事業(yè)單位OA辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用

文/河北省保定水文勘測研究中心 馮晶

事業(yè)單位的信息化程度是其與時俱進(jìn)的重要標(biāo)志，而作為推動信息化快速發(fā)展的基礎(chǔ)性軟件——OA系統(tǒng)軟件，是面向大多數(shù)人的應(yīng)用軟件，能為單位管理人員、辦公人員提供良好的辦公幫手，使單位的信息化建設(shè)不斷完善。

一、OA辦公自動化系統(tǒng)的概念

Office Automation是OA辦公系統(tǒng)的全稱，也被稱為協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng)，是面向組織的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。對于辦公自動化并沒有明確的定義，廣泛來說，就是采用計算機(jī)管理，可以方便快捷地提供各種服務(wù)，通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的組織管理結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，增加協(xié)同辦公能力，從而使單位的管理流程更加清晰，減少了人力，降低了錯誤率。

二、OA辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)勢

（一）最簡單明了的優(yōu)勢就是方便信息及時溝通，迅速傳達(dá)。在日常工作中，單位各部門之間存在著大量流程性工作。以我中心為例，OA系統(tǒng)使用一段時間后，就公文管理方面來說，根據(jù)需求分為發(fā)文管理、收文管理、公文交換、公文督辦、公文查詢、公文統(tǒng)計以及公文歸檔等模塊，在這些方面，都可以通過OA系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化，從而規(guī)范各項工作，提高部門之間的協(xié)調(diào)效率。

（二）方便各級領(lǐng)導(dǎo)及時處理公文。傳統(tǒng)的公文運(yùn)轉(zhuǎn)，文秘人員收到書面來文后，首先登記，然后交給辦公室主任，根據(jù)職責(zé)分工請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示，然后報各級領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字，層層傳閱，最后到相關(guān)科室閱辦，整個過程費(fèi)時耗力；而OA系統(tǒng)實(shí)施后，公文管理中設(shè)置有收文管理模塊，各級領(lǐng)導(dǎo)可以利用計算機(jī)、手機(jī)等辦公軟件及時對文件進(jìn)行審閱、審批，避免了線下“跑腿”和“跑空”問題，同時縮短了文件流轉(zhuǎn)周期，提高了工作效率，杜絕了紙質(zhì)文件丟失的可能性。

（三）流程清晰，方便查詢。根據(jù)各個單位的實(shí)際情況設(shè)置優(yōu)化的流程軟件，辦理人在流程節(jié)點(diǎn)上能夠及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，有效推進(jìn)工作順利進(jìn)行。

（四）具有可追溯性。以我單位為例，OA系統(tǒng)設(shè)有印章使用、車輛及辦公用品使用等模塊，具有催辦、督辦和后臺提醒等功能。一方面，防止出現(xiàn)延誤業(yè)務(wù)工作辦理時間；另一方面，OA系統(tǒng)在處理步驟上留有審批痕跡，有利于管理員發(fā)現(xiàn)問題并及時解決問題，具有可追溯性，方便自己日后的查詢和管理。

（五）依托OA系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)信息的資源共享，提升檔案管理效率。根據(jù)OA辦公平臺的分級權(quán)限管理機(jī)制，各部門設(shè)置檔案員或兼職檔案員，由OA辦公平臺發(fā)起，負(fù)責(zé)本部門電子公文的歸檔工作，為電子文檔的統(tǒng)一管理和共享奠定了基礎(chǔ)。

三、OA辦公自動化系統(tǒng)存在的問題

辦公自動化系統(tǒng)相比以往的人工辦公方式，能更快速、全方面完成信息采集、信息處理和管理。能為內(nèi)部人員提供快捷方便的信息共享，但也存在一些問題。

（一）網(wǎng)絡(luò)安全方面。目前OA辦公管理系統(tǒng)中最重要的是安全問題，我國實(shí)行辦公自動化后，計算機(jī)成為辦公的主要工具，因此，計算機(jī)在使用過程中不能中斷網(wǎng)絡(luò)，如果中斷，則會導(dǎo)致OA辦公系統(tǒng)分析數(shù)據(jù)的泄露，包括外來病毒的入侵以及社會系統(tǒng)工作本身的運(yùn)行故障，如果進(jìn)入辦公系統(tǒng)內(nèi)部，則會導(dǎo)致計算機(jī)故障甚至癱瘓。雖然大多數(shù)辦公系統(tǒng)設(shè)置了加密措施，但是不能嚴(yán)密地對數(shù)據(jù)信息和數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行有效保護(hù)。

（二）電子文件與電子簽名的法律效力方面。我中心使用辦公系統(tǒng)后，所有文件都以電子形式進(jìn)行傳輸，為了增強(qiáng)辦事效率，領(lǐng)導(dǎo)會在電子文檔上進(jìn)行簽字，但電子簽名是利用電子技術(shù)完成的簽名，程序較復(fù)雜。如果紙質(zhì)簽名存在法律問題，則有跡可循，但電子簽名涉及技術(shù)問題，首先驗證制章人的簽名數(shù)據(jù)，保證印章本身的真實(shí)性和合法性，驗證通過后，使用簽名人的數(shù)字證書對簽名值進(jìn)行解鎖，得到簽章Hash值，然后對比已簽文檔的Hash值，從而驗證簽章是否可信。

（三）信息交流方面。由于每個單位在實(shí)際工作中都有涉密文件和涉密信息不能與互聯(lián)網(wǎng)連接，因此無法充分利用OA系統(tǒng)，不利于單位之間的溝通和信息交換。

（四）OA辦公系統(tǒng)管理人員培訓(xùn)方面。網(wǎng)絡(luò)化的OA辦公管理系統(tǒng)，對專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)是必不可少的，不僅要掌握OA系統(tǒng)的所有功能，而且出現(xiàn)問題時要及時有效地溝通和解決，還要負(fù)責(zé)對日常生活工作中各種重要信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與備份。培訓(xùn)可以在課堂或現(xiàn)場進(jìn)行，針對不同的管理層次（高級管理層、普通用戶）和不同的用戶權(quán)限（系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理）制訂相應(yīng)的培訓(xùn)方案。對OA發(fā)送的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，并對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份備查，以方便將來查閱。數(shù)據(jù)非常重要，如果不慎丟失，將帶來各種經(jīng)濟(jì)損失。

（五）OA系統(tǒng)沒有與其他信息系統(tǒng)相結(jié)合。以我中心為例，目前OA系統(tǒng)主要應(yīng)用于公文管理模塊，印章使用模塊、財務(wù)軟件、人事管理系統(tǒng)等方面還未與OA系統(tǒng)相結(jié)合，這樣不利于信息資源的集成，導(dǎo)致OA系統(tǒng)在事業(yè)單位應(yīng)用起來比較單一。

四、OA辦公自動化系統(tǒng)的運(yùn)用技巧

（一）在OA辦公自動化系統(tǒng)的操作和使用中，OA移動辦公系統(tǒng)可以與電腦端、對應(yīng)的手機(jī)端統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)實(shí)時同步。因為用手機(jī)，完全可以和電腦一模一樣地操作，輕松實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域辦公，不受地理空間位置的限制，能滿足隨時隨地收發(fā)電子郵件、安排工作任務(wù)、處理審批等操作。根據(jù)我中心實(shí)際情況，在OA系統(tǒng)創(chuàng)建了多個模塊，就公文管理來說，相關(guān)的公文過程可以通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)，為各級領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)省了大量時間，也真正實(shí)現(xiàn)了各種公文的無紙化流轉(zhuǎn)（詳見圖1）。

圖1 單位發(fā)文流程圖

（二）審批是OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)。移動審批在使用過程中則更為便捷，OA系統(tǒng)在手機(jī)端能和PC端一樣顯示全部完整的數(shù)據(jù)和表格細(xì)節(jié)，并可以顯示流程圖和處理過程。領(lǐng)導(dǎo)審批時，將會更多了解一些細(xì)節(jié)。以報銷為例，OA移動網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的報銷單，在手機(jī)進(jìn)行審批時，可以通過橫屏顯示全部明細(xì)，讓領(lǐng)導(dǎo)清楚每一筆錢是如何開支的，杜絕了含混過關(guān)報銷問題。

（三）OA系統(tǒng)可以記錄個人的日程安排。就像配備了電子秘書一樣，方便今后統(tǒng)一安排工作，OA辦公系統(tǒng)還可以查看新聞動態(tài)，打開瀏覽器主頁即可進(jìn)入系統(tǒng)默認(rèn)的新聞頁面。

（四）OA系統(tǒng)可快速查看聯(lián)系人名單。如聯(lián)系人信息發(fā)生變化，部門管理人可及時增加或刪除人員，并及時進(jìn)行更新，確保各項流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及通訊錄的正確性和及時性。

五、OA辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用措施

（一）建立和完善相應(yīng)的制度規(guī)章。我中心領(lǐng)導(dǎo)帶頭，各部門人員積極配合。OA系統(tǒng)涉及范圍較廣泛，我中心的每個管理部門及人員按要求都要裝載OA，雖然辦公便捷，但在最初的推廣中其引入的新觀念和模式難免會受到各種阻力，所以首先應(yīng)制訂一套詳細(xì)完整的規(guī)章制度，明文要求系統(tǒng)該如何有效應(yīng)用，非必要情況下切斷傳統(tǒng)的信息流轉(zhuǎn)模式。同時，在人員方面，尤其在中心領(lǐng)導(dǎo)方面，在使用過程中不能讓系統(tǒng)卡在某些關(guān)鍵的審批環(huán)節(jié)，各部門之間也要充分利用OA共享網(wǎng)絡(luò)平臺，積極協(xié)調(diào)和配合，以促進(jìn)系統(tǒng)真正應(yīng)用。

（二）加大對OA辦公自動化系統(tǒng)的資源投入。為了保障OA辦公自動化系統(tǒng)的順利進(jìn)行和工作的正常開展，在OA系統(tǒng)開發(fā)中，政府部門不僅要投入足夠的人力、物力、財力等，而且在辦公運(yùn)行過程中，系統(tǒng)的維護(hù)也很重要，所以在定期對信息的安全進(jìn)行檢測期間，應(yīng)該提供一定的財力支持，并且還應(yīng)建立專業(yè)的技術(shù)人才隊伍，開發(fā)研究所需的硬件設(shè)施及軟件系統(tǒng)等等，促進(jìn)OA辦公系統(tǒng)在技術(shù)上不斷更新。

（三）建立數(shù)據(jù)遷移和數(shù)據(jù)共享模式。俗話說：“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，現(xiàn)如今的OA辦公自動化要打破信息孤島現(xiàn)象，建立統(tǒng)一健全的數(shù)據(jù)管理體系，在切實(shí)實(shí)現(xiàn)和促進(jìn)辦公自動化過程中，亟須整合在舊系統(tǒng)中遺留的歷史數(shù)據(jù)，如果不及時糾正歷史數(shù)據(jù)，往往會讓新的OA系統(tǒng)成為空殼，導(dǎo)致正常的業(yè)務(wù)無法順利開展。所以，要建立數(shù)據(jù)共享平臺，方便數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出，從而最大限度減少使用者的重復(fù)勞動。

隨著改革和發(fā)展的不斷深化，推進(jìn)OA系統(tǒng)辦公自動化是事業(yè)單位發(fā)展的重要舉措，在實(shí)際工作中要勇于創(chuàng)新，大膽實(shí)踐，這樣我們才能推動OA系統(tǒng)不斷創(chuàng)新。