電子信息檔案管理工作的路徑及風險控制措施
——以農業科學研究所為例

文/莆田市農業科學研究所 林秀霞

農業科學研究所是將農業技術研究及研究成果逐步進行轉化的重要機構，縱觀我國農業科研院所的業務內容，可以發現，在其工作實踐當中，會產生大量的檔案信息，這些信息內容包含科技成果等科技檔案，也包含工作會議、規章制度等文書檔案。由于農業科學研究所屬于科研型的事業單位，在其日常管理之中，通過對現有信息內容展開高效管理，對于單位的行政管理與科研工作開展都具有積極作用。隨著計算機等現代化的辦公設備在檔案室管理中的影響，各類檔案的電子信息化得以發展，在信息技術的支撐之下，電子信息檔案管理的擁有范圍變得更加寬泛。以莆田市農業科學研究所為代表的一些科研單位，雖然電子信息檔案管理凸顯出了不可忽視的優勢，但也帶來了一定的應用及風險控制層面的問題。當下，如何解決好這些問題，才能促使農業科學研究所充分發揮自身的職能，為我國農業發展提供優質服務。

一、農業科學研究所電子信息檔案建設概述

隨著現代農業的不斷發展，農業科學研究所作為技術提供部門，承擔著重要的使命。比如莆田市農業科學研究所主要職責是承擔農業新技術研究、農業科技新成果示范推廣、農業科學新技術普及與培訓等任務，從而為當地的農業生產提供各類技術服務。長期以來，都取得了較好的成績。與此同時，農業科學研究所在日常的工作實踐中積累了大量的文獻資料，如何對這些文件資料進行管理，成為農業科學研究所需要著重考慮的獨立課題。在實際的工作過程中，所有的打印資料都需要依據其分類進行規范化的整理。在當前階段，對于檔案整理有案卷目錄編制、卷內目錄檢索等方式。通過多樣化的檔案資料存儲方法，可以實現隨取隨用的效果。隨著信息技術、網絡技術的不斷發展，國內多家農業科學研究所嘗試將信息技術與檔案管理相融合，構建起電子信息檔案管理的新模式，這對于提高檔案管理效率、提升檔案服務水平具有重要意義。但是現如今，有部分農業科學研究所受經費、管理人員等多方客觀因素的影響，導致檔案信息化管理仍存在水平較低的問題，或是檔案信息化管理開展較難等問題，這些問題需要進一步展開研究與探索，以解決當下存在的問題。

二、電子信息檔案的特點

在實際的檔案管理工作中，借助電子信息技術完成檔案信息化，具有傳播速度快、信息收集快、開放性強、來源廣泛、形式多變等多方面的特點。在實際的檔案管理工作中，借用電子信息的特點展開相關的檔案管理工作，可以最大限度上對電子信息展開開發與利用，大大提升農業科學研究工作效率。但在檔案管理工作開展過程中，電子信息本身具有真實性與可靠性驗證較為困難的問題，因此在實際的開發與利用中，需要重點關注，并隨著檔案的發展進行有效調整，以確保檔案信息的完整性、及時性、準確性。

隨著社會需求的不斷增加，對于電子信息的科學開發與利用成為檔案管理工作規范化開展的重要保障，也是檔案信息化價值有所體現的重要前提，這在傳統的檔案管理中是難以展現的。在諸多內外部環境因素的變化以及需求發展的推動之下，如何加強對電子信息檔案管理開發與利用成為當前研究的重點課題。

三、電子信息檔案管理的應用價值

要想對電子信息檔案管理中的風險問題做出有效控制，首先要明確電子信息檔案管理在農業科學研究所業務中的實際價值，促使風險控制工作具有較強的針對性。電子信息檔案管理在實際業務中的應用價值如下：

（一）提升辦公效率。農業科學研究所作為特殊的事業單位，在檔案管理過程中，借用電子信息技術，可以依靠其自身所擁有的強大信息處理能力以及極速運算速度等優勢，有效提升辦公效率。電子信息在檔案管理中的應用，可以對傳統紙質檔案管理中所存在的弊端進行優化，同時對于一些大量耗費人力物力的問題可以借用電子技術進行完善，將人們從重復的操作中脫離出來，有效解決信息更新不及時、檔案整理繁雜等傳統檔案管理的困境，同時避免傳統檔案管理模式下，人工收集檔案信息過程中出現的疏漏問題，有效提高檔案信息的精準性與可靠性。

（二）保障檔案安全。雖然現如今網絡技術仍存在一定的不穩定因素，但是基于網絡技術展開檔案共享，無疑對信息傳遞增添了新的安全保障。在傳統檔案管理中，資料的運輸與管理等環節，將受到外部及人為因素的影響，但是借用電子信息技術完成檔案的傳遞，將打破這一制約，無形中提升了信息傳遞的安全性。

（三）實現資源共享。傳統的紙質檔案具有較強的應用性能，但是其在進行檔案查閱時，會存在不便利的問題，導致各類檔案閑置在檔案室中，難以及時為各科室以及人員的使用提供便利。對于農業科學研究所而言，檔案調動是較為頻繁的，對于紙質檔案來說，存在信息量過大、查閱不便等問題，借用現代化的電子信息技術開展檔案管理工作，可以實現各單位以及科室之間的信息交流與傳遞，實現檔案資源之間的實時共享。網絡技術與計算機設備在檔案傳遞的過程中，將為信息共享提供橋梁，這將推動檔案管理更加適應現代社會的發展，同時也能滿足農業科學研究所的工作創新要求。

（四）實現便捷存儲。隨著信息檔案管理方式的不斷應用，傳統的文件載體不斷被取代，借用信息技術與網絡技術，將檔案信息存儲在網絡、計算機、硬盤等新媒介之中，不僅對傳統紙質檔案保存困難、易受損等不足進行了彌補，同時有效節約了儲存空間與紙質資源，實現了信息便捷存儲。因此，電子信息檔案所具有的優勢包含便捷存儲。

四、電子信息檔案管理存在的風險

（一）數據安全風險。利用信息技術展開檔案管理具有傳統檔案管理不可比擬的優勢，但是在實際應用過程中，仍存在一定的安全風險。這是因為電子信息往往存儲于計算機、網絡、硬盤之中，一旦計算機設備遭遇停電或者網絡病毒等突發事件，很容易出現檔案信息丟失、損壞、泄露等問題，甚至有人為了獲取事業單位的機密文件，會安排黑客使用不法手段侵入事業單位的計算機系統之中，對信息檔案進行盜取。這種情況下，單位的檔案文件將面臨極大的安全風險。這些數據安全風險，也困擾檔案信息化管理的最主要風險。

（二）檔案管理風險。與傳統紙質檔案管理相比，電子信息檔案管理起步較晚，且在檔案載體上存在較大差別，這就導致原有的檔案管理方式難以適應電子信息檔案管理需求。由于檔案信息化發展較快，而相對應的管理體系并沒有得到同步更新與發展，這就導致檔案管理存在風險與漏洞，電子信息檔案管理出現一定的風險。除此之外，在農業科學研究所中，檔案管理人員普遍存在信息化檔案保護意識不強、計算機水平不高、風險防范技術缺乏等問題，這就導致電子信息檔案管理中，風險預測、評估、防范等能力不足，且短期內難以針對性解決。

五、電子信息檔案管理的風險控制措施

我們要看清電子信息檔案在農業科學研究所的應用優勢及管理優勢，從而充分發揮其優勢。但與此同時，我們也要意識到，任何一種管理模式都不存在萬無一失，由于電子信息是基于互聯網的，而由互聯網的性質所決定的保密風險，一直是各地農業科學研究所在電子信息檔案管理工作中所面臨的現實困境。當前階段，隨著電子信息技術的不斷優化與完善，檔案管理水平也得到有效提升。但是，即使現階段農業科學研究所的電子信息檔案管理工作采用了更為先進的加密技術，不容易受到網絡的侵害，但是隨著技術的不斷發展，導致加密手段的安全性不會長久存在。基于以上背景，在農業科學研究所電子信息檔案管理過程中，需要將加密管理工作作為主要的風險控制方向。要意識到，如果缺乏行之有效的預防風險預案，那么極其容易導致農業科學研究院中的電子信息檔案遭受到損壞或竊取，從而給單位造成無法彌補的損失，以下是有關于風險規避的努力方向：

（一）關注電子信息檔案存儲安全問題。從農業科學研究所本身來說，需要對本單位電子信息檔案存儲安全問題給予重視。首先，從安全系統而言，需要電子信息檔案存儲的載體具有更強的安全系數，并要求所有操作人員對于電腦病毒可能對計算機系統產生的巨大破壞性有所認知。之后，相關的技術人員需要針對現階段已有的病毒傳播方式與頻率以及現存的風險，構建相對應的防范機制。農業科學研究所中的檔案管理工作，需要定期使用殺毒軟件進行病毒查殺，從而使系統得到較強的保護。同時，要具備充分的預見性，在日常的管理工作中，要以網絡安全報警系統的不斷優化作為最終的工作目標，在發現電子信息檔案受到侵害的苗頭時，及時進行有效處理。各農業科學研究所需要定期對正版軟件展開維護與升級，從源頭上避免可能出現的系統崩潰。定期對軟件進行優化升級，在發現系統出現被破壞的風險時，及時采取處理措施，將損失消滅在萌芽狀態。外部瀏覽檔案信息時，需要經過申請，得到允許之后才能對檔案信息進行傳遞與瀏覽。除此之外，農業科學研究所需要對電子信息檔案進行備份，避免系統出現癱瘓后造成電子檔案損失，同時充分發揮備份的作用，確保信息檔案的安全性。

（二）關注電子信息檔案管理者的個人素質。不管是傳統的檔案管理還是電子信息檔案管理，都是以人為本，因此從這個角度來看，作為農業科學研究所的信息檔案管理者需要具有較高的計算機網絡工作原理知識儲備以及科學管理操作的意識。此外，要不斷加強自身的檔案安全管理意識，這是電子信息檔案管理應用過程中開展風險控制的關鍵。在前期準備工作中，構建電子信息檔案需要對相關人員展開嚴格培訓，在培訓合格后方能進入崗位。在相關人員上崗之后，需要定期對其進行先進技術以及安全意識等知識的培訓，以確保本電子信息檔案管理者具備較好的操作水平以及安全意識，能夠隨著電子信息技術的不斷優化，更新自身的知識，以應對電子信息檔案管理過程中出現的新問題、新情況。

（三）電子信息檔案管理工作制度的完善方式。在實施檔案管理的過程中，最為突出的作用就是具備合理化應用與溝通，因此構建更為完善的電子信息檔案工作模式。以莆田市農業科學研究所為例，受傳統觀念以及傳統的管理方法影響，單位領導層很注重科研項目帶來的經濟效益，對檔案管理工作重視度不夠，導致農業科研院所之間的溝通并不充足，且各部門之間的交流也顯不足，導致實際的檔案管理過程中，存在部門之間各自為政的現象。在新時代大環境下，應用電子技術完成檔案管理，可以促使各部門以及各單位之間實現資源共享，對于人力成本以及財力、物力成本都能有效解決，為了充分發揮制度保障的作用，需要從宏觀層面制訂相對應的風險控制工作制度，相關人員依據規章制度開展工作。比如在電子信息檔案查閱與操作時，只有具備檔案管理資格的相關工作人員才能對系統展開操作。此外，對于系統要設置不同的管理權限，從而充分發揮領導層面的示范與監督功能，要激勵工作人員開展自我監督與相互監督工作，從而提高電子信息檔案管理工作的安全性。

六、結語

電子信息檔案管理應用在農業科學研究所的業務之中，可以實現電子信息檔案與傳統檔案管理相結合，以此來提升當前單位的檔案管理工作水平及效率，從而為基層科研工作以及不斷變化的科學技術轉化提供有效幫助，這是未來農業科學研究所事業單位在其發展過程中的必經之路。正因為有先進技術的不斷運用，農業科學研究所本身要充分對電子信息檔案建設狀況有所認識，并明確電子信息檔案建設中存在的潛在價值，從而基于電子信息檔案自身所具有的特性，制訂相對應的風險控制策略，為未來的科研信息化建設奠定良好基礎。