物業公司財務管理信息化探索

文/張慧（北京中關村鴻嘉物業服務有限公司）

當前我國國內經濟高速增長的、粗放式的發展時代已然過去，現在的社會環境與之前也大相徑庭。無論是從國際市場看，還是從國內經濟市場看，各行業間企業面臨的競爭都在日益增長。在面臨這樣的局勢下，各公司要發展就要探索、創新一條更加適合的路徑，縱觀國內外優秀的公司和經營者管理案例，把先進的財務信息化技術引入公司日常經營管理中，對于公司的發展來說至關重要，比如優秀的財務信息化軟件有金蝶、用友等。而我國物業行業興起較晚，物業公司引用財務信息化技術時間更短，目前為止，在信息化方面仍然存在著眾多問題，比如缺乏對財務管理信息化建設的整體規劃、預算缺乏專門的信息化管理系統、資金信息化建設水平低、財務信息化建設人財物保障不足等，因此，本文就針對這些問題進行詳細探究。

一、財務管理信息化建設理論概述

隨著社會經濟的發展會計的內部結構和原則也在不斷變化，以適應社會進步和企業發展，企業財務和業務信息系統的有效融合也進一步推進了財務管理信息化的理論形成。雖然會計電算化、會計信息化、財務管理信息化在表面概念上有一定的相似性，但是其本質上仍然有一些差異。本文認為財務管理信息化是建立在企業業務流程優化重組的基礎上，具有財務管理集成化、組織彈性化、管理目標多樣化、同步實物流、資金流、數據流的特點。然后融合互聯網技術和數據庫分析等技術，有效整合企業日常經營活動中的所有部門信息，并通過該系統實現對業務活動事前、事中、事后等的控制，為企業管理者提供了更加準確的預測、決策、控制、分析工具，也通過信息共享提升了企業業務經營效率，在一定程度上增強了企業的市場競爭力。

二、物業公司在財務信息化建設過程中普遍存在的問題

（一）建設財務管理信息化系統的規劃不完善

物業公司在實際財務管理系統軟件建設過程中并沒有確實秉承著“統籌管理、整體規劃”的基本原則，也沒有結合物業公司實際業務活動需求、財務工作需求、公司內控側重點、當前資產狀況、未來短時間內公司發展前景等情況，以至于建設的財務管理信息化軟件并不能順利推進公司內部業務活動，也無法發揮系統平臺的高效作用。而且實際物業公司使用信息化軟件時，財務管理部門也沒有與軟件開發公司之間進行足夠的溝通，導致財務系統經常會出現各種信息不對稱和功能對接難的情況，進而影響軟件系統的實際效果[1]。

（二）預算缺乏專門的信息化管理系統

物業公司進行預算編制主要是采用“上下雙向結合”的方式，并根據公司實際業務需求精細化預算編制，在預算信息化方面，需要關注的預算編制環節主要有資料收集、預算編制、預算審核三方面。在物業公司相關人員進行預算編制期間，編制內容關系著眾多部門、單位、項目內容，而且實際各部門的經營、業務情況都有所差異，而財務部門要負責整理所有關于預算方面的資料，從整個預算資料收集，到各部門預算編制上報、財務部門匯總預算草案、預算方案敲定及落實，整體需要的時間較長。物業公司預算編制涉及的數據是方方面面的，再加上客戶源不同，就需要財務人員根據不同的客戶群體制定可實行的預算管理方案，在這一過程中雖然大部分工作可以借助信息化技術完成，但是仍然存在著部分預算管理職能工作需要工作人員利用簡單的word、access、office等基礎辦公軟件處理日常工作中的數據信息，對于深入的系統分析軟件、數學建模等軟件幾乎不涉及，整體缺乏對其的深入剖析和潛藏信息挖掘，也無法保障人工分析數據信息的準確性和完整性[2]。

（三）財務信息化建設人財物保障不足

當前社會財務管理發展已然步入高速發展期，必須要引入優秀的軟件行業人員輔助公司發展。但是在當前社會背景下，公司在進行財務人員招聘過程中一般都是以財務管理、會計、金融等專業為主，幾乎不會涉及軟件專業的人員。這樣的財務人員在實際的財務管理過程中可以利用自身專業知識處理一些財務方面的難題，對于信息化系統、軟件存在問題，就無法快速做出應對，還要依賴外部計算機專業人員或者軟件開發人才。目前市場上對于熟悉信息化軟件系統、大數據應用的綜合性財務人才需求量很大，但是人才缺口也較大。所以各行業企業、公司在持續升級公司內部財務管理系統軟件的同時也要注意財務人員的多方面發展，緊跟信息網絡時代，利用專業財務知識和大數據的融合更好地進行財務管理工作，彌補公司因財務信息化技術人才的缺乏導致的信息化建設受限[3]。

另外，公司資金信息化建設水平低。物業公司財務管理信息化平臺系統的設計更需要有充足的資金支持和其他各部門人員的協助，有些物業公司雖然目前有財務服務器，但是由于使用年限較長，系統也沒有及時更新升級，內存容量也無法滿足目前業務活動需求，如果不能及時配置更大容量的服務器或者引入相對更大容量、體量的服務器，后期可能會給物業公司財務管控工作帶來一定的技術阻礙。除此之外，物業公司原來的財務管理系統是在原來的業務活動基礎上設計的，對于當前不斷發展、不斷擴充的業務活動已然不適應，還有些傳統網絡是在多個兄弟單位共同搭建的固定網絡節點，稍有不慎就會導致丟包現象的頻繁發生，也會讓財務管理信息化工作的有序推進受到設施限制。少數物業公司目前使用的報賬系統仍然是單機模式，根本無法有序推進智能化建設，所以公司為了升級、更新財務管理軟件，很有必要更新升級硬件、軟件設施，更換合適的財務組專線提升財務軟件的整體水平。

三、優化物業公司財務信息化建設的建議

（一）建立業財融合一體化系統框架

針對物業公司近年來的發展狀況來看，公司內部各項業務活動都與財務工作有一定的關聯度，所以要努力提升財務工作的效率、質量和水平，才能實現物業公司業務量的增加，同時幫助公司取得長足進步。從物業公司的實際需求分析，要完善財務管理信息化系統的建設就要建立業財融合一體化軟件系統，首要工作是建立線上保障系統、銀企聯合系統、完整的預算管理系統；然后，優化現有的會計核算系統、綜合查詢系統、客戶資料管理系統；最后，建立財務管理系統和資產管控系統之間的數據接口，保障賬賬相符、賬賬透明、賬賬公開，也可以極大地提升公司的財務管理水平。

（二）上線運行預算管理，推進預算信息化建設

利用互聯網技術，能夠實現物業公司預算管理系統的全覆蓋、全員參與、全過程監管，還可以利用預算管理系統實現各個部門、責任主體等的關聯。預算管理系統的建設最大的優點在于所有數據信息只需要錄入一次，各部門人員就可以共享數據信息，既減少了員工工作量，也避免了因為電子表格不相容、多次錄入、多次審核造成的人為傳輸失誤[4]。對于預算管理信息化板塊的設計主要有以下幾個重要板塊，具體如表1所示。

表1 預算信息化內容設計表

（三）為財務信息化軟件提供充足的保障

1.現金流資金保障

資金是公司搭建財務信息化軟件的基礎保障，也是重要的、必不可少的保障，為了保障公司財務管理信息化系統平臺的建設，公司要加大資金投入力度，而且軟件項目的資金投入不是短期的、一次性的，還要從長期角度出發，安排獨立的、專業的資金管理人員，對公司日常資金使用、信息化系統建設的合理性、財務數據信息的真實完整性、資金操作的有序規范性等進行全程監管，加強對公司財務管理信息化系統的維護和保養頻率，確保財務信息系統的穩定運行以及安全性；還可以考慮與銀行建立長久合作關系，為公司資金籌集爭取更多機會。

2.制度保障

物業公司財務管理信息化系統能否有效開展工作，完善的制度保障是重點。公司制度建設主要需注意以下幾點：第一，各部門、各員工要明確自身部門職責、崗位職責，各司其職，互相協助、監管，有序開展日常工作；第二，為了清晰劃分各職能部門、人員職責，需科學進行人員管理，制定完善的授權管理制度，對于不同層級、不同部門人員設置合理的登錄、瀏覽信息化系統權限，避免越權行為、徇私舞弊行為等不良行為的發生；第三，健全信息安全維護制度，安排專門的人員進行系統軟件的維護，減少軟件系統損壞導致的損失。

3.技術保障

公司財務管理系統的高效運行，自然需要投入大量的綜合性技術人才。財務管理工作人員的專業技能水平和綜合素質的高低直接決定著公司財務管理工作的運行效果，因為每個財務人員都擔負著一定的崗位職責，每個崗位的員工都要各司其職，要把原本單一的財務管理工作轉變為處理財務軟件、系統審核、軟件支付等綜合性工作，財務人員有了足夠的專業能力和技術水平，才能進一步為公司運行財務管理系統提供一定的幫助，輔助公司財務管理工作順利進行，協調各職能部門日常工作管理，進而提升公司整體財務管理質量和效率。

4.人才保障

公司財務管理信息化系統的建設需要專業的財務技術團隊，團隊成員要具備網絡技術、軟件、硬件設施三方面的技能，積極配合公司財務工作。公司人才的培養人員可以從外部高薪聘請，也要在內部不斷培養，提高內部財務團隊人員整體的技術水平。

（四）完善信息化績效考核體系，制定獎懲措施

物業公司很多管理層一般只注重業務人員的業績增長情況，忽略對行政、財務等部門的重視程度，錯誤地認為這些部門并不能給公司帶來直接的經濟利益，不能產生明顯的效益，所以也會忽略對其工作人員的重視程度，導致財務、行政等人員工作積極性不高、缺乏主動性和熱情。所以，為了保障財務人員和后勤行政部門人員的工作積極性，物業公司要完善信息化績效考核體系，制定合理的獎懲制度、考核評價制度，把各部門人員的個人收入與公司財務管理信息化水平相掛鉤，獲得各部門員工的大力支持和配合，以保障公司信息化系統的有序開發和使用[5]。

四、總結

總而言之，在信息化技術迅速席卷的當前時代，各種數據化技術的悄然興起、廣泛應用，讓人們已然處于數字經濟化、先進技術時代，在這樣的大環境背景下，物業公司為了更好地順應時代潮流，自然也要不斷發展信息化水平，進入信息化和數字化技術階段。目前我國物業公司已經基本實現了財務管理信息化軟件的建設，但是仍然有很大的發展空間。對于本文中提到的物業公司財務管理信息化軟件中存在的問題，本文也提出了相應的優化建議：建立業財融合一體化系統框架，上線運行預算管理，推進預算信息化建設，提供有力的保障措施，完善信息化績效考核體系，制定獎懲措施等，以提高物業公司財務工作質量和效率，提升公司資金使用率，也方便公司中高層管理人員全方位掌控內部業務活動資金流向，促進公司快速、穩定的發展。