有關實現辦公室行政管理精細化的思路與對策研究

江 琴，夏 雪

（1.黃岡市公共資源交易中心，湖北 黃岡 438000；2.黃岡師范學院，湖北 黃岡 438000）

精細化管理是當今行政管理發(fā)展的新趨勢，主要以推動科學管理為目標。當前，各類組織中辦公室行政管理當中存在很多不足之處，并沒有采用精細化管理的要求，致使整體管理效率不高。為此，在實際管理當中，要及時分析存在的潛在問題，采用有針對性的干預措施，進而提升行政管理的整體質量和效率。

1 辦公室實現行政精細化管理的重要性

辦公室是企業(yè)的重要管理部門，在整個企業(yè)運行當中發(fā)揮著巨大的作用[1]。除了負責信息傳達和落實領導的要求之外，還要開展基層調研的工作，其中包括調查數據、分析核對、日常監(jiān)督、會議籌措等工作。為了充分的發(fā)揮辦公室的行政職能，必須做好辦公室行政管理工作的精細化，從而降低管理過程當中的隱患，避免日常工作當中不合理事件的發(fā)生，從而降低管理成本。各類組織可從辦公室行政管理精細化方向出發(fā)，進一步提升辦公室管理效能，全面提升行政管理效率[2]。

2 辦公室行政管理精細化的現狀分析

2.1 辦公室行政管理目標不明確

為了提升辦公室行政管理的質量和效率，明確管理目標是前提條件，然而，從當前的運行情況來看，大部分的單位或者企業(yè)辦公室并沒有明確的行政管理目標，依舊沿用較為落后的行政管理模式。有的單位和企業(yè)辦公室沒有建立完善的績效考核機制，也沒有將辦公室職工的職責和績效相聯系，因此，缺乏較為明確的分工，這也使得辦公室很多職工缺乏工作積極性以及創(chuàng)造性，遇到較難的問題，職工之間出現彼此推脫的情況。開展精細化管理的重要前提是管理人員具備良好的精細化管理意識。擁有這種意識，在制定辦公室各種規(guī)章制度時，會更加細致客觀化，從而對企業(yè)管理當中存在的不足或者問題進行整體改進，以制定出更具科學化的方案[3]。

2.2 行政管理人員缺乏精細化管理意識

單位或者企業(yè)行政辦公室管理人員具備較強的精細化管理意識是開展辦公室行政管理精細化的重要因素。通過更加客觀精細的制定辦公室管理制度，對于辦公室行政管理過程中的不足之處進行有效的調整，能更好地推動企業(yè)或組織的發(fā)展。然后部分單位和企業(yè)管理人員都缺乏精細化管理的意識，這對辦公室行政管理工作的開展極為不利，使得辦公室行政管理的質量難以提升[4]。

2.3 辦公室工作人員缺乏較高的職業(yè)素養(yǎng)

單位或者辦公室管理人員自身素養(yǎng)不高，其自身的綜合素質、業(yè)務能力難以滿足崗位的要求。在開展辦公室行政管理工作當中，有些職工沒有較強的專業(yè)意識，團隊合作意識不強，甚至有的職工只是為了應付了事、態(tài)度消極，缺乏較高的職業(yè)素養(yǎng)水平，這不利于辦公室行政管理精細化工作的推進[5]。

3 辦公室行政管理開展精細化的有效措施

3.1 明確管理目標，對工作流程進行細化與量化

在實踐當中，應該明確管理目標，嚴格要求每位職工按照流程做事，全面實行辦公室精細化管理的效率，可以著重從以下幾方面著手：（1）確保辦公室權責制度，做好定崗定制管理。根據辦公室的主要職責以及具體的工作流程進行科學化的崗位設置，并且要對各個崗位職責進行明確的劃分。分工合作制度要保障各個崗位之間既是獨立又是合作的關系，以確保工作流程的正常運行，提升工作質量。（2）不斷簡化工作流程。應該不斷地完善和優(yōu)化辦公室工作流程，使得操作更為簡單快捷。根據自身的工作任務和邏輯性，將過程分為若干個部分，這樣能使管理者更為直觀地對這些工作進行考慮和審視，并且了解每一個工作流程當中存在的不足之處，及時做好反饋和調整工作。同時，可以借助互聯網應用優(yōu)勢，實現辦公室管理自動化，通過將所有的信息進行收集整理，形成自上而下、從內到外的工作機制，防止出現管理空白，以更好的保障、實現流程之間無縫對接。（3）設置嚴格的考核機制和考核標準.通過對整個程序進行量化，不斷地完善辦公室管理效率。在整個量化指標設計過程當中，應該保證其科學合理性，特別是管理主觀性能以及非程序性的工作方式應對整個指標評定，進行定性設計，特別是對于表現優(yōu)異的職工，給予各方面的獎勵機制，從而更好地滿足自身的自豪感與滿足感，針對工作松散或違紀職工予以批評教育[6]。

3.2 開展制度化管理

開展辦公室精細化管理是提升管理質量的核心。在進行精細化管理過程當中，要將精細化管理理念滲透到每一個環(huán)節(jié)當中，因此，要設置一套完善的管理體系。對于整個采購的流程、銷售流程、薪酬待遇、財務管理調研工作做出詳細的規(guī)定，特別是對于重大事件或者是集體裁決，都要經過深入的討論和研究，采取民主決定機制，并且始終秉持公平公正公開的原則，提升輔助決策的質量。對于符合當前實際的機制予以保留，對于已經過時的機制要及時摒棄，從而形成一套科學完善的管理體系，以此來激勵和約束職工。根據制度規(guī)章辦事，真正實現有據可依，有章可循，由于各個部門之間是相互獨立又是相互配合的狀態(tài)，因此可以建立互相監(jiān)督與管理機制，形成互動管理體系[7]。

3.3 加強管理人員思想意識建設

企業(yè)管理人員要不斷加強基層崗位的調研力度，按照各個工作崗位的特點，再結合企業(yè)發(fā)展的實際情況，制定符合辦公室管理的機制。同時，在制定過程當中，要將工作不斷的細化，將各個管理體系進行明確的劃分，并且充分考慮到不同工作之間的共性以及異性特點。行政管理人員要具備先覺管理意識，積極主動地參與到精細化管理流程當中，對各個工作任務進行明確的劃分。在日常管理當中，真正做到與時俱進，以自身帶動企業(yè)職工共同進步的意識，真正發(fā)揮自身的領導力。在日常的管理當中，要樹立與時俱進的理念，充分發(fā)揮領導力量。考慮相關紀律問題之外，還要對所有工作負責，對整個工作流程以及工作方向做好具體的規(guī)劃，從而營造一種和諧融洽，積極向上的工作氛圍。同時，要不斷地加強職工的思想教育，更好的完善和落實有關職工的思想意識建設，從職工角度出發(fā)，替職工思考，以務實的工作方法，團結奮發(fā)，不斷增強職工的集體榮譽感[8]。

3.4 提升職工的職業(yè)素養(yǎng)

為了更好地保證行政管理工作的精細化效率，首先要對職工提出更為嚴格的要求。對于高層管理人員，要幫助職工樹立積極進取的工作態(tài)度，且為職工提供更多培訓的機會，加強職工的理論意識操作技能，進而提高職工的綜合素養(yǎng)，確保每一位職工都能成為專業(yè)化、高水平、高素質人才，并且將這種素養(yǎng)逐步運用到日常管理當中，全面提升工作質量和效率。其次，在開展工作過程當中，還應提升每一位企業(yè)職工的經濟理論素養(yǎng)，培養(yǎng)職工之間的團隊意識，提高他們的團隊協作精神，學會彼此溝通交流，給彼此更多的尊重和理解，在互幫互助過程當中，營造一種融洽的工作氛圍。讓每一位職工將企業(yè)當成自己的家，樹立與企業(yè)發(fā)展共存亡的理念。最后，整個辦公室行政精細化管理過程當中，要重視每一個細節(jié)，因為細節(jié)對于整件事情的成敗是非常關鍵的，在管理過程當中，發(fā)揮著不可替代的作用。在實際的工作當中，應始終要求職工將規(guī)范性的操作進行到底，嚴于律己，在細節(jié)當中發(fā)現問題并及時解決問題，將管理當中的創(chuàng)新技巧和規(guī)范性技巧相結合，鄙棄傳統(tǒng)的管理模式，不斷地提升自身的精細化管理水平，并且將這種習慣沿用到實際工作當中，全面提升辦公室管理的效能[9]。

4 結語

總而言之，辦公室行政管理是組織運行當中的重要組成部分，在整個組織發(fā)展當中，發(fā)揮著不可替代的作用，一旦處理不得當，就會對組織的發(fā)展產生消極影響。為此，組織要進行辦公室行政精細化管理，不斷提升辦公室的管理效能，保證整個組織工作流程正常運行，提升組織管理水平，促進組織各項發(fā)展戰(zhàn)略順利開展，進而引領組織逐步邁入成功之路。