淺談提高醫院檔案管理科學化水平的創新路徑

李文清 韓寶海

摘 要：隨著我國社會經濟的發展，醫療保障體制日趨完善，醫院要想實現穩定可持續發展的目標，就要充分重視自身內部的檔案管理工作。在我國“十二五”衛生信息化發展規劃中指出，醫療衛生事業的發展不僅關系著廣大民眾的健康，同時也是一個十分關鍵的民生問題。為此，醫院要不斷提高檔案管理的科學化水平，并在此基礎上進一步完善我國的醫療衛生保障體制，促進醫院的長遠發展?；诖?，本文主要就提高醫院檔案管理科學化水平的創新路徑展開了分析與探究。

關鍵詞：醫院;檔案管理;科學化水平的創新路徑

早在我國“十二五”衛生信息化發展規劃中指出，醫療衛生事業的發展不僅關系著廣大民眾的健康，同時也是一個十分關鍵的民生問題，為此醫院要不斷提高檔案管理的科學化水平，并在此基礎上進一步完善我國的醫療衛生保障體制，促進醫院的長遠發展。基于此，醫院在開展醫療、科研、藥品及衛生管理的過程中會形成多種類型的文件，被統稱為醫院檔案。隨著國家層面醫療改革的進一步深入，醫院自身的信息化建設不斷深化，人口健康信息化框架初步形成，全員人口信息數據庫、電子病歷數據庫、電子健康檔案數據庫支持公共衛生、計劃生育、醫療服務、醫療保障、藥品供應保障和綜合管理等功能，醫院的信息化建設必須緊跟國家信息化規劃要求，科學提高醫院檔案管理科學化水平。一般情況下，醫院的檔案不僅可以為本院各項工作的開展提供相關依據，同時也能夠為各項領導決策的制訂提供有關參考，屬于較為寶貴的資料。隨著我國信息化技術的持續發展與完善，人們對于醫療服務的質量及效率的要求也越來越高。在這一背景下，醫院要進一步加強檔案管理工作，以此來有效提升醫療服務的質量與服務水平。

一、提高檔案管理科學化水平的必要性

1.節省檔案管理成本，規范檔案管理工作

一方面，持續推動醫院檔案的科學化管理，不僅可以有效減少檔案管理過程中的紕漏與不足，同時也能夠有效降低檔案管理成本。為此，檔案管理人員在日常工作中要嚴格遵循醫院的規章制度與檔案管理流程，開展高質量的檔案管理工作，以此來降低檔案管理中的物力、財力以及人力等多方面的資源消耗，實現檔案管理節約成本的基本目標;另一方面，檔案管理科學化水平的提高，有利于醫院對檔案管理人員的管理行為進行有效規范，可以有效避免檔案損壞或者遺失等情況的發生，進一步提升檔案資源的準確性、完整性與真實性，提高檔案管理的實效性。

2.發揮檔案資源決策咨詢作用，推動醫院長遠穩定發展

作為一項重要的信息憑證，檔案資源不僅詳細、系統地記錄了醫院開展各種業務及管理工作的相關內容，同時也是醫護人員是否認真履行自身職責的主要證明。為此，提高檔案管理的科學化水平，一方面可以大大提升醫院檔案的檢索效率，最大程度發揮檔案在醫院決策咨詢中的優勢與作用。與此同時，醫院管理人員以及基層員工也可以通過查閱檔案資料，制訂出更加科學可行的決策方案，或者是合理擬定下一步的工作計劃，以此來提高醫院總體的運行效率。另一方面持續深化醫院檔案的科學化管理工作，還可以在醫療體制改革的背景下，滿足醫院在轉型升級過程中對于信息的需求，進而促進醫院實現更加高質量的發展目標?？偟膩碇v，醫院要高度重視檔案管理的科學化水平，并且要不斷增強檔案管理的實效性，以此來進一步發揮檔案資源管理的實際效用。

二、醫院檔案管理中存在的不足

1.檔案管理理念較為落后

近些年來，隨著我國網絡技術與計算機信息技術的持續發展與完善，人們的生活與工作方式也發生了翻天覆地的改變。但是，部分醫院在開展檔案管理工作中所應用的管理方式仍舊較為傳統，且部分檔案管理人員的管理理念也相對較為落后。一般情況下，醫院開展檔案管理工作的主要目的是詳細記錄與管理每位患者的就醫信息，包括醫務人員的詳細資料，這不僅十分有利于醫院不斷改進自身的服務質量，同時也能夠為患者提供更好的就醫環境。但根據目前的情況來看，多數醫院仍舊沒有正確認識到科學管理檔案對于提升醫院服務質量的重要性，且片面地認為檔案管理就是簡單完成醫院各種信息及數據的保管，在一定程度上降低了檔案管理的目的性，也無法充分發揮檔案管理的實際價值。

2.缺乏專職的檔案管理人員

近年來，隨著病患數量的不斷增多，多數醫院都已經將日常管理工作的重點放在了如何提高醫務人員的綜合能力，忽視了檔案管理人員的素質管理。有調查研究顯示，我國大部分醫院沒有聘用專業的檔案管理人員來負責檔案管理工作，多數情況下是由兼職人員來負責檔案管理工作。與此同時，由于兼職人員的文化水平較低、缺乏專業的檔案管理知識，并且沒有接受過統一的培訓，這就導致醫院的檔案管理工作無法得到有效落實。

3.缺乏完善的檔案管理制度

由于大多數醫院沒有對原有的檔案管理制度進行創新與完善，這就導致檔案部門所采用的檔案管理制度仍舊較為滯后，且主要表現在無法明確檔案管理人員的具體職責，降低了檔案管理效率，沒有構建科學統一的檔案管理系統。與此同時，醫院也沒有將檔案部門規劃到日?？荚u管理制度的目標當中，這就導致其日常管理工作較為混亂，多數職工的檔案都沒有得到統一管理，而是散落在各科室。這不僅十分不利于檔案的調閱，同時也會埋下較大的檔案信息安全隱患。

4.檔案利用率低

醫院在開展日常管理工作中，經常會忽視檔案管理，并且會片面地認為檔案管理工作的主要職責只是保存好資料，并沒有意識到要對檔案資料進行有效開發與利用。這就會導致檔案管理人員在對各種檔案資料進行管理的過程中，多處于被動的工作狀態，而在日常工作中也不會積極主動地引導各科室對檔案信息進行高效利用，更無法根據醫院的發展歷程對有價值的檔案信息資源進行開發利用導致醫院檔案的利用率不高。

三、提高醫院檔案管理科學化水平的路徑

1.及時更新檔案管理理念

檔案管理理念的轉變會直接影響到檔案管理人員的行為。為此，在日常工作中要想進一步提升醫院檔案管理的科學化水平，就要積極轉變傳統滯后的檔案管理理念，并結合當前時代發展的要求，進一步明確檔案管理對于醫院長遠發展的多重優勢與應用價值。與此同時，醫院也要適當引進先進的檔案管理設備，以此來輔助先進的檔案管理理念，充分發揮檔案管理的實際價值，為醫院的穩健發展奠定良好的發展基礎。另外，醫院要幫助檔案管理人員樹立強烈的管理服務意識，以便檔案管理工作可以有效滿足醫院各部門對于檔案利用的具體需求，以此顯著增強檔案管理工作的服務能力，并在未來工作中為醫院各科室提供更加全面與專業的檔案服務，將檔案的應用價值發揮到最大。

2.提升檔案管理人員的綜合能力

首先，醫院要樹立“以人為本”的人才管理理念，加強對專職及兼職檔案管理人員的培訓，進一步明確檔案管理人員的工作職責，幫助其掌握更為科學的工作方法，提升其綜合素養。其次，醫院也要為檔案管理人員提供更多與同行進行交流與學習的平臺，擴寬其眼界與知識面。最后，醫院也要對檔案管理人員提出更為嚴格的要求，要求其主動參與到醫院的各項活動當中，與各科室、部門保持有效溝通，主動了解與掌握醫院發展的歷程，并認真做好檔案資料信息的收集、整理工作，以此來打造一支更為專業化的檔案管理團隊，大大提升醫院檔案管理工作的科學化水平。

3.完善檔案管理制度

醫院在開展檔案管理工作過程中，經常會表現出條理性與嚴謹性等特點。完善醫院當前的檔案管理制度，是保證其檔案管理人員能夠順利完成檔案管理工作與任務的重要前提。為此，醫院就要著眼于當前實際，結合我國相關的法律法規，制訂完善的檔案管理制度與獎懲制度，合理構建監管系統，以此來實現檔案信息的標準化與科學化管理。與此同時，醫院也要對如下制度體系進行完善。第一，要完善檔案收集體系，明確各部門的具體職責，加大檢查監督的力度，確保各科室及部門可以及時、完整地上交各種檔案信息。第二，要健全檔案分類體系，要求檔案管理人員要根據類別與性質的不同，對檔案實施分類。第三，要完善檔案保管體系，制訂與檔案管理部門有關的責任制度，并安排專業的工作人員，對檔案存放狀況以及檔案室設施的維護情況進行定期檢查，以此確保醫院的檔案管理工作能夠得到有序落實。

4.積極引進先進的管理設備，提升檔案管理效率

隨著我國信息技術的廣泛普及與應用，各個行業均得到進一步發展，現代化設備也得到了更加廣泛的應用。為此，醫院要想持續推動檔案的科學化管理，就要緊隨時代發展的腳步，加強檔案管理的信息化建設，提高檔案管理的實效性。目前，傳統的手寫檔案、紙質檔案以及手工搜集方式已經無法滿足當前社會發展的實際需求，且存在較多不足，因此就需要利用電子檔案來有效彌補傳統檔案的各種不足。首先，醫院要充分重視現代化先進技術的應用，并借助網絡技術與計算機技術來構建科學、高效的電子檔案管理模式，以此來實現醫院檔案資源的共享，增強檔案的可利用價值，而不是像傳統的檔案管理模式一樣，將檔案只是保存起來。同時，電子檔案管理模式的建立還可以在檔案的整理、搜集、使用與保存等多個環節發揮作用，尤其是在檔案檢索環節當中，利用電子檔案管理模式就可以通過關鍵詞來快速查詢到自己想要的檔案信息。其次，醫院要充分應用現代化技術，進一步加強檔案管理工作，確保檔案信息的完整性。在有條件的情況下，醫院可以利用光學技術等更為先進的技術來提高檔案管理的儲存密度與保存效率。與此同時，醫院還可以借助數字化技術來更加全面地完善檔案管理工作。例如，較為常見的身份識別與認證技術、數字加密技術、數據庫技術與掃描技術等，這些先進的數字化技術不僅可以把醫院內部檔案資料轉變成數字檔案，同時也十分有利于檔案信息的及時更新，對各類資料信息實施更加合理地分類處理與高效整合。最后，醫院要適當引進現代化的檔案管理設備，構建體系化的檔案管理模式。在具體建設時，要針對部門銜接、檔案資料以及內部流程實施一體化建設，以此來大大增強醫院檔案的兼容性與通用性，提高檔案管理的效率與科學化水平。

5.深入研究檔案管理的應用價值

第一，要加強歸檔電子文件的管理。充分利用醫院內部網絡資源的共享功能，對歸檔電子文件進行全面利用，以便直接轉換上級來文以及各科室所生成的各類文件，并將其歸納到醫院內部的檔案數據庫中，進而實現電子文件與紙質文件的同步歸檔，進一步完善醫院內部的辦公自動化系統。

第二，要加大硬軟件等基礎設施的資金支持。這就要求醫院要結合自身實際，依據設備適當延伸、超前、填平補齊等原則，對現有的設施進行高效利用。同時，也要合理引入技術，有計劃地采購設備。例如，圖文影像掃描、數據庫服務器等多種設備。

第三，要利用醫院內部網絡，構建符合醫院現狀的檔案信息網絡，并提供多種功能服務。例如，遠程檢索光盤、電子郵件、聯機查詢公共目錄等服務，同時也要提供檔案信息咨詢等服務，以此來為廣大用戶定向提供更為具有交互性的信息咨詢服務。另外，檔案管理人員也要利用各種先進的信息技術對檔案信息進行深度提煉、加工與挖掘，以便為醫院提供經過2次、3次加工的信息產品，大大提升醫院檔案管理水平與服務質量，充分發揮檔案的實際效應，為醫院創造更大的經濟效益。在當前背景下，醫院要在檔案管理工作中合理引入網絡技術，構建系統的檔案網絡管理平臺，在平臺中設置多個模塊，幫助醫院順利實現檔案分類管理。

第四，檔案管理人員要借助網絡分析軟件對醫院檔案信息及有關數據進行深度分析與高效整理，以此來實現檔案的深層次開發。首先，要利用互聯網信息技術對醫院檔案實施集中管理，在簡化檔案管理流程的同時，增強檔案管理的高效性與科學化。同時，醫院醫護人員也要借助各種社交軟件來進行數據資料的傳遞與共享，以此來全面提升檔案的使用率。對于傳統的檔案管理模式來說，紙質檔案就會占據較大的空間，且對于環境的要求也較高，再加上檔案的查閱與傳遞大多是由人工來完成，這就導致檔案管理工作在空間與時間等方面受到極大限制，顯著降低醫院檔案管理的總體效率。隨著信息化技術的普及與應用，檔案管理人員通過電子數據形式將醫院的各種檔案存放到電腦當中，這不僅可以將醫院檔案室的更多空間節約出來，同時也能夠避免檔案遭受氣候與環境等多種因素影響，大大提升檔案管理質量。除此之外，信息化技術在檔案管理中的應用，可以大大加強對檔案信息的保護。例如，為了避免檔案室內部管理系統遭受惡意攻擊，可以在檔案室的電腦中安裝防火墻，以此來進一步提高檔案管理的安全性。

四、結束語

總而言之，在我國社會持續發展與創新的大環境下，醫院要想實現更好、更快的發展，為患者提供更為優質的服務，就要進一步提高內部檔案管理工作的科學化水平。節省檔案管理成本，規范檔案管理工作，發揮檔案資源決策咨詢作用，推動醫院長遠穩定發展是提高檔案管理科學化水平的首要目的。針對檔案管理理念落后、缺乏專職的檔案管理人員、檔案利用率低以及檔案管理制度不健全等一系列問題。一方面，檔案管理人員要積極更新檔案管理理念，不斷提升自我的綜合素質與專業能力;另一方面，醫院要對現有的檔案管理制度進行完善，結合實際需要來合理引進先進的管理設備，不斷提升檔案管理效率，加大對檔案管理應用價值的深度挖掘，要加強歸檔電子文件的管理，要加大硬軟件等基礎設施的資金支持，要利用醫院內部網絡，構建符合醫院現狀的檔案信息網絡，并提供多種功能服務。借助網絡分析軟件對醫院檔案信息及有關數據進行深度分析與高效整理，以此來實現檔案的深層次開發，全面推動醫院的穩健發展。

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（作者單位：1.濰坊市中醫院;2.濰坊職業學院）