加強(qiáng)文書檔案的接收管理與利用
——以深圳市福田區(qū)檔案館為例

文/深圳市福田區(qū)保密局 陳慧

當(dāng)前在對(duì)文書檔案進(jìn)行接收管理、控制的過程中，檔案館需要結(jié)合行之有效的管理模式、管理機(jī)制，革新現(xiàn)有的接收策略，結(jié)合精細(xì)化的管理措施，提高文書檔案的管理水平、管理效率。

一、文書檔案管理的意義

文書資料檔案管理工作具備較大的現(xiàn)實(shí)意義，具體來說，文書檔案記錄著多元化的數(shù)字信息，能夠?qū)ο鄳?yīng)的生產(chǎn)項(xiàng)目、生產(chǎn)活動(dòng)以及工作項(xiàng)目在開展過程中所產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、整理、分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)檔案的接收、儲(chǔ)存、管理、使用，可為后續(xù)相關(guān)項(xiàng)目以及相關(guān)活動(dòng)的重新開展提供完整的參照依據(jù)，減少重復(fù)工作量，提高管理效率。此外，文書檔案具備較大的參考價(jià)值，其中包含各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，如圖表、圖片、數(shù)據(jù)、報(bào)表等，并且部分文書檔案也會(huì)包含部分報(bào)告、通知、會(huì)議、記錄等，相關(guān)資料檔案能夠全面反映出各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的實(shí)際開展?fàn)顩r以及歷史演變進(jìn)程。因此實(shí)施文書檔案管理工作、保管工作能夠更加高效地展現(xiàn)相關(guān)項(xiàng)目開展的實(shí)際狀況。比如深圳市福田區(qū)檔案館在檔案管理工作中可完成對(duì)各項(xiàng)文書檔案的接收管理，后續(xù)其他部門機(jī)構(gòu)調(diào)閱檔案時(shí)，提供更加完整全面的服務(wù)支撐，使得相關(guān)部門在項(xiàng)目管理決策、項(xiàng)目規(guī)劃以及項(xiàng)目改善過程中，借助完整的文書檔案庫為相關(guān)工作的開展提供相應(yīng)的指導(dǎo)，提供檔案的查閱、分析服務(wù)，促進(jìn)工作效率以及生產(chǎn)效率的提升。

二、文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺少投資建設(shè)。在當(dāng)前文書檔案接收管理與利用過程中，檔案館還缺少各項(xiàng)基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)施，比如檔案館在過去的工作管理進(jìn)程中采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，在實(shí)體檔案的管理維護(hù)期間需要完善檔案室的建設(shè)，其中的動(dòng)環(huán)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、滅火系統(tǒng)、安保系統(tǒng)均需要得到相應(yīng)的優(yōu)化完善，以此確保相關(guān)檔案信息更加高效地保存管理，但是由于檔案館缺乏投資建設(shè)，導(dǎo)致基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)施無法得到優(yōu)化、完善。并且在當(dāng)今數(shù)字化、信息化時(shí)代，針對(duì)過去所產(chǎn)生的紙質(zhì)文檔，由于缺乏設(shè)備、人員、經(jīng)費(fèi)，以及數(shù)字化查詢系統(tǒng)，以至于相關(guān)紙質(zhì)文檔資料的無紙化轉(zhuǎn)換受到影響。檔案館內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息無紙化轉(zhuǎn)換進(jìn)程相對(duì)緩慢，導(dǎo)致相關(guān)文書資料以及檔案信息無法快速錄入共享網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，很難提高數(shù)字資料的檢索利用效率，工作人員在查閱文檔時(shí)需要花費(fèi)大量的時(shí)間在數(shù)據(jù)庫中核對(duì)檔案，不利于提高檔案管理工作的效率。

（二）開發(fā)工作不足。通過對(duì)上文的分析可以看出，對(duì)文書檔案的管理和利用具有現(xiàn)實(shí)意義，能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門、機(jī)構(gòu)在開展項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目管理的過程中提供相應(yīng)的參照，降低項(xiàng)目管理成本，提高項(xiàng)目的經(jīng)營運(yùn)作效率。但是檔案館在對(duì)檔案進(jìn)行管理控制的過程中，未構(gòu)建成熟完善的管理體系，以至于相關(guān)檔案的開發(fā)工作落實(shí)不到位，比如檔案館在檔案接收利用以及接收管理的過程中，未制訂成熟完善的管理機(jī)制，未嚴(yán)格參照實(shí)際的工作程序來開展相關(guān)工作，再加上現(xiàn)行檔案的接收管理體系不成熟、不完善，缺乏制度化的管理機(jī)制，導(dǎo)致文書檔案信息的開發(fā)利用、保存管理模式過于單一、單調(diào)，無法發(fā)揮出相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)際價(jià)值和作用。并且在對(duì)所接收到的文書檔案進(jìn)行管理的過程中，由于缺少相應(yīng)的分類管理以及歸檔處理，對(duì)文書檔案中的各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)管理不全面、收集不及時(shí)，導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)信息缺乏完整性和全面性。除此之外，在利用檔案信息的過程中，由于相關(guān)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)程度低下，關(guān)聯(lián)信息無法快速得到利用，工作人員還需要花費(fèi)大量的時(shí)間，通過落后的檢索手段、檢索技術(shù)來對(duì)相關(guān)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢管理，從而浪費(fèi)大量的時(shí)間。最關(guān)鍵的是，大部分檔案管理人員由于缺少服務(wù)意識(shí)，對(duì)檔案文書管理工作認(rèn)知不充分，單方面認(rèn)為實(shí)施文書檔案的接收管理只是實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)檔案信息的收集整理以及分類歸檔即可，未充分引入服務(wù)化管理思想、管理意識(shí)來發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的價(jià)值和作用。總體來說，檔案館在文書檔案接收管理過程中缺少相應(yīng)的管理制度、管理機(jī)制，同時(shí)對(duì)相關(guān)檔案信息的利用和保存也缺少有效的管制手段，再加上部分檔案管理人員缺少服務(wù)意識(shí)，檔案開發(fā)、利用、編研工作欠缺，從而導(dǎo)致檔案無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（三）人才欠缺。在數(shù)字化、信息化時(shí)代，文書檔案的接收管理與利用均需要依托高素質(zhì)、高技能水平的檔案管理人才來開展相關(guān)工作，管理人員需要具備基本的數(shù)字化服務(wù)意識(shí)以及信息素養(yǎng)，能夠熟練使用檢索軟件、信息操作系統(tǒng)來完成相關(guān)管理工作。管理人員需要對(duì)文書檔案管理工作有一個(gè)較為深刻的認(rèn)知，還需要具備基本的法律安全意識(shí)、信息保密意識(shí)。但是，由于檔案館缺少專項(xiàng)管理人才，并且缺乏對(duì)相關(guān)人才的教育培訓(xùn)，從而導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)在文書檔案管理以及利用過程中缺少專業(yè)化的知識(shí)技能，無法提高文書檔案的管理效率。

三、加強(qiáng)文書檔案接收管理的措施

制訂成熟完善的文書檔案接收管理制度是必不可少的，在文書檔案接收管理過程中，檔案館需要確保接收到的信息更加完整、全面。在此過程中，檔案館需要明確文書檔案的接收管理范圍，并且優(yōu)化各項(xiàng)接收管理工作，明確檔案的接收管理制度，對(duì)各項(xiàng)資料信息進(jìn)行綜合分析、評(píng)估，結(jié)合精細(xì)化、高效化的檔案接收管理策略，提高檔案信息的接收管理水平。

（一）明確制度，保障檔案完整全面。文書檔案對(duì)于指導(dǎo)相關(guān)部門、機(jī)構(gòu)開展高效化、專業(yè)化工作具備較大的作用，因此檔案館在接收檔案的過程中要確保所接收到的數(shù)據(jù)資料具備全面性、完整性。在文書檔案中涉及較多的元素，其包含項(xiàng)目開展的方方面面，如圖表、照片、報(bào)告、協(xié)議、合同、設(shè)計(jì)、產(chǎn)權(quán)等各項(xiàng)資料信息，檔案館在接受相關(guān)信息的過程中要做好細(xì)致全面的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際調(diào)研和分析管理工作，并且明確相應(yīng)的接受管理原則。檔案館需要制訂成熟完善的責(zé)任管理機(jī)制，對(duì)各類檔案信息類型、性質(zhì)進(jìn)行分類、管理，參照法律法規(guī)以及技術(shù)規(guī)范要求，對(duì)文書檔案實(shí)現(xiàn)高效管理，確保收集到的檔案信息具備完整性、全面性。其次，在接收檔案后，需要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行分類歸檔保存，嚴(yán)格參照檔案信息資料的性質(zhì)、類別、屬性，完善對(duì)相關(guān)文件資料的批量化管理，實(shí)施分類保管，并且在接收檔案時(shí)完善無紙化改造，做好檔案?jìng)浞荩_保接收到的檔案高效管理，避免相關(guān)數(shù)字資料出現(xiàn)丟失、混亂等問題。

（二）明確檔案接收范圍。在對(duì)文書檔案進(jìn)行接收管理的過程中，檔案館需要明確檔案的接收管理范圍。由于檔案信息涉及較多的內(nèi)容，在對(duì)檔案進(jìn)行接收管理的過程中，需要開展集約化管理工作，檔案館可以根據(jù)項(xiàng)目開展的時(shí)間線以及項(xiàng)目開展進(jìn)度，完成對(duì)檔案的收集管理，對(duì)各個(gè)時(shí)期、各個(gè)時(shí)間段所產(chǎn)生的資料進(jìn)行分類管理，為后續(xù)檔案的查詢利用提供方便。檔案館需要參照過往的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)當(dāng)前接收的檔案信息資料進(jìn)行審查分析，對(duì)其中可能存在的問題進(jìn)行評(píng)估審核，并且與檔案提供方進(jìn)行密切對(duì)接，盡可能減少檔案收集不完整、不全面的問題出現(xiàn)。交接雙方需要嚴(yán)格參照移交目錄以及檔案信息的內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)清點(diǎn)，并且在完成交接之后則需要簽名蓋章，嚴(yán)格管理檔案的接收程序，盡可能減少人為因素給檔案的完整性、全面性帶來不良的影響。

四、文書檔案的利用對(duì)策

（一）創(chuàng)新管理理念，完善管理制度。檔案館要想提高檔案的利用效率，需要實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新，可結(jié)合信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)化管理。檔案館在過去的經(jīng)營管理過程中接收了大量的紙質(zhì)化文稿、紙質(zhì)化資料，要想提高對(duì)此部分紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)信息的利用效率，對(duì)其實(shí)施無紙化改造是必不可少的。在對(duì)檔案進(jìn)行無紙化改造的過程中，檔案館應(yīng)當(dāng)完善一系列的管理機(jī)制、管理制度，制訂成熟完善的管理計(jì)劃，盡可能按照規(guī)范，按照程序完成對(duì)相關(guān)紙質(zhì)文檔信息的無紙化改造。在接收檔案期間，要求各部門、各單位盡可能上傳數(shù)字化、信息化的檔案。同時(shí)，明確管理人員的工作職責(zé)，確保相關(guān)檔案信息完全錄入信息化系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資料的有效共享。管理者需要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，明確檔案的管理規(guī)范、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理制度，對(duì)檔案信息的收集制度、查閱制度、儲(chǔ)存制度進(jìn)行重點(diǎn)管理。在此期間，檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)各單位的職能，完成對(duì)檔案信息的定向收集管理，由于不同單位具備不同的職能，檔案館在接受相關(guān)檔案的過程中，需要與交接單位進(jìn)行細(xì)致高效的交流溝通，整理關(guān)鍵信息，并且明確相關(guān)單位對(duì)檔案的使用需求。除此之外，為了提高檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，檔案館需要制訂一系列的獎(jiǎng)罰措施，完善責(zé)任制度，確保檔案管理人員在文書檔案管理工作中具備基本的服務(wù)意識(shí)、管理意識(shí)，對(duì)文書檔案更加科學(xué)合理地管理，提高管理水平、管理效率。

（二）構(gòu)建專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，完善技術(shù)體系。檔案館在檔案管理工作中需要組建專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，相關(guān)專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)需要具備使用信息化技術(shù)的基本能力，比如相關(guān)專項(xiàng)團(tuán)隊(duì)需要更加高效地利用信息化技術(shù)、檢索技術(shù)，提供更加良好的檔案查閱、調(diào)取服務(wù)。另外，相關(guān)檔案管理人員需要具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)，能夠在檔案管理工作中對(duì)部分機(jī)密文檔實(shí)施安全管理、保密管理，提高相關(guān)檔案的機(jī)密性、安全性。為此，檔案館需要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員常態(tài)化的教育培訓(xùn)，并且與高校進(jìn)行產(chǎn)教合作交流，重點(diǎn)增強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員的法律意識(shí)、安全意識(shí)以及信息化意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作高效開展。

（三）加大投資建設(shè)力度。要想提高檔案的利用效率，依托成熟完善的信息化管理系統(tǒng)以及各項(xiàng)軟硬件設(shè)施是必不可少的，檔案館需要加大投資建設(shè)力度，對(duì)各類陳舊、落后的軟硬件設(shè)施進(jìn)行革新、優(yōu)化、升級(jí)、調(diào)整，從而提高檔案管理水平、管理效率。在此期間，檔案館需要分析文書檔案管理工作數(shù)字化、信息化改造的各項(xiàng)需求，開發(fā)數(shù)字化系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)，并且完善數(shù)據(jù)化機(jī)房，增添各類安全保護(hù)措施，確保檔案有效管理，并提高對(duì)檔案的檢索利用效率。還需要進(jìn)一步完善歸檔管理方案，對(duì)檔案進(jìn)行接收、利用、分類整理。

（四）強(qiáng)化文書與檔案管理的一體化。長期以來，檔案館在檔案管理工作中所沿用的管理機(jī)制、管理體系相對(duì)較為封閉、單一，在檔案管理過程中，相關(guān)部門機(jī)構(gòu)通常將文件和檔案管理工作獨(dú)立開來，以至于管理部門無法對(duì)文件信息的形成階段開展事前管理。當(dāng)前，檔案館需要堅(jiān)持文檔一體化的管理機(jī)制、管理策略，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效管理。簡言之，在現(xiàn)階段文書檔案管理工作中，結(jié)合全過程、動(dòng)態(tài)化的管理策略是必不可少的，在檔案信息的生成、設(shè)計(jì)、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、安全、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，需要嚴(yán)格參照檔案信息管理規(guī)范、管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)之間的有效銜接，以此提高檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率、利用價(jià)值，確保相關(guān)文書檔案具備真實(shí)性、完整性、全面性。

五、結(jié)語

總體來說，在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理控制的過程中，檔案館應(yīng)當(dāng)明確各項(xiàng)管理?xiàng)l例、管理方法，革新現(xiàn)有的管理機(jī)制，結(jié)合精細(xì)化的管理措施，提高對(duì)文書檔案的管理水平。