農業科研檔案數字化管理問題與對策

文/濰坊市農業科學院 初文紅

檔案數字化是現代社會發展的趨勢，也是信息時代發展的必然結果，數字化處理后的檔案信息，其價值更易被深度挖掘和充分利用。農業科技信息、檔案資料通過數字化處理，使檔案管理精細化、人工智能化，從而進一步提升檔案管理效率。

一、農業科研院所數字檔案發展現狀

農業科研院所一直沿用傳統的檔案整理模式，無法實現全文查詢、檢索，不能滿足檔案工作日益增長的數據要求，也無法滿足日益增長的服務需求。各種條件的限制，在一定程度上使檔案信息化整體水平緩慢滯后。根據農業科研院所發展的實際情況，農業科研院所在開展檔案信息化建設工作的過程中，不斷摸索探求檔案管理信息系統的創新與研發，使用符合工作要求的檔案管理系統，初步實現了數字檔案信息數據的歸檔與整理 工作。

二、農業科研檔案數字化的優點

傳統紙質檔案保管周期較短、成本較高，受環境和時間影響較大，易出現折損和老化，且存在查詢不便捷、存儲空間大等問題。相對于傳統檔案管理，農業科研檔案數字化有以下幾方面優勢：

（一）數字化檔案管理更安全便捷。數字化處理的農業科技檔案查詢方便，留痕可查、不易損壞，可極大延長檔案保管期限，最大限度保證科技檔案資源的完整性、真實性和原始性。

（二）提升農業科研檔案利用效率。“檔案管理系統”對農業科技資料進行信息化處理，簡化檔案收集、整理、利用各個流程，打造一體化的檔案管理模式，可提高農業科研檔案利用效率。

（三）存儲空間小和節省人工成本。農業科研信息資料多而雜，“檔案管理系統”是為檔案數字化量身定制的工具，可將海量農業科研信息資料數字化處理，存儲空間小、省去多人次手動管理，節約了人力成本和 空間。

（四）促進農業科技成果轉化。將農業科研成果數字化歸檔處理，可以滿足多個端口查檔需求，便于發布成果信息和轉移轉化。

三、農業科技檔案數字化管理存在的問題

農業科技檔案數字化有以上多個優點，但在實際工作中，數字化檔案管理還存在投入少、人才匱乏、安全利用等諸多不足，具體如下：

（一）農業科技檔案管理經費不足。建設資金不充足，造成硬件與軟件設施不完善，不利于農業科技檔案一站式處理，如單位檔案管理系統功能單一，僅可簡單存儲，無法對格式進行轉化，每增加一項功能還需要再購買，此后還需要大量的資金對電子檔案設備進行維護升級等。

（二）高精專業人員缺乏。檔案管理系統軟件公司水平參差不齊，頻繁更換工作人員，售后服務滯后，出現問題不能及時解決。農業科技檔案資料連年不斷增加，而檔案管理人員配置少，缺乏專人負責農業科技檔案數字化工作，單位現有的人力資源難以滿足農業科技檔案管理需求。

（三）檔案數字化建設緩慢，效率不高。農業信息化建設基礎薄弱，軟硬件設施資金投入不足，配套軟硬件設施建設不完善。缺乏單獨的機房和專職管理人員。由于檔案數量多，大量科研檔案資源無法及時同步，造成檔案工作數字化轉型速度緩慢。

（四）檔案數字化利用安全問題。檔案信息技術在提升農業科技檔案管理效能的同時，信息更容易泄露，部分單位農業科技檔案的訪問權限不明確，未全面提升安全措施，未建立農業科技檔案查閱、調閱臺賬，存在安全管理漏洞。

四、農業科技檔案數字化管理對策

（一）農業科研檔案建設規范化。1.農業科研檔案建設原則。按照檔案管理要求，保證農業科研檔案的原始性，確保歸檔文件材料形成的真實性、完整性、有效性。遵照普適性、實用性、創新性原則，完善農業科技檔案數字化管理基礎業務和規范化建設。2.完善檔案管理制度是順利開展檔案工作的基礎保障。制定檔案管理制度，規范檔案管理工作的各項流程，如將農業科技信息資料及時錄入檔案管理系統，統一劃分檔案各類別，明確歸檔范圍和期限，檔案需專人定崗統一管理等。3.檔案歸檔管理規范化。各類文件嚴格按規定及時歸檔，對文件材料實行電子、紙質“雙軌制”歸檔管理，將生成的紙質與電子文件隨時存入文件夾，及時錄入檔案管理系統，同步移交，實施在線控制。

（二）完善農業科技檔案管理系統，推進檔案數字化建設。按照農業科技檔案特點，將大數據技術融入農業科技檔案管理工作中，檔案管理系統將產生的檔案數據設置路徑以年度、內容等為條件，設置相應的分類標準，管理人員需要將各類基礎信息掃描，通過相應路徑存入檔案管理系統，錄入檔案管理對應的目錄分類下，形成新的電子文件，有效節約檔案管理成本，對原始檔案進行成分保護。結合農業科技檔案需求來設置精度檢索條件，滿足不同主體多元化的檔案檢索需求，通過對電子檔案管理系統的利用和改進，可以使搜索界面更加簡捷，只需輸入檔號就可以查詢，并且可以從多個電腦端口查詢，從而減少搜索時間，提高檢索速度，提升檔案工作效率。在院所內檔案管理信息系統建立信息共享平臺，在線檢索查詢、共享檔案信息資源，讓科技人員更方便、更廣泛、更深入地查尋利用農業科技檔案，助力農業科研和管理的發展。

（三）做好農業科技檔案安全管理。1.建立規范的計算機網絡硬件搭設和自身電子檔案數據庫。數目龐大的農業科技檔案文件需要安全性能強大的檔案管理系統，系統應有配套的硬件、軟件設施及單獨機房，必要的技術支持和充足的資金儲備，并由專人負責管理等。檔案數字化建設要嚴格遵循《數字檔案室建設指南》，構建計算機網絡硬件搭設和自身電子檔案數據庫，完善數字檔案室基礎設施、應用系統、數字資源、保障體系建設，建立相關規章制度，確保檔案完整安全和有效利用。電腦最低配置：CPU主頻3.7GHZ、內存4G、硬盤2T、操作系統Windows7；應用軟件配置：符合OAIS架構的數字檔案室應用系統（單機版或網絡版）。2.嚴格遵守網絡相關法律。嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》及相關法律法規，加強安全保密管理，嚴格檔案借閱審核，嚴禁發生泄密事件，應加強網絡管理，不得將管理數字檔案的計算機、保存數字檔案的移動硬盤和光盤等設備接入互聯網。明確單位內部以及外部的查閱權限、查閱內容、查閱流程，不斷提升檔案管理人員的安全責任意識，及時發現風險和管控風險，發揮數字檔案系統優勢，登錄加密、查詢留痕，構建完善的安全管理體系。3.建立健全網絡安全系統。農業科研院所必須存儲好最原始的數字內容，使用信息隔離、信息加密和區塊鏈技術，并在計算機上建立相應的防火墻設備，防止黑客和木馬程序入侵驅動器的檔案管理系統。應加強與相關云存儲技術提供商的合作，并將相關檔案資源批量轉移到云終端數據庫。檔案資源丟失或損壞后，應及時將相關檔案資源下載到云終端，以增強驅動器檔案管理的抗風險能力。要及時總結經驗并調整發展策略，收集和分析各種利用效果的反饋信息，對出現的檔案使用安全隱患及時消除，為更好地開發利用檔案信息資源、適合農業科技檔案數字化管理的需要提供必要的保障。

（四）加強檔案管理人才培訓。為提升檔案工作水平，上級主管部門要定期組織檔案專業培訓，農業科研單位要重視對檔案管理人員的技術培訓以及專業人才的引進，積極組織學習最新的檔案管理技術和信息。檔案管理人員需熟練掌握檔案知識及工作規程，專門學習農業科技檔案信息化檔案錄入系統，避免工作中出現不合規定又不能及時糾正的情況。各單位必須提高檔案管理人員使用信息處理設備和系統的能力，能夠熟練使用掃描儀、單機鏈接設備、檔案管理系統和檔案安全管理軟件。要側重于從實踐操作的角度對檔案管理人員進行培訓，全面提升檔案管理人員的實踐能力，避免培訓工作理論化和形式化。提供交流學習平臺，借鑒檔案信息化建設中的新經驗，全面提升農業檔案人才建設 質量。

五、結語

檔案發展史是時代前進的印證，數字化是農業科研檔案發展的趨勢。新時期，要進一步做好農業科研檔案數字化管理工作，優化管理內容和管理方式，構建檔案信息化建設平臺，提升檔案管理質量，節省檔案管理時間，實現信息資源共享互通共用，最終達到數字化檔案管理和利用的目的。做好農業科研檔案規范化建設，進一步完善農業科研檔案管理系統，推進檔案數字化建設，做好農業科研檔案的安全管理和檔案管理人才的培訓。科研院所應結合本系統實際情況，注重檔案的科學管理，提高檔案信息利用率，為助力農業科研發展發揮重要作用。