“互聯網+”背景下高校無接觸式報賬研究
——以H高校為例

榮冰玉 華南理工大學財務處

引言

高校師生員工來自五湖四海，人員流動性大，而傳統“面對面”報賬模式存在人員接觸頻繁、扎堆報賬、師生跑腿多等弊端，造成報賬效率比較低。迫切要求高校財務部門突破舊思路，利用信息化技術手段，從傳統的“接觸式”線下報賬，逐漸向“無接觸”式線上報賬轉型。在“互聯網+”背景下，積極創新財務工作方式方法，優化報賬流程，提高信息化建設水平。

一、H高校財務報賬模式現狀分析

H高校自2013年正式上線了“財務網上綜合服務平臺”，包含財務查詢系統、網上報賬系統、酬金申報系統、統一支付系統、預算申報系統、預借票據系統等，其中網上報賬功能徹底改變了以往師生報賬難、排隊時間長、熙熙攘攘聚集財務大廳取號辦理財務業務的狀況。相比諸多高校傳統的聚集式財務報賬模式，H高校網上報賬的優勢得以凸顯。

（一）H高校財務目前的報賬流程

（1）報賬準備環節。經辦人將教學、科研等活動中產生的合法票據粘貼在《粘貼卡》上，通過“網上報賬系統”填錄報銷信息，生成帶有條形碼和預約單號的網報單并打印。

（2）報銷單投遞環節。將相關的附件資料裝訂在一起，經線下簽字審批后，將單據投遞到財務處指定的網報單投遞機或委派會計處。

（3）后臺處理環節。財務處專人定時取出報銷單據，統一消毒后分發給財務處內部人員進行審核、復核和出納。

（二）當前H高校財務報賬流程存在的不足

作為H高校信息化建設的重大舉措，“財務網上綜合服務平臺”實現了不等候報賬，突破了報賬時間、空間的限制，為師生帶來了極大的便利，緩解了財務人員現場審核的壓力。但經過幾年的實踐，報賬流程仍存在一些缺陷，尤其在“互聯網+”大背景下，許多工作環節仍不夠智能化。

（1）報賬審批采取線下“面對面”的方式。紙質報銷單據需找項目負責人簽字或各個歸口部門審批、簽字，程序比較繁雜。

（2）“無紙化”水平不高。一是在票據電子化的大背景下，仍需將電子發票打印出來報銷。二是在“網上報賬系統”填錄信息時，需將電子發票逐張錄入系統并關聯網報單。在電子發票數量較多時，繁雜的錄入和魚鱗狀貼票過程給經辦人帶來很大的困擾。

（3）報賬精細化管理不夠。一是當前報賬流程缺乏預審機制，當前高校經費報賬的重頭戲——科研經費的報銷不規范。報賬人員多為在校研究生，對財務報銷制度和流程不熟悉，報銷單錯填漏填、手續不齊全等問題層出不窮，加上流動性大，造成返單率極高。二是財務人員水平參差不齊，報賬審核效率不高。三是單據不合規造成大量原始憑證在不同人員之間頻繁流轉，額外牽扯師生科研教學精力。

（4）現有的“網上報賬系統”不完善。主要表現為項目預算額度控制系統與網報系統數據無法有效對接，常等到財務人員做賬時系統才提示項目額度超支等現象，造成大量退單。

二、H高校“無接觸式”報賬流程優化的必要性

（一）高校財務管理信息化建設的需要

隨著信息革命不斷向縱深發展，各大高校致力于“智慧校園”建設，高校財務同樣迫切需要順應新時代新要求，進一步推動財務報賬與“互聯網+”、大數據深度融合，實現數字化轉型。探索實行報賬單據遠程審簽、會計檔案電子歸檔和查閱等，確保報賬人員足不出戶地將報銷單據傳遞到財務部門，是當前高校財務信息化建設的方向。

（二）多校區“互聯網+”財務管理的需要

H高校地處粵港澳大灣區，是教育部直屬的全國重點大學，校園分為W主校區、大學城校區和國際校區，日常報賬業務需求多、業務量大。目前H高校具有相互獨立又相互依存的核算體系，較好滿足了各個校區的日常報銷需要；但報賬流程中的部分環節還需要跨校區完成，報賬人經常坐校車往返各個校區之間，耗費大量時間和精力。運用互聯網技術將財務綜合服務平臺與現有OA系統進行對接，搭建財務信息數據共享平臺，實現三個校區各部門之間高效協同，做到跨越時空的“無接觸”式報賬，切實解決師生報賬奔波苦、時間長的問題，是當前H校師生“急難愁盼”的事。

三、“無接觸式”報賬的思考與流程優化建議

為減少報賬耗費的時間人力成本，提高報賬效率，高校可按照人員“無接觸”的理念，推進全流程“無接觸式”報賬。H高校可對財務報賬涉及的各個環節進行優化，如在原有的“財務網上綜合服務平臺”上增加幾個功能模塊，構建以“網上預約報銷系統、電子審簽系統、網報單據預審系統、憑證電子影像化系統”為核心，各系統銜接有序、數據互通的新型互聯網報賬流程，實現報賬業務全過程線上作業，全員各環節“無接觸、不見面”。

（一）優化財務綜合服務平臺

1.優化網上預約報賬系統

一是針對電子發票的報銷，開發“無紙化報銷”渠道。隨著全國電子發票的普及，會計憑證電子化是未來發展的必然趨勢。2020年3月，財政部、國家檔案局聯合印發《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號），為實現會計憑證報銷入賬歸檔全流程電子化提供了制度保障。H高校可在“財務綜合服務平臺”中增加電子發票智能識別功能，主要業務流程為：

（1）報賬人通過微信卡包、支付寶卡包、“電子發票夾” APP等收集管理電子發票，并與網上報賬系統對接，實現數據上傳。

（2）網上報賬系統自動識別預設好的H高校的發票抬頭，分類歸集不同經濟業務并自動計算金額。

（3）系統生成電子網報單并推送給財務部門，由財務審核人員線上審核完成報銷，并關聯相應的記賬憑證。

（4）系統自動將已報銷的電子發票標注為“已核銷”。

新增電子發票智能識別功能不僅可以有效避免電子發票重復報銷、漏報銷導致發票過期等問題，還能避免金額計算錯誤導致退單的風險，切實減輕了師生發票粘貼的負擔，同時契合“無接觸”財務報賬模式要求。

二是針對項目預算管理系統與網上報賬系統脫節的問題，進行系統優化。需實時更新項目剩余預算額度，同時數據反饋給網上預約報賬系統，報賬人在發起報銷申請，選擇報銷內容環節即可收到系統提示額度是否超支、該業務類型能否從此項目支出。有效避免由于預算額度控制等問題導致的頻繁退單。

2.增設電子審簽系統

高校經費來源較多，財務報銷需根據經費性質、金額大小等逐級審批簽字，往往涉及人事處、發規處、科技處等多個經費主管部門。報賬人需往返多個部門間進行審批，耗時耗力、效率低下。H高校可在現有OA辦公門戶系統中新增電子審簽系統，并與網上預約報賬系統對接，主要業務流程為：

（1）報賬人通過高拍儀等設備掃描紙質報賬材料并將掃描件上傳至電子審簽系統，也可直接上傳電子發票、電子合同等原始憑證。

（2）通過電子審簽系統，報賬人將需簽批的電子預約報銷單據及電子原始憑證推送給項目負責人或主管領導。

（3）簽批領導通過電子簽批系統直接查閱影像化的原始憑證，完成線上簽名審批。

增設電子審簽系統既能解決“簽字難”的問題，又能做到審批簽章“無接觸”。

3.增設網報單據預審系統

H高校可增設網報單據預審系統，主要業務流程為：

第一步：報賬人將審簽手續辦結后的網報單提交傳遞至網報單據預審系統。第二步：財務人員對網報單進行線上預審。系統根據預先設定好的重要性原則，對各類報賬業務進行智能識別。對簡單業務如原材料采購、校內轉賬等歸類后批量預審；大額復雜業務則放入待定區域，集中時間由復核人員線上討論后重點預審，以提高審核效率和正確率，降低因財務人員水平參差不齊導致的審核差異。第三步：預審通過則由系統分發給會計科各審核人員直接制作記賬憑證；預審不通過，則對存在的問題進行描述、歸納總結，線上反饋、線上退單，經報賬人修改后再提交，直至審核通過。最后，由后臺財務人員制作記賬憑證、復核、出納，完成報賬全過程。具體流程如圖1所示：

圖1 網上預約報賬預審流程圖

將投遞后線下審核轉變為投遞前線上審核，可實現財務審核環節“非接觸式”，減少報賬人因報銷單據問題來回取單消耗的時間，并且推進了會計電子檔案管理的進程。

4.增設憑證電子影像化系統

新《會計檔案管理辦法》明確了會計資料可以用電子形式保存歸檔。H高校科研項目種類多、數量大，結題審計經常需要調閱原始憑證拍照、掃描，消耗大量的時間。H高校可增設憑證電子影像化系統，以課題組為單位配備相應的精拍設備，將報賬憑證資料電子化，既可助力實現線上報銷，還可將電子檔案歸檔，提高會計檔案數字化管理水平，節約時間和檔案儲存成本。

（二）引入智能財務助手助力咨詢服務

H高校會計核算人員每天需接受大量的財務咨詢，其中以電話咨詢和現場咨詢為主，嚴重擠占財務人員審核做賬時間。針對同樣問題被反復咨詢的現象，H 高校可在財務處網站設置“財務答疑機器人”，將常見問題歸納總結，同質化工作可交給機器人回答，這樣就能及時滿足師生報賬咨詢的需求，同時也減輕了財務人員現場咨詢壓力，幫助財務人員聚焦主責主業。

（三）進一步發揮委派會計橋梁紐帶作用

隨著高校辦學規模的不斷擴大，會計核算業務量逐年增加。會計人員委派制度在H高校已推行多年，委派會計人員接受H高校財務部門直接管理，對高校二級單位的經濟業務進行會計核算和監督，發揮著橋梁和紐帶的作用。由于受派單位地點比較分散，委派會計審核過程中發現的問題難以及時向校財務部門反饋，這既使得問題的處理相對滯后，也變相增加了人員“面對面”接觸的頻次。H高校財務部門可授權委派會計，運用迭代升級后的“財務網上綜合服務平臺”與校財務部門進行實時信息共享和互通，線上及時反饋和解決問題，實現“無接觸”業務對接。

（四）完善科研財務助理制度

H高校作為全國“雙一流”建設的重點高校，承擔的科研項目數量龐大，為了最大限度地提高科研經費的使用效益，高校亟須建立健全科研財務助理制度。聘請具備一定財務知識、科研知識儲備的專業人員參與到科研經費的全過程管理中。由科研財務助理把好第一道關，與校財務人員直接對接。有助于提高溝通效率，大大降低返單率，減少“面對面”接觸的頻次，緩解財務工作壓力。同時，高校應完善科研財務助理制度，充分調動科研財務助理的工作積極性，增強其工作穩定性和職業歸屬感。

（五）提升財務人員的綜合素質

高校財務報賬業務作為高校基礎經濟業務環節，報賬流程是否最優化、報賬體驗是否友好，關系到高校財務管理的績效和高校財務氛圍的和諧。H高校財務人員只有不斷提高職業道德素養，強化綜合業務能力水平，不斷學習數據分析、信息化技術，耐心細致做好溝通服務，才能保證高校整體財務管理水平，確保高校各項事業健康平穩發展。

（六）加強財務網絡安全保障

互聯網是把雙刃劍，帶來便利的同時也存在風險。高校平時應加強校園網絡財務信息安全管理，重視數據安全，做到重要文件加密存儲和傳輸，不同業務數據通過邏輯隔離，確保數據信息的安全，避免敏感信息泄露，以有力有效的網絡安全管控為財務管理工作順利開展保駕護航。

結語

互聯網技術的迅速發展，給高校財務部門帶來挑戰，同時，也孕育著機遇。它促使各高校積極引入新思路、新方法，及時進行流程優化，高效、有序、穩妥地開展財務報賬工作，為師生提供優質、高效的財務服務。高校“無接觸”財務報賬流程優化是一個系統工程，涉及多部門的協同聯動，需要全面統籌，并投入資金、設備等；這從長遠來看有助于高校財務信息化建設，優化資源配置，構建適合“雙一流”高校發展的科學、高效、人性化的新型財務管理模式，是高校財務向“智能化”“數字化”發展的必然選擇。