)踐中，規(guī)避政府采購(gòu)、采購(gòu)執(zhí)行不規(guī)范[7]、采購(gòu)物品供需不匹配、價(jià)高質(zhì)低等問題一定程度上仍然存在，采購(gòu)違法違規(guī)行為時(shí)有發(fā)生[8]，對(duì)此醫(yī)院采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)于信息系統(tǒng)的依賴程度、系統(tǒng)要求、安全要求也越來越高；相應(yīng)的信息化治理和維護(hù)工作的難度與壓力與日俱增，進(jìn)而探索采購(gòu)全流程信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行機(jī)制，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)服務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，提高院內(nèi)整體的采購(gòu)的效率和采購(gòu)業(yè)務(wù)水平，結(jié)合公立醫(yī)院的實(shí)際情況和內(nèi)在需求，探尋行之有效的應(yīng)對(duì)措施，從而為公立醫(yī)院成本控制與采購(gòu)內(nèi)部控制工作的高效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[9]。

1.1 采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理過程復(fù)雜

現(xiàn)有的采購(gòu)全流程管理流程包括了采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)招標(biāo)、采購(gòu)合同、設(shè)備管理、需求管理、工單管理等相關(guān)流程。同時(shí)，不同級(jí)別、不同性質(zhì)的采購(gòu)，其流程也因交易的復(fù)雜性而不同。由于采購(gòu)過程的復(fù)雜性和采購(gòu)預(yù)算業(yè)務(wù)的不同，導(dǎo)致了整個(gè)采購(gòu)過程的復(fù)雜性，目前人工采購(gòu)與半電子采購(gòu)的管理方式常常出現(xiàn)管理上的混亂，采購(gòu)的透明性、統(tǒng)一性不能得到保障，采購(gòu)過程中的文件也難以處理。

1.2 采購(gòu)?fù)緩蕉喾N多樣，資源來源復(fù)雜

目前，在醫(yī)院中，比較常用的三種情況下采購(gòu)的模式：第一是由政企帶領(lǐng)的集中式采購(gòu)模塊式[10]；第二是醫(yī)療機(jī)構(gòu)委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的委托采購(gòu)；第三是醫(yī)院自行組織的采購(gòu)。政府采購(gòu)主要是以其目錄為標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定范圍內(nèi)與金額內(nèi)的相關(guān)貨物、設(shè)備以及一系列服務(wù)。以下是資源復(fù)雜導(dǎo)致的相關(guān)問題與原因；一般情況下，集采是由政府采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行采購(gòu)，但是由于招標(biāo)金額的不夠高，政府在常規(guī)情況下是不會(huì)進(jìn)行集中采購(gòu)的，而醫(yī)院也沒有相關(guān)的能力和精力去組織招標(biāo)的商品與一些相關(guān)服務(wù)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)自行購(gòu)買的商品和服務(wù)數(shù)量較少，而且不列入藥品集中采購(gòu)目錄。由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的多元化，導(dǎo)致了醫(yī)院的采購(gòu)資源十分繁雜，導(dǎo)致了經(jīng)費(fèi)的消耗浪費(fèi)情況、采購(gòu)過程內(nèi)容的多樣化、需求類型多樣化，同時(shí)增加了采購(gòu)過程管理一系列難度，也給采購(gòu)管理帶來了一定的困難。

1.3 醫(yī)療機(jī)構(gòu)缺少供應(yīng)商的管理與相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量

醫(yī)院的采購(gòu)工作上涉及到的種類較為繁多、采購(gòu)相關(guān)管理部門多，所對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商家較多并且相對(duì)分散，供應(yīng)商中存在的服務(wù)質(zhì)量也參差不齊。因?yàn)楣?yīng)商的資質(zhì)要求不同，往往會(huì)因?yàn)楣?yīng)商的貨品的資質(zhì)、質(zhì)量問題，給醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)帶來了很大的危害，尤其是對(duì)醫(yī)療器材和儀器的使用。同時(shí)，醫(yī)院的損失，特別是藥品、耗材的損失，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了普通企業(yè)的正常申報(bào)，甚至有一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。在這些項(xiàng)目中，醫(yī)院在常規(guī)情況下都是通過招標(biāo)的形式來購(gòu)買所需的設(shè)施和相關(guān)硬件，這就需要醫(yī)院對(duì)供應(yīng)商的各種信息進(jìn)行大量審核與工作人員仔細(xì)的分析。由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)在進(jìn)行采購(gòu)過程的管理方面還是缺少對(duì)供應(yīng)商的一系列管理，進(jìn)而會(huì)導(dǎo)致了在采購(gòu)材料、設(shè)備方面存在一些問題，例如：質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等。

1.4 采購(gòu)材料歸檔工作繁重

在醫(yī)院采購(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理中，包含了采購(gòu)文件、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購(gòu)合同、軟件、硬件設(shè)備等，所以，在業(yè)務(wù)的全流程中，包含了各種申請(qǐng)、審核報(bào)表、企業(yè)情況表等。現(xiàn)有的人工整理、收集、歸檔，常常造成數(shù)據(jù)丟失、查找困難。

1.5 招標(biāo)模式種類繁多

在招標(biāo)管理方面，根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目和項(xiàng)目類型的不同，招標(biāo)過程包含了多種形式。在對(duì)目前市場(chǎng)上的招標(biāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行分析和提煉的基礎(chǔ)上，總結(jié)出3種方式：競(jìng)價(jià)招投標(biāo)管理、談判招投標(biāo)管理、直接招投標(biāo)管理。為了更好地實(shí)施工程招投標(biāo)，必須對(duì)上述各種招標(biāo)類型和方式進(jìn)行抽象化和剖析，從而使招投標(biāo)能夠支持各種不同的招投標(biāo)方式。

1.6 業(yè)務(wù)處理流程復(fù)雜

目前的招標(biāo)管理工作主要由招標(biāo)方案、招標(biāo)公告、競(jìng)標(biāo)、材料提交、標(biāo)的審核、合同簽訂、合同執(zhí)行、招標(biāo)單位評(píng)估等幾個(gè)方面組成。同時(shí)，不同層次招標(biāo)程序的流程也不盡相同，招標(biāo)過程因交易的復(fù)雜性而有所不同，招標(biāo)過程的復(fù)雜性和競(jìng)標(biāo)業(yè)務(wù)的差異性使招投標(biāo)業(yè)務(wù)管理過程復(fù)雜，傳統(tǒng)的傳統(tǒng)管理模式往往存在管理混亂、招標(biāo)公正性無法保證和檔案管理困難等問題。

1.7 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析能力欠缺

當(dāng)前，醫(yī)院各部門的采購(gòu)業(yè)務(wù)逐年增加，相應(yīng)的輔助業(yè)務(wù)也隨之增加。每年的采購(gòu)資料、文件分類、數(shù)據(jù)分析是各有關(guān)部門年終工作的重點(diǎn)。傳統(tǒng)的人工數(shù)據(jù)處理方式多以表格形式進(jìn)行，常常造成數(shù)據(jù)的不精確性，無法進(jìn)行有效的匯總和分析。

2 基于信息化建設(shè)醫(yī)院采購(gòu)系統(tǒng)推動(dòng)醫(yī)院采購(gòu)資源精細(xì)化管理

信息化智能化思維不僅僅是要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版記錄修改為為電子版數(shù)據(jù)收集，更是要求我們從全新的視角去看待“醫(yī)院采購(gòu)管理”，規(guī)范招標(biāo)行為和提高采購(gòu)效率是設(shè)立招投標(biāo)管理部門的最終目的，醫(yī)院要想穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)，滿足患者需求，就要做好采購(gòu)、招標(biāo)工作，為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)提供物質(zhì)基礎(chǔ)[11]。

2.1 采購(gòu)信息化建設(shè)必要性

采購(gòu)全程管理作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)采購(gòu)事務(wù)的一種載體，承擔(dān)著經(jīng)濟(jì)事務(wù)從采購(gòu)預(yù)算、預(yù)算申報(bào)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、付款、驗(yàn)收以及后期軟硬件采購(gòu)設(shè)備的后期維護(hù)與管理，招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)作為公立醫(yī)院重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和管理工作中的重要領(lǐng)域，其管理水平的高低對(duì)醫(yī)院的運(yùn)行效率和內(nèi)部控制建設(shè)有較大的影響。招標(biāo)采購(gòu)管理模式的不同也對(duì)采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施的效率、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控及監(jiān)督有直接的影響[12]。

2.2 構(gòu)建實(shí)例

在院系領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，醫(yī)院設(shè)備部、信息部、審計(jì)部、財(cái)務(wù)部等部門，通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)終端網(wǎng)絡(luò)的深入研究，初步建立了采購(gòu)全流程信息化平臺(tái)。根據(jù)經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的實(shí)際情況，本平臺(tái)共分為9個(gè)模塊，見圖1，實(shí)現(xiàn)了決策、執(zhí)行、監(jiān)督相分離的內(nèi)部控制，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)全過程的閉環(huán)管理。

圖1 采購(gòu)管理信息化架構(gòu)圖

2.2.1 項(xiàng)目管理模塊 采購(gòu)流程信息平臺(tái)的風(fēng)險(xiǎn)控制主要集中在對(duì)采購(gòu)相關(guān)項(xiàng)目的論證和審核過程中。通過項(xiàng)目管理模塊的綜合治理，強(qiáng)調(diào)臨床科室可進(jìn)行集體討論、各職能單位可以聯(lián)合審核、區(qū)分等級(jí)進(jìn)行授權(quán)管理審批，防止項(xiàng)目在立項(xiàng)過程中與結(jié)果中出現(xiàn)決策性質(zhì)失控的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2.2 預(yù)算管理模塊 采購(gòu)管理在信息平臺(tái)上，風(fēng)險(xiǎn)控制的核心是確定采購(gòu)預(yù)算。因?yàn)獒t(yī)院的特殊性，所以，采購(gòu)哪一家供應(yīng)商的設(shè)備，都是由各大科室來決定的，而采購(gòu)的價(jià)格，就看供應(yīng)商的出價(jià)了。通過采購(gòu)預(yù)算管理，可以讓各職能部門介入到采購(gòu)預(yù)算的審批和審核中，并與審計(jì)監(jiān)督相結(jié)合，從而形成對(duì)臨床科室和供應(yīng)商的制約，保證采購(gòu)預(yù)算的合理。

2.2.3 采購(gòu)管理模塊 采購(gòu)管理平臺(tái)存在的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警防控其中的重點(diǎn)是采購(gòu)過程中的方式是否符合法律法規(guī)。按照《采購(gòu)法實(shí)施條例》的規(guī)定，集中采購(gòu)目錄以內(nèi)的或者采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的項(xiàng)目必須進(jìn)行政府采購(gòu)。采購(gòu)管理模塊按照采購(gòu)的金額分為一般性政府的采購(gòu)、醫(yī)院院內(nèi)的采購(gòu)和自行采購(gòu)。通過對(duì)采購(gòu)管理模塊中的不同采購(gòu)模式的需求，促使各科室按照規(guī)定的程序選擇合適的采購(gòu)模式，有效地降低了醫(yī)院采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2.4 合同管理模塊 風(fēng)險(xiǎn)控制的核心是協(xié)議的簽訂。合同內(nèi)容是否符合招標(biāo)文件要求，如合同所規(guī)定的付款方式、付款計(jì)劃、變更合同內(nèi)容、保證質(zhì)量保證是否合理等。通過合同管理模塊對(duì)合同內(nèi)容的把控、變更內(nèi)容的記錄，實(shí)現(xiàn)各部門各司其責(zé)，互相監(jiān)督，將合同的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容降到最低。

2.2.5 資產(chǎn)管理模塊 采購(gòu)管理平臺(tái)的風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)監(jiān)督和管理采購(gòu)資產(chǎn)。設(shè)備資產(chǎn)的采購(gòu)，包括設(shè)備發(fā)貨、設(shè)備入庫(kù)、設(shè)備出庫(kù)、設(shè)備調(diào)撥、設(shè)備報(bào)廢等相關(guān)設(shè)備的狀態(tài)，院內(nèi)有關(guān)部門都需要對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)的查看并記錄。通過設(shè)備資產(chǎn)管理對(duì)軟硬件設(shè)備的監(jiān)控管理，實(shí)現(xiàn)院內(nèi)資產(chǎn)生命周期的電子化記錄過程，把設(shè)備資產(chǎn)的管理工作全流程進(jìn)行記錄。

2.2.6 巡檢管理模塊 采購(gòu)管理平臺(tái)的風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)是資產(chǎn)巡檢的監(jiān)控。資產(chǎn)設(shè)備當(dāng)前的狀態(tài)包括：機(jī)房的溫度、設(shè)備的溫度、設(shè)備運(yùn)行情況、設(shè)備使用情況等相關(guān)資產(chǎn)的情況，院內(nèi)巡檢部門都需要再特定的時(shí)間對(duì)其進(jìn)行登記、查看以便于資產(chǎn)設(shè)備時(shí)刻保持著可運(yùn)行、可使用的情況。通過巡檢管理對(duì)有關(guān)大型設(shè)備資產(chǎn)的巡檢記錄，將資產(chǎn)狀態(tài)實(shí)時(shí)把握在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)利用率的最大化。

3 采購(gòu)全流程管理平臺(tái)的運(yùn)行效果

（1）從平臺(tái)整體效果查看，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、多渠道的全流程項(xiàng)目管理，讓項(xiàng)目管理規(guī)范，讓采購(gòu)過程可追溯，讓風(fēng)險(xiǎn)成本可管控，讓預(yù)算范圍可計(jì)劃，讓資源管理可統(tǒng)籌。通過自動(dòng)監(jiān)控，逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)、中間件、數(shù)據(jù)庫(kù)、設(shè)備部分自動(dòng)化運(yùn)維，自動(dòng)預(yù)警，自動(dòng)恢復(fù)，減少人工巡檢預(yù)警工作量，提高信息化服務(wù)效率。

（2）從臨床科室效果查看，通過自動(dòng)加手動(dòng)的記錄，讓大量的問題、實(shí)踐等處理結(jié)果可沉淀、可學(xué)習(xí)、可傳承，規(guī)范地變更與發(fā)布，讓科室的運(yùn)維工作量、信息人員、供應(yīng)商外部人員的工作量可追溯、可統(tǒng)計(jì)、可評(píng)估。

（3）從功能部門效果檢視：平臺(tái)采用分級(jí)授權(quán)、不兼容崗位分級(jí)設(shè)定權(quán)限，形成有效的制衡機(jī)構(gòu)架構(gòu)，由人為手工情況控制轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自主控制，可以避免在管理過程中出現(xiàn)脫節(jié)的情況和決策行為的風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，此平臺(tái)還能夠大量減少紙質(zhì)表單的流動(dòng)情況，從而避免信息遺失，同時(shí)也便于網(wǎng)上審批，大大提高了工作效率。同時(shí)，系統(tǒng)通過日常數(shù)據(jù)的分析與采集，形成可視化圖表，職能部門通過可視化圖表充分查看到不同緯度、不同時(shí)間、不同角度下的采購(gòu)項(xiàng)目全流程數(shù)據(jù)，為其提供強(qiáng)有利的分析報(bào)告。

采購(gòu)管理的目標(biāo)是為了優(yōu)化采購(gòu)的流程，規(guī)避采購(gòu)中的相關(guān)漏洞，增強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的防范能力，保障醫(yī)療機(jī)構(gòu)的資產(chǎn)安全與完整性。醫(yī)院在建立了采購(gòu)管理的信息化平臺(tái)后，對(duì)采購(gòu)過程進(jìn)行了有效的控制，采購(gòu)管理的相關(guān)工作，在電子信息化發(fā)展的趨勢(shì)下一定會(huì)逐步走向完善，將現(xiàn)階段因?yàn)椴少?gòu)信息化不完善所出現(xiàn)的問題進(jìn)行逐一解決，促進(jìn)醫(yī)院采購(gòu)工作的有序發(fā)展。