高校建設示范數字檔案室的探索與實踐

文/鄭州輕工業大學 王曉瑩

一、高校建設數字檔案室的重要作用

國家檔案局于2014年6月發布了《數字檔案室建設指南》，對全國各級各類檔案館（室）開展的數字檔案室建設工作進行正確的規范和引導。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確指出，新時期檔案信息化的工作重點在數字檔案館（室）的建設。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確提出，要持續推進數字檔案室建設。

傳統檔案館檢索和查詢需要采用人工處理的方式，紙質檔案數量與日俱增，后期檢索、查詢、存儲等工作繁瑣且效率低下，難以形成對高校發展有利的信息支撐。而數字檔案室在檔案管理方面采用以電子檔案為主，兼顧數字副本的形式對檔案進行歸檔管理，大大提高了檔案的存儲和利用效率。數字檔案室利用計算機技術實現電子檔案信息目錄與原件的準確對應，可以顯著提升檔案借閱和歸還的準確性和便利性。在管理方面，傳統檔案館呈現碎片化的人工管理模式，檔案工作者常因雜事分身導致工作失誤。數字檔案室則采用流程化的管理模式，利用計算機的數字運算能力和嚴謹的邏輯，有效避免檔案工作中出現的差錯。傳統檔案館文件原件擁有唯一性的特點，同一時間段內只能滿足少數人的檔案需求，無法實現多人共享檔案資源，信息利用率低下。數字檔案室具有紙質檔案與電子檔案兼具的特色，支持全文內容檢索，可以實現多人同時在線瀏覽電子文件，大大提升了檔案的利用效率，在實現校園檔案管理信息化的同時，有助于解決高校檔案信息傳遞不流暢、更新不及時、資源共享不充分等問題。

學校檔案管理信息化以及數字檔案室的建設不僅是檔案信息管理層面上的創新突破，更是對傳統檔案管理模式的全新改造。高校系統建設數字檔案室有利于數字檔案的永久存儲與安全保管，實現學校檔案信息資源的社會共享并拓展學校檔案公共服務的能力。

二、建設全國示范數字檔案室的探索與實踐

在數字信息時代背景下，高校舊的檔案存儲管理模式無法充分挖掘檔案信息資源的價值，滿足時代新需求。得益于政策支持和智慧校園的建設成果，我們通過10年的努力，實現了從手工管理紙質檔案到系統管理數字檔案的飛躍。鄭州輕工業大學檔案館是2015年河南省唯一入選國家檔案局第一批數字檔案室建設試點單位的高校，又在2020年榮獲河南省唯一、全國高校唯一的全國示范數字檔案室。

在建設數字檔案室的實踐過程中，高校檔案館工作人員進行了積極的探索實踐，以期實現檔案信息形成、歸檔、管理等全過程數字化。在建設工作中，我們制定的一系列策略方針，結合實際，以創建全國示范數字檔案室為方向，以智慧檔案館建設為目標，逐步實現各業務系統電子文件和數據歸檔、檔案庫房的智能化管理、檔案價值的深度挖掘、檔案服務的智能分析與主動推送，在更好服務學校發展的同時，提升了高校檔案信息化建設水平。

（一）資源優先，整體推進策略。數字檔案室緊緊圍繞數字檔案資源這一中心進行建設，將為學校全體師生提供檔案信息服務作為建設數字檔案室的基本出發點，為學校積累和提供檔案資料作為數字檔案室的基本義務。對于數字檔案室的建設規劃，在系統設計和系統功能制定層面重點保證舊有檔案資源的數字化和新增電子信息檔案的有效歸檔。在資源建設方面：目前為止，已建成目錄45萬余條、全文35萬余件、業務系統數據140余萬條的全文數據庫。這些數字檔案資源主要來源于電子文件在線歸檔、傳統載體檔案數字化、網頁自動抓取和檔案在線征集幾個方面。1.電子文件在線歸檔是數字檔案的重要來源，是電子檔案單軌制管理的基礎，由OA產生的黨政文件、黨政會議紀要，以及由公文系統流轉的上級來文，都通過系統接口在線實時歸檔，電子文件在線歸檔之后，不再歸檔相關紙質文件。教務、科研等其他業務系統數據通過信息共享平臺定期在線歸檔。2.傳統載體檔案數字化是數字檔案室建設的前提和基礎，是將紙質檔案、照片、錄音帶、錄像帶等傳統載體檔案進行數字化加工，變為計算機可識別的電子副本，上傳到檔案管理系統。3.網頁自動抓取是獲取檔案資源的一種重要方式，通過設置關鍵詞“鄭州輕工業大學”，系統在一些重要的門戶網站上自動抓取相關網頁信息并自動保存。2018年以來，自動抓取的網頁信息已達6184條。4.檔案資源在線征集是獲取檔案資源的另一有效途徑。通過檔案室網站，我們檔案室工作人員面向社會公眾征集有價值的文件、照片、音頻、視頻。用戶可以上傳有價值的電子文件、照片、音頻、視頻等，檔案管理人員鑒定達到歸檔標準，可以歸入檔案庫管理。沒有數字檔案資源的保障，即使將最先進的數字管理設備和系統引入檔案館也無法提供優質的檔案信息服務。數字檔案室的建設不是一蹴而就的，而是一項系統性的工程，需要時間、資金以及人員等多方面的投入。要做好頂層規劃與摸著石頭過河的結合，實現建設過程中的統籌規劃，整體推進，才能夠取得最終的成功。數字檔案室的立項階段，單位領導的政策支持與資金投入是關鍵，同時需要聯系對口的上級檔案管理部門，以便獲得信息建設方面的支持和幫助。資金充足的情況下，可以尋求外包服務以縮短建設工期。調查研究階段，需要結合國家檔案局頒布的《建設指南》、地區檔案部門的規劃與高校的實際情況，明確數字檔案室的具體建設方向。在數字檔案室的實施建設階段，需要對人力、物力以及財力進行協調劃分，科學分配，結合單位信息化建設規劃逐步推進數字檔案室的建設。

（二）建立可拓展檔案管理系統，實現檔案管理安全高效化。為了適應未來高校在檔案數據采集、管理、存儲和利用方面的發展需求，解決傳統檔案館在數字檔案資源分類接收歸檔、元數據采集管理和安全系統保障等方面存在的不足，我們建立了鄭州輕工業大學檔案管理系統，系統共分9大功能模塊（圖1），借助檔案管理系統，將黨群、行政、教學、科研等11個門類的檔案全部納入系統集中管理，實現了對于數字檔案資源的一體化管理。系統采用模塊化的開發方式，以自頂向下、逐步分解、分而治之的思想，將檔案資源的收、管、存、用功能集中整合，僅檢索利用功能便實現了圖片檢索、全文檢索、文件來源追溯、檔案統計等14個對文件的檢索利用方式，建成了極具拓展性的檔案管理系統。在電子文件在線歸檔功能中，系統的電子文件在線歸檔和傳統紙質文件一樣，每份電子文件至少歸檔“底稿、發文簽、正文”3個子文件，同時文件的審批歷史、審批意見，以及被瀏覽、被檢索等一系列過程信息一并作為元數據保存到檔案系統，成為電子文件的一部分。我們以電子校務系統電子文件歸檔為例：電子校務系統與檔案系統對接，文件經審批、加蓋電子印章、分發、辦結后，連同元數據一并自動歸檔到檔案管理系統。電子文件離線歸檔功能，實現了在各部門在工作中產生的數碼照片、音頻、視頻、文檔、CAD圖等電子文件移交檔案室后，可以通過批量導入的方式進入檔案管理系統。檔案系統和數據安全至關重要，為此在系統的安全保障建設中，信息系統安全通過了信息系統安全等級保護二級測評，實行系統管理員、安全管理員和審計員三員管理，確保了檔案信息系統安全。相關工作人員制定了完備的備份制度，配備近線、離線、同城異地備份設備的同時，實現了遠程異地備份（跨流域、跨地震帶、跨電網），并配備容災備份一體機，對整個檔案系統進行實時備份和保護。按國家檔案局要求，數字資源要“跨流域、跨地震帶、跨電網”進行異地備份，我們與符合安全要求的單位簽訂了異地備份協議，真正實現了遠程異地備份，確保了數字檔案更加安全、穩定。

圖1 鄭州輕工業大學檔案管理系統結構

三、結語

在建設高校檔案數字化的過程中，也暴露出存在的實際問題。如檔案管理系統與辦公自動化系統融合不深問題。另外，數字檔案室的網站建設水平還有待提高，沒有充分利用多媒體形式的檔案資源提供聲像俱全的檔案信息，以文字為主的數字檔案室網站容易令閱讀者感到乏味。在下一步的工作中，檔案管理人員需要及時更新思想觀念，在新形勢下不斷學習掌握有關檔案管理工作的知識，提升信息化水平，以適應高校數字檔案室建設的需要。

隨著數字技術的不斷更迭，信息化已經成為時代發展的脈搏。建設數字檔案室，實現檔案管理工作的數字化升級，是我國建設檔案管理強國的一項重要內容。高校建成示范性檔案室，能夠起到進一步強化學校數字檔案的永久存儲與安全保管、加大學校檔案信息資源的社會共享力度、提升學校檔案公共服務的能力的作用，為其他高校建設數字檔案室提供實例參考。