智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作優化對策

文/建東職業技術學院 吳政

智慧校園通過信息化建設提升校園綜合管理水平，而智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作的優化應當充分運用信息技術構筑完善的線上檔案管理體系，然后與線下的使用場景深度融合，滿足不同人群的檔案使用需求，實現對于高校辦公室檔案管理的改進優化。

一、優化高校辦公室檔案管理工作的意義

（一）智慧校園概述。智慧校園是指通過將物聯網的概念融入校園管理體系建設的過程中，以信息技術為基礎,打造校園管理、生活、學習的一體化環境。從實際角度來看，智慧校園主要是高效地融合信息技術及教育教學，進而將提高教學效果作為主要目標，提供網絡、數據、智慧一體的管理教學體系，同時對教學過程及管理過程進行預先測定或推測的一種學習環境。

（二）智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作優化的意義。1.提升高校辦公室檔案管理水平。基于智慧校園視域下對于高校辦公室檔案館管理工作進行評價，會發現高校辦公室檔案管理存在諸多不足：首先，是人力因素對于管理效果有著嚴重負面影響，部分工作者思想認知不足，在實際工作中欠缺責任感，不能較好地適應檔案工作在實施過程中的各樣需求。其次，是管理體系落后于高校檔案管理需要，檔案管理機制不健全以及檔案管理數據構建層面存在較為滯后等狀況，致使綜合管理效果不佳，這些因素均會影響高校檔案管理工作效果。在智慧校園背景下對于高校檔案管理進行優化，能夠通過信息系統建設降低人力因素對于管理工作的影響，同時起到完善高校檔案管理體系的效果，使得檔案管理工作更加適應檔案管理工作發展需求，從而進一步提升高校辦公室檔案管理水平。2.轉變高校辦公室檔案管理的理念。傳統檔案管理過程中普遍存在工作理念失衡的現象，即過度重視對于檔案的整理保存，忽視了對于檔案的高效利用，這種現象一定程度上制約了高校檔案管理工作的開展。智慧校園背景下對于高校辦公室檔案管理工作進行優化，能夠通過完善的信息化管理平臺降低辦公室檔案使用的難度，突出高校辦公室檔案管理工作的服務性質，滿足高校不同群體的多樣性檔案使用需求，充分挖掘高校辦公室檔案管理工作的應用價值。我國教育改革的逐步深化使得智慧校園建設的普及程度不斷提升，給教師和學生帶來了多方面的便利。針對高校辦公室檔案管理的改進優化工作，應當融入智慧校園建設背景和具體要求，提升高校辦公室檔案管理工作水平。智慧校園建設能夠對于辦公室檔案管理工作產生積極指導作用，同時，可以運用物聯網對現有檔案進行電子化升級，有效提升檔案保存時間和安全性。除此以外，將檔案管理融入智慧校園的建設體系中，能夠使得檔案信息和校園信息體系更好連通，高校的教師和學生通過運用物聯網或者互聯網等查看有關的檔案信息，避免傳統檔案借閱過程復雜的弊端，實現對于檔案信息的高效管理和使用。

二、高校辦公室檔案管理工作存在的問題

檔案管理是高校管理服務中一項重要的工作。在長期的運行實踐過程中，高校辦公室已形成了比較完善的檔案規范管理制度及管理模式。但是面對智慧校園建設的具體要求，檔案管理工作仍舊存在一些欠缺之處。

（一）對于檔案管理工作重視程度不夠。高校辦公室檔案管理內容包含高校重要的發展歷史、學生數據等多樣化信息。目前，管理人員對于檔案管理的重視程度明顯不足，管理人員大多將工作重心集中于行政工作當中，忽視對于檔案管理方法技術的研究。檔案管理人員無法清晰認識到檔案管理工作的重要性，在具體的工作中運用的管理方式比較陳舊，長此以往，會出現兩方面問題：一方面，會導致檔案管理工作效率更低；另一方面，因為檔案數據的不斷增加導致管理內容工作量遞增，員工的工作積極性受到影響。與此同時，檔案管理工作涉及多個不同的部門，因此需要部門間協同管理。但是在實際管理過程中，有非常多的部門不重視該項工作，對于提高檔案管理的效果非常不利。

（二）檔案管理機制不完善。建立良好的管理機制對于檔案管理工作具有重要的意義，完善的檔案管理機制能夠對檔案管理的流程進行規范，進而使檔案管理的工作取得更為理想的效果。目前我國很多高校缺乏完善的檔案管理機制，檔案管理機制體系缺少及時更新，對檔案管理效果造成一定程度的影響。比如：檔案管理工作缺乏明確的制度規范，個別高校的檔案管理混亂，一方面是沒有建立明確的索引，另一方面基礎條件完備，但是缺乏及時管理，導致紙質檔案雜亂堆放，影響檔案管理效果。

（三）高校檔案管理設備有待換新。高校辦公室檔案管理以往主要以紙質文件作為載體，實際管理中把檔案存儲在一些檔案柜中便可。智慧校園背景下，高校辦公室檔案內容以及形式得到擴展，面對檔案形式的不斷演變，高校辦公室必須擴展自身的檔案管理技術以及設備，應用現代化的軟件系統與硬件設備對辦公室檔案實施有效管理，其中包含硬件設備，例如計算機、移動智能終端設備等，以及相應的軟件系統，例如針對辦公室檔案建立的在線管理平臺等，并且將這類信息化設備應用于高校辦公室檔案管理機構日常工作中。當前階段，高校辦公室日常檔案管理中應用到的硬件設備較為陳舊，同時缺乏相應的軟件平臺，嚴重制約高校檔案管理工作效率的提升以及流程改進。

（四）檔案管理人員技能有待提升。管理人員的技術能力直接影響高校辦公室檔案管理水平。目前，我國高校辦公室普遍存在檔案管理人員專業技能不足的問題，在管理工作中，檔案管理人員主要應用紙質檔案的管理技術以及理念，導致針對電子檔案的管理效果不佳。同時，檔案管理人員缺乏專業的計算機操作能力，無法通過計算機提升檔案管理水平以及效率，導致高校檔案管理的信息化水平受到嚴重影響。同時，很多高校辦公室檔案管理工作缺乏專業的管理人員，管理工作由其他人員兼職完成，管理隊伍不穩定，相應的檔案管理技能缺乏，在管理工作中不能準確按照檔案內容進行分類，影響檔案總體管理效果。

三、高校辦公室檔案管理工作優化對策

（一）增強檔案人才隊伍建設。檔案管理人員技能水平嚴重影響檔案管理效果，因此高校辦公室檔案管理應該強化管理隊伍建設，重視對工作人員的業務培訓，使得工作人員專業技能滿足智慧校園背景下高校辦公室檔案信息化管理需求。首先，需要強化智慧校園背景下高校辦公室檔案管理人員的專業技能。檔案管理包含對于檔案的存檔管理以及借閱利用這兩個方面。檔案管理人員要按照檔案類型科學制訂索引。檔案索引的建立能夠幫助管理人員提升管理水平以及管理效率，管理過程中，人員可以在電腦系統中按照索引對于檔案內容進行快速精確的檢索。此外，可以按照建立多樣性的檢索目錄，在以日期為單位的檔案索引目錄下，擴展以部門、會議、人員為標準的檢索信息目錄形式，通過多樣性的檢索目錄設定，進一步提升檔案管理效率。高校辦公室檔案包含多樣性的信息，因此需要建立相應的保密級別，保障檔案信息的安全性。保密級別可以同檔案借閱系統協同建設，檔案管理人員按照人員的不同級別為其賦予不同的權限，有效提升高校辦公室檔案管理的安全性。其次，通過強化人才隊伍建設提升檔案管理人員的服務意識，進一步提升檔案管理服務使用體驗。檔案管理人員要為高校師生提供更加便利的檔案使用方式。例如通過校園網、圖書館信息發布平臺等多樣性的方式宣傳檔案使用規范，確保能夠滿足高校師生的檔案使用需求。除此以外，還可以廣泛征集使用者的需求，擴大檔案收集管理的范圍，滿足師生多樣性的檔案借閱需求，提升高校辦公室檔案利用水平。

（二）加大檔案管理信息化建設。智慧校園背景下，對于高校辦公室檔案管理工作進行優化需要加大對于檔案管理工作的投入，通過軟硬協同建設的方式提升高校辦公室檔案管理的信息化水平，進而實現對于高校檔案管理工作的優化。對于檔案管理的信息化建設，有兩方面需要注意：一方面，是提升高校辦公室檔案管理的硬件水平。首先，要在檔案管理工作中搭建由計算機終端構成的一體式硬件系統。硬件系統可以通過手持終端實現檔案信息錄入等功能，然后通過計算機設備對于整理的檔案文件分區信息、內容信息等進行管理。同時，應當順應檔案形式的變化，擴展多樣性的檔案管理技術，例如針對音視頻檔案文件、電子文檔檔案文件等要建立完善的數據庫，通過數據庫實現對于電子檔案的科學管理。針對電子數據庫服務器運行安全進行針對性考量，例如建立備份服務器等，避免突發事故影響電子檔案數據的安全。其次，要重視對于檔案保存庫房的硬件建設。紙質檔案文件對于保存環境有著較高的要求，因此對于庫房內部溫度進行把控，確保檔案室內部溫度能夠保持在14～24攝氏度的合理區間內，濕度條件不超過60%，通過智能溫控系統為檔案設置合理的保存條件。除此以外，針對檔案柜智能化改造也十分重要，要通過自動化系統實現檔案柜的移動控制，在電腦系統中輸入檔案要求，然后終端會顯示出檔案位置信息，檔案柜則自動開啟。最后，要通過物聯網技術實現對于檔案的電子管控，通過對于檔案標簽、索引信息的科學記錄，然后運用物聯網技術對于標簽的查找實現檔案入庫、出庫的詳細記錄。另一方面，要構建完善的軟件管理體系。針對高校辦公室檔案管理進行的管理平臺建設，需要從檔案管理平臺、檔案使用平臺這兩方面進行。針對檔案管理平臺的建設，主要為了實現三方面的作用：一是通過物聯網技術實現對于檔案信息的高效錄入分類以及使用者權限的管理；二是管理人員可以借助平臺對于檔案的分類類目等信息進行調整；三是要通過大數據技術對于檔案信息進行高效整合，然后不斷提升檔案管理水平，滿足人們多樣性的使用需求。檔案使用平臺則需要重視信息發布、檔案使用、意見收集這三方面內容。可以在檔案使用平臺中明確信息發布欄目，針對當期可以借閱的檔案信息進行公示。信息發布欄目應當同校園信息發布平臺進行合作，例如校園公眾號、官網等渠道，提升檔案信息發布的覆蓋范圍。檔案使用功能可以滿足具體的借閱需求，使用者可以通過學生學號、教師工號等信息登錄平臺，然后直接查看電子檔案，或者預約紙質檔案的使用，從而進一步提升檔案利用水平。如果使用者沒有明確的檔案信息，可以輸入關聯詞，通過大數據技術進行模糊數據挖掘，不斷縮小檔案范圍，直至查找到自己想要的檔案文件。意見收集欄目可以針對使用者的使用體驗進行收集，幫助檔案管理平臺進行不斷優化，提升使用者的借閱體驗。

（三）完善高校辦公室檔案體制建設。智慧校園背景之下，高校必須優化并完善對自身的檔案管理機制，保證其與目前高校的發展趨勢相互吻合，促進辦公室檔案管理工作水平的提升。要對高校辦公室檔案管理體系進行完善：首先，要重視對于自身平臺的智慧化建設。通過軟件平臺實現信息化檔案管理，通過硬件建設實現自動化檔案管理，綜合提升辦公室檔案管理的智慧化程度。依靠對于材料最初的整理、搜集、歸納類型以及后續的信息整理、深度挖掘等，提高檔案管理的標準化及專業化程度。通過創新檔案管理機制，真正將高校辦公室檔案管理工作落到實處，進而使該項工作更加專業和科學。其次，完善高校辦公室檔案管理體系。需要將檔案管理系統融入校園綜合信息系統之中，進一步優化檔案管理流程體系。智慧校園建設過程中，高校一般會按照行政業務、科研業務、教學業務等建立多樣性的電子信息化平臺，不同平臺涉及多樣性的檔案文件。傳統過程中，針對這些檔案文件的歸檔處理需要進行專門的操作，極大損害檔案管理的效率以及質量。通過將檔案管理系統接入不同業務平臺，實現對于不同信息平臺生成檔案數據的自動分類、收集管理。通過區塊鏈技術，確保檔案管理系統在不同信息平臺中進行數據收集、歸類的過程中，對于電子檔案的類目、真實性等進行準確記錄，免去人工進行檔案信息上傳的操作。同時，檔案管理系統與校園綜合信息系統的連通還可以進一步提升檔案文件的利用水平，使用者可以在不同的業務平臺中通過單獨接口直接訪問檔案管理系統，避免在多個平臺中進行重復登錄認證的步驟，進而實現檔案文件信息的高效共享。

四、結語

總而言之，智慧校園背景對于高校辦公室的檔案管理工作提出了更高的要求。辦公室檔案管理工作作為高校日常運行管理的重要內容，能夠直接影響高校整體管理水平。可以通過強化隊伍建設、加強信息化建設以及體制機制建設這三方面入手，提升高校辦公室檔案管理的信息化水平，為高校整體管理水平的提升貢獻力量。