數字技術在財務共享中心費用報銷中的應用

蘇亞莉 郭 艷 黎丁萁

（東華理工大學，江西 南昌 330000）

一、引言

數字化是指將日常生活中接收的圖片、聲音、視頻等信息通過數字化技術轉換成為數據、數字并進行分析。財務共享服務中心將同質、重復、簡單的業務整合，標準化、流程化處理，最大程度的降本增效[1]。數字經濟時代，數字化與財務共享服務融合是大勢所趨。一方面，傳統紙質發票電子化、中央銀行推出數字貨幣、推行電子合同簽約，這些為數字技術獲取報銷信息和數據提供更便捷的途徑。而財務共享中心能夠收集分子公司的信息，有利于企業對數據進行采集與分析，完成各個系統之間的信息對接，促進數字化轉型。同時，財務共享服務中心針對不同企業類型構建了多樣化的組織形式、擁有整個企業的重要財務數據、先進的服務理念，為企業數字化轉型奠定了基礎。另一方面，數字技術的應用能夠構建采購、生產和銷售等業務數據之間的邏輯關系，連接企業內外部，打通信息壁壘，改變重視財務報告而忽略業務財務信息分析現狀。

二、財務共享服務中心費用報銷現狀及存在問題

費用報銷是企業所有員工都參與的重要流程，重復性較高，規則性強、業務量大且金額較小。近幾年，財務共享中心費用報銷應用RPA（機器人流程自動化）較為廣泛。根據《2020 年中國共享服務領域調研報告》數據顯示，目前，55.2%計劃或已經應用大數據機器人流程自動化；相關數字技術應用較少，27.6%計劃或已經應用可視化；10.8%計劃或已經應用機器學習。依托當前自動化技術，財務共享中心能夠有效發揮會計的核算職能，但數據創造能力有限，業務與財務未真正融合。

（一）費用報銷系統智能化程度有待提高

財務共享中心費用報銷主要將RPA 應用于兩方面：一是接收報銷單據，進行單據識別和分類。二是通過預先設定費用報銷審核規則進行發票查重驗真，報銷標準審查等。但RPA 無法處理非結構化數據和規則不明確業務，難以應對規則未設定場景。RPA 的工作原理是人類制定規則，以代碼的形式寫入RPA 系統，最后RPA 根據預設規則執行自動化操作。當業務流程發生改變時，RPA 也需要人工更改判斷規則，頻繁更改判斷規則會增加人工工作量。而智能化是指模擬人類思考，通過學習應對一些突發狀況的能力。因此，費用報銷系統智能化程度較低會影響工作效率，增加系統改造成本。

（二）費用報銷流程有待改進

盡管財務共享中心的建立提高了費用報銷的審核效率，但以發展的眼光來看，報銷審核速度還有較大提升空間。一是層層審批，報銷人員提交報銷單后，需要經過部門領導或其他授權領導審批，若超過預算需要退回重新申請。二是跨區域審核。共享中心人員遠離業務端，主要是審核票據的合規性。由于分子公司與共享中心地域可能不同，審核過程中，財務人員與報銷員工溝通效率低。若票據退回，報銷流程更加繁瑣。

三、數字技術在財務共享服務中心費用報銷中的應用優勢

（一）區塊鏈：建立信任機制，提高費用報銷審核效率

1.智能合約簡化審批流程。

智能合約是指某個事件觸發合約條款后，系統會自動判斷、驗證、執行的計算機協議智能合約。自動審批包括合約的生成和執行[2]。合約的生成主要是將費用預算額度、報銷規則提交到區塊鏈上.合約的執行是指當滿足條件時，智能合約就會根據代碼自動確定報銷范圍、標準等信息，判斷費用是否超出預算、符合報銷制度；同時，智能合約還支持個性化多級、多步驟的審批流程和審批權限，提高報銷審批效率，簡化審批流程。

2.去中心化建立信任機制。

區塊鏈具有去中心化的特點。區塊鏈使得交易的每個參與者（稅務機關、消費單位等）擁有一個分布式賬本，當交易發生后，各方驗證交易真實后，各個節點進行全網廣播，每個參與者存儲通過驗證且交易真實的費用報銷信息。若此期間節點間存在不同的審核結果，則重新發送數據塊到該節點進行審核，大于等于 51%的節點通過審核，最后各個節點形成區塊，加上時間戳，信息便不可篡改[3]。區塊鏈技術建立信任機制，去中心化、不可篡改性保證數據真實，有效避免了重復報銷、重復入賬的行為，并進行自動審核，提高報銷業務審核效率。

（二）人工智能：機器學習提升費用報銷系統智能化程度

1.ICR 智能識別單據。

費用報銷時，員工需要將發票提交到電子影像系統。電子影像系統的OCR（光學字符識別技術）通常只能將結構化數字轉換為文本格式。而OCR 融合感知、視覺技術，利用機器學習在海量數據中不斷自我學習和訓練，提高票據識別準確度和速度，自動處理非結構數據，升級為ICR（智能字符識別）[4]。ICR 甚至能夠識別OCR 無法識別的模糊發票和單據信息，根據字符上下文語句信息補全未識別部分字符。對于發票、合同沒有標準格式，ICR 也能夠快速提取所需的金額、時間、供應商等關鍵信息。

2.機器學習智能錄入會計分錄。

傳統RPA 只能在預設情景下錄入會計分錄，但技術人員無法在RPA 中設定所有可能情景。機器學習通過對大量歷史核算數據訓練和模擬，自動得出不同情況的正確結果。機器學習根據大量歷史費用類型、稅碼、往來款性質等核算信息，以及費用申請單類型、報賬人基本屬性等業務信息，匹配會計科目，并與歷史正確會計分錄對比，不斷自動修正，多次訓練和模擬，最終得出正確結果。機器學習能夠處理規則不明確業務，模擬人腦通過處理信息建立規則和執行規則，自動優化規則，智能錄入會計分錄，不再需要人工反復修改規則，新建規則。

（三)云計算和大數據：挖掘數據價值，降低差旅費用

1.云計算是企業連接內外部的基礎。

云計算是指短時間內完成數以萬計數據處理的交付模式。財務共享服務中心“上云”指購買或租用云服務。“上云”可以降低企業信息化建設的成本，為財務系統與內外部系統對接提供可能。與企業內部各信息系統平臺連接后，財務共享中心能夠實現審批流、信息流和票據流三流合一，實現從員工費用報銷到資金管理等端對端的全連接[5]。通過與外部連接，企業能夠獲取外部更多資源，更好的管理內部。例如:企業連接商旅系統后，商旅系統能夠在各大航空公司、酒店、賓館的市場價格上，發揮企業在商旅業務上高頻量大的優勢，爭取更優惠的專屬商旅價格。同時，企業可以預先在商旅平臺系統根據職級設定差旅費用報銷標準，商旅系統在員工預訂環節時會提供符合標準的產品，避免超標，優化內部管理。

2.大數據挖掘數據價值。

大數據技術能夠快速獲取數據，發現和分析數據背后的價值。目前，財務共享中心涵蓋的數據主要是內部數據、財務數據、結構化數據。通過與內部各部門的連接，與上下游客戶的連接，獲取更多的業務數據、外部數據、非結構化數據。獲取數據后處理、分析的目的是挖掘數據價值。例如，大數據技術能夠通過數據分析出員工出差酒店類型偏好，從而降低報銷費用。若員工出差偏愛中檔型酒店，企業可以直接選擇與一些中檔型連鎖酒店深入合作，爭取更優惠的專屬商旅價格，解決員工吃住問題的同時減少差旅費用。因此，企業通過采集非財務信息，從核算主體、業務類型、交易方、交易頻次、時間視角等方面分析整體以及某個員工的差旅行為和差旅偏好，制定差旅計劃，可以幫助降低報銷費用，甚至預測下次差旅費用。

四、推進數字技術在財務共享中心費用報銷中應用的策略

財務共享服務的框架主要包括六個方面：戰略定位、業務流程、組織與人員、信息系統、運營管理、風險管理[6]。企業要推進數字技術的應用，應從這六個方面展開。

（一）以數字化轉型為戰略目標

數字技術的變革依賴于戰略方針、組織架構、激勵體系等全方面的變革，在全局層面實現有效協同。因此，以數字化轉型為戰略目標十分必要。企業在選擇數字化戰略時，應全面了解數字化轉型帶來的收益和風險。同時，企業應根據自身情況建立完整、具體的戰略轉型規劃，有針對性的制定發展路徑，根據實際情況調整發展方向，選擇最合適的時機轉型。

（二）信息系統做好“內聯外通”準備

為了更好的應用數字技術，信息系統應做好“內聯外通”準備。信息系統應與戰略目標緊密聯系，適用企業規模、外部環境變動的情況。信息系統應具備集成性，包括銷售管理、生產管理、采購管理等的全面集成，支持端到端的業務流程，達到一個模塊錄入原始數據，其他模塊全程共享的效果；信息系統應具備可擴展性和移植性，在系統擴容、新業務擴展時，提供快速、方便和準確的表現方式。

（三）以成本降低和風險可控為運營管理目標

不同的戰略定位下，運營管理也發揮著不同的作用。大多成長期企業運營管理的目標在于降低處理報銷業務成本和提高效率；成熟期企業大多聚焦在費用報銷的管控。企業以成本降低和風險可控為目標進行運營管理能夠更好地發揮共享中心價值。因此，結合數字技術，企業既可以通過數據分析，挖掘價值，控制費用支出又能更好的監控經營風險、戰略風險、管理風險等。

（四）促進財務人員知識更新

一是培養具有數字分析能力的財務人員。共享中心的建設使得企業大量的財務數據都聚集到了一起，如何利用數字技術挖掘數據背后的價值是共享中心人員具備的技能。因此，共享中心應培養財務人員的數據挖掘、分析能力[7]。二是培養專業技能強的財務人員。共享中心還需要大量的財務人員完成重復單一的勞動，按照標準化的流程進行報銷。企業可以實行輪崗機制，提供更廣闊的發展空間以改善由于工作內容重復性高導致的高離職率問題；通過培訓提升專業技能，溝通能力等。

（五）再造費用報銷流程

隨著數字技術的應用，共享中心需要再造費用報銷流程。一是疏理現有流程，發現冗余節點以及各步驟風險點，改造流程以適應數字技術的加入，精簡費用報銷過程，提高費用報銷效率。二是試運行再造的業務流程。實踐是檢驗真理的唯一標準。共享中心可以通過試運行再造的業務流程檢驗數字技術與新流程的協同性，發現再造流程的問題以及新的風險點。試運行就是不斷修正和優化的過程，最后確定正式的流程。共享中心應將改造的流程進行標準化，自上而下推行。

（六）構建風險模型

數字化轉型帶來價值增值的同時，也帶來了風險。一是外部風險，外部第三方數據泄露是很大的風險來源。企業可以通過與第三方簽訂數據使用條例與數據保密協議，限制數據使用范圍并對數據泄露責任進行落實；二是內部風險，企業自身也應對數據進行保密升級，從源頭控制數據泄露風險。企業可以通過建立風險模型，監測內外部風險，采取對應措施控制風險。

五、結語

數字化背景下，大數據、人工智能、區塊鏈、云計算等技術能夠加速企業財務向業財融合轉型。數字技術能夠解決諸多問題，但也將面臨技術不夠成熟、技術成本高昂等挑戰。未來財務共享中心會朝著全球化跨部門跨職能發展，也會有新興技術出現。