企業文書檔案收集歸檔管理問題及處理

陳琦

（上海滄達投資經濟發展有限公司，上海 200126）

引言

文書檔案管理工作的開展，需要專業人員的參與，通過對企業生產經營活動產生文件數據的收集與管理，才能保證文書的檔案的完整性，避免出現重要信息丟失的情況。受種種因素影響，部分檔案信息在收集與歸檔中出現一些問題，影響文書檔案管理效果。為了解決這一問題，本文就企業文書檔案管理工作進行分析。

一、企業文書檔案收集歸檔管理的特點

第一，政策性。企業文書檔案記錄企業自發展以來行政管理中產生的數據信息，是類似與公文的文件材料。此類文件會對企業經營管理工作產生一定的約束性，具有指導企業工作開展的作用，因此具備政策性的特點。

第二，文體豐富。企業文書檔案中的信息，可以反映出某一階段企業經營管理情況，是一種規范體式、具有一定效力的文件材料[1]。文書檔案的內容非常豐富，包含企業某個階段的決定、下達的指令、命令、報告等。雖然文書檔案信息的載體不同，但是其目的都是為了解決企業生產經營與管理中的問題，促使企業生產經營活動順利進行。

第三，內容豐富。企業文書檔案信息的內容非常豐富，包含企業的成立、各部門建設情況、企業經營管理情況、企業的改革等等。這些內容不僅反映出企業發展歷程，同時也可以為后續工作的開展提供一定指導作用，是促使企業長遠穩定發展的關鍵因素。

二、企業文書檔案收集歸檔管理中存在的問題

1.重視程度有待提升

在文書檔案收集歸檔管理工作中，需要企業領導人員的支持，通過對這一工作的創新與改革，可以提升檔案管理工作效果，為更好地發揮檔案的作用提供基礎保障。通過對實際工作情況的分析，發現企業管理者對這一工作的重視程度并不高，沒有意識到文書檔案管理工作的重要性[2]。這一問題主要體現在以下幾個方面：第一，部分領導認為文書檔案管理就是將資料收集與整合在一起，沒有意識到文書檔案管理工作的重要性。文書檔案收集歸檔工作的開展，可以了解企業各項工作的實施情況，能夠為企業發展戰略的制度提供幫助。但是因為管理人員的思想觀念，影響這一工作的實施效果，不能為企業發展提供支持，第二，部分企業管理者認為這一工作的實施需要投入較多的資金，會影響企業其他方面工作的實施，不能為企業帶來更多的價值，所以失去對文書檔案收集歸檔的管理，影響這一工作實施效果。

2.基礎設施建設水平薄弱

文書檔案作為企業檔案管理工作的重要組成部分，在日常收集歸檔管理工作中，需要基礎設施的支持，通過對檔案室、檔案管理設備與工作環境的創建，可以提升文書檔案管理工作效果，能夠為文書檔案收集歸檔工作開展提供基礎保障。但是在實際工作中，發現文書檔案收集歸檔設備的建設情況并不理想，不僅缺乏現代信息技術手段的支持，同時缺乏良好的工作環境，不能為文書檔案管理工作開展提供支持。這一問題主要表現在以下幾個方面：第一，部分企業的文書檔案數量相對較多，文書檔案室的空間較小，無法保證文書檔案儲存的安全，增加文書檔案被破壞或者丟失的概率。第二，信息化設備投入不足。文書檔案在企業經營管理中發揮著重要的作用，是促使企業穩定發展的關鍵因素。信息化文書檔案管理工作，可以為文書檔案收集、歸檔工作開展提供技術手段支持，同時能夠減輕工作人員的壓力。但是部分企業管理人員并沒有意識到這一問題，將工作重點放在日常業務工作上，忽略對文書檔案工作的創新。第三，缺乏文件夾等檔案儲存的必備工具，無法保證檔案歸檔的規范性，增加檔案信息收集、保存、歸檔的難度[3]。在企業文書檔案收集歸檔工作中，需要工作人員做好基礎設施的建設工作，創建良好的檔案管理環境與氛圍，為接下來工作的實施提供基礎保障。

3.文書檔案信息不完整

在文書檔案管理工作中，需要工作人員做好收集、歸檔工作，通過對不同環節檔案信息，可以保證文書檔案的完整性，能夠為企業發展提供內在支持。通過對文書檔案信息內容的分析，發現部分檔案信息出現丟失、不全面的情況。致使這一問題出現的原因，主要有以下幾點：第一，文書檔案收集方式單一，部分企業文書檔案收集工作中，主要利用人工的方式進行文書信息的收集。人工收集的方式，存在較多的問題，會因為主觀因素出現重要信息丟失的情況，無法保證文書檔案信息收集效果。第二，文書檔案歸檔過程存在問題。在文書檔案歸檔的過程中，要求工作人員按照相關的要求，對檔案信息是否完整、格式是否標準等進行檢查，通過這一環節工作的實施，可以保證文書檔案的完整性，對后續利用與使用具有很大的幫助。但是因為工作人員檢查管理力度不強，所以無法保證信息的完整性。

4.檔案管理人員能力參差不齊

企業文書檔案管理工作中，對從業人員的要求較高，需要工作人員具備專業知識與技能，以此保證文書檔案收集與歸檔工作的效果。但是部分人員在崗位工作中出現消極怠工的情況，認為自己只要按照相關的規定工作即可，忽略對文書檔案收集歸檔工作質量的控制，影響后續工作的實施。部分工作人員并不具備文書檔案收集歸檔的工作經驗，是由其他崗位兼職，缺乏工作經驗與技能，無法為這一工作提供保障。從業人員的業務能力，是文書檔案收集歸檔工作質量的保障，也是促使這一工作順利進行的前提。通過專業人員的參與，可以提升文書檔案管理工作效果，能夠為企業發展提供更多的支持[4]。由于工作人員自身的問題，影響這一工作效果，無法為企業長遠發展提供文書檔案支持。

三、企業文書檔案收集歸檔管理工作開展的對策

1.重視文書檔收集管理工作

企業文書檔案管理工作中，應提升管理者與基層工作人員的文書檔案收集、歸檔工作的重視，并主動參與文書檔案管理工作中，為相關工作的實施與開展提供基礎保障。針對以往文書檔案管理中存在的問題，可以從以下方面入手，提升工作人員對文書檔案管理工作的重視，為接下來工作的實施提供基礎保障。

第一，轉變管理者的思想觀念，使其認識到文書的檔案管理工作的價值。管理者是企業內部各項工作的組織者，管理者的檔案管理理念，會對文書檔案管理工作開展產生一定的影響，是促使文書檔案管理工作進一步開展的關鍵因素。企業可以邀請企業領導者參與相關的學習活動，將文書檔案管理工作的價值（對企業發展的積極作用）呈現出來，使管理者在學習中意識到文書檔案的價值，并主動為文書的檔案管理工作開展提供支持。

第二，提升職能部門對文書檔案管理工作的重視。文書檔案收集歸檔管理工作中，需要職能部門的配合，通過各個部門相互合作的方式，可以提升檔案信息收集與歸檔效果，可以為針對性管理工作的開展提供基礎保障。文書檔案部門可以組織宣傳活動，將文書檔案收集、歸檔工作實施的必要性、職能部門的責任體現在宣傳活動中，利用宣傳欄或者會議宣傳的方式營造良好工作氛圍，借此提升各部門人員的參與意識，為高質量文書檔案管理工作開展提供基礎保障。

2.構建信息化文書檔案收集歸檔管理模式

在文書檔案收集歸檔管理工作中，信息技術的運用，可以提升檔案管理效果，保證檔案信息收集的有效性與保存的完整性，對文書檔案信息的使用具有促進作用。為了提升文書檔案管理工作效果，提升企業檔案管理水平，需要做好以下工作：

第一，加強基礎設施的建設工作。無論是信息化文書檔案管理模式，還是傳統紙質檔案管理模式工作，都離不開基礎設備的支持。在實際管理工作中，需要以企業工作情況為基礎，結合企業使用的文書檔案管理模式，采購相應的基礎設施，為高質量管理工作開展提供基礎保障。以信息化文書的檔案管理為例，運用這一方法進行文書檔案收集歸檔管理時，需要工作人員做好計算機、局域網、掃描儀等設備的采購工作，將信息化文書檔案管理需求的設施準備齊全，為接下來工作的實施提供基礎保障。

第二，做好宣傳與普及工作。部分企業并沒有認識到信息化文書檔案管理工作的優勢，仍以人工的方式開展工作。宣傳普及工作的實施，可以提升各個企業的信息化發展意識，能夠為信息技術與文書檔案管理工作融合發展提供支持，同時可以解決文書檔案收集歸檔效率低下的問題，對企業文書檔案管理工作實施具有促進作用。

第三，建立文書的檔案信息化管理平臺。通過該平臺的操作，將企業經營管理產生的文書檔案整合在一起，為高質量管理工作開展提供基礎保障。企業可以根據自身經營管理需求，發揮大數據技術的優勢，建立信息化管理平臺，確定平臺的功能、操作方法，并要求檔案管理人員根據此開展工作，以此提升檔案管理工作效果。當前市面上有較多類型的信息化檔案管理平臺，企業可以與之建立合作關系，直接引進市面上的信息化檔案管理平臺，將此作為文書檔案收集歸檔管理的工作平臺。同時也可以自主研發，設計符合自身經營管理情況的信息平臺，為檔案管理工作的實施提供技術手段支持[5]。

第四，建立文書檔案數據庫。數據庫的建設，可以解決文書檔案儲存空間不足的問題，同時能夠保證文書的檔案信息的安全，減少信息丟失或者被破壞的情況。企業文書檔案管理工作中，發揮大數據技術的優勢，將企業內部的文書檔案以電子、圖片等方式集中保存在一起，以數據庫的方式提升文書檔案管理工作效果。以我國某單位為例，該單位利用信息技術手段，建立了科學化檢索體系，共歸檔各門類檔案卷宗共計12337冊。實行檔案“數據庫”化管理，實現了1956年以來全部文書訴訟檔案可以全文檢索。數據庫的建設，實現對文書檔案和其他類型檔案的在線收集和全過程規范化管理，為相關工作開展提供技術手段支持。

3.建立文書檔案收集歸檔管理制度

企業文書檔案收集歸檔管理工作中，規章制度的建設，可以明確工作人員的責任與工作內容，能夠減少工作人員態度不積極性、文書檔案管理不規范的問題。首先，建立文書檔案管理的責任制度。崗位責任制度的建設，可以確定文書檔案管理人員承擔的責任與工作內容，使其對自身的使命形成更加深刻的認識，并圍繞此開展相關的工作，規范文書檔案管理模式的同時，提升檔案管理工作效果[6]。其次，建立文書檔案考核機制。對文書檔案管理人員工作完成情況、制度實施情況等進行全方位的考核與評價。借助考核評價制度，提升工作人員的認真工作意識，使其更加主動地參與文書檔案管理工作中。同時還應建立獎懲制度。結合考核機制，建立獎懲制度，對文書檔案管理人員進行經濟、非經濟方面的鼓勵，使工作人員在崗位工作中獲得更多積極的感受，提升文書檔案收集歸檔工作效果。最后，確定文書檔案收集、歸檔標準，明確文書檔案管理工作收集的要求與歸檔的標準，要求工作人員根據此開展文書檔案管理工作，保證檔案信息的完整性與安全性。

4.加強文書檔案收集歸檔管理人員隊伍的建設

在文書檔案管理工作中，需要做好從業人員隊伍的培訓工作，提升文書檔案管理人員的業務能力與職業素養，為高質量文書檔案管理工作開展提供基礎保障。首先，根據文書檔案管理工作的特點做好人員招聘活動。文書檔案管理工作具有綜合性的特點，需要從業人員掌握企業內部各項工作實施情況與文書檔案的管理的特點，結合相關的制度開展工作，以此保證文書檔案管理工作的效果[7]。人員招聘活動的實施，解決人員隊伍素質不高的問題，同時可以為針對性管理工作開展提供支持，對文書檔案管理工作開展具有促進意義。其次，做好文書檔案管理工作人員的培訓活動，針對工作人員的職業發展需求與文書檔案管理工作的要求，進行個性化的培訓，將文書檔案管理相關的理論內容、涉及的管理手段、信息技術手段等作為培訓內容，提升從業者的綜合素質與業務能力，使其掌握更多的方法與技能，為高質量文書檔案管理工作開展提供基礎保障。培訓中，可以采用面對面培訓、線上培訓、業務交流等方式進行，豐富培訓模式，提升業務培訓效果。利用多種不同的方式，實現優秀人才隊伍建設的目的，為企業文書檔案管理工作實施提供內在支持。

結語

總而言之，在企業文書檔案收集歸檔管理工作中，因為管理者的思想觀念、基礎設施、從業人員素質等方面的問題，影響企業文書檔案管理工作效果，無法為展示文書檔案管理工作的價值與作用。實際工作中，提升企業管理者與職能部門對這一工作的重視，加強信息化建設，利用完善的規章制度與專業的人才隊伍，提升企業文書檔案管理工作效果，為企業文化建設與內部管理工作開展提供基礎保障。