高校檔案數據挖掘與信息服務研究

文/大連大學檔案館 李龍鳳

檔案信息資源具有開放性、多元性、分散性、繁雜性等特點，特別是隨著高校的轉型發展，高校檔案的規模日益擴大，對高校檔案管理能力提出了全新要求。2016年出臺的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中，十分明確地指出，要加強大數據技術、人工智能技術、智能樓宇技術等的應用，全面推進高校檔案管理信息化建設，深入挖掘高校檔案信息資源，不斷提高高校檔案的服務能力。可以說，高校檔案數據化建設，以及相關管理模式的革新，已經成為新時代高校檔案管理改革的主要方向。因此，如何挖掘檔案數據并提取利用檔案信息資源，成為高校檔案數據化建設的核心要義，需要引起足夠的關注與重視。

一、高校檔案數據化建設的必要性

近年來，隨著“雙一流”大學、智慧校園等戰略的推進，高校檔案規模急劇擴張，我國高等教育事業正處于快速發展階段，在為現代化建設提供人才助力的同時，也衍生了大量的檔案數據，進一步加大了高校檔案管理的難度與壓力。近年來，盡管高校檔案在數字化建設方面取得了顯著成就，但依然沒有完全擺脫傳統檔案管理模式的束縛，還離不開大量的人工介入，導致高校檔案開發利用存在一定的滯后性、主觀性，未能發揮高校檔案的優勢作用，無法滿足智慧校園建設的現實要求。

面對全新的檔案管理形勢，高校檔案管理者必須轉變思維，加強大數據技術的下沉應用，不斷提高檔案數據挖掘利用能力，全面改善高校檔案業務結構，切實提高高校檔案綜合服務能力。數據化建設能夠有效解決檔案信息收集、存儲、轉化的問題，而那些高價值的檔案信息只有通過數據化轉化才能進行智能化、動態化挖掘利用，同時能夠完成對多源異構低價值檔案信息的多維整合與開發，為高校轉型發展提供規劃方面的檔案支持。大數據時代，只有實現檔案數據化，才能實現檔案數據的深層次挖掘，才能全面提取檔案信息資源，這是未來高校檔案管理的必然趨勢。但需要明確的是，在高校檔案數據化建設中，檔案數據的挖掘與利用只是高校檔案業務的構成，并不是高校檔案管理的全部，需要把握兩者的邏輯關系，以確保相關工作的合理性。

二、高校檔案數據化建設的現實價值

數據化能夠完成檔案信息由簡單機讀到智能分析的轉變，是數字化建設的升級迭代，也是未來智能化轉型的基礎，對提高高校檔案管理水平、服務水平有著非常重要的現實價值，具體來講，其價值集中體現在以下三方面：

（一）有助于實現高校檔案智能化開發。高校檔案信息資源的挖掘利用始終是高校檔案管理的重點，單純依靠數字化技術是無法完成檔案數據智能識別與處理的，這就導致高校檔案信息處于數據領域之外，無法真正提取其內在有價值的信息資源。隨著檔案數字化建設的逐步完成，高校檔案管理者借助數字化技術基本實現了檔案信息的數字化轉錄與存儲，且體量日益加大，開始出現“內卷化”傾向。簡單來講，大量高校檔案以PDF、圖片、文檔等形態存儲于計算機中，但無法對其進行有效挖掘利用，投入與產出比越來越大，甚至成為“累贅”。而數據化建設則帶來了新方向、新突破，不僅帶來檔案信息與檔案實體的獨立發展，打破了傳統檔案存儲格局，而且實現了檔案信息的多層挖掘、有序組織和深度開發。借助大數據技術對高校檔案數據進行挖掘，進而提取有價值的信息資源，然后進行深入研究和規律總結，完成檔案信息從基礎載體向價值文本的轉化，同時為后續檔案信息的多維度整合、智能化處理夯實基礎。

（二）有助于提高高校檔案綜合服務能力。高校檔案的服務功能主要體現在檔案查閱、展覽、推送、參考咨詢、跨館出證等，但在碎片化、移動化、個性化閱讀的全媒體時代，這些服務顯然是無法滿足受眾實際需求的。傳統檔案管理中，檔案信息的利用通常建立在檔案內容初步掌握的基礎上，但面對龐雜的檔案內容，這一前提條件已經不復存在，特別是在定期更新的語境下，想要初步全面及時地掌握檔案內容，更無異于“天方夜譚”。因此，高校檔案管理者要及時了解受眾需求，并以此為導向調整服務方式，增強高校檔案服務的精準性與知識性，由供給導向轉向需求導向，切實提高綜合服務能力。而數據化建設就是實現上述目標的重要路徑，在智能收集與分析檔案信息的前提下，借助大數據技術對受眾身份、習慣、傾向、言行等數據展開動態智能研判，精準繪制受眾圖像，然后通過定向推送實現檔案服務的全面匹配、多維輸出，真正提高高校檔案綜合服務能力。

（三）有助于提高高校檔案智能管理水平。傳統高校檔案管理大多依賴于著錄標引深度、文件目錄、專題指南、案卷目錄等的編制，操作難度較低，是后期保存、管理的重要基礎。但該工作的人力投入較大，且基本都是簡單的信息整合，無法對檔案蘊含的復雜信息和語義關系進行識別、界定，使得高校檔案管理水平較低。而檔案數據化建設則能夠有效解決這一問題，借助大數據技術能夠完成檔案內蘊價值的挖掘，并實現智能化檢索、智能化匹配、智能化服務等，真正提升智能管理水平。另外，基于元數據實施的智能標引，能夠對檔案數據實施快速精準的關聯分析、聚類分類，然后在信息技術加持下，以預設模型和流程為依托，完成檔案信息的智能感知、記憶、分析等工作，真正將檔案信息轉變為能夠任意檢索與分析的數據。屆時，檔案初步管理工作可以完全擺脫人工模式，進而釋放更多人力效能，優化隊伍結構，為高校檔案管理改革提供更多保障。

整體來講，高校檔案數據化建設，有利于實現高校檔案信息的深度挖掘與整合，有助于實現檔案信息的多維開發與深層利用，是實現檔案信息價值最大化的核心路徑。

三、高校檔案數據化建設面臨的困境

高校檔案數字化建設的全面推行，為高校檔案數據化建設提供了重要支持，增強了其實施的可行性，但受種種因素制約，高校檔案數據化建設還面臨著客體維度和主體維度的雙層困境，需要進行客觀審視與思考。

（一）客體維度的困境審視。高校檔案數據來源不一，并由此形成了規模大、差異大、范圍廣、價值不一等特點，而這為高校檔案數據化建設帶來了許多難題。具體來講，當前高校檔案數據化建設的客體主要包括三個：第一，原有紙質檔案數字化建設所形成的數據和元數據，以及已經歸檔的聲像電子數據；第二，校內其他部門及系統產生的應用數據，包括OA辦公系統的上級文件、內部文件的電子文件及元數據，還有招生系統、財務系統、教務系統等產生的各類電子文件及元數據等；第三，校內各部門尚未歸檔的電子文件及元數據，還有宣傳系統各類媒體所產生的零散數據等。可以說，在智慧校園戰略背景下，高校檔案管理的客體范圍發生了快速擴張，這無疑對高校檔案數據化建設提出了更高要求，也是后續推進中面臨的一大困境。

（二）主體層面的困境審視。隨著教育信息化的深入開展，高校檔案管理主體思想、能力的問題日益突出，并成為當前檔案數據化建設的一大困境。第一，學校信息化規劃整體性不強。相關主體并未對信息化建設進行統籌安排，缺乏頂層設計和合理部署，使得各項業務系統所形成的數據，在格式標準、系統對接方面存在許多沖突，尤其是沒有將檔案數據化建設納入智慧校園建設范疇，導致相關工作開展缺乏依據。第二，檔案管理者欠缺大數據思維。許多管理者對數據管理認識不到位，年度工作安排中缺乏目標導向和制度監管，使得檔案數據化建設有效性不夠，過于強調形式和體量，但卻忽略了內容和質量，最終導致數據堆砌，檔案數據資源挖掘流于形式，浪費問題嚴重。第三，檔案管理者技術素養較低。大數據時代，管理者必須具備足夠的技術素養，才能確保數據治理的高效性。但顯然，因缺乏系統教育與培訓，當前高校檔案管理者的技術素養和數據治理能力普遍較低，再加上責任意識淡薄、創新能力不夠等原因，使得高校檔案數據管理問題更加突出。第四，檔案管理者開放意識不強。目前，高校檔案管理部門對檔案數據資源的標準化、共享化建設處于缺位狀態，還采用傳統模式進行數據安全保護，導致檔案數據成為一座座信息孤島，嚴重制約了高校檔案社會服務能力的提升，以及高校信息化建設的縱深推進。

四、高校檔案數據化建設的實施策略

在明確高校檔案數據化建設的必要性、現實價值與實際困境的基礎上，相關主體必須重新構建角色定位，并從思想、體制、環境、能力等維度入手，加強實踐探索，積極尋求高校檔案數據化建設的高效生成路徑。

（一）加強理念革新，提高隊伍素養。大數據時代，高校檔案管理主體必須轉變思維，打破以往的模式束縛，正確認知大數據技術的下沉價值，不斷學習，提高數據治理能力，為高校檔案數據化建設夯實基礎。特別要強調高校檔案的服務功能，注重信息價值的挖掘利用，及時了解檔案用戶的實際需求，并通過定制化生產盤活檔案資源，在滿足受眾基本信息需求的基礎上，提供精細化解決方案和動態化優質服務，全面提高高校檔案服務能力。另外，為增強高校檔案數據化建設的適切性與長效性，還要構建完善的培訓機制，對高校檔案管理者、工作者進行系統培訓，幫助他們快速樹立大數據思維，全面掌握大數據、物聯網、云計算等技術能力，并真正將其應用于檔案管理領域。最為重要的是，通過對管理者的系統培訓，能夠強化他們的開放意識、創新意識，讓他們成為高校檔案數據化建設的真正發起者和引領者，這是確保高校檔案數據化改革方向正確、行為高效的重要前提。

（二）加強硬件投入，實現智慧管理。高校檔案數據化建設離不開相應的硬件支持，除了相關技術的下沉應用外，還需要相關系統平臺的協同配合，這是實現高校檔案智慧管理的根本前提。為此，高校必須加大硬件投入，在高校信息化建設的整體統籌下，積極引入檔案智慧管理的設備與軟件，并依托智慧校園網絡打造開放化、綜合化檔案管理平臺，進而為檔案數據化的高效實施夯實基礎。目前，RFID技術及射頻識別技術，在高校檔案管理中有著非常廣闊的應用前景。具體操作是，在檔案實體上粘貼相應的電子標簽，然后在庫房管理系統、標簽轉換、點檢設備、感應設備等作用下，實現檔案實體的信息錄入、管理、定位、盤點等，通過對檔案實體的智能識別、動態跟蹤、全程監管等，切實提高檔案管理效率。當然，檔案智慧管理的實現，離不開保障策略，需要從制度、技術、環境等維度入手，加強對檔案數據的全過程安全保護。具體來講，高校要成立專門的檔案安全治理組織，明確檔案數據化建設的安全規劃，既要做好法規標準的體系構建，強化宏觀維度的引導與約束，還要做好檔案風險管理的體系構建，以便為檔案服務的規范實施提供依據。尤其要做好檔案數據采集、開發、存儲、利用、刪除等環節的安全建設，確保檔案數據在技術加持下安全高效地完成探查、清晰、監控、驗證、傳輸等，全面提升檔案數據管理質量。此外，還要做好庫房環境的安全建設，構建溫濕度智能調控、防磁系統，依據檔案數據化建設標準，提升庫房安全等級，豐富存儲介質，完善本地存儲和異地備份功能，全面落實“十防”政策，做好保密、防病毒等細節工作，為智慧管理的實現提供重要支持。

（三）打造共享平臺，開放參與機制。高校檔案數據化建設要想達成既定目標，需要打通內部信息流通環節，完善外部主體協作參與機制。因高校檔案信息來源較多，且形態豐富，所以需要打造共享數據庫，將內部各部門信息系統進行全面整合，確保不同系統和不同終端上的檔案數據能夠及時匯入共享數據庫內，避免發生檔案丟失、不完整、不真實等問題，以便后續進行集中管理、智能分析，深入挖掘檔案數據的信息價值，為學校戰略決策制訂、教學方案調整、學術科研優化、學生管理創新等提供有力的數據支持。可以說，內部數據的共享開放是高校檔案數據化建設的根本前提與核心任務，必須不遺余力地進行科學部署與整體建構。另外，要樹立大檔案理念，構建開放化管理體制，打造多元參與的主體格局，真正解決信息孤島問題，確保各項檔案管理工作的高效落實。具體來講，在高校檔案數據化建設中，要對現有管理體系進行持續優化，在統一領導、分層管理的整體規劃中，鼓勵其他部分積極參與到高校檔案各項業務流程中，增進檔案管理與各部門的對接，構建多元參與的開放管理機制，以充分發揮集體智慧優勢與力量優勢，真正實現高校檔案共享共治的“大檔案”格局。需要指出的是，高校還要積極探索校際檔案共享機制，構建社會層面的多元參與開放管理格局，將高校檔案數據建設置于智慧城市、智慧社會等戰略范疇內，充分發揮高校檔案的戰略服務作用。

總而言之，大數據時代語境下，高校檔案管理正面臨著全新的轉型，機遇挑戰并存，發展環境復雜，需要相關主體進行前瞻部署，創新引領。整體來講，高校檔案管理者要形成正確認知，構建完善的培訓體系，拓寬管理思維與思路，深化大數據、物聯網等技術的下沉應用，同時要加大硬件投入，為實現檔案智慧管理提供根本支撐，并在此基礎上構建內外部共享機制，實現更廣范圍的檔案數據化建設，切實發揮高校檔案服務高校、服務社會的優勢作用。