高校全過程報賬業務指引設計與實踐
——基于機制設計理論的視角

2022-03-03 01:47:44劉從兵高級會計師安康學院陜西安康725000

商業會計 2022年3期

劉從兵（高級會計師）（安康學院陜西安康 725000）

一、引言

高校報賬業務是一項重要的會計基礎性工作，通過對經費支出實施財務監督和控制，嚴肅財經紀律，規范經濟行為，提高資金使用效益，促進教育事業持續健康發展。近年來，為了發揮高校推動經濟社會高質量發展的重要作用，國家對高等教育的投入不斷增加，并且高校經費來源有多元化的趨勢，涉及的業務范圍也在不斷擴大，作為教育經費投入映射的報賬工作變得日益繁重，報賬效率需不斷提升。同時，在全面依法治國、加強內控建設、防范廉政風險的背景下，國家對高校經費的管理趨于規范化和精細化，出臺了一系列財經法規、管理辦法和實施細則，面對大量的制度、規定、程序和標準，高校教職工在辦理經濟業務時常常無所適從，“報賬難”和“報賬繁”成為高校普遍存在的問題，也成為社會關注的焦點和熱點。

資金供給和政策環境的變化，使高校傳統的報賬業務面臨嚴峻挑戰，高校需要開拓思路，層層剖析，找出問題癥結，并有針對性地做出完善和改進。本文對高校報賬業務的現實困境進行了分析，依據機制設計理論，采用信息化技術，設計了一套報賬業務指引工具，旨在提升高校財務管理水平和服務質量。

二、機制設計理論的內涵

機制設計理論討論在信息不完全、分散化決策、自由選擇等條件下，如何設計一個機制，使活動中的個體目標和組織目標保持一致。機制設計理論源于波蘭經濟學家里奧尼德·赫維茨的開創性工作，其核心內容是信息效率和激勵相容。1960年，赫維茨發表了《資源配置最優化與信息效率》，指出機制運行需要信息傳遞，而信息傳遞是需要成本的，因此對于機制設計者來說，降低信息空間維數，精簡信息內容，提高信息傳遞效率，有利于降低機制運行成本，有利于實現既定目標。1972年，赫維茨又發表了《論信息分散系統》，提出激勵相容的概念，即在信息不對稱和道德風險并存的情況下，需要設計機制，給參與者一定的引導、規范、控制和激勵，使參與者在實現個體利益最大化的同時實現組織目標。

機制設計理論作為微觀經濟學的一個分支，發展迅速，影響和改變了現代經濟學的諸多學科，被廣泛運用于契約理論、壟斷定價以及拍賣理論等諸多領域，包括現實生活中的稅制設計、行政管理、法規制訂等也可歸結為機制設計理論研究范疇。高校也可借鑒機制設計理論，對財務報賬工作進行完善和提升，一方面要全面收集、整理、歸納、總結相關制度，梳理流程環節，明確內控要點，加強監督和控制，實現激勵相容，另一方面要創新機制，實現信息公開透明、高效傳遞和規范使用，提高信息效率。

三、高校報賬業務現狀分析

目前，高校報賬業務的基本流程是：教職工依法依規開展經濟業務活動，收集整理相關票據和附件材料，填制報賬表單，履行審批手續，報送財務部門審核通過后予以報銷支付。財務審核作為報賬業務的最后一個環節，重點對經濟業務的合規性、合理性、真實性、經濟性等方面進行監督，對開支內容不合規、手續不完善、票據不合法、附件資料不規范、表單填制不準確、審批簽字不齊全等情況予以退單，而產生退單的主要原因是教職工沒有按照制度要求開展業務活動。依據機制設計理論，國家出臺了一系列制度，并要求財務、審計、紀檢等部門開展監督，其目的是規范個體的經濟行為，維護資產安全，防范舞弊和腐敗，避免資金浪費和損失，確保政府、學校、個人三者的目標或利益的趨同性和一致性，實現激勵相容，因此遵守制度是高校開展經濟業務活動的基本前提和職責要求。但由于制度信息內容多、獲取難度大、傳遞效率低等因素的影響，高校教職工在報賬業務中并不能嚴格執行制度規定。

（一）制度來源范圍廣。當前高校執行的報賬相關制度，從事項類型劃分，包括辦公費、印刷費、差旅費、公務接待費、公務用車運行維護費、因公出國出境費、會議費、培訓費、勞務費、維修維護費、物業管理費、購置費、基本建設等業務管理規定；從業務流程和關鍵環節控制劃分，包括立項評審、預算編制、采購招標、合同管理、評估驗收、資產登記、項目審計、財務支付、績效評價、監督問責等方面的管理規定；從出臺制度的業務部門劃分，包括高校財務處、國資處、教務處、科技處、人事處、后勤處、基建處、黨政辦、學生處、審計處等部門；從發布制度的層級劃分，包括國家層面、省部級層面、市廳級層面、學校層面、二級單位層面；從時間跨度劃分，在用的制度甚至可追溯到上世紀80年代。面對如此龐雜且不斷更新的制度體系，不論是財務人員還是報賬人員，且不說學習，即便是收集整理起來，以備待查，都不是一件容易的事情。

（二）信息篩選難度大。每一經濟業務從事前申請到完成支付，往往需要履行多道手續，每一步驟都有相對應的規定要求，即便是相同經濟業務，也可能會因為所使用的經費來源、經費性質、經費歸口管理部門的不同，而適用不同的制度條款。如何快速精準地從大量制度文本中，篩選出與具體經辦業務相符合的規定，對于大部分教職工，尤其是沒有業務經辦經驗的教職工來說比較困難。

（三）審核信息不對稱。高校教職工的本職工作是教學和科研，平時對報賬相關制度關注不夠，對一些知識點的把握不夠深入和全面，造成處理經濟業務時不細致、不規范和不完善，尤其是遇到一些特殊問題，由于經驗不足，會無所適從，甚至憑主觀推測辦理。而財務工作者屬于專業技術人員，每天都會接觸到大量的經濟業務，對各項審核要點和辦理流程能夠做到思路清晰和操作熟練，對特殊事項和特殊情況的處理都有固定模式。由于報賬人員和財務人員在報賬審核過程中存在信息不對稱，容易產生分歧，甚至發生矛盾，造成審核不通過而退單的情況。

（四）報賬服務不理想。為了緩解報賬工作壓力，很多高校推行了網絡報賬和投遞式報賬，有效解決了報賬排隊等候問題，但報賬效率并沒有太多改善，有時會出現因為缺少財務審核的現場輔導，導致多次投遞失敗的情況，反而會造成報賬效率下降。此外，高校為了幫助報賬人員學習相關制度，出臺了報賬制度匯編和各類業務報賬說明，召開業務咨詢會，但效果并不理想，究其原因，一是制度內容龐雜，系統學習難度大；二是制度更新快，納入制度匯編的相關條款若不能及時更新，會對報賬人員形成誤導；三是培訓輔導由于時間有限，只能重點關注制度框架和變化內容，對基礎性報賬業務培訓力度不夠，對關鍵環節講解不夠細致透徹；四是業務培訓相關知識要點在大腦中記憶時間有限，若不經常運用，在遇到實際業務時可能已經遺忘。

四、全過程報賬業務指引構建

制度內容龐雜、要點篩選困難、信息不對稱、服務效果不好是影響信息效率提高和激勵相容實現的主要原因，也是造成高校報賬效率低的癥結所在。為了規避以上情況的產生，本文設計了一套報賬業務指引工具，其目標是能夠為“零基礎”的報賬人員提供自助式、個性化、全過程的業務指導，從而提高報賬效率，緩解報賬矛盾。

（一）構建思路。該報賬業務指引工具在設計理念上主要體現了全面性、標準化、易查詢、輔助性、易擴展的特點。全面性是指報賬人員通過該指引，可以在報賬制度數據庫中便捷地查詢到與報賬業務相關的所有規定、流程、標準、要點、表格、答疑等內容，報賬制度數據庫是前期通過制度的全面收集和匯總，并按照業務流程和環節進行梳理和分類后形成的；標準化是指該指引對報賬業務的審核要點進行了歸納總結，形成了一套報賬人員和財務人員共同遵守的、明晰的、統一的審核標準，減少信息不對稱，提高報賬審核的客觀公正性；易查詢是指該指引依托于電子表格設計，將業務流程和環節模塊化，采用樹狀結構和層次化的方式布置數據，采用超鏈接點選方式實現不同模塊間的切換，報賬人員可以根據自己的需求，迅速切換到需要了解的業務活動和流程環節中，查閱相關業務要點和注意事項；輔助性是指該指引將使用者假定為沒有業務經辦經驗的報賬人員，對業務每一步驟的操作方法進行詳細說明，并配以圖例、演示和答疑，在編制文本材料時，提供參考模板，在填制表單時提供填報說明和數據查詢，同時將驗證公式嵌入其中，對填報數據的準確性和完整性進行檢查和提示；易擴展是指該指引是自行設計，無技術壁壘，操作簡單，可以作為模板，繼續開發預算申報、資產購置、合同管理、勞務發放、科研結題、審計驗收等方面的業務指引，并通過系統集成，快速實現不同業務的切換，提高高校整體工作效率。

（二）模塊設計。按照時間邏輯順序，指引將報賬業務全過程劃分為以下六個階段。

1.了解業務要點。報賬資料的產生和收集同經濟活動的過程密切相關，報賬人員在經濟活動中，應事先了解業務流程、審核要點和注意事項，避免報賬時出現附件不齊、手續不全、支出違規或超標的情況。該指引將高校主要報賬事項劃分為辦公用品費、印刷制作費、差旅費、專用材料費、版面費、培訓費、會議費、公務接待費、公車運行維護費、出國出境費、勞務費、維修維護費、資產購置、基本建設、實習費、學生活動費等，針對每項業務內容，通過梳理相關制度，開展部門間溝通協調，優化業務流程，明確業務環節，完善內控措施和要求，對每一報賬事項提供了十項提示性說明，包括：單據及附件要求、業務流程、開支范圍、開支標準、注意事項、表單下載、制度鏈接、業務答疑、咨詢電話、實例演示等。通過該模塊報賬人員能夠全面了解到所關注的報賬業務，從發起申請到完成支付所需要的全部信息，實現報賬人員“自助式”答疑。

2.獲取合法票據。原始票據的合法性、真實性、完整性和及時性是報賬審核的重點，也是報賬人員容易忽視的地方。該模塊分為四個部分內容，第一部分為開票信息要求，明確合法票據的類型、適用范圍以及對應的具體經濟事項，明確開具票據的基本信息和規范要求；第二部分為票據檢查，通過視頻演示的方式，提示報賬人員檢查票據中的單位名稱、日期、品名、單價、數量、金額等要素是否齊全，金額是否準確，是否加蓋印章，是否提供了明細清單等，提供發票真偽查驗的網絡通道和查詢電話，明確大額發票和電子發票的報銷規范要求；第三部分為票據特殊事項的處理規定，包括：票據內容開具錯誤問題、票據丟失問題、票據報賬期限問題、借出票據未及時入賬問題、發票代開問題等；第四部分對不能報銷入賬的原始票據進行詳細說明，并配以實例圖片，予以強調。

3.票據整理。票據整理是會計基礎規范化中的一項常規工作，其目的是便于審核和查閱，便于匯總計算，便于憑證影像化，便于歸檔和保存。票據整理有著很強的規范性，需要報賬人員認真對待，否則很容易因為票據不分類、粘貼不規范，造成報賬單支出內容與原始憑證內容不一致、匯總計算錯誤、相互遮蓋、損壞票據等情況。該模塊分為三部分，一是通過文字描述，明確票據整理的規范要求和注意事項；二是通過圖片展示各類票據整理的模板；三是提供票據整理的演示視頻，供報賬人員學習和參考。

4.表單填制。表單控制是內部控制的重要手段，貫穿于經濟活動的全過程。表單按用途可分為審批類、流程類、報賬類和說明類，主要來源于業務經辦部門或業務歸口管理部門。為了提高表單查詢和使用效率，該模塊按經濟活動類型，將所有與報賬業務相關的表單，以超鏈接的方式匯總在一張表格中，并對每一表單的適用條件、范圍、用途等情況進行備注說明。在表單填制過程中，通過數據有效性和插入批注的方法，規范表單填寫的內容和格式；利用內置函數對表單填制的準確性、完整性和規范性進行檢查和驗證；將匯總計算、大寫轉換、編碼生成、自動識別、預警提示等功能附加在表單中，同時在表單的輔助信息區域，提供預算查詢、項目查詢、標準查詢、人員查詢、電話查詢等，提高表單填制的效率。

5.授權審批。經辦人是否在授權范圍內辦理業務，是判斷經濟活動合規性的重要依據，因此授權審批是報賬審核的重點。該模塊分為三個部分，一是依據制度文件，按照部門預算經費、科研經費、教學經費、基本建設經費、專項經費的審批權限分類列示，并提供審批自助查詢功能，通過輸入相關信息，查詢到相應審批人，以及辦公地點和聯系方式等信息，提高審批效率。二是明確審批權限范圍、審批規則、審批責任等內容。規定審批應逐級進行，嚴禁越級、缺級；規定審批應嚴格執行回避制度；規定項目負責人是經費管理的第一責任人，對票據的真實性、合法性、相關性及票據金額、張數、支付信息的準確性負責。三是對在履行審批手續時容易出現的問題進行實例講解和說明。

6.審核檢查。該模塊主要輔助報賬人員進行報賬材料提交前的檢查，通過錄入部門、經費來源、業務類型、支出金額等信息，經系統自動識別，利用內置信息，提示該類業務的注意事項、核對要點、表單填制模板、審簽人員名單、附件要求等信息，并以實例圖片的形式展示，便于報賬人員直觀、快速地對比檢查，確保票據合法、附件規范、填制準確、審簽齊全，確保一次性通過報賬審核，提高報賬效率。

（三）優化策略。

1.設置報賬業務設計崗位。當前，很多高校使用網上報賬系統，但該系統缺乏個性化設計，與高校實際業務情況契合度不高，不利于實現財務精細化和規范化管理的目標。因此，高校有必要設置報賬業務設計崗位，專職負責收集、整理相關制度，將業務范圍、工作流程、報賬要點、支出標準等信息通過表單控制、審簽控制、附件要求等方式，與報賬業務指引充分融合，內化于報賬業務流程中，實現服務創新和流程再造。

2.建設財務共享服務中心。高校應積極推進財務共享服務中心建設，實現財務系統與科研、教務、人事等系統的數據對接和業務協同聯動，將會計核算流程控制前移到業務發生環節，實現業務財務一體化。通過業務集成和協作，為教職工提供一站式、全過程、精細化、專業化的財務服務，并采用業務分類核算等方式，提高業務處理效率和服務質量。利用系統集成和大數據分析，為高校管理決策提供高質量信息，為開展績效評價、加強內部控制、提高風險防控、實施精準化管理等方面發揮積極作用，推動高校內涵式發展。

3.建立網絡審批系統。隨著信息技術的進步和相關立法的完善，電子簽章的合法性和安全性得到保證，高校應及時推出網絡審批系統，提高報賬審批效率。報賬人員通過系統提交的單據和相關材料掃描件，發出審批請求，審批人查閱相關資料，簽署審核意見后，自動跳轉下一層級，待審批完成，報賬人員打印相關資料，提交財務部門報賬審核。實現網上審批，能夠為報賬人員節省大量時間，同時，領導審批工作自主性和彈性增強，簽署的意見、時間、流程更加清晰明了，便于跟蹤和判斷。

4.營造誠信的工作氛圍。依據經濟人假設理論，當個體處于監督弱化的環境中，其發生弄虛作假等道德失范行為時，如果沒有被懲罰，則預期“造假”成本為零，那么個體在行為選擇上將會與社會目標產生背離，因此加強對個體經濟行為的監管是實現激勵相容的重要前提。高校應建立異常數據監督和預警機制，協同審計、紀檢等部門，對疑點數據開展調查，并定期通報調查結果，盡量把失信行為消滅在萌芽狀態；適當擴大信息公開范圍和公開時間，并鼓勵對違規行為的舉報，變個體監督為群體監督、外部監督為同行監督、一時監督為長期監督，降低監督成本，提高監督效率。高校還應該建立失信懲戒和失信退出機制，對于違規行為，視情節輕重，給予約談警示、通報批評、記過、降職、撤職、開除等處分，涉嫌犯罪的，移送司法機關依法追究其刑事責任，營造誠實守信、風清氣正的工作氛圍。

五、結束語