江西省高校檔案館網站建設與服務現狀調查研究

文/江西師范大學 樂淑芳

隨著網絡技術的迅速發展，社會信息化程度的提高，高校檔案館網站作用越來越突顯，不僅是高校檔案信息宣傳的重要窗口，更是檔案利用的重要途徑。為了解江西省高校檔案館網站建設、運營與服務狀況，筆者通過網絡調查方式，對江西省高校檔案網站進行調查，以統計和分析網站存在的問題,提出相應的解決方案。

一、江西省高校檔案館網站建設現狀

（一）網站設置情況。教育部備案信息統計，2021年江西省高校為105所，其中本科院校45所，包括南昌大學、江西師范大學、江西財經大學、江西農業大學、華東交通大學、南昌航空大學等27所公辦高校和江西科技學院、南昌理工學院等18所民辦高校，另有大專院校60所。本文以45所本科院校作為研究對象，調查分析江西省高校檔案館網站建設與運行現狀。利用百度搜索引擎以“高校名稱+檔案館（室）”為檢索詞進行搜索，通過訪問高校網站找到檔案館網站鏈接，共查詢到有相關獨立檔案館網站19個，其中公辦院校17個，民辦院校2個，占本科院校比例的42%。

（二）網站功能版塊統計分析。通過對江西省高校檔案館網站的調查，我們發現網站的版塊內容主要包括信息宣傳性內容、檔案服務性內容、資源建設性內容、互動交流內容及網絡導航五個方面。信息宣傳性內容主要是指介紹檔案館及館藏情況、發布相關通告信息等內容，如機構介紹、新聞快訊、公告、工作動態等欄目。所有網站都設置了宣傳性內容，只是對應的欄目內容或名稱不同。例如江西師范大學檔案館設置了本館概括（下設本館介紹、全宗介紹、工作人員）、新聞快訊等；江西財經大學設置了中心概括；華東交通大學設置了本館介紹、工作動態。通過設置這些宣傳性欄目，可讓訪問者快速了解檔案館的大致情況。檔案服務性主要包括檔案利用指導服務（如業務指導、服務指南、利用指南）、檔案利用申請服務（檔案利用服務平臺）、檔案在線查詢服務（如綜合檔案查詢服務、畢業生檔案去向查詢等）三方面。江西省高校檔案館網站都設置了利用指導性服務版塊，比如江西師范大學、南昌大學等檔案館網站設置了服務指南欄目；江西財經大學檔案館網站、華東交通大學檔案館網站設置了“畢業生檔案去向查詢”“綜合檔案查詢系統”；南昌航空大學檔案網站設置了遠程利用服務系統，通過注冊登錄，提交申請信息，查詢到所需檔案，最后可以通過現場取件、快遞郵寄或電子郵件三種方式獲取所需檔案，極大地方便了檔案利用者。資源建設性內容主要是指檔案館通過的館藏檔案資源，進行檔案的開發與編研，形成一系列的匯編成果，將這些編研成果公布在檔案館網站上，例如：檔案展覽、編研成果、數字展館、百年校史等。通過對這些檔案網站資源的查詢，查詢者可以直接獲取該校的校史信息或特色檔案等。19所江西高校檔案館網站只有個別網站沒有資源建設性版塊。互動交流內容主要包括：傳統交流工具有聯系電話、信函等；現代交流工具有QQ、論壇、E-mail、微信公眾號等。在線互動功能為訪問、利用者提供在線答疑。19所高校檔案網站中有17個網站設置互動交流內容，只是形式不同，例如江西師范大學聯系交流方式是QQ、電話，華東理工大學檔案館交流方式是電話、地址、郵箱、微信。網絡導航，包括站內導航和友情鏈接，可以方便快捷地鏈接相應的網站信息。調查的19所高校檔案網站中，設置網絡導航的學校有10所，占開通檔案館網站的53%。其中南昌航空大學檔案館網站網絡導航比較系統，有快速導航（網絡管理軟件、館長信箱、網上校史館和校友文化推廣會）和友情鏈接（不但有校內站點鏈接，高校檔案館鏈接還有上級部門鏈接及其他）。

二、江西省高校檔案館網站存在的問題

（一）信息更新不及時。網站包括兩方面：1.網站欄目設置、背景圖片信息等；2.網站內容信息。因此，網站更新既包含適時對網站欄目設置、背景圖片更新，讓用戶對網站保持新鮮感，提高訪問量，也包括對網站過時信息或錯誤信息的清理和更正，及時發布新的信息資源，保證信息的準確暢通。從江西高校檔案網站看，網站更新主要是公布新聞、公告，對其他內容涉及的很少。以江西師范大學為例，更新的內容主要“新聞快訊”及“通知公告”欄目。

（二）互動性不強。在線互動主要有設置電子郵箱、電話、在線留言、微信、微博等方式實現交流互動。從這17所高校檔案館網站設置的互動方式效果看，互動性還不強。例如南昌大學檔案館網站有“在線客服”及聯系電話，但是在線客服無法提問。江西師范大學公布的是QQ及聯系電話，而QQ需要加好友。南昌航空大學是在線答疑互動方式“館長信箱”，并不是實時互動。

（三）服務功能不理想。檔案館網站建立的目的之一就是更好地為廣大師生提供信息服務，為此，網站應該進一步強化服務意識，增強網站的服務功能。從調查的19所高校檔案館網站來看，只有9所學校開通檔案遠程查詢，主要包括畢業生檔案去向查詢和綜合檔案查詢。“畢業生檔案去向”可以通過學生姓名、學號、身份證號查詢到畢業生檔案寄往何處。然而綜合檔案查詢這塊效果并不理想，部分高校雖然設置了“檔案利用服務平臺”“檔案管理軟件鏈接”等，但均無法點擊，無法實現真正意義上的遠程自助查詢。

（四）網站信息資源、特色檔案展示不豐富。檔案信息資源建設是高校檔案館網站建設的重要部分。江西高校檔案館信息資源建設正在逐步推進。江西財經大學檔案館網站數字展館形式新穎，通過AR形式走進數字校史館、數字校友館、數字中國稅票館，給人身臨其境的感覺，能夠吸引更多的瀏覽者。但是江西大部分高校檔案網站上的校史、名人檔案、編研成果展示，只是通過簡單文字、圖片進行展示，視頻、動畫等多媒體形式不多，網站信息資源不豐富，展示學校文化和特色的檔案內容不多，展示檔案編研成果較少，檔案在線展覽形式單一。因此，對瀏覽者缺乏吸引力。

三、江西省高校檔案館網站建設改進對策

通過對江西省主要本科高校檔案館網站建設、運營現狀與存在問題的分析，大多與資源投入不足、思想不夠重視、特色檔案展示少、資源未共享等原因有著密切聯系。因此，本文提出以下建議：

（一）學校領導要重視，為檔案館網站建設提供資金及技術保障。學校領導要認識到高校檔案網站建設的必要性和重要性，在資金上給予大力支持，提供資金保障。檔案網站的建設和維護涉及檔案專業知識、計算機網絡技術專業知識的交叉。因此，高校檔案管理部門應注重培養既掌握檔案管理專業知識，又熟悉計算機網絡技術的復合型人才。只有在資金和人才的保障下，檔案工作人員才能更好地建設檔案網站，從而更好地宣傳高校檔案，更加方便快捷地利用檔案。

（二）轉變思想觀念，改進服務方式。檔案館網站不僅僅是學校宣傳的工具，更是提供檔案利用的有效途徑。一方面，在建設檔案館網站時應考慮到提供檔案利用服務，設置相應的服務欄目，如畢業檔案去向查詢、學籍檔案查詢、名人檔案、科研成果查詢等；另一方面，檔案網站與檔案管理系統對接，通過設置相應的查詢條件如身份證號、學號等信息，檔案利用者可以查詢到所需檔案，實現真正意義上的遠程自助查詢。

（三）加大檔案信息開發，注重特色檔案展示。

江西高校檔案館需加強對檔案資源的綜合開發，通過現代化技術手段，制作成形式多樣化的特色檔案專題、音頻、視頻等豐富的檔案內容，凸顯學校文化特色與館藏特點，既傳承了學校文化，又增強了檔案的影響力。

（四）加強資源整合，實現資源共享。一方面，各高校在檔案館網站建設中，學校應該整理規劃設計和統一標準規范，建立一個靈活、安全、可靠、穩定的數據采集和交換平臺，使各部門的歸檔信息能夠及時準確匯總到檔案館，實現學校資源的共享；另一方面，江西省高校檔案館應加強合作與交流，建立統一的檔案信息資源集合，共享檔案館網站。如各高校檔案館紅色檔案信息資源通過整合，建立集合資源，共享江西省各高校檔案館網站，充分發揮檔案的歷史教育和愛國主義教育功能。