關(guān)于加強高校涉密檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

周立紅

（湖南醫(yī)藥學(xué)院，湖南 懷化 418000）

在向科技要效能的今天，隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，“紙質(zhì)載體、人工管理”的檔案工作模式已難以適應(yīng)新形勢下高校涉密檔案管理科技化、規(guī)范化發(fā)展的要求，加強檔案數(shù)字化建設(shè)已然成為高校涉密檔案管理中迫在眉睫的一項重要任務(wù)。筆者結(jié)合工作實踐，就進一步推進高校涉密檔案數(shù)字化管理談幾點粗淺認(rèn)識。

1 高校涉密檔案數(shù)字化管理的特點和優(yōu)勢

（1）能優(yōu)化立卷質(zhì)量。人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，由于個人理解能力的差異性，不可避免產(chǎn)生分類不準(zhǔn)等現(xiàn)象，影響立卷質(zhì)量。利用“系統(tǒng)”模擬人工立卷，發(fā)揮計算機的智能優(yōu)勢，可降低人為因素對文件歸檔影響。人工立卷時，文件有遺漏或收集不完整需要拆卷重新排序、整理、裝訂，卷內(nèi)目錄也要重新填寫、編號，而利用“系統(tǒng)”立卷，插入文件資料十分簡單，只需修改目錄即可。

（2）能提高運用效率。傳統(tǒng)檔案管理模式只能通過先檢索目錄，后人工查找的方式對所需檔案信息進行查閱，調(diào)閱工作費時費力。對涉密檔案進行數(shù)字化處理后，可利用“系統(tǒng)”根據(jù)檔案類型、案卷類別、歸檔年度、分類號、關(guān)鍵字及保管期限等多渠道對所需檔案信息進行綜合查詢，直接在計算機上便可獲取完整的檔案信息，調(diào)閱運用檔案更加便捷、快速、精準(zhǔn)。以組織部門為例，干部的任用、提拔都需要詳細準(zhǔn)確的檔案信息作為參考，檔案數(shù)字化管理可更快速、準(zhǔn)確、全面地提供詳盡數(shù)據(jù)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

（3）能更好保護原件。高校涉密檔案尤其是專業(yè)技術(shù)檔案的查詢率高，教學(xué)科研人員經(jīng)常到檔案室查閱、調(diào)取卷宗，非常不利于檔案原件實體的保護，也容易發(fā)生遺失、損壞等情況。將涉密紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化處理制作電子副本，通過“系統(tǒng)”即可查閱任何一份完整、清晰的檔案掃描件代替原件使用。把原件妥善的保管起來，防止因長期翻閱造成的字跡模糊、缺頁破損等情況，可以有效地延長原件保存期限。

（4）能增強保密能力。“系統(tǒng)”采用單機版計算機管理，涉密檔案經(jīng)數(shù)字化處理后，數(shù)據(jù)單獨存放到涉密計算機單機內(nèi)，并將電腦與各類網(wǎng)絡(luò)嚴(yán)格實行物理隔離，設(shè)置密碼保護，調(diào)閱檔案需經(jīng)過嚴(yán)格審批，由專職檔案員通過單機版系統(tǒng)檢索后提供給利用者，可以有效防止“系統(tǒng)”因遭遇黑客攻擊或病毒侵害等情況，發(fā)生涉密檔案數(shù)據(jù)外泄或丟失。

2 當(dāng)前高校涉密檔案數(shù)字化管理存在的主要問題和原因分析

（1）人員素質(zhì)不精。當(dāng)前，高校普遍未設(shè)立專職涉密檔案管理員，且檔案員崗位變動頻繁，涉密檔案管理存在兼而不管現(xiàn)象，業(yè)務(wù)銜接不順暢，部分檔案員對涉密檔案管理一知半解，隊伍整體素質(zhì)亟待提高。主要原因在于選拔和培養(yǎng)檔案員方面存在不足，沒有考慮到專業(yè)性和穩(wěn)定性，缺乏涉密檔案管理專門人才以及相應(yīng)的培訓(xùn)指導(dǎo)和紀(jì)律教育，檔案員往往疲于應(yīng)對日常工作，無暇顧及涉密檔案管理，不重視涉密檔案的數(shù)字化處理，制約了高校檔案數(shù)字化管理水平的提升。

（2）管理水平不高。部分高校在涉密檔案管理方面沒有健全的制度，或者制度流于形式，沒有落到實處，涉密檔案立卷、登記、調(diào)閱較為隨意，甚至脫節(jié)失管。現(xiàn)有庫房及設(shè)施負荷過重，檔案信息化建設(shè)跟不上涉密檔案積累的步伐，很多高校的涉密檔案管理仍停留在純手工操作水平上，未配備專門計算機進行管理，索引僅限于低級電子表格查詢處理或手工查找，一些涉密文電材料不能及時歸檔并進行安全管理，大量有價值、可利用的涉密檔案資源隨著紙質(zhì)檔案的定期銷毀而流失，涉密檔案的實際館藏量與應(yīng)有館藏量嚴(yán)重不符，影響了開發(fā)利用。

（3）服務(wù)能力不強。一些高校領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到涉密檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義，重業(yè)務(wù)輕檔案，重收集輕管理，部分檔案員滿足于“看門守攤”、被動服務(wù)的舊模式，對涉密檔案利用的重要性認(rèn)識不足，缺乏利用檔案主動服務(wù)的意識，致使大量涉密檔案長期無人問津，“躺”在庫房里失去其應(yīng)有價值。究其原因，部分高校缺乏對涉密檔案利用功能的重視，沒有認(rèn)識到高校涉密檔案對教學(xué)科研的服務(wù)和支撐作用。

（4）使用效能不優(yōu)。檔案的充分利用是其價值所在，但從實踐情況來看，高校涉密檔案開發(fā)利用的頻率普遍過低，一些高校的涉密檔案甚至一年到頭也被調(diào)閱不了幾次，效能發(fā)揮非常有限。主要原因在于高校日常宣傳不到位、調(diào)閱渠道不暢，致使涉密檔案因其秘密性和閱檔范圍的限制，讓一線教職員工對其敬而遠之，開發(fā)利用涉密檔案的意愿和能力不夠強。

3 對加強高校涉密檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點建議

（1）切實強化履責(zé)能力。加強涉密檔案管理員隊伍建設(shè)，選用責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力強的人員充實到涉密檔案管理隊伍中，有條件的可以設(shè)立專職涉密檔案管理員崗位，從政治上、生活上關(guān)心，激勵愛崗敬業(yè)，并保持涉密檔案管理員崗位和工作的相對固定性，促進可持續(xù)發(fā)展。加強思想政治教育，狠抓技能培訓(xùn)，有針對性地采取集中舉辦培訓(xùn)班、定期開展技能考核等方式，組織檔案員系統(tǒng)學(xué)習(xí)電子檔案知識、計算機技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用、保密知識等業(yè)務(wù)技能，不斷提高崗位責(zé)任意識、保密意識和履職盡責(zé)能力。強化崗位指導(dǎo)，通過邀請專家現(xiàn)場教導(dǎo)、軟件技術(shù)人員上門解惑等方式，讓檔案員熟練掌握涉密檔案數(shù)字化知識和提供利用的操作能力。加強交流學(xué)習(xí)，定期組織檔案員到優(yōu)秀單位或地方檔案館進行參觀學(xué)習(xí)和實地考察，拓寬視野，取長補短，不斷優(yōu)化工作方法。

（2）全面完善規(guī)范管理。制訂完善涉密檔案收集整理制度，嚴(yán)格把握數(shù)量、質(zhì)量、時效三個環(huán)節(jié)，注重源頭收集，涉密文電材料傳閱、審簽、流轉(zhuǎn)結(jié)束后，及時掃描錄入系統(tǒng)，定期歸檔整理，對基層部門的涉密檔案一年為期按時歸檔至檔案室，確保涉密檔案資料收集及時齊全、質(zhì)量規(guī)范，不斷提升涉密檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)模、層次、質(zhì)量和效益。突破長期使用紙質(zhì)檔案的慣性思維，改進涉密檔案管理模式，嚴(yán)格按照涉密文件材料的歸檔范圍、保管期限等，分門別類合理組卷，集中統(tǒng)一管理，實現(xiàn)輸入、檢索、利用等工作的數(shù)字化、現(xiàn)代化。將涉密檔案的調(diào)閱使用同高校日常辦公系統(tǒng)有機融合，推行網(wǎng)上請調(diào)、網(wǎng)上審批，建立健全涉密檔案借閱、移交等電子登記臺賬，規(guī)范使用程序，提高工作效率，對調(diào)閱檔案造成數(shù)據(jù)丟失、損壞或發(fā)生失、泄密事件的，依法依規(guī)嚴(yán)肅查處，確保涉密檔案運用的科學(xué)化、規(guī)范化、常態(tài)化。

（3）持續(xù)健全工作機制。完善涉密檔案管理系統(tǒng)使用制度，建立考核監(jiān)督機制，定期組織對所有歸檔保存的涉密檔案進行梳理清查，把關(guān)盯控數(shù)字化處理規(guī)程，確保數(shù)字化處理有序推進。建立績效激勵機制，將涉密檔案數(shù)字化管理成果以及利用檔案信息為科研教學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)校發(fā)展等提供有價值參考等情況納入檔案員績效考核、創(chuàng)先爭優(yōu)的范疇，加大獎懲力度，適時選樹典型表彰，激勵檔案員工作積極性和主動性。健全涉密檔案運用機制，加強技術(shù)支持，在實現(xiàn)保密功能的前提下，最大限度拓展涉密檔案利用渠道，逐步提高涉密檔案管理系統(tǒng)運轉(zhuǎn)使用效能。

（4）不斷夯實保障服務(wù)。高校要切實把涉密檔案數(shù)字化建設(shè)提到戰(zhàn)略高度，作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，實行黨委書記和部門負責(zé)制，層層抓落實，把握發(fā)展方向，在人員選用、制度機制、硬件保障、軟件更新等方面加大投入，落實專項保障，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為涉密檔案數(shù)字化管理配備專用計算機、掃描儀、打印機等設(shè)備，不斷改善涉密檔案管理使用條件。不斷完善涉密檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加強數(shù)據(jù)日常更新，實現(xiàn)檔案全息檢索。加強涉密檔案數(shù)字化管理使用交流，建立釘釘、微信等工作群，及時發(fā)布有關(guān)要求和注意事項、交流運用方法，反饋工作進度、難點和建議，及時解決問題。加大檔案工作宣傳力度，讓每個教職員工牢固樹立檔案意識，提升全員主動查閱、利用涉密檔案的意識，自覺建設(shè)檔案、利用檔案，讓龐大的檔案信息資源庫“活”起來，為推進高校涉密檔案規(guī)范化建設(shè)提供基本支撐。

（5）綜合提高利用效能。大力開發(fā)檔案信息資源為高校發(fā)展服務(wù)，是檔案工作的生命線。要在收集齊全、科學(xué)編目、妥善管理、嚴(yán)格保密的基礎(chǔ)上，充分利用涉密檔案本身資源優(yōu)勢，對相關(guān)資料信息進行深加工，將其中儲存的大量有用信息有針對性、有目的的發(fā)掘出來，實現(xiàn)涉密檔案資源開發(fā)利用效能的最大化。要推進科技創(chuàng)新，不斷優(yōu)化涉密檔案管理軟件系統(tǒng)，對資料的收集、分類、查詢等不斷完善規(guī)范操作，進一步提高工作效率。舉辦涉密檔案數(shù)字化運用培訓(xùn)班，傳授推廣利用數(shù)字化建設(shè)成果的方式方法，最大化提升涉密檔案運用效能，為更好地服務(wù)教學(xué)、服務(wù)科研、服務(wù)發(fā)展提供保障。