新形勢下檔案管理工作創新機制探討

貴州省黔南民族職業技術學院 張金梅

隨著社會經濟的飛速發展，事業單位的檔案工作日益復雜。檔案管理人員要進行一系列的復雜工作，如收集、分類、審查、歸納等。在新形勢下，事業單位要想切實提高檔案工作質量，就需要對檔案工作進行創新改革，對檔案的管理方式進行深入研究，制訂科學合理制度，加強其相關管理人員的業務培訓，注重它的信息化建設。只有如此，才能更好地促進檔案管理工作的開展，使其發揮出應有的價值。從檔案管理工作的本質上看，工作是不以營利為目的，屬于工作的結尾部分，但只有將檔案服務工作做好了，其他部門的整個工作內容才會得到總結，才能根據工作時效給企業帶來的經濟效益分析未來工作量，因此，要充分認識到它的重要性，要時刻把握其未來發展趨勢，樹立高效的管理服務意識，在其他工作完結后，整理其工作內容，把控企業獲得的經濟效益標準，為企業注入新的活力。進一步完善企業檔案管理工作條件，順應時代的發展趨勢，檔案管理工作不容忽視，只有將檔案工作放在重要位置，工作人員才會重視到工作總結的重要性，檔案管理人員要與時俱進，開拓創新，才能使檔案管理工作服務于社會的各項事業當中，是檔案事業可持續發展。

一、目前事業單位檔案管理工作的狀況

檔案管理工作一般會有嚴謹的流程和規范的管理辦法，隨著時代的發展和進步，人們對信息的掌握和敏感度要不斷加強，提高社會檔案管理意識是可持續發展道路的必要條件，人們要不斷地認識檔案管理的重要性，更新檔案管理觀念，對于事業單位來說，妥善保管和記錄檔案，將具有一定價值的材料加密，是事業單位開展活動和經營的重要保障，這類工作是事業單位最重要的部分，也是事業單位發展和進步的見證，工作的開展都是用檔案為基礎，檔案管理工作的效率也會直接影響到事業單位管理工作的水平，開展科學化的檔案管理工作是必要的，不僅能夠記錄事業單位每個部門的工作情況，也能表現事業單位發展工作的標準和專業能力，有利于促進事業單位的工作朝著科學的方向發展。隨著信息時代的到來，傳統的檔案管理模式已經滿足不了事業單位的發展和進步了，這類工作看似簡單其實難度非常大，相關人員對計算機檔案技術管理知識、網絡安全檔案技術管理知識尤其重大型企業管理數字化和財務檔案系統技術管理知識比較匱乏。以下是現階段事業單位檔案管理工作的現狀。

（一）事業單位領導未重視檔案管理工作

長期以來，不少事業單位的領導和管理人員深受傳統觀念的影響，對檔案管理的關注度不足，這就對檔案管理事業的發展造成了一定的阻礙。檔案工作相對于其他工作崗位來說是最容易被忽略的，單位大多不具備檔案管理工作的條件，檔案管理工作人員也常常被忽略，導致工作人員對檔案管理工作抱有戒備心理，害怕工作被固化，不能夠得到其他的工作崗位，有的單位對于檔案管理工作放任不管，整個工作的開展都是靠員工的自覺；有的單位對于檔案工作的資金投入不足，致使檔案管理設備未能得到及時地更新，辦公設備得不到保障；有些單位對于檔案管理制度視若無睹，遲遲不能按規定配置工作人員，導致檔案工作人員流動性大，流失率高，嚴重地阻礙了檔案管理工作的開展[1]。

（二）檔案管理制度不完善

新時期，許多事業單位僅注重日常業務工作，忽略了檔案管理工作，這就造成了部分員工對于檔案工做出現敷衍應付、流于形式等情況。此外，由于部分單位對檔案工作重視程度較低，未將其列入日常工作中，導致了檔案工作機制發展落后，缺乏相關的工作管理制度。最后，由于檔案管理制度的缺失，這就使得對員工的工作監督和指導等方面不到位，出現檔案工作與單位日常工作脫節的問題，嚴重阻礙了檔案工作的開展。

（三）檔案工作人員的專業水平不高

因為缺乏單位管理、科技、信息技術等方面的專業知識，對現代信息化技術的了解不深，所以事業單位檔案管理人員的專業水平不高，信息素養不足。另外，很多檔案管理員工存在著知足常樂的觀念，員工的管理水平和專業水平都不能取得很大的提高，缺乏開拓創新精神，這也是導致我國事業單位檔案管理工作質量降低的一個主要原因。

（四）未重視檔案管理工作的信息化建設

部分事業單位很少開展相關培訓，導致檔案管理人員的現代化水平不高，嚴峻地影響了檔案的搜集、處理、歸檔以及利用等管理工作的進行。主要表現在以下方面:一是我國的檔案管理工作仍然處在滯后和粗放的階段，以傳統的、人工的方式為主，對于紙質版工作存在著高度依賴性。二是中國電子檔案工作的開展速度緩慢，硬件系統和軟件管理系統并不健全，制約了檔案工作的質量和效率。另外，有些單位的信息安全意識也比較薄弱，不能深刻認識數字著錄、高速查詢、單字節深度查詢、檔案云備份等運作手段的重要意義，這些都制約著檔案管理工作的創新與發展。

二、新形勢下檔案管理工作的創新機制

在信息迅速發展的背景下，事業單位要提高工作的整體效率，就必須重視檔案管理工作，完善相關制度，規范檔案管理工作內容。從上面所闡述的管理現狀來看，領導缺乏對這類管理工作的認知，沒有意識到這類工作對于未來的發展和經濟效益的必要性。由于傳統檔案管理工作的缺陷，使事業單位重視到這類管理工作對于發展的重要意義，開展相關人員的培訓工作，讓工作人員深刻認識到這類管理工作的意義，明確工作內容，加強對工作人員的監督，從主觀上提高對這類管理工作的責任感和使命感，要提升效率，為事業單位長期發展要有遠見。要成立具體的檔案管理工作室，制定相關制度，使檔案管理工作與其他部門工作相互協助，利用計算機網絡，將流程科學化，減少檔案管理工做出現的問題，使檔案管理工作有效發揮作用，在實際的工作中，加強檔案管理工作的技術投入，推動檔案管理工作與其他部門的協作和配合，順利開展檔案管理工作，有效開發重要信息，以下是有關檔案管理工作問題具體的解決措施。

（一）制定檔案管理系統相關制度

在當今時代，檔案管理的業務空間得到了擴大，檔案管理的方法也發生了變化。但是，在具體的檔案管理業務中，因為缺乏具體的標準，導致檔案工作者的職能出現了錯位[2]。因此，應完善事業單位的檔案管理體系，才能更好地發揮其作用。在檔案管理工作中，檔案主管部門要建立健全的檔案監管制度，并根據歸檔的目的，按照規章制度對工作人員的職責進行分配和管理。此外，可運用信息技術接入檔案監督系統，通過檔案信息系統，管理者可以清楚地認識到信息的重要性，從而可以更好地判斷信息的可用性，進而大大的緩解了管理者的工作壓力。通過相關的責任體系，可以對檔案工作人員的職責進行細化，防止檔案工作人員的工作混亂，同時也能確保對相關責任人進行落實，提高了檔案管理人員的工作責任感。

（二）加強檔案管理人員的業務培訓

新形勢下發展的背景下，事業單位要積極地吸收國外先進的檔案管理理念，引進先進的管理設備和工具，學習先進的檔案管理技術模式，確保檔案的自動化處理和歸檔工作順利完成。最后，要正確調整檔案管理隊伍的結構。當前我國的檔案管理隊伍結構不合理，年輕人比較少，年長的工作人員居多，這樣的不合理的人員構成，會對檔案工作的科學性造成很大的影響。因此，住房保障事業單位要積極吸納高素質人才，增加檔案管理工作的生機。由于事業單位不斷提高自身發展目標和更新自身的計劃，這對檔案管理工作人員有了較高的要求，工作人員要根據能力標準劃分工作內容，開展合理化和針對性的培訓，檔案管理工作人員要提高自身的專業化水平，學習和掌握檔案管理流程，研究相關專業知識，不斷地更新自身的管理理念。不是所有的單位都適應新形勢下的檔案管理規范，所以就要求事業單位檔案管理工作人員開展實踐，找到適合本單位的檔案管理方式，要對檔案管理規范進行創新和總結，使檔案管理功能能夠更好地為事業單位所服務。

（三）管理層應重視檔案管理工作

單位發展的整個過程都與檔案管理有著密切的聯系，優化檔案管理制度和完善檔案管理規范是事業單位發展的必要原則，真正提高檔案管理工作效率。檔案管理工作人員要結合事業單位的實際情況，使各部門的檔案進行合理分類，在臨時使用某種檔案時能夠迅速完成查找，并將檔案的相關信息提調出來。檔案管理是事業單位里比較隱秘的工作，這導致許多領導低估了檔案管理的作用。當需要提取和檢查檔案文件時，部分事業單位領導就會發現檔案文件管理監控措施不完善的問題。因此，管理層應重視檔案管理工作，設定專門的部門進行檔案管理，并且設定主要負責人。配備的專職檔案管理人員必須相對固定，人員一經指定，不得頻繁更換。檔案管理是各部門考核中的重要內容，對在檔案管理工作中表現突出的員工要給予獎勵。此外，各事業單位必須把檔案管理作為一項基礎性工作，并且要有效地利用檔案，實現檔案管理與事業單位發展的緊密聯系。最后，管理層有必要樹立起現代化的檔案管理理念，要把創新檔案管理工作納入到重點任務中，以此更好地確保所有工作連接的有效性[4]。要完善和優化檔案管理機制，利用計算機網絡技術合理規整檔案，同時，加強檔案工作的宣傳力度，使有關部門和工作人員正確認識檔案管理工作，明確各環節的重要性，樹立良好的檔案意識，這對檔案管理工作的開展有著積極的影響。

（四）強化檔案管理工作的信息化水平

在信息技術蓬勃發展的今天，事業單位檔案管理工作的信息化建設，已是時代發展的趨勢。強化檔案管理工作的信息化水平，是事業單位檔案管理工作開展的基本要求。合理地保存和使用檔案資料，可以為單位領導做出正確的決策提供一定的參考依據，進而促進事業單位可持續的發展。計算機信息技術的普及，給檔案管理工作改革帶來了新的契機，傳統的檔案管理工作效率低，緊急性的文件提調要耗費大量的人力和時間精力，不僅耽誤工作的進程，工作時長的增多也讓相關工作人員感到疲累，但信息技術的到來，不僅能夠將雜亂的檔案瞬間歸整，還能通過時間和事件內容進行劃分，例如，人事部門要調取某一工作人員的資料，只要輸入調取人員的名字，關于調取人的進單位以來所有的工作內容和家庭信息以及對未來工作的計劃都會顯現在計算機上，如果要搜索某件工作內容，就會現實這次工作事件的時間及參與人員和他們各自的工作內容。計算機的介入大大增強了事業單位檔案管理工作的效率，能夠更好地規范管理員工，從員工角度來看，這也是事業單位對自己負責的一種態度，不僅在工作中能夠方便自身查閱資料，也能夠公平地靠能力享受事業單位待遇。但要實現檔案管理工作的技術支持還需要經過不斷地投資和管理，首先要給予資金支持，保證軟件和硬件設備齊全，為今后的檔案工作奠定良好的物質基礎。其次要確保檔案管理信息與各單位的實際需要相符，強化安全監管，增強文件存儲的安全性，確保信息的安全、可靠，從而使整個信息化檔案管理體系發揮出最大的價值。事業單位要加強檔案信息化管理工作，真正提升其使用效益，使之能夠深入地推進“無紙化辦公”，不斷地提升檔案管理水平，從而適應我國檔案工作的開展趨勢。

（五）行政干預檔案管理工作，提高工作效率

行政干預有助于全面開展檔案管理工作，將其工作內容作與依法治檔相結合，促進檔案管理工作的有效進行。首先，人事行政管理方面要對其的工作性質提高重視程度，將檔案管理工作發揮有效作用并與單位任何事件掛鉤，使人們重視到工作總結歸檔的重要性。然后行政管理部門要發揮他們自身的主體作用，定期開展關于如何進行檔案管理工作的會議，各部門負責人要深刻認識到自身所在部門的檔案重要性，要將其的工作內容作為任何工作的出發點，重點落實每個工作人員的資料總結，對管理優秀的部門做出表彰，對檔案管理工做出現的問題要及時解決，對待嚴重的問題，要經過各部門的討論和研究決定解決措施，提高檔案工作管理的有效性。

（六）用創新方式看待檔案管理工作

由于現階段檔案管理工作受到越來越多的單位重視，要提高自身競爭力，就要嚴格要求檔案管理工作，相關工作人員必須以辯證創新的眼光看待檔案管理工作過程中出現的問題，要創新自身的思維方式，優化檔案管理工作的服務模式，確保單位的每一個人都能夠從檔案管理工作中獲得滿足，有利于所有工作的開展，減少不必要的工作內容。為確保管理效率的提高，要對相關工具采取合理的開發和利用，制定嚴格的標準，實現檔案服務于大眾的目標。相關工作人員要熟悉和掌握計算機技術，將所有部門規整的檔案進行整理和劃分，并將其完整的輸入到計算機中，通過互聯網技術，建立檔案信息庫，發揮計算機優勢，使檔案資源能夠得到高效利用，擴展檔案的服務面。相關工作人員要經常翻閱檔案信息，要做到對每份檔案的大概內容都大致了解，提高檔案的利用率，將只有紙質化的檔案錄入到電腦中，保存電子版資料進行存檔，能夠將檔案安全有效儲存，形成完備的檔案信息庫，還需建立檔案目錄，能夠明確知道檔案涉及的內容，提高檔案管理水平。

（七）信息化建設推動檔案現代化發展

隨著經濟水平的提高，計算機的發展也使得關于檔案管理的軟件應運而生，其已經成為當代事業單位必須具備的能力，各部門領導們要充分認識到其建立信息化的重要性，真正提高其對單位所有工作產生的管理效益，將傳統的檔案管理進行深度改造，讓其為單位的發展做出貢獻。大數據時代發展的背景下，事業單位必須推動其信息化的發展，將所有紙質化的檔案傳入到電子計算機中，有利于單位所有工作人員的查閱。規避傳統的工作模式帶來的難題，也會有效解決其中出現的漏洞。信息化的發展推動了其現代化的發展進程，拓寬了檔案服務的領域，有效發揮它的價值，為事業單位未來的發展奠定了基礎。

三、結束語

在新形勢下，創新檔案管理工作已經成了一個不可避免的趨勢。檔案工作人員要把握好新時期的發展契機，認真面對各種挑戰，不斷學習、創新。對檔案管理方法進行深入的研究，重新認識檔案工作。在新技術的驅動下，充分挖掘和利用檔案信息資源中蘊含的龐大的知識財富，為事業單位創造更多的價值。