醫院文書檔案管理創新的有效途徑研究

郝付波

摘 要：醫院文書檔案管理是保證醫院整體管理水平穩定提升的主要因素，醫院文書檔案管理工作能夠促使醫療水平獲得快速發展，使得醫療管理體系逐漸完善，由此能夠看出醫院文書檔案管理的重要性，而管理創新是如今任何一個領域發展的主要趨勢。基于此，本篇文章針對醫院文書檔案管理需要遵守的標準及其特征進行分析，在此基礎上探究醫院文書檔案管理創新的有效途徑，旨在促使醫院獲得更加穩定的發展。

關鍵詞：醫院文書檔案管理;創新;有效途徑

醫院在開展各項管理及各種臨床研討會的過程中，都需要通過文字方式記錄一系列內容，這些臨床研究記錄、科研實踐、重要文件等內容共同組成了醫院文書檔案，醫院文書檔案管理對于醫院內部順利運行存在著直接關系，甚至對于整個醫院的安全性產生一定程度的影響。因此，醫院一定要高度重視文書檔案管理工作，還要做到在現代化背景下積極創新醫院文書檔案管理工作，保證醫院文書檔案管理效果。

一、醫院文書檔案管理需要遵循的原則

1.標準性原則

醫院文書檔案管理工作主要是通過醫院臨床會議、科學研究、日常協議以及委托書等公文逐漸轉化而來，因此醫院文書檔案管理工作為醫院正常穩定運行奠定了良好基礎，為了保證醫院文書檔案管理效果，促使醫院文書檔案應用效率快速提升，醫院需要高度重視提高文書書寫的質量及效率。第一，醫院文書檔案書寫時，要選擇運用較為優質的書寫材料、工具等，尺寸應當符合國家相關標準，醫院文書制發應當建立在國家審批權限基礎上，同時還要充分重視在書寫任何醫院文書的過程中都要標注日期，要保證其真實性。第二，醫院文書書寫格式一定要做到標準化以及統一化，同時在開展醫院文書檔案管理工作過程中需要運用現代化先進的管理理念以及管理技術等。

2.規范性原則

在開展醫院文書檔案管理工作過程中，應當根據醫院文書檔案管理工作實際情況及具體要求制訂出一套科學、合理、規范完善的管理流程，并在此過程中能夠充分體現出文檔立卷的時效性以及完整性，對于醫院文書檔案管理工作加以合理并充分分配，并對其管理時間進行科學劃分，將各種形式的醫院文書檔案存儲材料進行對比分析，進而保證醫院文書檔案材料的準確性。除此之外，值得注意的是醫院文書檔案管理人員一定要注重運用適合自己并且科學合理的管理手段，以此能夠方便自身更加高質量地完成醫院文書檔案管理工作。

3.保密性原則

以往傳統的醫院文書檔案通常都是以紙質形式存在，在長久性的存儲下對于紙質檔案具有一定隱患。同時，隨著科技、經濟的迅速發展，促使醫院文書檔案的存儲工作更加趨向電子形式，因此涉及醫院文書檔案管理工作的保密性原則。第一，要想保證醫院文書檔案的原始性，應當充分重視醫院文書檔案紙質管理，加強紙質檔案管理工作，同時也要高度重視電子形式的醫院文書檔案存儲，無論是電子形式還是紙質形式，兩者都存在著十分積極且重要的作用。第二，加強紙質文書檔案的保密性以及電子形式文書檔案的加密性。應當在電子形式醫院文書檔案存儲過程中運用各種先進的安全技術，提高醫院文書檔案的加密性，還要注重對各種與醫院文書檔案管理相關的電子設備等采取安全措施。

二、醫院文書檔案管理的特殊性

第一，醫院文書檔案內容存在著復雜化特點。醫院文書檔案載體十分豐富，能夠將醫院內部各個部門工作開展的實際情況充分體現出來，包括醫療、行政管理以及科技檔案等，醫院文書檔案內容存在著非常多樣化的特征。第二，醫院文書檔案的形成過程就是其管理工作的全過程，醫院文書檔案管理工作包括文書檔案的存儲、整理、借閱以及立卷等。除此之外，醫院文書檔案管理工作的開展是建立在文書檔案的基礎上，針對文書檔案開展一系列的管理、檢索以及統計工作，由此能夠看出文書檔案以及醫院文書檔案管理存在著不可分割的重要地位。

相比較于普通機構的文書檔案管理工作而言，醫院文書檔案管理工作具備非常強的特殊性，主要體現在以下三個層面，一是醫療業務指導性文書檔案比較多，文書檔案的更新速度非常快。醫院會設置非常多的科室，每一個科室都承擔著不同的工作內容，醫院文書檔案能夠使醫療工作的開展具備非常強的規范性以及指導性，能夠使醫療工作更好、更加穩定地開展。二是崗位（職稱）晉升相關文書檔案較多。在醫院每年都會出現大量的醫院工作人員晉升職務及評聘職稱，不僅如此，醫院每年聘請新的工作人員數量也非常多，這種情況下不僅大大增加了醫院人力資源管理的工作內容，醫院文書檔案的數量也在不斷增加。三是教學科研相關文書檔案較多。醫院與其他政府機構相比，醫院的教學科研工作存在著至關重要的作用，每年醫院的相關醫療工作人員都需要參加培訓教育、進修以及參加各種醫學會議。四是業務類文件檔案數量要遠遠超出行政類文件檔案數量。在醫院正常運行過程中，所有的醫療工作開展都需要建立在臨床醫療服務的基礎上，醫院的主要業務體現在醫療保健服務方面，當然存在一定程度上的黨務工作。

三、目前醫院文書檔案管理工作存在的問題

1.缺乏完善的文書檔案管理制度

健全完善的文書檔案管理制度是醫院順利開展文書檔案管理工作的前提和基礎，還是確保文書檔案管理工作質量得以提升的重要條件。但是從當前各大醫院的文書檔案管理制度建立情況來看，大部分醫院在建立文書檔案管理制度的過程中并沒有綜合考慮自身文書檔案管理的實際工作狀況，還有部分醫院仍舊沿用著傳統的人工管理方式，對信息化管理平臺的使用率不高，這都是由于醫院的文書檔案管理制度不夠完善，從而拉低了文書檔案管理的工作效率，阻礙了醫院文書檔案管理工作的現代化發展。

2.醫院對文書檔案管理工作不夠重視

文書檔案管理是醫院管理工作中的重要組成部分，文書檔案管理工作水平的高低對于醫院的發展方向具有直接影響。但是在醫院文書檔案的實際管理工作當中，管理人員對文書檔案管理工作的重視程度嚴重不夠，沒有充分認識到文書檔案管理工作對于醫院發展的重要作用，促使醫院文書檔案管理工作的實際水平得不到有效提升，間接影響了醫院的全面發展。首先，作為醫院的管理層，其對醫院文書檔案管理工作的重要性以及必要性有所忽視，并沒有按照醫院的具體情況制定對應的標準及規定，致使實際的文書檔案管理工作無法得到真正落實。然后，從事文書檔案管理的工作人員缺乏對于自身價值的正確認識，影響了自身工作積極性的提升，導致在實際工作中的配合度以及協調度都明顯降低，最終使得文書檔案管理的整體工作效率有所下降。

3.醫院文書檔案管理的工作基礎比較薄弱

薄弱的醫院文書檔案管理工作基礎是阻礙文書檔案管理進行創新的重要因素。當前部分醫院的文書檔案管理基礎都普遍薄弱，加之高素質的優秀專業人才比較匱乏，繼而引發了一系列的文書檔案管理問題，不利于醫院文書檔案管理整體工作質量的提升。除此之外，由于對于文書檔案管理工作的要求比較低，所以實際的文書檔案管理工作難以跟上當今時代發展的腳步，造成了與時代發展嚴重脫節現象。這就給醫院文書檔案管理工作效率與工作質量的提升帶來了消極影響。

四、醫院文書檔案管理創新的有效途徑

1.文書檔案管理意識的創新，促使服務質量有效提高

理念決定行動，理念決定成果。為了能夠真正做到創新醫院文書檔案管理工作，先要做到從理念入手。在此基礎上，醫院需要對各部門工作人員加強醫院文書檔案管理創新意識，特別是針對醫院文書檔案管理工作人員，使醫院所有工作人員都能夠充分重視其管理工作，都能夠積極配合開展醫院文書檔案管理工作。值得注意的是，在此過程中還應充分重視加強醫院文書檔案管理人員的思想教育，使其工作理念得以創新，進而確保各種創新管理工作手段以及工作形式等得以有效落實，使醫院文書檔案管理水平獲得有效提升。為了能夠達到以上目的，醫院可以充分借鑒國內外先進的醫院文書檔案管理經驗，促使醫院文書檔案管理人員的管理意識得以創新，并且還要注重在此過程中融入第三方審核方式，以此保證醫院文書檔案管理工作獲得全面的監督管理。不僅如此，在實際工作開展中還需要嚴格落實獎懲制度，在提升醫院文書檔案管理人員工作積極主動性的同時，避免出現徇私枉法行為，確保醫院文書檔案管理工作得以優化。

2.文書檔案管理機制的創新，促使管理水平有效提升

落實開展管理機制是保證醫院文書檔案管理工作順利開展的基礎條件，為了能夠確保醫院文書檔案管理機制得以創新，醫院一定要充分重視積極吸取各行業、各國家在醫院文書檔案管理工作方面所取得的先進經驗、管理技術及管理方法等，在此基礎上根據醫院文書檔案管理工作的實際情況以及需求，充分有效利用其先進的豐富管理經驗，一定要充分重視制訂出符合自身的醫院文書檔案管理機制規章制度，保證醫院文書檔案管理工作有章可循，更加明確工作方向。除此之外，還需要積極引入先進的醫院文書檔案管理技術及管理理念等，構建更加完善、科學、合理的醫院文書檔案管理信息系統，保證醫院文書檔案管理工作更加符合當今社會對檔案管理工作所提出的要求。不僅如此，還要充分重視醫院文書檔案管理工作的權責制度，將權責落實在具體的工作人員身上，保證在開展醫院文書檔案管理工作過程中，如果出現問題能夠做到有人承擔責任，這也是開展醫院文書檔案管理工作最為基本的管理需求。

3.文書檔案管理隊伍的創新，提高工作人員綜合素質

醫院文書檔案管理人員是開展醫院文書檔案管理工作的基礎，是主體，對于醫院文書檔案管理工作質量以及工作效率存在著直接影響。因此，想要真正實現醫院文書檔案管理的創新，需要從醫院文書檔案管理隊伍入手，真正達到創新目標，使檔案管理創新充分發揮作用。與此同時，還能夠使醫院文書檔案管理工作的整體安全性得以充分保障。在此基礎上，醫院需要構建具體、高效的激勵措施以及培訓教育體系。首先，要開展思想政治教育，保證醫院文書檔案管理人員具備更加科學嚴謹的工作態度，樹立良好的工作意識，促使醫院文書檔案管理人員充分重視檔案管理工作。其次，應加強培養醫院文書檔案管理人員的信息技術能力，保證其能夠科學、合理、有效地運用信息技術來開展醫院文書檔案管理工作。最后，醫院需要積極組織工作人員開展溝通交流，共同分享工作成果和經驗，共同探討在實際管理工作過程中出現的問題，積極探索科學、合理的有效解決措施，促使醫院文書檔案管理工作效率有效提升。

4.文書檔案管理模式的創新，充分重視運用信息技術

醫院文書檔案管理創新是現今醫院文書檔案管理工作開展的重點，特別是隨著網絡技術、信息技術等各種先進技術的發展，各種先進的技術形式已經逐漸深入醫院文書檔案管理工作中，對醫院文書檔案管理工作的開展存在著至關重要的現實意義。同時，更是保證醫院文書檔案管理安全性的關鍵所在。因此，在實際開展醫院文書檔案管理工作的過程中，醫院需要對管理平臺加以不斷更新，如果當前的管理平臺不能夠滿足醫院對于檔案管理工作的實際需求，那么需要積極引進先進的技術形式。值得注意的是，醫院應當重視引入自主規劃模塊，以此構建分支的管理平臺，確保不同類型的醫院文書檔案能夠實現更加具備針對性的管理工作。醫院文書檔案具有不同的重要性，應當將其劃分在不同等級當中，并設置不同的權限等級，保證為后期進行醫院文書檔案的查找、調用工作奠定良好基礎。對于最為重要的醫院文書檔案，只有醫院內部的最高級別部門能夠使用，以此類推，在開展醫院文書檔案管理工作過程中分級越是明確，那么其管理工作就更具備針對性。此外，在針對積極運用信息技術加強醫院文書檔案管理模式的創新過程中，一定要充分重視安全技術的運用。信息技術存在非常強的開放性，只有建立在安全技術的支持作用之下，才能夠保證醫院文書檔案的安全，才能夠避免醫院文書檔案出現被惡意篡改、黑客入侵等問題發生。因此，能夠看出先進安全技術的運用對于醫院文書檔案管理工作來說十分重要。

5.文書檔案管理制度的創新，規范文書檔案管理工作流程

醫院要想實現文書檔案管理工作的有序發展，就必須創新文書檔案管理制度，從而對文書檔案管理的工作流程進行規范。首先醫院需要在綜合考慮自身發展的實際情況之后，有針對性地來進行文書檔案管理制度的創新，做好細節工作的相關規定，使工作人員在進行文書檔案管理的過程中能夠有所依據，能夠為醫院文書檔案管理的創新工作奠定堅實的基礎。一方面，醫院要做好文書檔案立卷制度的創新，要求檔案管理人員嚴格按照年限對醫院文書進行歸檔，并與實際的檔案管理情況進行有機結合，從而完成好文書檔案的分類管理，為文書檔案使用者查閱并使用檔案資源提供了更加便利的條件。另一方面，對于醫院里已經沒有保存價值的文書檔案，工作人員要積極創新檔案銷毀制度，在銷毀制度的指導下進行銷毀，保證對醫院文書檔案的管理工作具備科學性與全面性。最后一個方面，醫院還要加強對文書檔案借閱制度的創新，重新明確進行文書檔案借閱的具體操作流程，同時在制度中還要進一步規定違反借閱條款后相應的處罰措施，從而提升醫院文書檔案的安全性與完整性，進而增強文書檔案管理工作的實效性。

五、總結

總而言之，要想實現醫院文書檔案管理創新，要高度重視醫院文書檔案管理意識創新，然后在此基礎上探究各項有效策略，使醫院文書檔案管理能夠滿足現代化社會發展要求，能夠充分發揮其作用，為醫院長期穩定發展提供積極的促進作用，促使醫院發展水平及能力獲得有效提升。

參考文獻：

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（作者單位：濟南市長清區人民醫院）