提升軍事職業教育學習檔案規范化管理水平研究

王磊 何苗

（陸軍炮兵防空兵學院 職業教育中心，安徽合肥 230031）

軍事職業教育學習檔案是軍隊人員在軍事職業教育學習活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是軍隊人員特有的檔案，也是個人終身學習檔案的重要組成部分。如何規范管理軍事職業教育學習檔案，使其更好地發揮長遠價值，是值得我們研究的問題。

1.軍事職業教育學習檔案的作用

1.1 為個人學習評價提供詳實依據

軍事職業教育主要依托信息網絡平臺開展在線學習，同時輔以圖書閱讀、課題研究、專業培訓等其他線下學習，是終身持續性的學習過程。學習是一種獲取知識、提升能力的手段，而最終獲取了多少知識、提升了多少能力必須通過學習評價來衡量。學習評價幾乎是開展任何學習項目都必備的一個關鍵環節，目的是檢驗學習者的學習成效，找出差距不足，為下一步的學習指明方向。在整個軍事職業教育學習過程中學習者在注冊賬號、線上學習、線下培訓、課題研究、考試考核等環節中會產生包括紙質、電子等各種形態的材料，這些材料既是對個人學習過程的真實反映，同時也構成了個人終身學習檔案。檔案的基本價值之一便是憑證價值，對學習過程中產生的各種有價值的材料進行全面收集和規范管理，可以為個人學習評價提供詳實依據，助力于實現評價的客觀公正。

1.2 為提升在線課程質量提供重要參考

軍事職業教育學習檔案中有很大一部分是軍隊人員在軍綜網平臺選擇學習在線課程的材料，包括選課情況、課后習題答題情況及考試成績等信息，對這些大數據匯總分析，有助于提升在線課程質量。對選課情況進行分析，可以對比出哪些課程比較受歡迎，哪些課程受眾較少，對于受眾較少的課程，課程建設團隊則要分析具體原因，比如是課程框架設置不夠科學？亦或是課程內容不夠與時俱進、不是學習者急需的等，據此考慮是否需要調整、更新內容，以改進課程質量；對課后習題及考試答題尤其是錯題情況進行分析。例如，通過分析每一道題的錯誤率，從錯誤率較高的題目上可以判斷學員學習中存在的問題和難點在哪一章節，從而掌握學員學習情況，對于普遍存在的難點，則要有針對性地調整課程內容重點，對難點多些講述、輔導，同時適時更新、豐富題庫，不斷提升課程質量，永葆課程生命力。

1.3 為學分銀行建設提供有力支撐

學分銀行是一種模擬或借鑒銀行的功能特點，將不同類型的學習成果以學分的形式進行認定、積累、轉換，方便學生自由選擇學習內容、學習時間、學習地點的管理模式，是目前軍事職業教育學習研究探索的新方向。在學分銀行中，學分和學習成果是一一對應的關系，學分的認定需要學習成果佐證；學分的積累過程就是學習成果的累積過程，學習成果的最終載體是終身學習檔案，學分銀行間接成為集中管理學分及學習檔案的“檔案館”[1]。同樣，軍事職業教育學分銀行建設也必須依托軍事職業教育學習檔案開展，雖然目前還在起步探索階段，學習檔案在建設學分銀行的過程中作用還不明顯，但學分銀行建設和學習檔案收集是一個不斷積累的過程，隨著軍事職業教育學分銀行建設的不斷推進，沒有學習檔案的有力支撐，學分銀行的公信力勢必受到影響。

2.軍事職業教育學習檔案管理中存在的問題

2.1 檔案材料保管意識薄弱

軍事職業教育學習全面推開的時間不長，形成的學習檔案在短時間內還不能顯現出其價值，因此對學習檔案的規范管理還沒有引起重視，檔案材料保管意識薄弱。主要表現在：（1）學習人員檔案意識薄弱，提交檔案不主動、不及時。軍事職業教育學習要求參學人員要制訂個人年度學習計劃并填寫個人學習檔案卡，部分學習者只重視最終的學習評價結果，無視體現學習過程檔案卡的重要性，主觀上認為自己只要完成學習就可以，或是不按時填報學習計劃，或是個人學習檔案卡隨意放置；個別人員還出現在學習檔案卡上隨意涂改、學習檔案卡污損甚至丟失的情況。（2）學習管理員檔案管理意識缺乏。軍事職業教育學習通過各單位在軍綜網平臺，以學習小組形式對本單位及下級單位成員實施樹狀管理，在開展學習的過程中，檔案卡暫時由學習管理員負責管理。學習管理員的首要任務就是指導小組成員按照要求制訂學習計劃并及時填報。有的管理員催交學習檔案卡不及時，對于未交的檔案卡不管不問，任由其拖延時間；部分單位學習管理員發生變動時，學習檔案卡的交接不及時，甚至一度處于無人管理的真空地帶。

2.2 檔案管理制度不夠健全

目前，上級文件中只規定了軍事職業教育實行學習檔案管理制度，并沒有出臺相關的具體規章和制度，在學習檔案的實際管理中仍然存在很多問題。首先是“誰來管”，在學習的不同階段都會產生學習檔案，不同階段的學習檔案應該由誰來管理，沒有明確；檔案管理員的具體工作職責不明晰；學習檔案管理涉及參學單位、教育訓練部門和職業教育中心，不同單位之間存在著工作交叉，如何對這些部門的學習檔案管理工作進行統一，沒有明確規定。其次是“如何管”，一是缺乏檔案資料保管場所的條件要求，檔案應該在哪里保管，是歸屬教學檔案由教育訓練部門集中管理還是由職業教育中心統一管理不明確。二是缺乏歸檔條件要求，學習檔案涉及線上的課程學習、線下的圖書學習、專業培訓、課題研究等過程中產生的各類結業證書和階段性研究成果等，對這些材料的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔方式及保管時間等沒有具體要求。三是“誰監管”，檔案管理是各個單位自行把控，沒有有效監督機制，對檔案管理的質量沒有評估，容易出現檔案管理的各個環節把關不嚴的情況，弱化了檔案的服務效應。前文中提到的人員提交檔案拖延、管理員催交檔案不及時等現象也是缺乏有效監管而出現問題的最好證明。

2.3 檔案管理的信息化程度滯后

軍事職業教育學習檔案是個新生事物，目前其構成主要是紙質版的個人學習檔案卡，采用的還是傳統的、比較落后的手工管理模式，既沒有先進的信息化設備，也缺乏相匹配的管理系統，檔案管理的信息化程度幾乎為零，資源共享更是無從談起。軍事職業教育學習貫穿參學人員的職業生涯，隨著學習的不斷推進，學習的內容更為豐富，學習的范圍更廣，學習方式也更加靈活，相伴而生的檔案種類和數量也會逐年增多，信息量的增大使得學習檔案管理的工作量也逐步加大，單純依靠手工管理的弊端會越來越凸顯，產生諸如工作效率低、不方便信息查詢和資源共享及人員反復接觸檔案材料，加速檔案實體的磨損和老化等問題。

2.4 檔案的利用率較低

檔案利用是指檔案工作者開發檔案資源，傳輸檔案信息，滿足利用者需求的行為過程[2]。對檔案科學高效管理的最終目的是服務于檔案利用，這也是檔案的重要價值之一。“重藏輕用”一直以來都是困擾檔案管理工作的難題，在軍事職業教育學習檔案管理中表現的更為突出。軍事職業教育學習檔案在歸檔后，除了在教育監察及個人考核時顯現出其憑證價值外，大部分時間都是“躺在”檔案柜中，其潛在的信息價值遠遠未被發掘，檔案的利用率較低。

3.軍事職業教育學習檔案規范化管理的對策

3.1 強化檔案在個人學習評價中的作用

對檔案的重視，很大程度上取決于人們的檔案意識。檔案意識是指人們對檔案的性質和價值的認識，對檔案工作的性質、地位和作用的認識，通常會受到檔案認知、檔案利用和檔案價值的影響。當人們對檔案認知有局限，檔案利用少，未發現檔案價值時，自然就難以形成較強的檔案意識，對檔案管理的重要性也就無法產生共鳴。檔案只有涉及人員切身利益時才會被關注，因而要提高對學習檔案管理的重視，必須強化學習檔案在個人學習評價中的作用，凸顯學習檔案的價值。（1）加強日常提醒。軍事職業教育學習是貫穿全年、循序漸進的過程，學習管理員要履行好管理員的職責，定期提醒小組成員整理、保存好學習相關佐證材料，為個人學習評價做好準備。（2）嚴格個人學習評價。在開展個人學習綜合評價時，必須明文規定學習人員必須按時按要求提交、歸檔完整的年度學習計劃及相應的成果證明材料，必須同時滿足上述兩個要求，否則不予成果認定。通過制度約束將檔案意識滲透到人員軍事職業教育學習的全程，在潛移默化中增強人員檔案意識，提升對檔案管理的重視程度。

3.2 建立科學完善的檔案管理制度

任何工作都需要規范的制度作為支撐，軍事職業教育學習檔案管理是一個系統性、長期性的工作，也必須通過相關制度指導各項工作有序規范開展。科學完善的檔案管理制度應該在符合單位自身實際情況的基礎上制定，盡可能完整的涵蓋學習檔案的實體管理、信息管理等方面的工作程序和實施細則。（1）明確職能分工，理順關系，解決“誰來管”的問題。學習檔案從形成到移交涉及很多單位，必須明文規定學習檔案在不同管理階段相關部門和管理人員的關系及職責，防止出現某一環節學習檔案無人管理的情況。（2）建立一套完整的學習檔案管理流程和標準，解決“如何管”的問題。收集、整理、保管、利用等環節是所有檔案管理通用的工作流程，但檔案類型不一樣，具體的工作要求和方法也不一樣。因而需要建立符合學習檔案管理實際的工作標準，對每個工作環節的實施細則做出具體的規定，以保證檔案管理的質量。（3）建立學習檔案管理監督考核制度，解決“誰監管”的問題。監督考核是改進工作作風、提高工作質量、完成工作目標的有效手段。以制度的形式明確監督考核的對象、考核內容、考核方式和獎懲標準，不定期開展學習檔案管理的檢查與抽查工作，對于那些責任不履行、責任不落實、責任執行不到位的行為進行相應的追責[3]，以此提升學習檔案管理工作的質量。

3.3 提升檔案管理信息化水平

先進的信息管理系統是提高檔案科學化管理水平的一個必要手段，隨著軍事職業教育參學人數的不斷增多，產生的檔案信息越來越復雜，面對海量復雜檔案信息的管理，傳統手工管理的方式已經不能滿足現實需要。因此，構建先進的學習檔案管理信息化體系是解決當前學習檔案管理工作中存在問題的必由之路。一般來說，可以從以下3個層面采取措施提升檔案管理信息化水平：（1）加強基礎建設。根據本單位學習檔案管理的實際引入進計算機、快速掃描儀等信息化設備，對已有的紙質檔案進行數字化加工。同時，引入相匹配的軟件管理系統，做好管理模塊的設定，實現對檔案信息的錄入、檢索、統計、分析等功能，為檔案管理信息化奠定基礎。（2）做好系統維護。定期對學習檔案管理系統進行更新和維護，既要提升系統的安全性，也要提升平臺數據處理速度，推動檔案管理者利用信息化系統更好、更安全地開展學習檔案管理工作。（3）實現資源共享。構建軍事職業教育學習檔案管理信息庫，將學院所有人員的學習檔案存放在信息庫中，對數據進行加密保護，設定管理人員訪問權限，并通過信息安全認證、信息傳輸加密等方式[4]，在保證信息安全的前提下方便數據資源共享。

3.4 加強檔案信息的利用

檔案利用是整個檔案管理工作的最終環節，是檔案工作的最終目的，也是檔案信息資源潛在價值得以實現的過程。加強檔案信息的利用要做好以下幾點：（1）強化服務理念。檔案的利用功能在很大程度上依賴于檔案工作者的履職盡責來實現，因此對檔案工作者來說，必須強化服務至上的理念，提升學習檔案在各個管理環節尤其是著錄方面的工作質量，變被動為主動，為利用工作打下良好的基礎。（2）加大學習檔案信息資源的開發力度。檔案的利用率主要取決于對檔案信息資源挖掘的深度和廣度，學習檔案主要是反映人員學習情況的數據，對這些大數據匯總分析，可以看出人員的選課趨勢、考核情況、存在問題和矛盾困難等，間接為在線課程建設團隊在完善課程內容、提升課程質量等方面發揮輔助決策的作用。檔案工作者必須準確把握用戶需求的發展趨勢，開闊視野和思路，不斷優化檔案信息資源開發，切實提升檔案提供利用服務水平[5]。

軍事職業教育學習檔案管理工作是一項細致又復雜的工作，要想提升學習檔案管理的質量和效率，必須要提升該項工作的重視程度，制定健全的管理制度，并且還要加強信息化建設，深度開發檔案信息資源，充分發揮檔案的作用，才能夠推動學習檔案管理走向更加規范的方向。