檔案數字化建設問題及解決對策

張梅

摘 要：伴隨著時代的進步與發展，信息化、智能化、數字化成為檔案管理的新途徑，同樣也對檔案管理人員的技術水平、管理能力提出了更高的標準與要求。本文介紹了檔案數字化建設的定位與基本原則，分享了檔案數字化建設的意義與價值，并著重分析了檔案數字化建設工作中的常見問題。最后，結合上述內容對檔案數字化建設工作的優化策略進行了解析，并提出了可行性方案，希望可以有效推動檔案數字化建設工作的順利開展，滿足單位管理需求，確保其市場競爭力，為改善信息化建設質量創造良好的條件。

關鍵詞：檔案管理;數字化;建設問題;優化策略

檔案數字化建設在現代辦公體系中具有廣泛的應用。相較于傳統的檔案管理模式，數字化建設能夠有效減輕日常管理負擔，提升檔案信息的綜合流轉效率。不但可以顯著降低檔案管理對于人員帶來的負荷，同樣也有助于解決管理不當導致的各種風險與問題，進一步發揮檔案管理的功能與價值，為提升單位運轉效率，獲得良好市場競爭力創造一定的條件。為了進一步探討檔案數字化建設的優化策略，現就檔案數字化建設的定位與特征分析如下。

一、檔案數字化建設概述

1.基本定義

檔案數字化包括了計算機、多媒體、云存儲等多種技術類型，伴隨著技術的進步與發展，大面積綜合應用中檔案信息的合理管理成為檔案數字化建設的主要內容。在項目推進過程中，不同類型載體的檔案資源都可以轉化為數字化的信息予以保存，依托于常規的檔案管理系統采取統一存儲管理模式，不但可以滿足資源信息共享的要求，同時也改善了檔案管理中出現的各種問題，降低了人員工作的壓力與負擔，推動了社會分工的進步與發展。

2.基本原則

檔案數字化建設工作需要涉及整個檔案管理流程，其具有較高的技術標準與適應原則。在檔案數字化建設過程中需要保持合理的規范化管理技術，確保各個環節相互銜接，保持清晰嚴謹的工作態度，主要做好如下幾個方面的工作：一是需要關注信息安全保密問題。保密問題是檔案數字化建設過程中需要特別關注的問題，這是因為相較于傳統的紙質檔案信息傳輸模式而言，信息化處理模式更容易出現信息泄露問題，不但會給單位帶來不利的影響與限制，同時也可能會導致巨大的風險累加，給單位發展帶來不利影響;二是關注檔案原件的歸檔保存與后續保管問題。檔案信息化處理并不是意味著原件的功能喪失，相反，信息化過程中原件既可以作為證據，也可以作為調整登記與記錄的主要依據，所以需要特別做好原件的管理與控制，一般采取原件歸檔管理方式來進行強化控制;三是強化不同環節之間的摸索與配合。目前來看，檔案數字化建設工作屬于系統工程項目，其并不是某一個或者幾個人就可以實現的，需要整個檔案管理系統配合相關部門對接人員共同參與、積極討論、合理落實，以此來確保信息整理、分析、挖掘與綜合利用的各個環節相互銜接，發揮出檔案數字化建設的功能與價值。

二、檔案數字化建設的重要性

檔案數字化建設工作具有重要意義，其不但能將檔案管理人員從繁重的重復勞動中解放出來，也可以有效降低不必要支出，確保檔案管理的覆蓋面，主要分析如下幾個方面。

1.改善檔案管理效率，滿足科學管理要求

積極改善檔案管理效率，可以顯著提升信息應用水平，從而改善單位組織架構，推動工作成果，這都是檔案數字化建設的重要目標。在傳統的檔案管理模式中，大多數管理工作都需要人工來完成，包括資料的收集、整理、分類管理等。在信息化時代背景下，通過數字化建設能夠將傳統的紙質資料轉化為信息資源錄入到計算機中，可以隨時進行信息的調取，做好內容的分析與篩選，從而為便利地進行信息查詢、檢索提供方便，有效降低了檔案管理的負擔，提升了科學管理的效果。

2.借助備份原件的方式強化檔案保管效果

借助及時備份原件的方式有助于更好滿足原件管理的需要。目前，我國各機關事業單位與企業對于檔案數字化建設已經有了一定程度的認識，大部分單位都采取了數字化改革模式，但是對于庫房的整體管理還存在一些問題。庫房條件差、老舊小的問題依然存在，不但沒辦法對檔案管理做好保護措施的改進，同時也存在反復查閱與復印過程中的檔案原件磨損等問題。另外，檔案資料使用時還會存在一些丟失、破損的風險。在原件管理過程中，可以與數字化信息進行分離，數字化信息能夠高效應用且不會丟失，從而實現了強化檔案保管的效果。除此之外，原件存在多種不同的存在形式，對于原件本身也具有一定的保護，可以達到分散風險的效果。

3.降低不必要的成本支出，提升管理覆蓋面

減輕成本風險，降低不必要支出是檔案數字化建設的另一個重要原則。在系統構建過程中，短期文件需要采取電子文件的方式進行管理，此時不需要采取紙質歸檔模式來進行管理，不但節約了資料室的管理空間，也有效降低了管理成本。實際上，除去部分重要材料需要采取紙質歸檔模式之外，大部分的材料都屬于佐證材料，可以對關鍵材料采取歸檔管理，以此來替代大量紙質材料管理模式，有效降低支出成本。通過優化管理流程與環境能夠幫助單位更好地分配檔案管理資源，既可以突出關鍵材料的應用，也可以減輕后期管理的壓力，更有利于提升管理覆蓋面，滿足信息化發展的客觀需求。

三、檔案數字化建設工作中的常見問題

檔案數字化建設工作開展過程中難免會遇到許多問題與阻礙，分別歸納總結如下。

1.檔案實體過多、數字化建設難度高

在傳統的檔案管理模式中，檔案的類型往往與企業、事業單位的日常工作類型密不可分。對于一些檔案信息產生數量多的單位而言，其數字化建設往往存在一些難度。比如，學校就涉及日常教學、管理、信息招錄、學生信息，甚至還涉及財務、科研資料與會議記錄等，多種不同類型的內容都會體現出一定的管理復雜度。常規管理模式中對于資源的綜合利用率關注較少，但是隨著檔案數字化建設工作陸續開展，大量的資料被反復利用，所以管理內容的豐富度直接導致了檔案數字化建設的高難度，也成為目前檔案數字化建設過程中需要亟待解決的問題之一。

2.檔案載體多元化對于管理控制水平提出更高要求

伴隨著信息技術的快速發展，目前各單位管理也受到了不同程度的影響，其中檔案內容不再局限于紙質管理模式，而是以大量電子檔案資料多元化方式予以展現。另外，視頻、音頻載體都會出現在檔案管理活動當中，如果繼續采取傳統的管理模式，已經不再適應現實管理的需求，而數據收集、整理與存在等流程的應用則體現出不同的需要。整體來說，對于管理控制環節提出了更高要求。

3.檔案內容較為分散，多部門協調管理難度高

從檔案內容的選擇方面進行分析，檔案內容數量多、內容分散會導致多部門協調管理的難度增加。受到資金投入與技術團隊建設等方面的影響，大部分檔案管理工作難以實現統一管理，所以總是有部分部門的檔案是采取獨立管理模式，這樣就會導致檔案分散，難以進行統籌。除此之外，即使是同單位中，不同的部門之間也會存在檔案管理標準上的差異，不同的管理標準會導致檔案內容的復雜度增加，給檔案數字化建設帶來了新的負擔。

4.人員隊伍質量參差不齊，限制建設效果

檔案數字化建設屬于一項系統工程，其對于所有參與者的技術水平、業務能力都具有一定要求。目前，即使是專門設有檔案管理部門的單位，人員的業務水平也存在參差不齊的情況。甚至一些單位沒有專門設有檔案管理部門，進一步增加了檔案數字化建設的難度。

5.檔案管理系統存在安全漏洞，阻礙檔案管理整體質量的改善

檔案數字化建設相比于傳統的檔案管理模式對安全系統的構建具有更高要求，如果管理不到位很容易出現安全風險問題，導致更進一步的安全事故。

四、檔案數字化建設工作中常見問題的解決策略

檔案數字化建設工作的順利開展離不開如下幾個方面的策略。

1.針對檔案資源數字化實施科學籌劃

為了更好滿足檔案數字化建設需要，體現檔案數字化建設的優勢與價值，需要特別做好數字化架構的科學籌劃，積極改善管理者對于傳統檔案管理理念的認知，通過提升關注度的方式確保人力、物力、財力資源的配置能夠得到充分支持，確保檔案數字化建設工作能夠得到基本保障。除此之外，還需要進一步做好檔案館藏內容的整合，確保相關資料的針對性，結合數字化建設的需要確保針對性的建設方案目標，實現科學規劃、流程控制與管理。

2.采取統一檔案數字化標準建設模式

統一檔案數字化標準建設模式也是檔案數字化建設過程中重要的技術路線之一。借助于檔案管理資料最優化管理模式，需要采取統一的管理標準，確保規范化管理的流程要求。單位要充分理解國家頒布的相關技術標準與規范要求，結合本單位檔案管理的實際需要對流程與內容進行優化、升級，做好發展技術規范與標準化構建，切實滿足檔案管理體系的構建需要，這樣才能夠更好滿足整體建設的目標，推動檔案數字化建設工作的順利開展。

3.推動檔案數字化資源共享

推動檔案數字化資源共享，基本工作是資源庫的建設。在檔案基本資源庫建設過程中，需要處理好數據庫建設、檔案目標建設、全文數據庫建設與多媒體數據庫建設等多個方面的問題。為了提供更為高效的管理流程，還需要做好特色資源庫的建設與規劃，滿足基礎信息數據與綜合管理數據控制要求。一些特色資源數據庫更需要結合單位實際的運行管理需要與管理流程特征，關注檔案管理的信息化流通方案，這樣才能夠確保數據庫的構建水平。從單位內部來看，各部門之間的工作往往存在相互獨立甚至各自為政的情況，如果不進行資源的協調安排，很容易出現矛盾沖突或者不服從檔案管理人員管理的問題，影響到檔案數字化建設效果，也阻礙了信息資源的共享。為了避免該類問題的出現，需要進一步改善資源綜合利用水平，構建能夠覆蓋全校范圍的檔案管理體系，在實際管理過程中做好結構優化，滿足資源共享與全面應用的需要，為行業的可持續健康發展創造良好條件。

4.強化檔案數字化建設隊伍的構建

進一步改善數字化隊伍建設，確保檔案管理質量才能夠滿足檔案數字化建設體系的構建要求。目前來看，檔案數字化建設工作開展過程中人才隊伍構建不合理問題十分突出，為了解決該問題需要做好兩個方面的具體工作：一是關注專業人才的引進，構建長效人才引進管理機制，借助專業人才引入來實現持續新鮮血液的補充，確保隊伍的組織合理性;二是對現階段管理隊伍進行業務培訓與升級，可以通過邀請相關領域的專家進行專業技能培訓與技術指導方式來對隊伍進行重構，提升人員專業技能水平，滿足先進管理理念與管理技術的發展需求。為了體現隊伍構建的優勢與價值，需要進一步做好績效考核評價管理體系的構建，為那些能力強、工作勁頭足的員工提供廣闊的晉升空間，從而調動工作人員的工作熱情與上進心，滿足其可持續發展的客觀需求。

5.為檔案管理工作創造穩定的工作環境

檔案數字化建設工作同時也要兼顧好工作人員的需求，創造良好穩定的外部環境。客觀上看，檔案數字化建設工作的核心是提供更穩定、高效的檔案管理服務，確保工作的效率與針對性。但是，在這個過程中需要特別處理好工作環境的構建問題，否則在數字化進程中可能會遭遇風險與壓力，甚至會導致大量的信息外流，給單位帶來風險。為了解決這一問題，一定的安全網絡構建是必不可少的。目前，網絡安全管理主要涉及基本的網絡控制與管理系統安全兩個層面。網絡安全主要涉及防火墻、服務器、網關以及路由設備等，這些設備的管理需要基于一定的網絡病毒安全防范工作，切實處理好殺毒控制目標，解決好病毒入侵檢測的相關問題，提升檔案管理傳遞過程中的安全性。在出現安全風險時，就會啟動入侵檢測技術來解決網絡風險，甚至可以采取自動化防御控制模式來對風險進行合理規避。檔案管理系統的構建則應該集中處理好服務器的運行環境問題，包括防火、防電、防盜等方面的基礎條件，優化科學設置與訪問安全策略的管理，對數據系統進行合理構建，以此來確保系統漏洞能夠及時被發現和清除，更好地適應檔案數字化建設的需要。

五、結語

綜上所述，伴隨著數字化技術的應用與推廣，檔案數字化建設逐漸成為檔案管理領域重要的發展趨勢，同樣也是實現檔案信息綜合運用，滿足企業戰略決策與政府單位高效服務隊伍構建的前提。為了進一步改善檔案數字化建設現狀，需要充分考慮到數字化建設標準制訂的問題，通過數字化資源共享等方式來改善建設現狀、優化組織架構、提升人員隊伍建設水平，更好適應工作環境需求與發展需要，為確保檔案數字化建設質量創造良好條件，也為我國實現社會主義現代化建設做出積極的貢獻。

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（作者單位：鄆城縣科技成果轉化服務中心）