大數據背景下事業單位檔案管理工作創新思路

◎康國紅

(鄄城縣彭樓鎮政府，山東 鄄城 274617)

引言

信息技術水平的發展，改變了我們的生活，大數據的誕生更加方便我們對于各種數據的獲取以及應用。而檔案管理對于一個人有著至關重要的作用。運用大數據進行檔案管理工作，改變傳統的、相對滯后的檔案管理模式，對我國事業單位的發展也是有著直接的影響。

一、大數據概述

大數據，顧名思義就是將海量的信息資料進行整理，將龐大的資料整理成一個完善的體系，方便人們的應用。在以往的生活中，我們很難在常規的軟件中對需要的數據進行管理、處理以及捕捉精準的信息。而大數據的出現，采用合理、分析、處理的方法，更輕松地整理出我們需要的數據信息，方便了我們的生活與工作。大數據廣泛的應用也為更多的行業以及社會發展的決策提供了支撐依據。由此可見，大數據不僅僅是一種對數據的整合，更是一種對信息資產進行的集中處理[1]。

大數據之所以可以廣受人民群眾以及各個企業的歡迎，主要是因為其優秀的特點。首先，大數據擁有大容量的特點。大容量就是在海量的信息數據中，無論是古代的文化成就、軍事成就，還是現如今，我們生活中出現的各種奇葩事件都可以包含在大數據當中。大量的人工或者智能數據，都可以在大數據的整合下進行完美的融合，為大數據的發展提供基礎的信息支撐。其次，大數據有著多樣化的特點。多樣化就是各類的信息數據都包含其中，無論是表現形式還是內容都是多姿多彩的。這里面更是包含了圖片、音頻、文本、視頻甚至是模擬信號。當然，大數據在獲取信息的過程中，渠道也是多種多樣的。再次，大數據有著傳播速度快的特點。與古代的信息交流相比，現階段我們的生活節奏變得越來越快。尤其是在大數據發展的推動下，對各種數據有著極快的處理能力，也直接加速了我們交流的方式。最后，大數據更加具有真實性的特點。盡管大數據有著各種不同的表現形式，但在多樣化的發展過程中仍然保持著其本身的真實性。同時，各項數據的真實性對我們而言也是非常重要的，大數據的真實性也直接地推動了其數據企業發展與決策上的作用，保證了數據質量的真實性。

我們生活在一個全新的時代，這個時代中信息技術的飛速發展，在每一個時間段都直接地影響著我們的生活方式。在社會形勢和互聯網技術的雙重推動下，大數據的應用已經滲透到各行各業的發展當中，也為每一個行業的發展帶來了前所未有的發展契機。最主要的是，電子數據的信息化，也逐漸地被更多的人認可與重視，推動了社會生產力水平的前進與發展。事業單位在時代的發展進程中，一直都是占據著比較重要的地位，與其他以盈利為目的的企業有著本質的區別。大數據在事業單位中的應用不僅是時代發展的趨勢，也為國企單位帶來了更多的經濟效益，提升其自身的整體價值[2]。

二、事業單位檔案管理工作中存在的問題

(一)重視程度不夠

隨著經濟社會的發展，我們國家的事業單位檔案管理工作在一定的方面也取得了良好的成果。但是，在長期的發展歷程中，事業單位的檔案管理工作也遇到了無法突破的瓶頸。而工作過程中部分領導不重視，也阻礙了檔案管理工作的順利進行。他們單純地認為檔案管理工作只不過是管理與保存個人的檔案，不愿意花費更多的精力在工作中，也不會定期對檔案管理的工作人員進行有針對性地培訓。最終導致了檔案管理工作的人員也沒有認識到自身工作的使命與責任，沒有形成主動管理的意識。由此可見，上層領導的重視與否，直接會影響下面員工的工作責任以及對自身工作的認可程度。這也就是最終形成檔案信息管理遇到瓶頸的原因，阻礙了事業單位隨著經濟社會發展的進步。

(二)預算管理不合理

在時代發展進步的過程中，大數據發展理念與云計算的融合更加方便了企業的發展。事業單位的管理工作積極運用這兩種方式，可以從根本上提高事業單位的預算水準。在具體的實施過程中，也更進一步的優化了預算的整體流程，構建系統化的預算管理中心，但是也導致檔案管理中財務工作的落實變得不合理。在近幾年的發展中，更多的事業單位都將績效管理工作進行了落實，更是結合政府以人為本的發展理念，將預算與支出做了系統化的安排，讓在整個工作中預算的監督、編制、制定都能夠更加準確的對應上資金鏈中的每一組數據的變化。這樣的工作水平也是需要更加高質量的服務，對單位所用的成本進行合理地控制，更好地提高資金的利用率以及員工的工作效率，也為政府相關部門的運作與發展奠定基礎。但是，在經濟社會迅速發展的今天，更多的事業單位忽視了預算管理工作對自身發展的重要性，對制度的建設沒有做出及時調整，缺少了對檔案管理工作中數據信息共享的平臺。進而也就導致了預算與執行之間存在的巨大偏差，為其最終的發展帶來了極為不利的影響[3]。

(三)缺少系統的信息庫

在大數據鋪天蓋地向我們襲來的過程中，電子檔案的信息化改變了傳統的檔案管理模式，進一步提升了對檔案的整體管理水平。當然，在時代的飛速發展中，事業單位的檔案管理工作也被賦予了一個全新的含義，也有了更加嶄新的生命內涵。換言之，事業單位的檔案管理工作已經不僅僅是檔案錄入這么簡單的工作了，而是轉向對檔案后期管理以及對檔案進行監管的重視。現階段我國事業單位的檔案管理信息庫中，每一個人的具體數據信息還不夠完善，無法更加全面的幫助國家在對檔案管理方面進行有效監管，也不能推動檔案管理工作的順利進行。所以，檔案管理信息庫的缺失嚴重制約了事業單位檔案管理工作的發展。

三、大數據背景下優化事業單位檔案管理工作的策略

(一)優化信息管理手段

大數據在我們生活中已經得到了廣泛的應用，使得社會的發展也變得更加趨向于信息化的模式。事業單位的檔案管理工作中也就出現了更多的電子文件，以及紙質的文件，進一步增加了檔案信息管理的復雜程度。為了能夠更好地完善事業單位檔案管理工作的進行，更需要有關部門順應時代的發展步伐，在大數據的發展趨勢中，逐步優化信息管理的手段。在大數據發展階段優化信息管理手段的過程中，主要需要三種管理的手段。第一，在進行檔案管理規劃時，要從現實中檔案管理工作的實際出發，制定出更加切合實際的檔案服務管理模式，從更加長遠的角度，對檔案管理工作中的每一個環節，都可以制定出更為詳細的步驟與方案，從而優化管理的過程。第二，可以建立專門的檔案管理網站，充分的運用大數據的作用，讓檔案管理信息化的發展趨勢更加的明確，這也是建立事業的單位檔案管理網站的必要前提。建立系統的網站不僅可以為檔案管理的人員提供更加權威的檔案查詢系統，更能夠對新發布的檔案管理要求進行及時的調整。在保證信息真實的前提下，讓每一個人都能夠對自己的檔案進行填報，事業單位的檔案管理的工作擁有更高效的特性，也能及時的實現社會資源的共享。第三，在大數據的影響下，數據電子化的處理能力以及信息化時代的到來，進一步推動了檔案管理的發展。傳統的紙質檔案也已經很難符合現階段時代發展的需求，檔案數字化的管理模式也是時代發展的要求。在建立電子信息檔案的過程中，有關部門也需要對電子文檔進行有效地控制，隨時處理檔案信息中可能出現的問題，進一步地優化信息管理手段[4]。

(二)強化預算管理

根據數據中的參數比例，強化事業單位中的預算管理工作是必要的。事業單位檔案管理的預算信息系統中，將每一個行業的發展、單位內部的數據、歷史數據進行總結歸納，讓事業單位中內部的數據信息可以相互之間進行有效的協調。在大數據的信息化管理過程中，通過先進的管理技術，提高對事業單位內部的資金循環利用率，進一步構建出更加完善的資金消耗與定額系統平臺。在這樣的平臺中，更有效地實現財務信息的全面共享，讓管理工作中的人員都能夠了解信息資金的走向，使得財政管理變得更加公開與透明。事業單位檔案管理工作中數據管理的資源化，可以更好地協調會計的數據參數，完善財務管理工作機制，進而更加準確地做出決策。大數據在事業單位檔案管理工作中的應用，讓其內部的財務管理體現出了更加鮮明的可視化特點，滿足了時代發展的特定規律以及自身的運作條件。也為事業的單位檔案管理部門樹立了更加良好的社會形象，為人民群眾提供了更加高質量的服務水平。

(三)引進優秀人才

加快人才培養的進度，能夠更加全面的提升我國整體的素質。同時，檔案管理工作的順利進行自然也是離不開高質量的人才管理。事業單位在發展的過程中，也要積極的引進先進的技術性人才，進而培養出更加優秀的檔案管理工作人員，為我國未來的檔案管理工作作出最基礎的攻下。加大人才培養力度，首先要通過內部競聘的方式選拔出相對優秀的檔案管理人員，將選拔的重點放在有著強大的工作責任心以及專業素質過硬的人員上面，進而更有效地提升檔案管理工作從業人員的整體素質和工作效率。其次，事業單位選拔工作的人員時，一定要采取更加精準、合理的方法進行招聘，對自身思想道德品質存在缺陷的人員優先排除，保證從業人員的整體質量，讓更多綜合性、全面性的人才能夠進入到政府部門工作，提升政府部門工作的水平。還要對檔案管理的工作人員加強培訓、管理，讓他們能夠準確的了解到自己從事工作的重要性，以及自身的光榮使命感，在對自己工作有一個準確的了解以后，再投身的實踐的工作中，提升檔案管理人員的工作效率。最后，相關的政府部門也可以不定期地邀請專家舉辦講座，不僅要讓每一個檔案管理的員工了解，更要讓管理者明確工作的現實意義，在優秀人才的推動下使檔案管理工作更加順利的進行[5]。

(四)強化基礎設備投入

大數據時代背景，基礎設備的投入是提高檔案管理綜合素質的關鍵。事業單位要積極學習新的管理理念和知識，提升計算機、數據存儲設備、數字掃描輸入輸出設備等硬件層面的輸入，作為提高檔案管理整體水平的基礎。同時，要注意建立文件管理系統、檢索系統和鑒定管理系統，并在具體操作中不斷改進，為各種信息檔案管理的有效實施打下良好的基礎。此外，還要注意培養和引進專業管理人員，他們不僅要掌握電子信息檔案管理的知識，還要掌握計算機應用技術，在這種背景下，電子文件管理的發展，其管理質量和效率可以進一步提高，充分發揮其使用價值。

(五)提高服務水平

事業單位中檔案管理的工作本質上是為人民服務，強大的服務性質是其存在的必要價值。在現階段大數據時代的影響下，國家對事業單位檔案管理工作的要求也變得越來越嚴苛。由此可見，提高檔案的管理水平，對于社會整體的發展有著非常直接的影響。為了能夠更有效地提升事業單位檔案管理工作的服務水平，一方面，需要培養事業單位中管理者的創新思維。在進行檔案管理時，一個良好的創新思維是管理工作有效開展的基本保障，更是提高管理工作順利進行的基礎依據。檔案管理中的領導者擁有創新的思維理念，能夠讓整體管理服務水平得到有效提升。另一方面，對檔案管理進行一個創新的服務轉型是必要的。在大數據的帶動下，檔案管理內部系統信息的共享能力必須要有一個質的提升，并且要順應時代的發展與變化，更準確地凸顯信息檔案管理的水平。除此之外，更需要優化檔案管理工作的流程，真正實現檔案管理中工作的服務性。明確檔案管理中的服務流程，可以提升工作效率，在檔案管理的過程中讓員工在服務過程中有跡可循。提高檔案管理對這個社會的服務能力，是與時俱進、順應時代發展的需求。

四、結語

綜上所述，在大數據的背景下，事業單位檔案管理工作創新，需要優化信息管理手段、強化預算管理、引進優秀的人才、提高服務水平，進一步調動檔案管理工作人員的積極性，不斷探索出高質量的服務方式。