人民銀行檔案電子化管理研究

文/中國(guó)人民銀行大連市中心支行 張春梅

我們所處的時(shí)代是信息化、智能化的時(shí)代，自動(dòng)化已經(jīng)不再是罕見(jiàn)的技術(shù)，3D打印等高新技術(shù)的應(yīng)用，更是辦公手段科技化的風(fēng)向標(biāo)。在種種新技術(shù)的沖擊下，銀行檔案的管理模式悄然發(fā)生了變化，基本上以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為載體，這預(yù)示著電子文件必然成為檔案管理工作的重中之重。

一、人民銀行檔案管理存在的問(wèn)題

（一）人民銀行對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。檔案管理工作不是一蹴而就的簡(jiǎn)單操作，而是一項(xiàng)涉及內(nèi)容繁雜，需要長(zhǎng)期堅(jiān)持并且要融合一定技術(shù)和政策的系統(tǒng)工程。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，金融系統(tǒng)也在一次次的改革中發(fā)生了脫胎換骨的變化。當(dāng)代人對(duì)就業(yè)的選擇多樣，金融業(yè)的業(yè)務(wù)人員無(wú)論是質(zhì)量還是數(shù)量，都存在一定的缺口，導(dǎo)致人民銀行在檔案管理上始終無(wú)法實(shí)現(xiàn)專職化，對(duì)于高素質(zhì)的人才更不會(huì)放在檔案管理專職崗位，只能抽調(diào)其他崗位工作人員兼職。人民銀行在電子檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)方面，基本停留在理論層面，在具體的工作中存在較大的不足。

（二）各項(xiàng)制度建設(shè)與檔案管理工作不相適應(yīng)。任何一項(xiàng)工作的成功進(jìn)行，都離不開(kāi)各項(xiàng)制度的完善和實(shí)施，人民銀行實(shí)行電子檔案管理需要相關(guān)制度予以保障。但實(shí)際上，銀行很多制度的出現(xiàn)，對(duì)于電子檔案管理具體工作不僅沒(méi)產(chǎn)生積極作用，反而在一定程度上有所牽制。比如，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在銀行內(nèi)部的普及，系統(tǒng)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)久的應(yīng)用和升級(jí)后，涉及的一部分業(yè)務(wù)已經(jīng)可以完全無(wú)紙化操作，但在文件的備份和保管方面，卻依舊缺乏明確規(guī)定，很多資料在存檔的期限、范圍、裝訂順序等方面的規(guī)定較為模糊，甚至一些工作人員對(duì)文件的存檔與否要靠經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，資料紙質(zhì)保存還是電子存檔往往存在爭(zhēng)議。

（三）工作人員對(duì)檔案交接工作不夠重視。人民銀行從建立到現(xiàn)在已經(jīng)走過(guò)了70多年歷程，一代又一代檔案管理人員走上工作崗位，又在離職或退休后將工作轉(zhuǎn)交給下一任工作者。在漫長(zhǎng)的歲月里，老一輩檔案管理人員憑借豐富的經(jīng)驗(yàn)和職業(yè)精神，對(duì)檔案的交接工作非常重視。在互聯(lián)網(wǎng)還未普及的年代里，檔案的形式較為單一，可以很好地進(jìn)行工作交接。隨著金融業(yè)突飛猛進(jìn)地發(fā)展，部分工作人員在檔案交接工作中敷衍了事，往往只是簡(jiǎn)單地介紹一下后就交出鑰匙，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有積極把關(guān)，遇到問(wèn)題時(shí)往往不能明確責(zé)任，很多檔案無(wú)法進(jìn)行整理和核實(shí)，對(duì)交接工作的忽視往往導(dǎo)致檔案工作前后脫節(jié)。

二、人民銀行實(shí)施電子檔案管理的意義

如今越來(lái)越多的業(yè)務(wù)流程中涉及檔案的使用，社會(huì)所需要的是一個(gè)全面、快捷、開(kāi)放、高效的檔案信息管理模式。為了應(yīng)對(duì)廣大人民群眾不斷增加的需求，逐漸降低紙質(zhì)檔案的使用比例，人民銀行內(nèi)部檔案部門(mén)需要更新觀念，提高相關(guān)工作效率以及提升廣大用戶的檔案使用體驗(yàn)。

（一）提高檔案管理效率，減少人工失誤。隨著信息化進(jìn)程的加速，越來(lái)越多的崗位實(shí)施了智能化、自動(dòng)化，紙質(zhì)使用率急速下降的檔案管理工作發(fā)生著顛覆性的變化，利用計(jì)算機(jī)等相關(guān)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案歸類與整合等工作。在存放方式上，同樣有異于傳統(tǒng)檔案存放，電子檔案作為文檔形式存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中，不受時(shí)間、空間的限制，就能夠?qū)⒑Ａ康臋n案存儲(chǔ)其中。可以說(shuō)，電子檔案的優(yōu)勢(shì)遠(yuǎn)超過(guò)傳統(tǒng)檔案管理模式，也必將成為未來(lái)檔案管理趨勢(shì)。人民銀行要順應(yīng)歷史發(fā)展潮流，不斷提高檔案管理效率，令檔案管理隊(duì)伍精簡(jiǎn)化、專 業(yè)化。

（二）提升檔案利用效率，便于提取與歸檔。現(xiàn)在的社會(huì)節(jié)奏不斷加快，人們對(duì)檔案的使用和管理需要更高的時(shí)效性，電子檔案系統(tǒng)是人民銀行適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、滿足客戶需求的最佳選擇。銀行內(nèi)部要責(zé)令相關(guān)部門(mén)做好計(jì)劃，嚴(yán)格規(guī)范檔案錄入過(guò)程，明確檔案管理人員責(zé)任。另外，人民銀行要重視檔案利用效率，要明確之前的一切努力，都是為了電子檔案的精確存放與使用，是為了服務(wù)于國(guó)家發(fā)展以及人民大眾的各種利用需求，高效的提取與歸檔能確保電子檔案優(yōu)勢(shì)最大化發(fā)揮，有效規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理方式存在的繁瑣問(wèn)題。

（三）增加保存的穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的檔案往往是以紙質(zhì)等作為保存媒介，很容易受到溫度、濕度等影響，需要大量的資金和場(chǎng)地進(jìn)行存儲(chǔ)、管理，而電子文件則實(shí)現(xiàn)了去紙質(zhì)化，以DVD、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等作為載體，不僅體積小、存儲(chǔ)量大，而且在互聯(lián)網(wǎng)等平臺(tái)上應(yīng)用，還可以快速查找、傳遞，以很小的空間和載體，實(shí)現(xiàn)海量信息的穩(wěn)定存儲(chǔ)。

三、人民銀行電子檔案管理策略分析

（一）提升檔案管理人員的專業(yè)性。人才是一個(gè)行業(yè)發(fā)生根本蛻變的核心因素，人民銀行電子檔案管理工作需要大量專業(yè)人才加入其中，工作人員專業(yè)性越強(qiáng)，應(yīng)用高新互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越熟練。因此，人民銀行要重視提升檔案管理人員的專業(yè)性，要在以下幾方面予以加強(qiáng)：首先，對(duì)處在檔案管理工作崗位上的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，內(nèi)容要包括計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和簡(jiǎn)單維護(hù)工作，以保證互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的通暢和成功普及，提高電子檔案在基層的轉(zhuǎn)換效率；其次，組織各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)定期學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理相關(guān)規(guī)章、制度，提高管理能力的同時(shí)，強(qiáng)化干部的檔案管理意識(shí)，明確收集、整理、歸檔和借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)，從而更好地開(kāi)展檔案管理工作；最后，宣傳部門(mén)要重視宣傳效果，加大宣傳人民銀行檔案管理的重要性，通過(guò)多種渠道對(duì)電子檔案管理方式、內(nèi)容進(jìn)行普及，提升全員的電子檔案管理工作 意識(shí)。

（二）規(guī)范電子化檔案管理制度，加強(qiáng)管理人員的考核力度。當(dāng)前，人民銀行對(duì)于電子檔案管理工作雖然有相關(guān)制度，但從總體上來(lái)看，缺乏連貫性和時(shí)效性，大多數(shù)針對(duì)的是以前的檔案管理模式，對(duì)于飛速更新的電子檔案管理明顯缺乏行之有效的統(tǒng)一制度。要建立一套系統(tǒng)性、規(guī)范化的電子檔案管理制度，需要銀行內(nèi)部進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作，明確電子檔案的制作、收集和歸檔等內(nèi)容，結(jié)合現(xiàn)階段的業(yè)務(wù)系統(tǒng)制定最佳的電子檔案管理制度，從而將責(zé)任落到實(shí)處；在人員的考核方面，人民銀行需要強(qiáng)化監(jiān)管部門(mén)的工作力度，集中在日常工作表現(xiàn)和綜合能力兩方面，設(shè)立公平、合理、公開(kāi)的獎(jiǎng)罰措施，通過(guò)切實(shí)的監(jiān)管工作激發(fā)檔案管理人員工作熱情，科學(xué)的激勵(lì)方式是提高主觀能動(dòng)性的必要 手段。

（三）加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的數(shù)字化。當(dāng)前，我國(guó)的大數(shù)據(jù)技術(shù)趨于成熟，各行各業(yè)的信息幾乎都能夠從中獲取，銀行作為金融市場(chǎng)的重要存在，必須不遺余力地加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度，確保存放的電子檔案可以得到最為科學(xué)的管理。隨著我國(guó)各項(xiàng)建設(shè)的不斷完善，構(gòu)建統(tǒng)一的國(guó)家檔案信息已經(jīng)是一種必然，也是開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)工程的重中之重，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源數(shù)字化的保障。人民銀行需要認(rèn)清國(guó)家戰(zhàn)略目標(biāo)，科學(xué)合理地進(jìn)行相關(guān)規(guī)劃和財(cái)務(wù)計(jì)劃，不斷引入國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的信息技術(shù)，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)銀行專門(mén)的平臺(tái)向公眾開(kāi)放，通過(guò)專業(yè)團(tuán)隊(duì)的不斷努力，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互通兼容、升級(jí)，盡快達(dá)到國(guó)際先進(jìn)的電子檔案通用標(biāo)準(zhǔn)，早日實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化技術(shù)系統(tǒng)各種情況下的順暢 轉(zhuǎn)換。

（四）建立電子檔案應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)資源共享。在信息化遍布的今天，很多信息需要在平臺(tái)上向公眾開(kāi)放，人民銀行要想切實(shí)提高電子檔案的應(yīng)用效率，就必須要講求包容和開(kāi)放的精神，通過(guò)各種渠道建立、健全電子檔案應(yīng)用共享平臺(tái)，使新時(shí)代檔案管理不斷面向大眾，接受公眾的檢驗(yàn)。人民銀行可以在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開(kāi)辟專區(qū)，對(duì)檔案內(nèi)容和管理部門(mén)設(shè)置檔案目錄，加強(qiáng)搜索引擎的覆蓋面，同時(shí)堅(jiān)持檔案查詢權(quán)限的設(shè)置，不同機(jī)關(guān)、科室根據(jù)自身權(quán)限查閱檔案和文獻(xiàn)，既有平臺(tái)的開(kāi)放性，實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，又可以避免敏感信息影響整體工作效率的提升。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案信息電子化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)，銀行通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)相關(guān)檔案、文獻(xiàn)進(jìn)行處理，通過(guò)精確而科學(xué)的整理后，轉(zhuǎn)變?yōu)轶w積小、信息量巨大的電子檔案，用以滿足銀行業(yè)的智能需求。但要想真正實(shí)現(xiàn)人民銀行檔案管理電子化，就必須在實(shí)際工作中，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)性，加快電子檔案管理工作專業(yè)化進(jìn)程，堅(jiān)持規(guī)范電子化檔案管理制度，同時(shí)加強(qiáng)管理人員的考核力度，保障檔案管理工作電子化的順利進(jìn)行。重視大數(shù)據(jù)技術(shù)，加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度，最終全面實(shí)現(xiàn)銀行檔案管理信息資源的數(shù)字化，建立并打造電子檔案平臺(tái)，突破時(shí)間、空間的限制，將一個(gè)開(kāi)放、科學(xué)、高效的檔案管理模式，應(yīng)用于人民銀行檔案電子化管理工作中。