制約高校干部人事檔案信息化管理現狀分析

解云菲 萬 波

（1.武漢軟件工程職業學院，湖北 武漢 430000；2.武漢市公安局國內安全保衛支隊，湖北 武漢 430000）

一、思想觀念因素

1.領導者的思想觀念

領導者管理觀念是影響干部人事檔案前進一個關鍵的因素，少數領導者對于檔案的了解僅停留在紙質手工操作的模糊概念、缺乏對檔案專業的基本了解和現代信息開發的理念，對檔案工作缺少預見和規劃，認為檔案能滿足日常的正常運轉、只要安排一個人能按時接收材料、完善保管、提供查借檔案就行了，因此對檔案工作經費的投入少之又少、檔案工作的硬件條件簡陋變成了檔案工作的常態。

2.領導者的重視程度

2.1 規范的管理

領導者的重視首先體現在工作規范的管理上，人事檔案規范的管理是指根據組織、人事等上級管理機關的標準和要求對本單位的干部人事檔案進行集中封閉管理，對人事檔案進行科學、系統地分類使人事檔案盒有統一的規格、人事檔案目錄有統一的編號、人事檔案材料有統一的分類、人事檔案分類有統一的代碼等，在檔案日常管理活動中實現動態的管理過程。

2.2 專業操作的規范

檔案是一門專業技術學科，檔案管理人員屬于專業技術人員，因此檔案學是一門專業類的學科，檔案工作是一項專技工作。人事檔案的業務規范根據中共中央組織部《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》、各省市委組織部《干部人事檔案管理辦法》、各單位《干部人事檔案管理規定》等制度規定，根據文件操作要求，檔案管理員對未整理過的原始檔案進行去粗取精、去偽存真，去除重份或無價值的材料，再對檔案中經過鑒別有利用價值的材料按照組卷的標準進行排序組卷從而達到方便長遠利用的目的。

2.3 技術操作規范

技術操作規范包括檔案整理技術（破損檔案的修復）的操作規范和電子檔案的技術操作規范。檔案整理的操作規范主要指檔案紙介質的操作包括檔案各類材料的編排、裱糊、歸類、整理等技巧；電子檔案主要包括電子文件格式、數據儲存壓縮、數據交換、數據安全等程序的規范。

二、人事檔案管理模式因素

1.封閉的管理模式

高校人事檔案管理模式主要是傳統的封閉管理模式，主要是把本單位的組織、人事部門的專用檔案室實行集中管理，供上級及本單位領導或組織人事部門來使用，一般不對外開放的管理模式。封閉式的管理模式主要是人事檔案的來源比較單一，一般只限于本單位在職在編人員的檔案，收集來源一般是單位的組織人事部門形成的材料，因此收集材料的方法是根據本單位形成材料時間的客觀規律來收集，對人事檔案的編排形成統一標準的編號排序，便于管理[1]。

2.重管理輕利用的管理模式

高校人事檔案管理側重于重視人事檔案保管上的保密、實體檔案的安全，而缺乏人事檔案內容的開發、技術創新和社會服務意識[2]。高校人事檔案根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》、各省市組織部門《干部人事檔案工作條例》《關于進一步開展干部人事檔案審核工作通知》等相關文件精神進行管理，進一步強調干部人事檔案的重要性和保密性。

三、管理人員的專業水平

1.檔案管理員的專業水平

人事檔案工作要實現長遠的管理目標，就需要建立一支專業的管理隊伍，加強人事檔案的專業隊伍建設，選拔專業能力強、專業知識面廣、德才兼備的檔案管理者充實檔案管理隊伍。加強人事檔案工作人員的培訓和繼續教育，鼓勵她們不斷進修，提高政治水平和業務能力，另外檔案領導者要留心那些政治素質好、有責任心、有檔案專業經驗的同志充實到檔案管理的崗位上來。并且要保持檔案隊伍的穩定性和連續性，保證懂專業的專職檔案管理員來管理檔案，不要用兼職人員來管理檔案，更不要頻繁換人。

2.檔案管理員的創新意識

高校干部人事檔案信息化如何更快更平穩的實現，關鍵在于人的管理，首先檔案管理員具有現代化的思想和管理水平，檔案管理員不僅應具有較高的知識層次，還應具有專業的科學技術水平和不斷的創新意識。不僅在檔案專業方面有發展構想并且在計算機網絡方面有較多的研究，首先對于傳統的管理方法好的方面進行延用和提煉，其次應順應時代的發展，滿足社會和利用者的需要，以新的管理方法從高校實際出發圍繞學校各項工作，實行人事檔案信息化的開發[3]。

3.檔案管理員的敬業精神

隨著社會信息的快速發展，用戶對檔案的利用提出了更高的要求，檔案管理者不僅是應具有專業能力的檔案專家，并且還要懂得計算機網絡知識，而不是只會用一臺電腦而己。檔案管理者的敬業精神是行業發展的一個重要因素，加強檔案管理人員的繼續教育培訓，不斷增加責任心，培養一支能適應時代變化要求的檔案管理隊伍，讓檔案管理員成為既是檔案的管理者又是檔案利用的專業咨詢者。

四、大力發展高校人事檔案信息化管理水平

1.深化高校人事檔案管理變革

1.1 思想觀念的更新

目前，高校管理人員、教師科研人員基本為國家在職在編人員，因此高校與高校之間、地區與地區之間人員流動較少，再加上管理方式、管理能力和人員配備等方面并沒有統一的管理制度。因此作為一名檔案管理者在工作中應思考如何轉變角色把自己變為管理服務者，如何順應這個發展的時代大量使用計算機互聯網，汲取傳統檔案管理工作的精華運用科學管理手段建立電子檔案，并且將其做為查閱檔案的主要手段，加強數據庫建設，采用具有檔案、計算機雙專業人才的專業人士進行檔案數字化工作的管理人員。

1.2 科學的管理制度

建立科學的管理制度是新時代檔案管理必不可少的環節，傳統的檔案管理標準己不能適應當今社會新型檔案管理工作模式，新時代的檔案管理制度應是在紙質檔案的管理思路上建立數字化檔案，實行紙質化檔案與數字化檔案雙軌并用的新型檔案管理模式，讓紙介質檔案與數字化檔案各自發揮各自所長，形成以檔案利用為核心的全新的檔案管理模式。因此檔案的保密性不應是阻礙檔案發展前進的攔路石，我們要重新思考找尋網絡環境下檔案管理制度的新標準使高校人事檔案管理制度不斷優化，以滿足日益深化的人事制度改革需要。

1.3 管理技術的挑戰

高校的人事檔案管理缺乏充分的利用網絡、計算機進行電子檔案的管理技術，首先通過計算機掃描、計算機網絡、可視設備傳遞檔案信息達到快速利用的效果，從而高效的提高利用率，立足于實際滿足利用者的迫切查檔要求。其次建立大型的數據庫，檢索人事檔案數據信息，對人事檔案數據進行分析和統計，高效地利用人事檔案信息資源，從而達到資源整合的效果，讓各單位人事檔案不在是一座座孤島，再次拓展干部人事檔案管理軟件的識別功能，即計算機對索取材料部門上傳的電子檔案進行初步的審核，沒有通過歸檔標準的材料直接退回，這樣既減輕了檔案工作者的工作壓力又提高了工作效率。

2.高校人事檔案數字化工作發展的重要性

2.1 積累和保護國家歷史史料

人事檔案屬于專門檔案，是黨和國家重要的歷史史料，屬于國家檔案資源的重要組成部分，其歸檔方法也有著其獨特的歸檔方式——以個人為歸檔的組卷方法。高校教師檔案具有高學歷、高職稱、動態性強、信息量大、科研價值較高、利用需求多等特點，從社會的效益來看，高校檔案較其他單位的檔案比較普遍具有高學歷、高職稱、科研課題集中的特點，因此高校檔案中含有不可估量的科技人才信息，所以高校人事檔案具有較強的利用價值。

2.2 用戶的需求

高校教師長年從事專業研究工作，具有很高的科研成就，高校學科不僅門類齊全，各類頂尖專業人才云集于此，因此高校人事檔案具有很高的使用和保存價值。高校人事檔案不僅是本單位的組織人事部門使用，個人利用需求的時候也很多，比如教師評職稱、職務晉升、年度考核等材料每年都大量地利用量數。

2.3 時代發展的需求

檔案工作一直是以保密、原始記錄、孤本的形態出現的，利用時需要履行繁瑣的查借檔手續并且只能部分對外開放，因此大多數人認為檔案工作是一項比較神秘的工作，個人自己也不知道檔案里是什么內容。但當今社會已進入到了信息化時代，人事檔案必須從復雜的利用程序中解放出來從而加入到信息時代的發展中來，因此我們需要重新思考檔案在新時代環境下應遵循的規則。

3.以安全為前提建設高校人事檔案數據庫

3.1 人事檔案數字化管理的標準

20世紀90年代一些大型機關事業單位已經利用計算機進行管理人事檔案，如利用計算機檢索檔案目錄、基本信息；20世紀末在計算機和局域網發展的大環境下，各軟件公司推出了各種人事檔案管理系統軟件，受到了廣大用戶的追捧，也取得了管理成效。但是各單位管理的軟件不統一，功能也參差不齊，檢索內容單一，處理數據能力有限。2018年各市委組織部門出臺了《干部人事檔案數字化》的相關文件精神，對干部人事檔案數字化工作提出了詳細的要求，比如人事檔案的網絡管理、數據格式、報送生成數據格式、掃描清晰度等做了嚴格的要求，理順了各單位對干部人事檔案管理軟件的選擇，強調了人事檔案數字化管理的標準。

3.2 人事檔案數字化業務的規范

傳統的紙介質檔案已經有了一套嚴格的管理制度，那么人事檔案在進行數字化建設時也應該有一套嚴謹的管理制度，人事檔案的管理原則是人事檔案數字化在管理中必須遵守的標準和基本準則，主要包括：以科學發展觀為指導，以高效為目標，以安全為導向，以規范為方向，建設人事檔案數據庫，加強人事檔案團隊建設，重塑高校人事檔案管理理念，在發展方向上應摒棄傳統的以封閉安全為主導的管理理念，充分發揮檔案的利用和服務功能，因此高校人事檔案的發展方向應以人為本和加大利用價值，實現網絡環境下干部人事檔案管理理念的更新與完善，以順應經濟發展、社會需求的改革趨勢轉變思想觀念，充分利用網絡技術的現代條件，重新規范人事檔案的管理理念和思維模式。

3.3 建立檔案信息化的檔案管理理念

人事檔案保密性的特點讓檔案管理者們不敢輕易考慮網絡辦公，好像涉及到檔案在網絡上傳播就是泄密了，但在網絡數字化的大環境推動下，人事檔案數字化不得不被管理者們逐漸重視，各單位開始開發和運用人事檔案軟件進行檔案工作管理，使人事檔案信息化走上了普及之路，人事檔案軟件開發越來越規范，人事檔案軟件從單機管理發展到網絡管理，經過二十年不斷的摸索表現為一個遞增動態的過程。總的來說各行各業未來的發展離不開網絡，人事檔案信息化也是網絡環境下必然的產物，根據人事檔案工作的需求，在組織人事部門統一部署下，分階段、分進度實現全面應用數字化信息技術，從而對人事檔案進行科學的管理利用的過程。

五、高校人事檔案信息化管理理論突破

1.實現網絡環境下人事檔案管理的法制建設

要全面地推進高校人事檔案數字化建設，首先需要行政管理部門統一部署和管理支持，根據法律法規制定網絡環境數字化的相關法規。其次根據主管部門的相關法規政策，各單位人事檔案結合實際制定屬于自身情況的政策依據，高校人事檔案團隊在保證依據法制政策、結合自身情況的前提下穩步開展工作；最后，干部人事檔案管理部門結合各單位實際情況制定的政策計劃和開展的工作進度進行檢查和監督。

2.實現網絡環境下人事檔案規范化現代化管理

檔案學者們在不斷探索人事檔案改革發展的方向，也一直在思考人事檔案管理是否有更合理更人性化的新模式，答案是肯定有的。人事檔案的產生雖然是服從和服務于組織人事工作，為組織人事工作提供可靠依據為基本出發點，但是時代的發展下也不能保持一成不變，應建立以人為本的發展理念盡快順應時代的需求和發展，在發展的道路上不斷地創新、不斷解決新的問題，使人事檔案工作在網絡環境下越來越規范。

3.實現網絡環境下人事檔案的知情權

在人事檔案的知情權上本人認為人事檔案是個人在不同時期形成的歷史材料，人事檔案的所有權雖為國家所有，但個人應有權利獲得檔案的知情權。一是用人單位、當事人自己應有權力合法擁有人事檔案中客觀事實的知曉權，二是人事檔案中其實需要對本人保密的材料并不多，不用刻意人為地去把人事檔案蒙上神秘的面紗。三是明確人事檔案的歸屬，實現人事檔案的相對知情權是大眾所望，實現人事檔案的改革，不斷探索人事檔案管理創新，探討人事檔案管理的新模式。