大數據時代航空企業數字檔案資源的建設與利用

文/鄭州飛機裝備有限責任公司 楊閆慧杰

航空企業是國家高新技術和科研力量的重要基地。企業檔案館記載著科研生產的整個歷史過程和發展演變流程，擁有大量科研生產工作的寶貴信息，是國有軍工企業乃至整個國家的寶貴財富。建設航空企業數字檔案館，既能促進企業生產效率的提高，及早預判并發現生產環節存在的問題，縮減生產成本，保障產品質量，也是一個企業文化“軟實力”的體現，對產品的交付和企業的發展有著重要意義。

一、航空企業檔案管理現狀

（一）傳統管理模式效率低下。傳統檔案資源多以紙質為載體，整理工作耗時長，工作量大，工作內容相對枯燥。還存在著查找速度慢、準確率低等特點。尤其是航空企業，涉及國家秘密，借閱和審批流程繁瑣，影響檔案使用效率和正常工作的進展，也制約著企業的 發展。

（二）庫房壓力逐步突顯。隨著檔案工作的規范化和工作人員歸檔意識的增強，每年新增檔案數量也呈幾何倍增態勢。僅僅依靠擴容檔案庫房面積、提高檔案庫房的容積率已遠不能滿足實際工作的需要，檔案數字化建設的需求日益突顯。

（三）人員素質亟待提高。檔案資源數字化過程，不能僅停留在對檔案資源的簡單整理中，更要投入精力到檔案的開發、利用和維護中。對檔案工作者進行職業技能培訓，打造復合型專業人才，以適應工作方式的 轉變。

二、航空企業數字檔案館的建設

檔案資源的數字化是檔案資源信息化的基礎和前提，也是航空企業檔案館完成由傳統向現代轉型的重要一步。做好航空企業數字檔案館建設，需要做如下 工作：

（一）積極推進紙質資源向數字化資源的轉化。首先，要轉變管理理念，將檔案工作由被動轉為主動。做好這項工作，離不開企業決策者的重視和檔案工作者的大力宣傳。可以通過組織檔案宣傳周等活動，統籌規劃檔案宣傳工作，明確檔案宣傳目標，也可以將航空檔案的文化建設與企業文化特征相結合，在工作中讓企業員工認識到檔案建設的重要性，并參與到檔案文化的建設中來。其次，推進紙質檔案的數字化建設，離不開資金和技術的支持。此項工作的開展，需要配備專業的器材和從業人員。受環境和時間影響，部分紙質檔案因年代久遠，存放時間過長，溫濕度變化不定和使用頻率過高等原因，出現紙質破損、內容模糊等問題。要想解決這些問題，需做到如下兩點：一是加強檔案館的基礎設施建設，包括配備相應的溫濕調節裝置，高清掃描設備和專業修復機器；二是配備能夠操作和使用現代設備的專業人才。與此同時，檔案技術人員既要具備檔案分類整理的相應知識，又要有修裱破損文件的能力以及相應的計算機操作技能，甚至需要一些跨學科的復合型專門人才。最后，要完成檔案資源的數字化工作，離不開基層工作人員的努力。此項工作既包括前期的整理和登記、數據庫目錄的建立，也包括對檔案的掃描、著錄、掛接、組卷和移交入庫，以及后期對數據庫資源的不斷更新和維護。這一工作系統而龐大，不僅工作量大，而且考驗檔案工作者的細心與耐心。

（二）規范后續電子檔案的歸檔和移交。航空企業每年在科研生產環節新增的檔案數量呈遞增態勢。隨著信息技術在航空企業建設中的普及與應用，由此產生的電子文檔廣泛散布于各部門的業務系統之中，缺乏對該資源的集中管理和利用。有鑒于此，需要業務部門與檔案部門的協作。一方面，企業要制定相應的標準，不同部門在不同階段產生的檔案資料要及時進行電子歸檔，并制定電子檔案資源歸檔的企業標準細則。另一方面，加強檔案傳輸的前端收集處理能力，建立業務系統與數字檔案館的數據傳輸接口，從而實現對業務系統中產生的電子檔案文件的實時自動在線歸檔，保障和維護系統數據傳輸和接收能力的順暢，實現電子檔案的全生命周期管理，節約企業各部門的工作時間，提高工作效率。此項工作的順利開展，有助于打破“數據孤島”“信息孤島”的現狀，實現數字檔案資源的集中管理、存儲、資源的開發和利用，建立聯動機制，將檔案建設工作由被動轉為主動。

（三）做好數字化檔案資源后期數據的更新與維護。為確保數字化檔案信息資源的合理有效利用，需要不斷更新數據庫資源，做好電子檔案的后期建設與維護。做好此項工作需要注意以下事項：一要安排專門的電子檔案運營和維護人員，掌握專業的檔案知識，熟悉電子檔案系統的操作流程，并具備一定的綜合檔案管理能力，協調各部門各系統之間的工作。還要在檔案流通的不同環節配置相應的負責人處理專項業務，及時準確地反映檔案變動情況，以便檔案信息化系統的維護人員進行后續的檔案追蹤與維護，實時更新檔案變動情況，定期處理作廢檔案，保證檔案數據庫資源的有效性，充分發揮電子檔案數據庫的應用功能。二要協同調動相關部門，配合檔案數據庫的信息更新與維護。對部分業務員手中新生成的電子檔案及部分產品鑒定環節的文件和上會資料，要及時進行歸檔，通過數據的傳輸系統以及相應的歸檔手續，及時完成數字檔案及紙質檔案的移交，以便更新數據庫信息。另外，注重對數字信息資源的遷移、備份、還原恢復工作，確保計算機的信息資源安全和信息加密，設定訪問控制，完善密件傳閱流程，簡化借閱手續和流程辦理的同時，保障密件管理的安全性。

三、航空企業數字檔案館的利用

數字檔案館的價值在于開發和利用，在于為用戶服務。如何將浩如煙海的數據信息通過智能化的手段進行處理并加以利用，是提高電子文檔利用效率的關鍵。

（一）提升智能檢索能力，增強數字檔案館可利用性。現代人的日常工作要面對浩如煙海的資源與數據。如何在數量繁多的數據信息庫中快速檢索并準確獲得有效信息，是提升數字檔案館使用率的關鍵。軟件的研發人員和數字檔案館的建設者們首先應當思考的是如何讓數據庫的使用和檢索變得更為智能和便利。首先，要盡可能簡化操作流程，輔以簡潔的操作界面，進而提升數字檔案館數據庫的使用感和可操作性，以滿足不同文化程度和不同年齡層次使用者的需求。其次，通過引入串聯、詞匯聯想、關鍵詞查詢等方法進行檔案查閱，既可以便捷檔案檢索功能，又能夠為有檔案利用訴求但無法提供準確查詢線索的利用者提供智能服務，讓數字檔案館變得更為智能化和人性化。同時，將大數據的發展成果引入數字檔案館建設之中，提供熱門查詢專欄服務。通過后臺服務器提供的統計數據信息，將檔案閱覽者經常訪問和檢索的資源信息進行排序與整合。將訪問量較大、使用頻率較高的電子文檔推送至熱門檢索查詢專欄，實時更新專欄內容。有針對性地為檔案查詢閱覽者提供特色服務，分析不同用戶對不同門類檔案使用頻率和使用方式的不同需求，提供個性化的服務，將用戶經常訪問的檔案及檔案周邊文檔通過數據推送的方式發送給用戶，方便使用者對文檔的利用與學習。

（二）增強文檔智能化水平，將檔案利用由被動轉為主動。伴隨企業的發展與改革，科研人員對電子檔案的使用需求已不再局限于文件本身，更希望獲取這些文件資源背后的價值。檔案部門不能僅僅停留在對檔案進行整理、保管和查詢利用這樣比較基礎的工作，而應該思考如何挖掘、分析、提煉檔案資源中有價值的關鍵信息，為企業提供檔案知識服務。對檔案內容進行充分挖掘和深度處理，能夠彰顯檔案的文化價值，也能夠幫助企業預測危機防范風險；從檔案資源中提取成功的經驗和失敗的教訓，可以幫助企業規避風險，提高產品質量，助力企業發展。

（三）對館藏檔案資源進行分析，提供特色專題檔案信息服務。通過對館藏信息資源的整合，定期推送特色專題服務。組織問卷調查，結合數據后臺的統計信息，了解不同階段工作人員的不同需求。利用微信、微博、公眾號等信息推送手段，定期將檔案特色專題建設板塊推送至工作人員手中，營造良好的檔案利用氛圍和使用環境，提高檔案知識服務的效果。結合企業管理運轉實際情況，整合檔案知識，推送企業管理相關信息給管理層。多方面、全方位打造檔案文化產品，將檔案利用由被動轉為主動，提升檔案有效利用率，變 “死”檔案為“活”信息。

四、結語

綜上所述，大數據時代，信息技術得到了廣泛的應用。但就目前航空企業檔案館的現狀而言，仍存在著傳統的檔案管理模式效率低下、檔案庫房壓力逐步突顯、人員素質亟待提高等一系列的現實問題。因此對航空企業檔案館進行數字化資源的建設變得尤為必要，建設并利用好電子檔案館，發揮數字檔案資源的價值，對企業的長遠發展有重要的戰略意義。完成此項工作，需要積極推進檔案的數字化建設，規范后續電子檔案的歸檔和移交，并做好后期信息資源的建設與維護。誠然，數字化檔案館建設的目的，是為了滿足利用者的需求，進而為產品的生產和企業的發展提供服務。提升數字檔案館的智能檢索能力，提高文檔的智能化水平，將檔案利用由被動轉為主動；通過對館藏檔案資源的加工，提供特色專題檔案信息服務，能夠有效提高數字檔案館檔案資源的使用效率，提升數字檔案館的文化價值，并助力企業長遠發展。