新時代高校學生檔案管理現狀及策略研究

文/西南大學 何怡慧

黨的十九大以來，中國特色社會主義進入新時代，2021年《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，要推動“十四五”時期檔案事業高質量發展，適應國家治理體系和治理能力現代化要求，到2025年，形成檔案工作與新時代中國特色社會主義事業相適發展的新局面。高校檔案治理關系到大學治理，而高校學生檔案作為高校檔案的重要組成部分，是深入推進檔案資源體系建設的重要內容，也是高校服務民生的重要抓手，其管理質量直接影響著高校學生的成長和就業質量。規范高校學生檔案管理，不僅能夠提高學生檔案的質量，最大限度維護學生利益，而且能夠促進學校樹立優良學風，提高教學質量，推動學校穩定健康發展。

一、高校學生檔案管理現狀

（一）涉及主體多元，管理權責不清。根據《高等學校檔案管理辦法》規定，高校學生檔案主要包括：學生高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等，可見高校學生檔案涉及主體之廣泛，包括各學院、研究生院、學生處、招生就業處、校辦等眾多部門。目前，我國高校學生檔案管理主要有三種模式：一是檔案館集中管理型，這一類高校往往有獨立的檔案館機構。新生入學后，學院統一將學生檔案以個人為單位，密封裝袋后移交檔案館保存，直至新生畢業后，由檔案館專人移交郵局寄送給各派遣單位。這種模式保管安全性高、不易遺失且便于派遣，但管理流程繁瑣，管理周期較長。二是學院管理型，即學生檔案由各學院收集保管，直至學生畢業時由學院輔導員移交郵局郵寄。這種模式能夠及時對學生檔案進行查缺補漏，但往往因為缺乏專業的保管人員及專門的保管場地，學生檔案的完整性、保密性得不到保障。三是職能部門管理型，即學生檔案由研究生院、招生就業處等職能部門保管，直至學生畢業時，再移交給各學院或檔案館郵寄。但對于職能部門而言，檔案工作只是輔助性、邊緣性工作，并無專人負責，基本是產生一些，存放一些，因而存在學生檔案材料不齊、同一學生或同一事由的檔案存放混亂等問題。以X高校為例，該校學生檔案采用檔案館集中管理模式，新生入學后集中放置檔案館專人保管，畢業季檔案館派遣之前，各學院再將學生變動檔案重新放入，學院輔導員簽字確認無誤后再派遣，即便有這樣嚴格的流程，檔案館依然會發現學生檔案種類不一、重要檔案缺公章、部分檔案漏交或重復等問題。一旦出現問題，由于各職能部門、學院、檔案館之間權責劃分不清晰，容易出現三方互相推諉、互不作為等現象，給學生帶來困惑，影響學生檔案的保管及派遣，甚至給學生就業及學校評價帶來負面影響。

（二）缺乏頂層標準，資源建設同質化。目前，我國已有的《高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案工作規范》及《高等學校檔案實體分類法》均未對高校學生檔案的概念及其歸檔范圍加以界定，因而大多數高校只能根據經驗或者相互效仿來制訂歸檔范圍和歸檔標準。但在實踐中存在兩個問題：一是將學籍檔案、學生檔案、教學檔案混淆使用，導致學生檔案的具體內容因校而異，缺乏統一格式。而以標準中對三者內涵的表述（如圖1所示）來看，三者內涵雖有部分相同之處，但教學檔案的內涵與外延更加寬泛，學籍檔案只是學生檔案的內涵之一，如何能混用？二是高校學生檔案資源內容與應用存在脫節。目前來看，高中檔案、入學登記表、體檢表、成績表、畢業生登記表、組織檔案作為學生檔案的基本內容已經得到高校檔案界的普遍認可，但高考報名登記表、高考錄取材料、授予學位決定、獎懲等重要材料卻因校而異。以X高校為例，該校將授予學位決定也納入學生檔案，同時檔案工作者了解到入學登記表、畢業生登記表等利用率高、失誤率高且僅有一份裝入個人檔案，一旦出現掉檔等問題則無法彌補，本著以人為本、與時俱進的理念，該校檔案館與研究生院、學生處等職能部門合作，實行入學登記表、畢業生登記表等檔案“雙套制”，一份存入學生檔案，一份留存于教學檔案，永久保存于學校檔案館。

圖1 檔案分類

（三）服務方式單一，智慧化程度不高。在大數據、云技術等新技術支持下，電子文件單套制得以興起并在法律證據、政務服務等領域得到廣泛應用。但在高校，學生檔案仍以紙質檔案為主，各高校之間由于信息化的差異，缺乏全國統一的有效接口，導致學生高中檔案無法實現在線對接。此外，高校內部學生處、招就處等各職能部門的辦公系統也尚未與檔案系統形成有效連接，使得學生電子檔案在線歸檔、單套制歸檔成為空中樓閣。在實際工作中，學生檔案信息服務仍不夠智慧化。以X高校為例，電話、郵箱、委托等傳統媒介仍是提供學生檔案信息服務的主要方式，信息傳遞呈現單向性，用戶與用戶間相對獨立，檔案館與用戶缺乏交互性，以解決實際問題為主，較少考慮用戶的個性化和多樣化需求。

二、新時代高校學生檔案管理策略

（一）劃定權屬，明確職責。無論采用哪一種管理模式，高校學生檔案所涉及的各個主體應形成多元合力，而不是互相掣肘或推諉，為此，有必要厘清各主體部門上下游關系，劃定各部門權屬范圍，建立學生檔案工作考核機制。同時，為保證學生檔案的完整性、連續性，還應建立學生檔案補充機制，確保各部門各司其職。例如集中統一管理模式下，高校檔案館作為學生檔案的下游部門和責任主體，對學生檔案的收集、保管、派遣負主要責任，但產生學生檔案的其他上游職能部門也有責任及時將學生學籍異動、獎懲等材料定期補充提交給檔案館，檔案館負責對各部門學生檔案工作進行考評，考評結果納入績效，使各部門歸檔質量在績效考核中得到體現。

（二）制訂統一標準，加強資源建設。隨著時代的發展，學生檔案的內容發生了變化，且《中華人民共和國檔案法》修訂及頒布以來，現行的《高等學校檔案管理辦法》（2008年）部分內容已不適應新時代檔案工作的要求。鑒于此，應做好如下工作：一是應結合新要求修訂完善《高等學校檔案管理辦法》；二是有必要專門制定全國統一的《高等學校學生檔案管理辦法》，應結合《高等學校學生管理辦法》《干部人事檔案工作條例》等規范及實際工作中的問題，對學生檔案的內涵加以明確界定。在此基礎上，各高校可結合實際情況適當擴展收集范圍，增加社交媒體、重大活動、突發事件、學校特色活動等既能夠反映學生個體特色又能夠體現學生綜合素質的檔案材料，如誠信檔案、心理健康檔案等，與時代接軌，也為用人單位選拔人才提供有效的支撐。

（三）利用數字技術，提升服務效能。新時代數字人文、人工智能等技術給高校學生檔案管理帶來的影響是深刻的、顛覆性的。高校學生檔案管理將不再是簡單的實體管理，而更多的演變為知識管理，通過利用大數據、人工智能等新技術，深層次挖掘高校學生檔案資源內容，將更好地理解用戶需求。高校檔案信息服務方式與利用方式，從以解決實際問題為主的單向線性傳播轉變為更加注重服務與利用的智能化、知識化與參與性。將社交媒體等數字技術融入高校學生檔案管理，將打破單一線性傳播模式，提高用戶的參與度，實現共享式服務。未來，高校學生檔案信息服務平臺可結合生物識別、數字簽章等技術，實現學生檔案信息自助查詢、電子檔案一鍵生成、派遣信息實時通知等，推動高校檔案信息服務更加智慧化。

三、結語

檔案管理是大學治理至關重要的組成部分，在高校管理工作中發揮著基礎性、支撐性作用，高校學生檔案作為高校檔案的重要內容，在新時代、新技術、新發展理念下有了新的生命力。為此，有必要制訂統一標準，使其管理更加規范化、法治化、智慧化，更好地發揮高校學生檔案存史育人、高校檔案存史資校的作用。