大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案信息化管理

廖秀娟

摘 要：隨著信息化時(shí)代發(fā)展，大數(shù)據(jù)手段在高校檔案管理中的應(yīng)用范圍得以擴(kuò)展。通過(guò)大數(shù)據(jù)手段可以維持高校檔案信息化管理實(shí)施效果，從而處理高校檔案管理面臨的僵局。本文針對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理進(jìn)行研究，闡述高校檔案信息化管理的重要性和實(shí)際開展要求，之后介紹大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理問題，并在優(yōu)化措施支持下處理高校檔案信息化管理問題，確保檔案信息化管理可以滿足高校各項(xiàng)工作穩(wěn)步開展要求。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案;信息化管理

引言

大數(shù)據(jù)技術(shù)是以數(shù)據(jù)為本質(zhì)的新一代革命性的信息技術(shù)，在數(shù)據(jù)挖潛過(guò)程中，能夠帶動(dòng)理念、模式、技術(shù)及應(yīng)用實(shí)踐的創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，傳統(tǒng)檔案信息化模式已經(jīng)不能滿足高校各項(xiàng)工作開展要求。這就應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理模式進(jìn)行信息化處理，使得高校檔案管理與大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校綜合發(fā)展水平得以提高。當(dāng)然也應(yīng)根據(jù)大數(shù)據(jù)模式對(duì)高校檔案信息化管理存在的問題進(jìn)行有效處理，突出大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的必要性，彰顯高校檔案信息化建設(shè)的重要意義，借此為高校各類檔案資料全面管理提供有效參考依據(jù)。

1 高校檔案信息化管理的重要性

依照大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)對(duì)高校檔案資料開展信息化管理本就具有明顯的重要性，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，做好高校檔案信息化管理可以為智慧校園建設(shè)提供重要支撐，彰顯檔案管理與高校各專業(yè)綜合教學(xué)之間的關(guān)聯(lián)性，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案之間協(xié)調(diào)配合力度，必要時(shí)也需要借助大數(shù)據(jù)手段推進(jìn)紙質(zhì)檔案向著信息化檔案方向轉(zhuǎn)變，繼而為大數(shù)據(jù)環(huán)境下智慧校園建設(shè)提供有力支持。第二，通過(guò)信息化管理模式可以對(duì)高校檔案資料收集、整理、利用等基礎(chǔ)工作流程進(jìn)行規(guī)范化處理。強(qiáng)化計(jì)算機(jī)設(shè)備在高校檔案管理中的作用效果，也能在強(qiáng)化高校檔案信息化建設(shè)力度的同時(shí)提升相應(yīng)管理工作實(shí)際開展水平，從而幫助管理人員在短時(shí)間內(nèi)了解檔案資料上的各項(xiàng)信息，極大程度地提高各項(xiàng)檔案資料的利用率，使得大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案資料綜合管理水平得到進(jìn)一步提高。第三，對(duì)高校檔案資料進(jìn)行信息化管理還能拓展相應(yīng)服務(wù)領(lǐng)域，保證特色檔案服務(wù)的落實(shí)程度和相關(guān)工作現(xiàn)實(shí)開展效果，借此彰顯大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的重要性，使得檔案資料在高校各項(xiàng)管理工作中的作用得以彰顯。同時(shí)信息化管理也可以為檔案資源綜合保護(hù)和高效利用提供有力支持，使得信息化檔案資料的管理和應(yīng)用符合高校現(xiàn)代化發(fā)展要求[1 ]。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理存在的問題

2.1 檔案管理制度缺失

多數(shù)高校的檔案信息化管理尚且處于初步階段，進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)還缺乏完善的規(guī)章制度，這就會(huì)造成大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理因?yàn)楦黜?xiàng)規(guī)章制度不夠完善合理而出現(xiàn)問題，高校檔案信息化管理也會(huì)因?yàn)槿狈τ辛χ笇?dǎo)而受到限制。不同檔案資料在信息化管理過(guò)程中需要規(guī)劃的規(guī)章制度存在差異，如果不能實(shí)時(shí)更新調(diào)整高校檔案信息化管理制度，也會(huì)造成高校檔案信息化管理面臨較為嚴(yán)重的阻礙。

2.2 檔案管理流程混亂

如果沒有根據(jù)合理要求進(jìn)行高校檔案信息化管理，就會(huì)造成大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理流程過(guò)于混亂，直接影響大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理效率和檔案資料的實(shí)際作用。開展高校檔案信息化管理時(shí)會(huì)因?yàn)闄n案資料分類不夠準(zhǔn)確合理而面臨諸多影響，檔案管理部門不能按照準(zhǔn)確分類開展有效管理工作，影響大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理實(shí)施效果，大數(shù)據(jù)手段和相關(guān)技術(shù)在高校檔案信息化管理中的作用下降，這也會(huì)導(dǎo)致高校檔案信息化管理周期延長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理出現(xiàn)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)問題的可能性越來(lái)越高[2 ]。

2.3 檔案管理風(fēng)險(xiǎn)頻發(fā)

對(duì)高校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變時(shí)，可能會(huì)因?yàn)橄嚓P(guān)系統(tǒng)運(yùn)行缺陷和規(guī)章制度不夠準(zhǔn)確合理而出現(xiàn)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)問題，加大高校檔案資料在綜合管理和信息化轉(zhuǎn)變過(guò)程中出現(xiàn)基礎(chǔ)信息缺失和準(zhǔn)確性下降的問題，高校檔案信息化管理難以連貫有效地開展，高校檔案信息化管理與大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作具體實(shí)施要求之間的差距越來(lái)越明顯。高校檔案管理部門也不能對(duì)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行全面有效處理，大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)問題也越來(lái)越嚴(yán)重，嚴(yán)重到影響各項(xiàng)檔案資料在高校綜合發(fā)展中的作用。

2.4 檔案管理難度過(guò)大

由于高校檔案管理過(guò)程中需要考慮的基礎(chǔ)項(xiàng)目比較多，造成高校檔案信息化管理難度過(guò)大，大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理會(huì)受到諸多限制。同時(shí)高校檔案信息化建設(shè)與各類檔案資料管理要求之間存在較為明顯的差距，在缺乏信息化系統(tǒng)和合理平臺(tái)情況下開展高校檔案管理，必然會(huì)導(dǎo)致高校檔案信息化管理各項(xiàng)問題頻頻發(fā)生。此外，按照大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展要求開展高校檔案信息化管理時(shí)沒有在其中投入足夠的人力、物力和財(cái)力，高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)不能滿足具體管理工作良性開展要求[3 ]。

2.5 檔案人員素質(zhì)低下

現(xiàn)階段我國(guó)高校中檔案管理人員自身綜合素質(zhì)相對(duì)低下，相關(guān)人員對(duì)于計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和檔案管理規(guī)章制度不夠了解。為減少人力成本支出，高校進(jìn)行檔案管理時(shí)通常聘用無(wú)關(guān)緊要的兼職人員，這也會(huì)導(dǎo)致大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理缺乏足夠人力支持，高校檔案信息化管理的效果和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的連貫性也會(huì)受到很大影響，大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理各項(xiàng)基礎(chǔ)要求不能有效落實(shí)。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的優(yōu)化措施

3.1 完善檔案信息化管理制度

從大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展角度出發(fā)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，明確開展高校檔案信息化管理前期必須對(duì)應(yīng)用在其中的規(guī)章制度進(jìn)行完善處理，這就可以為高校檔案信息化管理提供合理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，有效推進(jìn)高校檔案信息化管理更加合理地開展。就目前來(lái)看，應(yīng)用在高校檔案信息化管理中的規(guī)章制度包括《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展高校檔案信息化管理時(shí)也應(yīng)對(duì)應(yīng)用在其中的規(guī)章機(jī)制進(jìn)行更新調(diào)整，出具符合高校綜合管理要求的檔案信息化管理?xiàng)l例，借助準(zhǔn)確制度解決高校檔案信息化管理面臨的阻礙和不合理地方，按照規(guī)章制度對(duì)參與到高校檔案信息化管理中的工作人員進(jìn)行有效的職責(zé)權(quán)限劃分，為調(diào)整大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理問題提供有效參考依據(jù)，借此彰顯完善規(guī)章制度在高校檔案信息化管理以及風(fēng)險(xiǎn)問題調(diào)整中的實(shí)用價(jià)值[4 ]。根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，教育部和國(guó)家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，自2008年9月1日起施行。高校在制定信息化管理制度的過(guò)程中必須要嚴(yán)格依據(jù)規(guī)范要求，制定相關(guān)的部門檔案收集、歸檔和利用等工作制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。

3.2 規(guī)范檔案信息化管理流程

將大數(shù)據(jù)手段和相關(guān)技術(shù)融入到高校檔案信息化建設(shè)以及相應(yīng)管理當(dāng)中，不僅需要強(qiáng)化新型技術(shù)在其中應(yīng)用力度，也需要從高校檔案資料種類和信息化建設(shè)角度出發(fā)做好相應(yīng)管理工作。嚴(yán)格遵循大數(shù)據(jù)手段和技術(shù)應(yīng)用情況對(duì)檔案信息化管理流程進(jìn)行規(guī)范化處理，使得高校檔案信息化管理因?yàn)榛A(chǔ)流程不夠準(zhǔn)確合理而出現(xiàn)的問題得到有效改善。首先，需要根據(jù)高校各個(gè)時(shí)期產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行有效劃分，保證檔案資料類別劃分的合理性，并根據(jù)最終分類結(jié)果針對(duì)高校檔案資料展開有效管理。同時(shí)遵循大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案資料管理要求做好相關(guān)聯(lián)的信息化建設(shè)工作，為后期高校檔案資料信息化管理良性開展提供有效參考依據(jù)。其次，就應(yīng)在高校檔案信息化管理過(guò)程中地各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行有效處理，盡量維持高校檔案信息化管理過(guò)程中綜合監(jiān)督和各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)問題全面調(diào)控力度。彰顯大數(shù)據(jù)手段以及現(xiàn)代技術(shù)在高校檔案信息化管理監(jiān)督管控和風(fēng)險(xiǎn)問題綜合處理中的作用，借此為大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理優(yōu)化合理開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。最后，應(yīng)從高校建設(shè)發(fā)展層面入手針對(duì)檔案信息化管理以及大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)開展有效評(píng)價(jià)，并按照實(shí)際評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)高校檔案信息化建設(shè)以及相應(yīng)管理面臨的僵局加以改善[5 ]。

3.3 保證檔案信息化管理安全

高校在開展檔案信息化管理時(shí)可能會(huì)因?yàn)橄鄳?yīng)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃不夠合理而出現(xiàn)各項(xiàng)安全問題，這也會(huì)影響高校檔案資料的嚴(yán)密性和基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性。這就應(yīng)從大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展角度出發(fā)強(qiáng)化高校檔案信息化建設(shè)安全管控力度，針對(duì)檔案信息化管理模式以及高校檔案網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全面合理的安全風(fēng)險(xiǎn)控制工作，更新處理大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化管理安全形勢(shì)過(guò)于嚴(yán)峻的情況，并在保證相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)安全效果和實(shí)際運(yùn)行水平的情況下對(duì)高校檔案信息化管理過(guò)程中資料信息泄漏和失真等問題進(jìn)行全面處理。而且遵循安全要求對(duì)高校檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行綜合調(diào)控時(shí)，可以通過(guò)安裝檔案安全系統(tǒng)，在控制系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)過(guò)程中出現(xiàn)各項(xiàng)安全問題的情況下對(duì)高校檔案資料目錄以及相關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行信息化備份。發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)在大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理和各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)問題綜合調(diào)整中的作用，這就可以避免檔案信息化服務(wù)器因長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)行崩潰對(duì)資料信息的全面性和準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響，使得大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理水平和整體質(zhì)量效果得以提高[6 ]。

3.4 創(chuàng)建檔案信息化管理平臺(tái)

為滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展對(duì)高校檔案管理提出的要求，不僅需要根據(jù)高校檔案管理真實(shí)需求做好相對(duì)應(yīng)的信息化建設(shè)工作，也應(yīng)從高校檔案信息化管理工作實(shí)施過(guò)程中基礎(chǔ)項(xiàng)目和各項(xiàng)條例內(nèi)容創(chuàng)建相關(guān)的平臺(tái)，借助信息化平臺(tái)將高校檔案管理過(guò)程投入的資金、人力和物力等方面清楚表現(xiàn)出來(lái)，借此為大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理順利開展奠定物質(zhì)基礎(chǔ)，使得高校檔案信息化管理效果和各個(gè)環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)水平得以提高。通過(guò)檔案信息化管理平臺(tái)不僅可以為高校各項(xiàng)檔案資料共享和綜合管理提供便利支持，還能對(duì)高校檔案管理進(jìn)行科學(xué)化和實(shí)用化處理，突出各項(xiàng)軟件系統(tǒng)以及相關(guān)平臺(tái)在高校檔案信息化管理升級(jí)改造和現(xiàn)存問題優(yōu)化調(diào)整中的作用，使得高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作實(shí)施效果和綜合管控力度有所提高。按照大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)對(duì)高校進(jìn)行檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)還能減少具體管理工作實(shí)際開展過(guò)程中資金消耗量，保障高校檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和信息化平臺(tái)在其中的作用效果，將大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展對(duì)高校檔案信息化管理提出的各項(xiàng)要求落到實(shí)處，從而保障大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的全面性和基礎(chǔ)工作現(xiàn)實(shí)開展效果。

3.5 培養(yǎng)檔案信息化管理人員

由于高校檔案信息化管理對(duì)于參與者綜合素養(yǎng)有較高要求，這就應(yīng)按照大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)對(duì)參與到高校檔案信息化管理的工作人員進(jìn)行有效培養(yǎng)，逐步提升相關(guān)人員對(duì)高校檔案管理要求和信息化建設(shè)渠道的掌握力度，使得大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理因?yàn)槿藶橐蛩馗蓴_而出現(xiàn)的問題在短時(shí)間內(nèi)得到全面優(yōu)化調(diào)整。加上大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理工作涉及的基礎(chǔ)項(xiàng)目比較多，這就應(yīng)保證高校檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)崗位負(fù)責(zé)人員綜合素質(zhì)和基礎(chǔ)工作實(shí)施情況有所了解，管理人員與基層職工在相互配合的情況下針對(duì)高校檔案管理進(jìn)行有效地信息化建設(shè)，將大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理水平和人員參與力度提升到一定高度。此外，還需要針對(duì)高校檔案管理人員進(jìn)行有效的信息化技能培訓(xùn)，有效提升相關(guān)人員檔案信息化管理意識(shí)，縮小高校檔案管理與大數(shù)據(jù)時(shí)代建設(shè)發(fā)展之間的差距。而在高校不斷建設(shè)發(fā)展過(guò)程中，也需要根據(jù)高校發(fā)展情況做好檔案信息化人才招聘工作，為高校檔案管理注入新鮮血液，使得新舊員工可以在協(xié)調(diào)配合狀態(tài)下開展高校檔案信息化管理工作[7 ]。

結(jié)語(yǔ)

為保證大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理效果，不僅需要根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展情況下高校檔案管理進(jìn)行有效調(diào)整，也應(yīng)遵循合理要求對(duì)高校檔案信息化管理面臨的問題進(jìn)行全面處理。將大數(shù)據(jù)手段和信息化平臺(tái)在高校檔案管理中的作用表現(xiàn)出來(lái)，借此為高校檔案管理提供信息化支持。當(dāng)然也需要對(duì)各項(xiàng)優(yōu)化措施進(jìn)行更新處理，確保檔案信息化管理可以成為高校現(xiàn)代化發(fā)展的先導(dǎo)工作，在滿足檔案資料共享目標(biāo)的情況下適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展對(duì)高校各項(xiàng)工作實(shí)施提出的要求。

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（作者單位：湖北工業(yè)大學(xué)）

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