新時期背景下自然資源檔案信息化管理的建設分析

趙德章

（青島市城陽區自然資源局 山東 青島 266109）

自然資源檔案既能反映出礦產資源開發、林業監管、不動產登記管理、土地利用、城市規劃等工作，也能為服務民生、服務發展、自然資源部門服務中心提供有力的支撐，展現出礦產資源優勢、林業資源優勢、不動產資源優勢、土地資源優勢，對于保障民生服務、促使社會經濟發展發揮著重要的作用。同時，伴隨著機構的改革、整合，以及政府職能的轉變，在自然資源檔案管理工作中，一定要逐漸拓展服務領域，彰顯檔案管理工作優勢，基于新時代背景下，強化對“保障、安全、技術、利用、資源”工作內容的重視，促使自然資源檔案工作的更好、順利發展。

1 新時期自然資源檔案管理中存在的問題

1.1 歷史檔案資源需要整合利用

基于新時期背景下，在自然資源檔案管理工作中，存在歷史檔案資源需要整合利用的問題。在組建之前，自然資源工作內容分散在林業部門、農業部門、水利部門、規劃部門、國土部門之中。但是，在機構改革之后，很多地方把原規劃部門、原國土部門的歷史檔案轉入到自然資源部門進行管理，其中，自然資源職能、農業、水利的歷史檔案依然是由之前部門來管理［1］。由此，只有實現歷史檔案資源融入自然資源部門之中，才能夠保證自然資源檔案數據信息的完整化、系統化。

1.2 自然資源檔案管理業務標準體系、制度有待完善

在當前的自然資源檔案管理工作中，存在自然資源檔案管理業務標準體系、制度有待完善的問題。在機構改革之后，新構成的自然資源檔案和規劃部門、國土部門檔案有著很大的區別，但是，當前依然沿用、套用規劃部門、國土部門的業務標準體系、管理制度，缺乏一套完整的、適用性強的業務標準體系、管理制度，無法讓自然資源檔案管理工作順利落實下去［2］。由此，在之后的自然資源檔案管理工作中，一定要圍繞自然資源部門現實情況，科學設定業務標準體系、制度體系，提升檔案管理水平、質量。

2 自然資源檔案管理的特征

2.1 重復性

目前的自然資源管理部門和以往的國土資源部門相互比較，在工作中涉及的檔案內容較為豐富，并且存在較多的部門分支，各個部門之間的關聯性比較大，由此，導致自然資源檔案管理具備較強的重復性特征。相關工作人員在管理某一個資源期間，需要綜合查詢一些其他資源資料，工作內容具備較強的復雜性、廣泛性特征，這些都需要工作人員全面、認真展開信息稽查工作，提高自然資源檔案管理的有效性、準確性。

2.2 保密性

在自然資源管理部門中，涉及的檔案信息、內容比較豐富，并且覆蓋的范圍也非常廣，其中，大部分檔案內容和國家利益、國家安全有著很大的關系，由此，在自然資源管理工作中，具備較強的保密性特征，相關管理、工作人員遵從保密性協定屬于基本職責要求。同時，當前人們處于互聯網時代背景下，信息技術廣泛運用在檔案管理工作中，但是數據信息處于網絡環境中也會面臨一些不安全因素，由此，自然資源管理部門一定要強化安全性建設，在保證數據信息交融的過程中，提升自然資源檔案的保密性。

2.3 豐富性

在自然資源檔案管理工作中，在機構改革之后，國土資源部門增加了一些林權登記、建設規劃、海域資源管理等職能，開展了自然資源部門之間的組建、優化，相較于之前的部門來講，涉及的檔案內容、檔案范圍更為豐富。結合檔案類型、檔案標準，可以把檔案劃分為科技類檔案、音像類檔案、文書類檔案、實物類檔案、會計類檔案等，這些都證明自然資源檔案管理工作內容較為豐富。

2.4 長期性

自然資源檔案管理工作具備較強的長期性特征，因為自然資源檔案管理屬于一項專業的、長期的系統工程，在開展檔案管理活動期間，需要投入大量的財力、物力、人力，相關工作人員也需要耗費很多的時間、精力開展檔案編制工作。正因為自然資源檔案管理具備長期性特征，相關工作人員一定要圍繞自然資源真實情況，對相關檔案信息展開系統化的整理，涉及的工作量非常大，并且工作過程持續性長，一定要保證檔案信息資源的準確性、實時性，這樣才能夠展示出自然資源檔案的功能、作用。

2.5 易變性

在自然資源檔案管理工作中，地籍管理屬于一項核心的工作內容，在之前的國土資源檔案管理工作中占據著較大的比重，并且地籍管理內容非常繁雜，具備較強的易變性、可變性特征，這些內容和人們的生產、生活、工作有著較大的關聯性。相關部門一定要遵循科學理念，開展地籍檔案信息的更新、管理，全面保證地籍管理、地籍信息的有效性、及時性、準確性，為之后的信息決策、核對奠定良好的基礎。

3 構建信息化檔案管理體系

3.1 注重科學整合，構建完整的檔案資源體系

在正式機構改革工作之前，在國土資源檔案中涉及了土地征收領域、礦產管理領域、地籍測繪領域等內容。在機構改革之后，相關國土資源檔案包含了濕地檔案信息、林地檔案信息、林地檔案信息、草原檔案信息、不動產登記管理檔案信息、城市規劃檔案信息等。我國相關部門一定要圍繞機構改革之后的綜合情況，結合相關文件要求、標準，及時修訂文件材料的保管期限表、歸檔范圍，科學制訂自然資源檔案管理方案、辦法，為開展自然資源檔案管理工作提供相應的導向。同時，在檔案管理工作中，一定要加大文件數據材料的收集力度，全面化檢查文件材料是否遵循“誰形成誰收集、誰立卷誰歸檔”的原則，讓自然資源檔案材料、文件的整理與收集工作順利開展下去。

自然資源部門在開展重大建設項目、重大活動、重點工作期間，一定要全面做好材料文件的收集、整理、歸檔工作，讓各項材料文件能夠快速歸檔。自然資源部門需要樹立“大檔案”的理念，實現礦產業務檔案、林業業務檔案、不動產業務檔案、土地業務檔案的全面整合，真正讓檔案資源管理工作成為自然資源工作的有力支撐。除此之外，在自然資源檔案管理工作中，一定要做好電子檔案的歸檔工作，按照紙質材料、文件歸檔標準，統一遵循歸檔標準，在業務服務平臺系統、辦公自動化平臺設立歸檔接口，讓電子文件歸檔業務和工作流程緊密聯合，真正保障電子文件能夠及時、完整歸檔。

3.2 增強服務功能，構建高效化的檔案信息化體系

在自然資源檔案管理工作中，一定要增強檔案管理工作的服務功能，構建高效化的檔案利用體系，展現出自然資源檔案管理工作的導向功能、服務功能，提升自然資源檔案管理水平、質量、效率。首先，自然資源檔案管理部門一定要以“主動服務、向前一步”理念為主，把服務民生、服務發展、服務中心當做工作導向與目標，結合重點項目建設、公共設施建設、城中村拆遷安置建設、老舊小區改造建設中，圍繞對接用檔的實際需求，運用新技術、新理念，創新自然資源檔案管理服務模式，優化檔案查閱形式，積極優化檔案查閱手續，整理工作流程，全面為檔案資源利用提供優質、精準化的信息服務。同時，在自然資源檔案管理工作中，一定要圍繞機構改革后相關業務檔案管理作用、功能、優勢，強化對自然資源檔案信息的全面化利用、有效化開發，讓檔案資源成果更加顯著，為相關管理工作提供更為專業的信息服務、導向服務。

在自然資源檔案管理工作中，不僅要提升自然資源檔案管理水平，還需要保證電子數據信息的安全，把自然資源中的開放性數據整合在一起，實現線上、線下自然資源檔案信息的共享和整合。結合大數據技術、云計算技術，構建線上檔案服務平臺，并且借助于手機APP、微信公眾號、自然資源門戶網站、電子政務網來提供編制計劃的檔案信息查閱服務，實現自然資源的共享，構建完整的互通互聯機制，全面打破檔案利用的壁壘，提供更為優質化、便捷化的異地查詢服務。

3.3 實現改革創新，構建完整的檔案技術體系

在自然資源檔案管理工作中，要想提升檔案管理水平，要全面進行工作改革與創新，讓檔案技術體系更加完整。通過智慧檔案館，實現信息化自然資源檔案管理，做好數字檔案的全面升級、全面優化；利用“資源資源云”相關技術，對數據信息實行全過程的管理［3］。同時，自然資源檔案部門要多多借鑒一些智慧城市建設經驗，快速建設智慧庫房，借助于自動化溫濕度控制系統、智能密集架系統等，為實體檔案的管理提供輔助幫助。

在自然資源檔案管理工作中，一定要落實“數字賦能”，積極實現檔案管理工作的改革與優化，促使電子檔案管理流程的合理化、科學化，做好新技術的研發、高效運用。相關工作人員要強化自我學習，掌握更多的市場監管工作經驗、稅務管理工作經驗、金融等工作經驗，把自然資源檔案工作列入到上級檔案部門、主管部門工作試點之中，實現自然資源檔案信息的全過程管理。盡可能減少紙質材料、文件的數量，推動業務檔案電子化的進程，實現檔案業務信息的便捷化儲存，例如，利用原文掃描形式、電子文件歸檔形式來儲存，提升自然資源檔案管理的工作效率。除此之外，一定要全面實施“一次辦好”在線歸檔策略，實現電子文件的便捷化保存、安全化保存、在線化歸檔。

3.4 增強防范能力，構建檔案安全體系

在自然資源檔案管理工作中，相關工作人員要具備較強的安全意識，設立完整的、有效的檔案信息安全管理習題。自從機構改革之后，各類自然資源檔案快速整合，這大大增加了檔案室的信息儲存量，對于自然資源檔案安全管理工作提出了一些更高的標準、要求。基于新時代背景下，處于檔案管理工作中，一定要定期優化、修訂檔案管理方案與制度，做好應急預案的策劃，以此來開展演練活動，提升自然資源檔案管理部門對于突發事件的處置能力、應急指揮能力，增強自身的風險意識［4］。同時，需要優化自然資源檔案實體保管條件，結合相關的檔案標準、檔案法規，擴建、改建檔案庫房，增強自然資源檔案庫房的安全防范標準。自然資源檔案管理部門一定要結合檔案安全需要，增加一些防盜設備、滅火設備、消毒滅菌設備，提升檔案工作的安全防護能力。

另外，在檔案管理工作中，要保證電子數據信息的安全性，圍繞信息系統來實現分層化等計劃保護，讓檔案資源體系更加完整，設立自然檔案資源的恢復機制，讓檔案信息資源能夠永久保留下去。特殊情況下，自然資源檔案管理部門需要對重要檔案開展異地備份，這樣才能夠全面保障檔案數據信息的安全性。部門要做好檔案信息的保密教育工作，定期開展培訓教育活動，實施保密工作檢查措施，設立技防、物防、人防一體的安全防范體系，能夠全面堵塞漏洞與排除隱患，降低檔案信息的安全風險，防止出現檔案失泄與損毀事件的發生。

3.5 設立自然資源檔案業務標準體系、管理制度

在自然資源檔案管理工作中，要想全面提升檔案管理工作的水平，需要積極設立相關的業務標準體系與管理制度，讓自然資源檔案管理工作能夠順利開展下去。首先，一定要圍繞資源檔案設定的工作制度、業務體系標準、業務工作原則，科學策劃檔案管理工作指南、方法，強化對檔案管理工作的頂層設計，做好全面規劃工作，及時調研林業部門、農業部門、水利部門、規劃部門、國土部門的檔案管理歷史情況，全面掌握檔案管理的規律與方法，結合相關業務標準、法律法規，完善自然資源檔案管理業務規范內容、管理制度內容。同時，在自然資源檔案管理工作中，一定要圍繞各個地區機構改革情況，以及相關業務的拓展現狀，打造“信息化+檔案”管理模式，實現自主操作，這樣才能夠讓自然資源檔案業務中的標準體系與管理制度更加系統，提升資源檔案管理工作綜合水平。另外，一定要在設立自然資源檔案業務標準體系、管理制度過程中，全面緩解庫存壓力，把檔案館庫建設作為重點工作內容，設定大面積、高標準的檔案庫房，實現檔案管理工作內容的相互配合、滲透［5-7］。

4 結語

綜上所述，在自然資源檔案管理工作中，一定要把檔案工作列入到單位的發展規劃、工作的考核指標、年度工作的計劃中，并且要全面了解相關檔案工作匯報內容，從中來解決一些重大自然資源檔案管理問題，強化對檔案管理人員、工作人員的教育培訓，增強人員的信息保密意識。同時，在自然資源檔案管理工作中，一定要多運用一些新的技術、理念，促使自然資源檔案信息電子化管理，為信息使用者提供更為便捷化、優質的信息服務，提升自然資源檔案管理水平。除此之外，在自然資源檔案管理工作中，一定要做好檔案的宣傳工作，利用網絡平臺、電視平臺、報刊媒介，全面宣傳檔案典型，利用例子，讓社會人士能夠對檔案的價值有全面的了解，增強檔案工作自身的美譽度，這樣才能夠促使自然資源檔案工作質量的提升。