人事檔案數字化與人才服務信息化建設的思考

杜俊燕，張 芳*

（河北醫科大學第三醫院，河北 石家莊 050000）

在人事檔案管理以及人才服務體系建設過程中，運用發達的網絡信息技術和數字化技術，不僅有助于提高工作效率和質量，也能夠進一步加強企業和事業單位自身的核心競爭力，更好地適應現代社會發展所提出的要求。利用大數據技術的整合和匯總優勢，能夠建立更為廣闊的管理空間，對人事檔案信息進行有效的整理。同樣也可以實現精準的測評，在短時間內快速采集信息，以員工為中心，更好地制定合理的培訓方案，從而滿足人才服務信息化建設的需求。

1 人事檔案管理工作及人才服務建設存在的困境

目前，越來越多的企業開始采用數字化以及信息化技術，進行管理方式和服務模式的轉變，在帶來便利的同時也存在一定的困境和阻礙。

1.1 數字化管理技術落后

在采用數字化管理技術的過程中，必須保障檢索的效率和質量，相比較于傳統人工匯總和分類的管理模式，依靠數字化技術能夠辦理更多的信息檔案。相關人員在調取檔案信息的過程中，可以依靠關鍵詞進行檢索，但同時也要不斷滿足時代發展的需求。確保人事檔案信息能夠及時更新，加強安全防護，避免重要的信息泄露，給相關人員帶來不便。

1.2 建設體系不夠完善

目前，一些企業在改革人事檔案管理模式的過程中，都開始采用數字化技術，相比較于西方發達國家，我國在這方面的相關研究較少，總體起步較晚，因此，所構建的數字化管理標準體系還沒有得到進一步的完善。比如：基于數字化技術進行人事檔案信息的儲存、錄入、掃描等各個環節，還沒有制定統一的明確的規范和標準，因此，在全國范圍內難以實現有效的改革[1]。

1.3 信息安全存在風險

在應用科學技術開展人事檔案管理工作的過程中，可能會面臨信息安全方面的問題，主要是由于缺乏對系統功能的升級和維護措施，容易造成重要信息泄露和信息漏洞，這就會給人事檔案管理系統，帶來一定的風險，不利于實現可持續數字化發展的目標。一些網絡黑客和不法分子就容易借助這些漏洞，盜取人事檔案的重要信息，對這些問題未來也需要加強安全防護設施。

2 人事檔案數字化及人才服務信息化建設的現實意義

技術理性相比較于人工操作能夠達到更高的效率和質量，在當前信息時代及網絡時代的背景下，采用信息技術和數字化技術進行人事檔案管理和人才服務信息化建設，能夠在更為廣闊的空間范圍內，廣泛采集來往人員的數據信息。對于企事業單位來說，能夠詳細記錄人事有關的各方面信息數據，比如：某位員工的工作變動以及自我簡介信息，借助數字化技術有助于快速分析員工適合工作的領域和崗位，提高管理部門決策的科學性[2]。能夠在此基礎上制定更為科學合理的培訓方案，針對不同員工的實際情況，采取相應的培訓力度和模式，有助于提高員工的綜合素養，推動企事業單位的工作得到順利地開展。除此之外，對信息的精準采集和分析，也有助于管理階層在短時間內快速調取關鍵信息，對以往的工作情況進行總結，進一步制定長遠的發展方案和工作計劃。

3 推進人事檔案管理信息化建設與人才服務信息化的對策研究

在管理日常檔案的過程中，首先要確保檔案信息的準確性，在以往的工作模式中都是由人工進行審核和檢驗，避免后續進行二次校對。依靠數字化技術能夠進行快速的分類和歸納，制定更為清晰的目錄，也能夠拓寬人才服務的內容和范圍。

3.1 進一步深化檔案管理模式的改革

檔案材料涉及的方面極其廣泛，不僅包括工作人員在自身崗位上工作的具體時間，還包括以往從事的崗位和主要工作領域，能夠對這些信息進行快速的匯總，從而對員工實現更加全面的測評。有助于為員工績效考核，提供更加直觀的參考依據，也便于企業制定更為合理的人才培訓方案。對此，必須要根據實際情況，建立科學有效的檔案管理模式。首先要確保檔案信息的準確性，借助數字化技術制定更為清晰的目錄，針對每位員工進行檔案信息的核實，一旦發現有缺漏、失誤的情況，都需要及時進行修改[3]。相關部門也要定期對人事檔案進行二次檢查，確保檔案信息及時更新，避免給企事業單位的統一人事管理帶來不必要的麻煩。建立統一規范化的工作機制，有助于督促各個部門在自己的工作崗位上嚴格履行工作要求。按照流程開展這項工作，一旦發現信息有缺漏就需要及時進行修改和重新輸入。必須要采取嚴格的標準進行核實，以確保所有人事檔案信息的規范性。除此之外，相關部門也需要定期核實人事檔案數據庫，提高資料庫內容的標準性，為了推動人才服務信息化建設，可以采用身份驗證的方式進行檢索。

3.2 確保管理制度能夠得到落實

為了促進人事檔案實現數字化管理，人才服務實現信息化發展，要確保管理制度能夠得到有效的落實。對此必須要制定統一到信息化建設標準，首先，針對信息技術的應用應建設統一的規范，相關操作人員應嚴格按照規范進行工作。在采用人才信息化系統的過程中，也需要積極利用網絡技術的優勢，加強各個部門之間的資源共享和交流，在需要的情況下，需要授予檔案信息調取的權利，借助統一的技術應用平臺，有助于促進各個部門和領域的分工協作，進一步提高企事業單位的工作效率。在以往部門交接工作的過程中，往往會出現資源重復收集和匯總的問題，給企事業單位帶來一定的成本浪費的問題。對此，應構建更加方便快捷的信息檢索系統，加強對企業信息化建設相關人員的專業培訓，確保他們能夠具備過硬的信息技術操作和應用能力。圍繞企事業單位的信息化建設需求，構建專門的信息技術專業機構，聘請該領域的頂尖專業人員，對相關工作人員進行培訓。也有助于督促整個工作團隊，嚴格按照統一化管理的標準和規范，進一步提高人才服務體系建設的效率。通過這種方式提高信息技術人才的職業素養。結合工作的實際情況也需要外聘一些培訓專家，對檔案管理員工進行多方位的培訓，以便于提高他們的信息技術應用能力。

3.3 采取有效安全維護措施

首先，要對人事檔案的錄入工作進行較為嚴格把控，并且要及時將錄入的人事檔案進行審核與歸檔，要把人事檔案儲存地與相關事物辦公地點劃分清楚，根據實際需要進行檔案是與檔案錄入是的建立，這樣才能夠更好地保障人事檔案的安全性，除了一些專職管理人員，能夠按照相關規定查閱人事檔案以外，其他人員一律不能隨意翻看這些人事檔案。其次，從事人事檔案管理的工作人員要樹立嚴格的保密意識與工作責任感，為了更好地保障人事檔案保密工作的落實，應當根據實際情況設立人性化的保密措施與規章制度，讓參與人事檔案數字化建設的相關人員簽訂保密協議，還可以舉辦宣誓儀式，讓大家對人事檔案保密工作進行承諾，嚴格落實人事檔案的安全保存與相關工作機制。再次，根據相關的規章制度建立作為完善的獎懲機制，要明確對泄露人事檔案，或造成嚴重后果的人員所進行的處罰細則，以此來讓相關工作人員保持敬畏心理，更好地保障檔案管理工作的安全性。最后，在數字化建設的進程當中，要緊密依靠硬件設施的升級與完善，對于單位內部所使用的保存系統與設備設施要根據實際情況，積極爭取更新維護的機會，面對所存在的安全威脅與問題，也要及時向技術人員反映做好防護措施，做好充分的檔案信息安全保障工作。除此之外，也需要促進紙質材料和電子材料之間的對接，確保內容信息的完整性和一致性，加強各部門之間的協作和配合，推動人才服務朝向信息化和智能化方向得到發展。

4 結語

綜上所述，在數字化及信息化時代的背景下，數字化技術和信息化技術已經被廣泛應用在人事檔案管理和人才服務建設的過程中，明顯提升了檔案管理水平和人才服務的效率。在更為廣闊的空間范圍內，能夠建立更加完善的檔案數據庫，滿足不同現代企業和單位發展的實際需求。但與此同時，也面臨信息安全和數據泄露的問題，必須要注重加強檔案信息安全管理，提高對相關工作人員的培訓力度，將技術的控制權牢牢把握在企事業單位的手中。