改進事業單位文書檔案管理工作若干問題的探討

李焱

摘 要：當前，部分事業單位對文書檔案管理工作重視不足，未明確其管理主體，有的檔案管理人員兼職，信息化建設遲緩，直接影響了文書檔案管理工作。應結合實際，對文書檔案管理方式方法進行創新，積極推進檔案信息化建設，強化制度保障，切實發揮事業單位文書檔案的價值和作用。

關鍵詞：事業單位;文書檔案;方法創新;保障措施

網絡信息技術的發展，對事業單位文書檔案管理工作產生了深刻影響。事業單位有必要給予文書檔案管理工作足夠重視，進一步提升文書檔案管理效率，更好地促進事業單位各項工作的開展。但部分事業單位在文書檔案管理工作中還存在一些問題，影響了文書檔案管理方式方法創新。事業單位應結合文書檔案管理工作實際，制定更為科學有效的管理方法，找到改進文書檔案管理的路徑，進一步提升文書檔案管理效率[1 ]。

1 事業單位文書檔案管理方面存在的主要問題

當前部分事業單位并沒有明確文書檔案管理重點，在文書檔案管理方法、路徑與保障措施方面還存在一些亟待解決的問題，影響了文書檔案管理工作的正常開展，無法對文書檔案信息資源進行合理利用和開發，無法發揮出文書檔案的獨特價值。

1.1 部分事業單位對文書檔案管理工作重視不足

一些事業單位重視業務工作，對文書檔案管理工作有所忽視，也沒有結合文書檔案管理工作存在問題進行研究探討，未形成文書檔案管理年度計劃和發展規劃，相應地，文書檔案管理部門和工作人員也容易出現浮躁情緒，認為文書檔案管理工作在事業單位處于邊緣地位，文書檔案管理工作開展的好壞對于單位發展產生的影響小，很多文書檔案管理人員都希望從文書檔案管理崗位調到業務崗位上，不僅會影響事業單位文書檔案管理隊伍的穩定性，甚至很多優秀的檔案管理人員出現了不思進取現象，影響了文書檔案管理質量。由于領導對文書檔案管理重視程度不足，相應地在制度機制建設、獎懲措施、薪資待遇、職級晉升方面也就會對文書檔案管理崗位考慮較少。長此以往，文書檔案管理工作勢必會陷入惡性循環，既無法招到優秀的人才充實到文書檔案管理隊伍之中，也無法圍繞當前文書檔案管理工作重點，開展有針對性的課題研究和成果總結，難以為事業單位發展做出文書檔案貢獻。

1.2 事業單位文書檔案管理方法過于單一陳舊

事業單位文書檔案管理工作是一項復雜的系統工程，要想提升其質量，就必須對原有的檔案管理方式方法進行創新。但一些事業單位領導在文書檔案管理方式方法創新方面投入的精力較少，部分事業單位在文書檔案管理過程中仍然沿用傳統的工作思路，采取老辦法、老方式、老模式。主要對紙質的文書檔案進行歸檔，對于后續如何進行檔案信息資源開發利用沒有形成具體的思路，在文書檔案管理過程中更依賴于前輩的經驗，沒有結合文書檔案具體工作特點積極進取，文書檔案管理質量提升就淪為空談。由于在管理方法上過于單一，在文書檔案服務方面也就相對簡單，無法結合單位中心工作開展有價值的檔案信息調研和編研工作。

1.3 事業單位文書檔案管理信息化建設推進緩慢

網絡信息技術不斷發展，要求事業單位將文書檔案管理信息化建設提上日程。但部分事業單位未將文書檔案管理信息化建設作為重點工作加以推進，相應地，在硬件設施完善和軟件系統引入方面也相對落后，難以為事業單位文書檔案管理信息化建設提供扎實的基礎設施保障。加之部分文書檔案管理人員能力和素質有限，難以適應事業單位文書檔案管理信息化建設的現實要求，因此在主觀上也排斥事業單位文書檔案管理信息化建設，成了阻礙信息化建設推進的一大不利因素。因此，新形勢下事業單位在文書檔案管理過程中有必要將信息化建設放在突出位置，進一步明確信息化建設的重點和難點[2 ]。

1.4 事業單位文書檔案管理保障措施不健全

事業單位文書檔案管理工作的推進既需要領導重視，在方式、途徑上進行創新，也需要事業單位強化文書檔案管理保障措施。但從目前看，事業單位并沒有為文書檔案管理提供足夠的資金支持，無論是信息化硬件設備的配備還是軟件系統的開發，所投入的資金都較少，影響了信息化的正常推進。一此事業單位文書檔案管理部門即使想推進信息化建設，也由于資金有限，出現了“巧婦難為無米之炊”的窘境。此外，在制度機制建設方面也沒有結合文書檔案管理信息化建設的現實訴求，對制度機制進行完善和創新，一些制度機制已經很難為文書檔案管理工作提質增效提供制度依據，急需結合文書檔案管理實際對制度機制進行完善。

2 事業單位文書檔案管理方法創新的主要內容

文書檔案涉及事業單位諸如業務、辦公、具體工作開展情況等相關內容的各種形式記錄，是事業單位各項工作開展的集中反映，對事業單位發展和決策產生著至關重要影響。新時期應不斷地對事業單位文書檔案管理方式進行創新，進一步提升事業單位文書檔案管理效率。

2.1 科學規劃，系統開發

事業單位在文書檔案管理過程中應將規劃放在重要位置，通過頂層設計和長期規劃，進一步明確事業單位文書檔案未來發展主要方向和工作重點，為下一步文書檔案管理工作落實提供方向指引。同時在系統開發過程中，要主動地引入現代信息技術，推動事業單位文書檔案管理信息化建設。應充分利用網絡信息技術優勢，確保不同類型文書檔案信息能夠得到系統開發和共享。通過文書檔案信息化建設，可以廣泛地將信息技術與文書檔案的收集、分類、整理、歸檔、管理環節相融合，更好地實現文書檔案信息的價值和作用。

2.2 歸類管理，提高效率

事業單位在文書檔案管理過程中，一方面，應主動地運用現代信息技術對文書檔案管理工作方式方法進行創新，進一步提升文書檔案的收集管理效率，通過歸類管理的方式，實現文書檔案信息資源的有效整合，為后續文書檔案信息資源利用開發共享創造有利條件。另一方面，應重視檔案管理人員的教育和培訓。讓檔案管理人員掌握必要的現代化辦公軟件和大數據、云計算等技術的操作方法，能夠熟練地運用到文書檔案管理之中。同時圍繞事業單位中心工作，進一步明確文書檔案信息資源開發重點，為事業單位工作開展提供必要的檔案信息支持[3 ]。

2.3 優化流程，增強協同

事業單位文書檔案管理是一項系統工程，既需要事業單位領導給予足夠的重視，針對文書檔案管理問題提出明確要求，同時還需要檔案管理部門與其他部門密切配合，形成良好的合作機制，更好地對文書檔案信息進行收集、整理、開發和利用。此外，還要對文書檔案各個流程進行優化，對不必要的流程進行刪減，對相關經驗進行總結，進一步提升事業單位檔案管理工作效率，同時也能夠幫助檔案管理人員在文書檔案管理過程中少走彎路，減輕文書檔案管理人員的工作壓力。

3 改進事業單位文書檔案管理的路徑選擇

事業單位文書檔案管理對事業單位發展有重要影響，應切實明確改進事業單位文書檔案管理工作的具體路徑，積極加以推進，避免走彎路。

3.1 標準化管理路徑

事業單位在發展過程中會形成大量文書檔案，隨著文書檔案規模的不斷增加，不僅要占用大量的空間，同時也增加了事業單位文書檔案管理人員的工作壓力。部分事業單位在文書檔案管理過程中因人力不足，導致文書檔案管理混亂，很多文書檔案內容不全，內部格式不統一，在后續開發利用上難以做到全面而順暢地利用。為此，有必要加強事業單位文書檔案管理標準化建設的推進力度。一是對現有的文書檔案進行全面梳理，仔細核對文書檔案內容和格式是否統一正確，并對文書檔案相關信息進行登記，了解文書檔案使用時間和保存期限，對于已經過保存期限的文書檔案，應登記造冊銷毀，節省文書檔案存儲空間。二是對文書檔案進行重新組合。文書檔案管理人員應結合標準化建設相關要求，對部分文書檔案進行重組和合并，進一步明晰文書檔案的內在脈絡。

3.2 現代化管理路徑

當前網絡信息技術的不斷發展，要求事業單位在文書檔案管理過程中與時俱進，實現文書檔案管理與信息技術的有機結合，對事業單位文書檔案管理形式和內容進行優化，從實質上提升事業單位文書檔案管理效率。在具體實施過程中，一方面，應主動引入現代信息技術。一是結合事業單位文書檔案管理實際，購進一批先進的計算機設備，并完善檔案管理信息系統，為文書檔案信息收集、整理、開發、利用創造有利條件。二是對文書檔案管理人員進行教育和培訓。要求檔案管理人員熟練掌握各種計算機技術，熟練地運用檔案管理信息系統對檔案信息進行檢索、分類、整理以及信息資源開發，進一步提升文書檔案管理工作效率。另一方面，應做好后續信息技術更新。文書檔案信息化建設是一項長期工程，當前網絡信息技術發展日新月異，如果在文書檔案管理過程中只注重前期建設，而不注重后期投入，若干年后檔案管理信息系統就會落后時代發展需求，也無法為事業單位文書檔案現代化管理服務，因此，必須完善文書檔案持續投入機制，確保后續新信息技術得到應用[4 ]。

4 事業單位文書檔案管理的保障措施

新時期事業單位在文書檔案管理過程中，應充分認識到現代信息技術對于文書檔案管理產生的深刻影響，結合文書檔案管理實際，樹立大數據思維，主動地將大數據技術與文書檔案管理相融合，進一步提升文書檔案管理效率。應從制度層面、組織保障層面、人員保障層面制定有力的保障措施，為事業單位文書檔案管理工作落實奠定堅實基礎。

4.1 完善檔案管理制度保障

當前事業單位文書檔案管理工作需要不斷適應新形勢、新情況，相應的文書檔案管理內容形式也會出現新的變化。因此，應結合文書檔案管理實際，不斷完善檔案管理制度機制，確保文書檔案管理工作有章可循。一方面，事業單位應從文書檔案信息化建設的角度出發，對現行的制度機制進行梳理，并借鑒其他單位檔案制度制定經驗，對文書檔案管理制度進行完善和創新，進一步提升文書檔案管理制度的適應性和針對性。另一方面，應制定科學合理的獎懲制度。對檔案管理人員的工作成績進行系統的績效考核，對于工作成績突出的給予一定的物質獎勵和精神嘉獎;對于多年成績突出的檔案工作人員應為其提供多樣化的晉升渠道，進一步增強檔案工作人員的工作積極性。而對于在文書檔案管理工作中態度敷衍，工作制度落實不到位的工作人員要給予適當的懲戒，對連續多年排名靠后的檔案管理工作人員應調離一線崗位。通過實施獎懲制度，確保檔案管理制度真正落實到位，促進保證文書檔案管理工作制度機制的落實。

4.2 強化檔案管理組織保障

事業單位文書檔案管理工作是一項復雜細致的工作，在工作開展過程中難免會出現各種矛盾和問題。因此有必要強化事業單位文書檔案管理組織保障機制，進一步明確文書檔案管理工作的領導責任，經常對文書檔案管理工作問題和矛盾進行討論和研究，并提出切實可行的意見和要求，為文書檔案信息化建設和整個管理工作的發展指明方向。同時應充分發揮組織協調功能，加強事業單位檔案管理部門與其他部門的互動溝通，使這些部門結合文書檔案管理實際，密切配合檔案管理部門做好文書檔案管理工作。同時應進一步細化文書檔案工作人員具體責任，只有將責任落實到具體人員身上，各項工作推進才有著力點，才能夠強化文書檔案管理人員的工作意識。

4.3 優化檔案管理人員保障

隨著網絡信息技術的發展，要求事業單位在文書檔案管理工作中加強檔案管理人才隊伍建設，切實為文書檔案各項工作開展提供扎實的人員保障。為此，一方面，應加強對事業單位檔案管理人員的素質培養，通過系統的教育培訓，進一步提升文書檔案管理人員的服務意識、道德素質、專業素質、業務素質。另一方面，應將文書檔案管理人員信息素養培養作為重要內容，結合事業單位信息化建設實際需要，切實增強文書檔案管理人員的大數據意識、創新意識，并主動地學習大數據、云計算、人工智能等技術，將這些技術應用到檔案管理信息系統中，通過人員素質的提升，為文書檔案管理工作推進提供源源不斷的動力[5 ]。

總之，新形勢下，事業單位在文書檔案管理工作中應主動地引入現代信息技術，對事業單位文書檔案管理方式方法進行創新。應結合文書檔案管理工作實際需要，將文書檔案信息化建設作為主要方向。在具體實施過程中，應完善相關的制度機制，為文書檔案管理工作提供扎實的制度保障，加大文書檔案管理人員的教育培訓，進一步明確文書檔案工作人員崗位職責，積極落實文書檔案標準化建設，推進事業單位文書檔案管理工作信息化建設及整個工作可持續發展。

參考文獻：

[1]高龍霞.試論新時期事業單位檔案管理工作的優化策略[J].經濟學，2021（6）：23—24.

[2]劉杰.如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].人力資源，2020（04）：97—97.

[3]李素芳.新時代事業單位檔案管理的思考[J].檔案管理，2020（06）：129—130.

[4]孔曉蕾.機關事業單位文書檔案管理要做到“四化”[J].辦公室業務，2020（5）：2.

[5]李演科.新形勢下提高事業單位文書檔案管理水平的策略[J].城建檔案，2020（8）：2.

（作者單位：山東省食品藥品審評查驗中心）

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