事業單位檔案管理工作規范化與標準化的有效性研究

陳偉

（秦皇島市應急救援和訓練中心 河北 秦皇島 066000）

在我國有很多的事業單位，這些單位設立的主要目的是服務社會，其具有一定的公益性。檔案管理工作是事業單位管理過程中的一項重要工作，其對于促進事業單位的發展和進步有著重要的作用。近幾年，社會發展形勢多變，事業單位的各項工作內容在不斷增加，而且涵蓋的范圍也在不斷擴大，需要進行管理的檔案資料也就越來越多，這給事業單位的發展帶來一定的限制。為了更好地解決檔案管理中的這些問題，確保檔案管理工作能夠帶動事業單位的發展，就要逐漸實現檔案管理的規范化和標準化，取得良好的管理成果，為事業單位的有序運營和發展提供堅實的服務和基礎。

1 事業單位檔案管理工作規范化和標準化的重要性

1.1 推動檔案管理與事業單位共同發展的必然途徑

在傳統的檔案管理過程中，在進行檔案歸納時，需要各個部門遵循相關的規定，而規范化和標準化的建設能夠使檔案管理制度更加完善，使事業單位檔案管理工作的水平能夠得到提升。事業單位在社會不斷發展的壓力下正在不斷進行改革，檔案管理工作的模式也亟需進行改變和創新。檔案管理工作規范化和標準化的順利推進能夠使各個環節和各個部門間的工作更加協調統一，使管理流程更加規范和標準，更好地推動事業單位的發展［1］。

1.2 有效地提高了檔案信息的安全性和可靠性

事業單位檔案管理工作需要在各個部門的共同配合下完成，而檔案管理部門則需要其他部門的配合，從而使檔案的收集、歸納、整理工作能夠有序進行。檔案資料對于事業單位的發展來說是非常重要的，其詳細記錄了事業單位的所有信息，而檔案管理過程的安全性和可靠性就顯得非常重要。規范化和標準化的事業單位檔案管理工作能夠使檔案管理更加科學，為檔案信息提供安全的環境，確保檔案資料的安全性和可靠性。另外，檔案管理工作規范化和標準化的實施能夠更好地應對各類突發情況的發生，即使發生檔案丟失或者損壞等情況，也能夠及時與其他部門進行對接，修復原有的檔案，這對于保證事業單位檔案完整性來說是非常重要的。

1.3 促進事業單位高速發展

在進行事業單位檔案管理工作規范化和標準化建設時，重要的一項工作就是安全管理標準化，這也是實現事業單位高速發展的重要基礎。針對于事業單位來說，檔案管理工作有著一定的特殊性，不僅詳細記錄了事業單位的發展過程，還能夠給事業單位的未來發展方向提供參考依據［2］。同時，嚴格按照規范化和標準化的流程進行檔案管理能夠有效地避免檔案管理工作中一些不確定因素的發生，使檔案管理更加規范和標準，為事業單位的發展提供更加精確的信息參考，確保事業單位能夠實現高速發展。

1.4 可推動檔案管理工作的發展

現階段，在事業單位檔案管理工作中，主要依靠互聯網檔案及紙質檔案兩種類型。但隨著科學技術的大力發展，在未來必將會出現一些更加先進的檔案管理技術和管理方法，而檔案管理工作規范化和標準化的建設能夠將原有的管理流程進行統一，使事業單位檔案管理工作能夠得到良好的發展。

2 事業單位檔案管理工作存在的問題

2.1 不夠重視檔案管理工作

在過去很長的一段時間內，事業單位的一些領導人對于檔案管理工作的重要性認識不清，導致檔案管理工作的發展非常緩慢。雖然近幾年事業單位相關人員對檔案管理的重視程度逐漸提高，并且在一定程度上促進了檔案管理工作的發展。但是，仍然有一些事業單位受到一些自身原因或者是經濟原因，沒有積極進行檔案管理工作的改革和創新，仍然認為檔案管理并不能夠為單位創造更多的利益，單位就不會給檔案管理工作提供相應的人力和設備等資源，這對于檔案管理工作的高效開展是非常不利的，并且還很難保證檔案管理工作的質量，在此背景下，更是很難推動檔案管理工作規范化和標準化的有效實施。

2.2 檔案管理工作制度不完善

事業檔案管理工作需要依據相應的制度進行，但是，有些單位并沒有根據要求制定相關的工作制度，這就導致檔案管理工作不規范、不標準，而且非常混亂，檔案管理工作毫無章法可言，使得檔案管理存在很大的問題［3］。另外，由于事業單位檔案管理工作制度不夠完善，制度內就不會對檔案資料的保管期限進行明確的規定和劃分，在實際管理過程中就會出現工作人員縮短檔案保存期限，并且存在不按時移交檔案的現象，從而造成很多檔案的損毀和遺失。現階段，電子檔案是檔案管理的重要形式，如果沒有完善的管理制度對管理過程進行約束，工作人員就會存在一定的懈怠心理，使電子檔案的安全性受到威脅。

2.3 相關工作人員專業素質不過關

在事業單位檔案管理過程中，檔案管理人員是非常重要的影響因素，工作人員是否具有足夠的素質和創新能力對于檔案管理工作規范化和標準化的有效性來說是非常重要的。在實際工作中，有些檔案管理工作人員的專業素質并沒有達到相關的要求，并且還有些管理人員不具備創新意識，很難接受一些新的管理技術和管理理念，這在很大程度上影響了檔案管理工作的開展。另外，在檔案管理過程中，還經常出現一人身兼數職、流動性較強等問題，管理人員的來回變動很容易導致一些檔案資料的遺漏或者丟失，很難保證檔案管理工作的質量［4］。

2.4 事業單位檔案管理工作科學水平不高

隨著信息時代的到來，各類信息技術的發展水平非常迅速，而且信息技術在各個領域中的應用也在不斷擴大和深入。信息技術在事業單位檔案管理工作的應用是檔案管理工作的一次重大改革，不但有效地提高了檔案管理的效率和質量，而且在一定程度上實現了檔案管理的信息化，電子檔案逐漸代替紙質檔案，這對于檔案管理來說是非常有利的，使得檔案管理工作更加簡單、快捷。雖然電子檔案存在很大的優勢，但是也存在很大的漏洞，而且電子檔案很容易受到一些危險分子的入侵，導致事業單位檔案丟失問題的發生。造成電子檔案出現安全問題的原因是檔案管理科學水平不夠高，所應用的信息技術存在一定的漏洞，勢必會對檔案的安全造成威脅。

2.5 檔案管理方法落后

現階段，雖然科學技術的發展非常迅猛，但是仍然有些事業單位沒有應用信息化的管理方式，依舊采用傳統的檔案管理模式。傳統檔案管理方法較為落后，檔案的管理過程需要大量的人工的參與，加大了檔案管理人員的工作強度和難度，并且在進行檔案資料的分類時，往往會根據檔案資料的時間或者內容的不同進行分類管理，這些都需要檔案管理人員投入大量的時間和精力［5］。而且近幾年隨著事業單位改革的大力發展，各類資料的數量在不斷增加，這也導致檔案資料在快速增長，而且短時間內需要處理的資料就非常多，如果仍然堅持使用傳統的管理方法，就需要投入大量的人力和物力，這對于事業單位的發展來說是非常不利的。

3 提高事業單位檔案管理工作規范化和標準化有效性的措施

3.1 更新管理理念

在事業單位檔案管理過程中，管理理念是非常重要的，其直接關乎檔案管理工作開展的模式和開展的質量，而事業單位檔案管理工作規范化和標準化的建設是檔案管理工作的一次創新。以往的管理理念已經很難滿足目前檔案管理工作的需求，檔案管理工作需要全新的管理理念作為支撐，因此，相關工作人員要積極進行先進管理理念的學習。首先，轉變相關人員對檔案管理的認知。檔案管理人員更是要不斷地學習更加先進的檔案管理方法和理念，發揮模范帶頭的作用，促進全體工作人員管理理念的革新［6］。其次，事業單位內檔案管理專項人員要積極轉變管理理念。單位可以開展相關知識的宣傳教育活動，使全體人員意識到檔案的重要性，并通過各類專業技能培訓活動，提高檔案管理工作人員的管理水平。最后，在實際工作過程中，還要鼓勵檔案管理人員不斷地進行自我學習，掌握先進的、與時代發展相適應的管理理念和管理方法，從而推動檔案管理規范化和標準化的順利實施。

3.2 增強檔案管理的宣傳力度

首先，加強對單位領導層進行檔案管理的宣傳，使他們能夠給予檔案管理正確的認識，并在單位內發揮良好的帶頭作用，從而為事業單位檔案管理工作規范化與標準化的順利推進提供良好的環境和條件。其次，在進行檔案管理宣傳時，要結合單位檔案管理工作的現狀和特征，使檔案管理工作規范化和標準化實施的重要性得到有效的宣傳。所以，在事業單位中，要注重從領導層進行檔案管理意識的宣傳，確保人人都能夠具備檔案管理意識，為事業單位檔案管理規范化和標準化工作的順利推進打下良好的基礎。

3.3 建立檔案歸檔的統一標準

通過調查顯示，大部分事業單位在進行檔案歸檔時不夠嚴謹，沒有統一的標準可以參考，這就導致檔案管理工作不夠規范，很容易出現問題，甚至導致檔案資料的遺失，也就無法給事業單位的發展提供充足的依據。建立檔案歸檔的統一標準，能夠給事業單位檔案的歸檔提供可靠的參考，確保檔案歸檔符合標準。在進行檔案歸檔時，首先要明確檔案歸檔的重點，并對各類資料進行詳細的劃分，避免檔案歸檔出現雜亂的現象。另外，在進行檔案歸檔時，要加強對檔案資料時效性的把控，在確保工作全部完成后才進行檔案的歸檔，并且按照相關的規范進行歸檔操作，確保檔案歸檔的規范化，為檔案管理規范化和標準化的實施創造良好的條件［7］。

3.4 完善檔案管理的制度

事業單位檔案管理工作規范化和標準化的順利實施需要相關制度的支持，只有嚴格按照制度進行方案管理工作規范化和標準化的建設和實施，才能夠使檔案管理工作的開展更加有序。同時，在進行事業單位檔案管理相關制度的完善和優化時，要結合檔案管理的實際發展需求，并且結合單位的實際情況，使檔案管理相關制度具備可行性。另外，還要確保每位員工都能夠積極配合制度的執行，在全體員工的共同努力下，推動檔案管理工作規范化和標準化的發展。

3.5 提高工作人員素質

檔案管理工作人員的素質對于檔案管理工作規范化和標準化有效性的提升來說有著很大的作用，只有工作人員嚴格按照規范化和標準化的方式進行檔案管理，才能夠發揮出檔案管理的重要作用。同時，工作人員也是把控檔案資料質量的重要人員，只有其綜合素質滿足檔案管理的需求，才能夠使檔案管理工作的開展更加高效。因此，單位要加強對檔案管理人員綜合素質提高的重視，并且在進行人才選拔時就要加強對應聘人員專業技能的考查［8］。作為單位來說，要定期開展相關的學習和培訓，為工作人員的自我提升創造良好的條件。另外，還要督促工作人員進行自主的提升，提高工作人員自我學習的能力，帶動單位內檔案管理水平的提升。

3.6 實現檔案管理數字化

隨著各類科學技術的發展，檔案管理逐漸實現數字化管理，這種管理方式不僅大大節省了人力，還能夠有效地減少工作人員的工作量，并且檔案管理數字化還能夠使檔案管理更加安全、可靠，同時還能夠為檔案管理提供更大的存儲容量，節省了檔案資料所需要的儲存場地。另外，檔案管理數字化的實現能夠在計算機中完成一系列的檔案管理工作，有效地提高了檔案管理工作的效率和質量。但是，在實際管理過程中，如果只是簡單地運用計算機進行檔案管理是不夠的，還需要根據檔案管理建立起相應的體系，使檔案資料的錄入和分類更加快捷，節約檔案資料整理的時間。當然，檔案管理數字化也有一定的缺點，計算機管理軟件很容易中毒或者發生意外死機的情況，有時候就會導致一些重要文件無法找回。同時，檔案管理數字化安全性也是非常重要的，所以，在進行檔案管理數字化時，也要做好相關的工作，保證檔案資料的安全性［9］。

3.7 切實提升檔案利用率

在事業單位中，無論哪種類型的檔案都有著非常重要的作用和價值，能夠給相關工作的進行提供很好的借鑒和參考，甚至在進行相關決策時還能夠發揮出非常重要的作用。因此，在進行事業單位檔案管理時，要切實提高檔案資料的利用率，全面發揮出檔案管理工作的真正作用，將死板的紙質資料變成更加有用的資料，為事業單位的發展提供良好的服務，使事業單位能夠取得更多的經濟效益和社會效益。而且檔案資料利用率的提高還能夠使檔案管理工作的重要作用得以發揮，為檔案管理工作贏得更高的地位。

3.8 做好檔案管理的精細化管理

有些事業單位成立的時間較早，會留有大量陳舊，或者是毫無利用價值的檔案資料，而且有些陳舊的檔案資料較為粗糙，要想對其實現良好的管理和整理工作是非常困難的。對于一些沒有什么價值的檔案要及時進行清理，避免占用大量的資源，而且在進行精細化管理時，能夠根據檔案資料的類型和價值進行相應的管理，使檔案管理工作更加精細化，為事業單位提供更加精細的服務［10］。對于一些具有管理價值的檔案資料，要及時實現檔案資料的電子化管理，保證檔案管理的全面性，通過精細化的管理方式，不斷地完善和優化事業單位檔案管理工作，為檔案管理工作規范化和標準化有效性的提升奠定堅實的基礎。

4 結語

綜上所述，檔案管理工作是事業單位管理工作的重要組成部分，其不僅能夠對單位內的各項資料進行整合管理，還能夠為事業單位的發展和人事調動提供有效的參考。但是，從實際情況來看，事業單位檔案管理工作還存在一些問題。為了更好地解決這些問題，就需要事業單位相關人員積極轉變管理觀念，積極采取一些有效的管理措施，更好地實現對事業單位的重要作用，為事業單位的大力發展提供良好的條件。