對做好中職學校檔案工作的思考

符 曉

（欽州市職業教育中心 廣西 欽州 535000）

中職學校是技術型人才培養的重要基地，檔案管理工作在中職學校中占重要地位，是學校的基礎性工作。通過檔案能夠了解到學生在學校的中的基本情況，社會單位用人選拔時可以此作為依據。檔案不僅記錄了學校過去的發展歷程，而且還記錄了學校當前的各種現實情況，是學校長遠發展的基礎。信息化時代，中職學校檔案管理人員要認清發展形勢，對如何提高檔案管理質量、充分發揮檔案應有的作用進行思考，不斷檔案工作水平。

1.中職學校檔案管理工作存在的問題

1.1 學校對檔案管理工作不夠重視

中職學校領導通常將更多精力應用于校園硬件設施改善以及招生和教學工作，認為檔案管理工作不是學校主要工作，對于檔案管理工作會有所忽視，這樣就導致檔案內容得不到實時更新，以此也就無法發揮出檔案的價值。在很多學校，檔案管理的重要性并沒有得到足夠的重視[1]。

1.2 檔案管理機制不合理

學校各科室工作與檔案管理工作之間配合不協調。檔案管理工作重點是檔案管理工作人員向學校各科室收集文件和資料的，但是在實際工作當中面臨的卻是這樣的尷尬局面：學校各科室之間配合不夠，不能協調工作。很多科室每次使用一些與本科室工作相關的資料或者文件時，都要經過相關領導的批準，然后才能到檔案室進行查找，他們考慮自身使用的便利性，在向檔案工作人員交文件或者資料時，就會特意隱藏那些不愿意上交的資料，或者找出各種各樣的理由或者借口來搪塞檔案管理收集人員，這樣以來就給檔案管理人員實際的收集工作帶來相當大的困難，很難將檔案管理工作做好，做細，不利于檔案的統一利用。同時各科室對檔案資料零星、分散、重復管理，也會造成人力、物力、財力的極大浪費。

1.3 檔案管理信息化建設落后

隨著互聯網技術的不斷發展與更新，其在各行各業都表現出了較強的應用優勢。信息化技術在檔案管理工作中的應用，不僅可以簡化整個檔案管理工作的開展流程，減輕工作人員的工作量，而且還能提高檔案的管理效率。但是，針對當前中職學校的檔案管理工作而言，大部分中職學校依舊采用紙質檔案，不僅更新以及記錄起來較為困難，而且還容易丟失。信息化建設需要在軟硬件設施方面進行改造和提升，并且還需要配備對應的信息化管理人才[2]。就目前情況來看，中職學校在檔案管理方面缺乏專業化的管理人才，還未掌握新型的信息化檔案管理軟件，這樣就給檔案管理工作的有效展開帶來了難度。

1.4 檔案管理人員素質偏低

中職學校當前的管理工作人員素質與檔案管理工作人員的要求相差甚遠，很多單位專門進行學校檔案管理工作的人員幾乎沒有，一些學校的檔案管理工作人員大部分都是臨近退休的老教師，或者是職工，他們大多數人對計算機、網絡專業知識和檔案管理知識掌握的不深，所以只能使用傳統的檔案管理方法進行工作，工作效率不高；還有一些學校的檔案管理工作人員是從其他工作崗位上臨時抽調出來，甚至有很多都是在做著教學管理工作的同時，臨時兼顧檔案管理工作，認為檔案管理工作就是把一些檔案簡單整理，需要使用的時候能夠找到就行，所以很容易在檔案管理工作中出現錯誤。

2.做好中職學校檔案管理工作的措施

2.1 提高思想認識，重視檔案工作

要想確保檔案管理工作能夠有序展開，中職學校的領導應從思想上認識到該項工作開展的重要性和價值，這樣才會投入更多的精力和財力，確保能夠提高檔案管理工作的開展水平。學校的管理者還應做好檔案管理的宣傳與推廣工作，通過開展培訓的方式，能夠讓不同崗位的人員認識到檔案管理的重要性并掌握檔案管理的方法和技巧，促進不同崗位部門密切配合，確保給檔案管理工作的展開給予更多的支持和幫助。要想讓中職學校領導重視檔案管理工作，除了要認識到檔案管理工作的重要性之外，更重要的是政府教育主管部門的整體重視，并提出一些具體要求，這會讓中職學校領導更加重視檔案管理工作。

2.2 強化檔案意識，轉變工作觀念

對于中職學校檔案的價值、作用和地位，一定要有充分的認知，除此以外，中職學校檔案現代化建設的重要性一定要引起高度重視。如果對于檔案信息服務以及檔案工作的重要性沒有明確的認知，那么檔案信息服務的工作想要深入開展，就根本無法得到有效落實。對于中職學校的現代化管理水準來講，檔案的現代化建設好壞是衡量這一工作的重要標準，為了實現中職學校的全面發展，必須立足當下，搞好檔案的現代化建設。除了要提高檔案管理的認知以外，還要切實地轉變觀念，從科學發展觀的角度出發，對中職的現代化建設給予指導。增強服務意識，促進檔案工作能夠與時俱進。學校相關人員要時刻意識到檔案工作屬于學校規劃與計劃的一部分，應納入到學校的各項管理制度中，有關工作人員也應該將其劃入到自己的職責范圍內，同時支持檔案工作的全面發展[3]。

2.3 制定合理的檔案工作機制

缺乏較為完整的檔案管理制度，使得中職學校檔案管理工作的展開缺乏目的性和合理性。因此，學校應根據檔案工作的特點以及學校的具體發展狀況，來制定一套較為完善的檔案管理工作體系，確保檔案管理制度的制定能夠更具針對性和合理性，以此為檔案管理工作的展開奠定堅實的基礎。而在完善制度的過程中，還應根據不同檔案的管理需求，分為不同的管理部門，有效明確各個部門的管理職責，確保各個管理部門都能完成檔案的收集、管理、分類以及歸檔工作，保證檔案內容的真實性和可靠性。此外，不同部門之間還應密切合作，共同實現對檔案的高效管理。制度建設是長期穩定的，中職學校檔案管理制度的完善，才是推動檔案管理事業長遠穩定發展的根本。

2.4 購置現代化辦公設備，掌握現代化管理技能

自電子計算機技術應用以來，檔案管理實現了迅速發展，通過電子計算機技術可以系統性地完成很多檔案管理的基本工作。讓檔案文件涉及的各個環節能夠實現自動化辦公。一方面是促進檔案管理工作的數字化和信息化發展，這是當下時代對于檔案工作的要求，同時也是檔案工作發展的必然方向。另一方面，檔案管理工作者需要認識到時代發展的推動作用下，檔案管理工作者應該邊學習邊操作，逐漸提高自身的業務素質，特別是對計算機知識的學習，不斷提高自身的綜合能力，才能夠成為新時代的綜合性檔案管理人才。

2.5 提高檔案人員管理水平

檔案管理人員的工作素質往往能夠直接決定檔案管理工作水平的高低以及質量的優劣，因此中職學校在開展思想道德教育和職業道德教育的過程中，需要針對檔案管理員提出明確的要求，要求檔案管理員能夠真正做到業務精通、愛檔如珍，但人員需要不斷強化自身業務建設，接受大業務培訓的同時，掌握一系列的現代化管理技能，將現代化的技術和操作手段運用到實踐工作中。所以，對于檔案管理工作來講，數字化和信息化是必然的發展趨勢。另外，檔案工作人員在選拔方面需要抬高門檻，選擇熱愛檔案事業同時又懂得信息技術的人員擔任學校的專職檔案管理員，就這樣中職院校的檔案管理工作才能跟上自動化辦公的步伐，對學校的教學和其他工作提供及時的服務。進入信息化時代，檔案業務的管理與服務也有了更多的挑戰，中職學校檔案管理人員在工作中應該創建積極向上的學習氛圍，堅持終身教育，努力學習，不斷實現自我能力的提升，拓寬視野，才能對檔案工作進行指導與改進。與此同時，也可以制定相應的制度，提出一些具體的要求進行思考與研究，制定完善的檔案管理制度。

2.6 注重檔案收集工作與科學管理

中職學校檔案工作部門要時刻意識到，對檔案材料進行妥善管理是日后重大問題管理和重大決策研究中的重要依據，必須要保證文檔材料的齊全，因為這不僅關乎學生未來，同時也直觀地反映出學校當前的管理情況。為了做好學校的文件收集管理工作，首先，要結合相關檔案管理要求，將文件材料進行傳閱和歸檔，定期對所有文件進行檢查，保證文件的整齊性。其次，要對沒有及時歸檔的文件材料做出查詢，確保所有文件資料都能夠按時歸檔。檔案收集、整理、鑒定、保管等方面要多下功夫，因為這是檔案管理工作最根本的需求。

2.7 做好檔案利用服務工作

中職學校檔案管理的根本目的是能夠為師生、學校提供應有的服務，也就是檔案利用。針對中職學校的檔案管理，在工作落實期間，需要保證按規辦事，提高服務質量，精準、迅速、熱情主動地為學生提供檔案管理服務。檔案管理部門也要意識到自己的職責所在，關注新形勢下檔案工作的創新發展，完善管理方法，結合學校的辦學特色編制檔案管理規則，促進檔案管理的科學化、高效化以及標準化。積極發揮信息技術在檔案管理中的作用，推動檔案管理與時俱進發展，使檔案資源可以更好地服務于教育事業[4]。

結語

不斷研究與分析新形勢下中職學校檔案管理工作現狀與完善措施，對于有效促進檔案管理工作的順利展開，提供檔案管理效率以及提高中職學校的發展水平都具有至關重要的作用。因此，我們應首先探討與分析目前中職學校檔案管理工作中的問題，根據這些問題，尋找對應的改善措施，包括從思想上正確認識檔案管理工作、引入信息化的管理策略以及完善檔案管理工作的開展制度三個方面來有效完善中職學校的檔案管理工作，確保能夠提高檔案管理工作的開展水平，以此來為學校的可持續發展提供服務。中職學校檔案管理工作的完善，對于中職學校的長遠發展，有著積極的意義。