完善檔案管理促進檔案管理精細化

摘要：隨著社會的發展，提升信息效率是提升現代各社會機構部門運作效率的重要渠道，這在事業單位內部也不例外。本文就先分析現代事業單位檔案管理的特點，再在結合事業單位檔案管理特點的基礎上提出完善現代檔案管理的有效辦法，旨在為相關人員提供一定的經驗參考。

關鍵詞：檔案管理;精細化管理;事業單位;管理手段

【引 言】精細化管理手段注重管理的“精、準、細、嚴”，這是上世紀五十年代提出的一種基于常規管理手段，注重更低成本、更高效的一種管理方式，這在機構內部管理中可有效降低不必要的損耗，尤其在組織結構復雜的企業內部和以管理組織為核心的事業單位內部，所以由此看來，在事業單位中實施檔案管理具有得天獨厚的優勢。

1. 精細化檔案管理對事業單位的重要意義

1.1在國家層面，精細化檔案管理可讓社會運作更高效

我國事業單位是以社會公益服務為目標組建的從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織，這直接關系到社會民生建設服務水平。在近現代我國能在社會建設中取得巨大成就，這和我國資料檔案的高效利用有著巨大的關系。在當代國家層面的宏觀決策中，各事業單位檔案作為國家戰略制定的重要參考資料，其質量對國家發展建設有著直接性的影響。推動精細化檔案管理，不僅能提升資料信息的可參考價值，還可提升資料參考利用的效率，這對我國政要部門做出更準確的決策具有重要的導向作用。

1.2精細化檔案管理可推動管理的有序進行，將管理責任落實化

傳統的人事檔案管理中存在一定的管理漏洞或者管理交叉的問題，當出現重大責任事件時，可能面臨無法追責的問題，而精細化檔案管理立足于個人崗位建設，重視個人和檔案之間的對照管理關系，從上屬負責人到下屬執行人都在精細化檔案管理中被明確地劃分了責任，這樣的管理機制有利于推動管理的有序進行，提升領導負責人對管理的重視程度，從而更愿意花時間花精力去升級改善管理體制，提升管理效率。

1.3事業單位檔案具有一定的社會史實價值，精細化管理可為其注入更多內涵

事業單位的檔案不同于普通企業檔案，在它還能從側面反應出社會層面的變遷，堪稱現代社會的歷史記錄，這讓其檔案資料具備了更高的史實價值。而精細化檔案管理可讓其資料之間的關聯性更密切、邏輯性更嚴謹，讓事業單位的檔案資料內涵更豐富。完善精細的檔案管理資料對于整個時代而言更像是一盞明燈，“以史為鏡，可以知興替”，精細化管理可進一步提升我黨經驗累積的效率。

2. 事業單位檔案管理特點

2.1獨立性和依附性

事業單位組織體系普遍較為復雜，檔案管理工作相比于其他工作需要保持一定的獨立性，需要組建專人管理團隊，以保證其管理運作的高效性。但是事業單位的檔案管理主要目標是以檔案為后盾，有效保障事業單位其他工作的有序開展，所以又需要和其他部門工作產生一定的依附性。因此具有雙重屬性。

2.2政治性和專業性

事業單位的檔案管理工作的開展圍繞我黨路線方針進行，并且同時作為我黨內部收集、鑒別、取舍、清理工作的重要信息參考，因此其管理工作會被融入高度的政治性，在檔案管理中會有更多的競爭和信息干擾。所以在高度政治性特點下，也需要管理工作具備更高的專業性，相比于普通企業，事業單位的檔案管理工作需要管理人員具備更高度的管理戰略目光，更專業的管理技巧。

2.3紀實性和全面性

事業單位的檔案管理需要全面記錄單位和內部人員的行為活動，這更像是紀實記錄，并且在記錄內容上，不僅限于人事和核心資料，在科技發展、衛生管理、教育培訓、文化活動開展等各方面都應當有所反應，在總體量方面，事業單位的檔案管理規模會更龐大。

2.4隱秘性和安全性

事業單位的檔案管理中的數據信息并非簡單地反應一個企業一個機構的局域信息，它的信息能在一定一定程度上反應社會發展問題，越是在高層的事業單位中，其檔案中攜帶信息的含金量越高，所以在管理中更具備高度的隱秘性和安全性，這些信息涉及到國家的安全健康發展。

3. 完善檔案管理促進檔案管理精細化的策略探討

從上可知，時代發展對現代事業單位的檔案管理工作提出了更高的要求，而精細化檔案管理理念恰好從信息管理角度著手提升信息管理的安全性、獨立性和高效性，和現代事業單位檔案管理具有很高的融合性，在具體的工作中可考慮從以下角度推動精細化檔案管理：

3.1思想上強化精細化管理意識

時代發展已經對事業單位檔案管理提出了更高的要求，但是傳統管理模式下的負責人難以充分認識到推動管理精細化的意義，在工作中積極性不高，這導致檔案管理的效率越來越低下，所以針對這種情況，首先要加強思想上對精細化管理的重視。

在具體的工作中，我黨必須從上至下開始發力，率先改善領導層面的認識，為相關事業單位領導普及現代精細化管理信息在現代企業決策、組織、指揮、創新中的重要輔助意義，培養領導以精細化檔案信息指導事業單位履行社會服務職責的認識。在思想層面建設中，要將精細化檔案管理納入日常管理議事流程，并高度重視在檔案精細化管理中的人員任用問題，并將重視檔案精細化管理的思想下達到下屬個管理層級中[1]。

3.2健全機制，落實精細化檔案管理責任制

要真正將精細化檔案管理落到實處，僅有思想上的重視還不夠，必須將精細化檔案管理工作和各部門各人員的工作之間建立起責任制關系，這樣才能推動精細化管理的有序進行，所以核心就是要不斷完善機制，以機制的方式為精細化管理工作保駕護航。

在機制完善中，要專注于檔案精細化管理工作建立新的管理制度，在目標導向的原則下，結合已有的《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《文件歸檔制度》、《檔案統計制度》、《檔案網絡化管理制度》等制度不斷完善既有的檔案管理制度，以制度強化管理。制度建設核心部分要結合實際的管理環境建立有效的考核制度，采用獎懲并行的方式推動檔案管理向精細化的方案靠攏，為了提升工作人員積極性，要給予突出表現者公開獎勵，鼓勵團隊個人積極在工作中反思不足，并提出有效的改善措施，以不斷提升機制的完整想和高效性。

3.3檔案管理業務流程優化

檔案精細化管理的實踐體現是要保證在實際的業務中，精細化管理具有更高的信息安全性，更強的信息溯源功能和更低的信息管理成本。在實際的精細化管理推行中，要善于結合檔案管理的流程進行針對性優化。比如傳統的檔案管理中，經手人太多，這不但導致了管理時長大大增加，也難以保障信息安全性，所以在新的精細化檔案管理業務理念下，要刪減掉不必要的經手環節，結合檔案管理流程，認真審核每一個管理關節的優化方向，從收集資料開始，到資料分析、歸檔范圍確定、裝訂、編號編目最后到上柜階段，都要確定有效的經辦人、負責人，同時嚴格控制無權限人員的干擾，保證業務流程的精簡高效[2]。

3.4推動信息化管理，優化管理工具

在確定了精細化管理大方向以后，當下事業單位的檔案管理面臨著體量大、項目多、流程長等諸多特點，傳統的人工管理模型顯然已經難以勝任當代大數據的精細化檔案管理工作。所以在管理工具上，要推動信息化管理手段的普及，從底層自下而上解放工作人員，從而讓檔案管理人員的工作重心，從數據獲取轉移到數據分類甄別上來，這符合精細化檔案管理“由量到質”的根本理念。

在信息化檔案管理中，要推動硬件設施和軟件設施的布局，培養更多的現代專業的信息化管理人才。在精細化的信息管理背景下，要注重安全管理，要善于從網關、防火墻和內部定期存儲備份角度全面提升信息數據的安全性，對于核心數據部分，可考慮采用和傳統紙質文檔結合的方式進行備份管理。

3.5強化以人為本的精細化管理理念

精細化管理不僅僅是一種管理模式，它更是一種管理理念和文化。在當代“以人為本”的社會理念下，倡導精細化檔案管理在人員層面上的目標是，在內部管理系統中建立和管理人員一一對應的管理關系，做到最大潛力發揮人員價值，讓員工人盡其用，以保障每一位檔案管理人員能盡職盡責，在內部建立“人人有事管、事事有標準，行動有考核”的有秩序的管理氛圍。精細化檔案管理的優勢還在于其具備良好的拓展性，不僅僅保證在當下檔案管理工作中能發揮很好的成效，在管理任務量變更或者管理需求出現調整時，也能快速做出反應。因此在推行精細化檔案管理的過程中，要立足于崗位展開人文管理，加強崗位之間的內部協調交流，以提升管理團隊的應急管理能力[3]。

【結束語】

精細化檔案管理可有效應對當下我國事業單位檔案管理的多種需求，同步提升檔案管理的效率性、安全性和實時性，同時提升檔案數據反饋指導事業單位決策建設的參考價值，這對事業單位優化其管理運作方式，提升社會服務功能具有重要意義，所以事業單位要注重精細化檔案管理的普及推行。

參考文獻：

[1]吳尚蕓.精細化管理在工程檔案管理中的應用[J].城建檔案，2019（08）：72-73.

[2]王西龍，曹景德.檔案精細化管理在檔案管理中的實踐應用探析[J].科技經濟導刊，2019，27（21）：240.

[3]耿玲.醫院檔案精細化管理中“加減乘除法”的應用分析[J].中國衛生產業，2017（15）：147-148.

作者簡歷：2003年12月至2016年1月任職于常州市國土資源局武進分局;

2016年2月至今任職于常州市不動產登記交易中心武進分中心

姓名：羅唯娜 ?出生年月：1979年10月 ?性別：女 ?籍貫：江蘇，常州 ?職務：職員 ?學歷：本科，研究方向：檔案管理