合同經營管理過程中風險防范方案研究

宋佳宜 中國鐵路濟南局集團有限公司

合同是現代市場主體合作與交流的重要基礎和保障，其直接規范和約束著具體的經營行為和合作關系。但是合同并不能全部保證企業的經營管理安全，而是有賴于企業做好合同管理工作，最大限度維護企業的利益訴求，有效規避風險。本文針對此做了深入分析，探討了合同經營管理過程中風險防范方案。

一、合同經營管理過程中風險防范的必要性

企業作為市場主體，在參與市場活動的過程中需要同其他企業或者組織展開合作，而為了維護良好的合作關系，保障雙方的合法權益，以合同作為保障成為了正常的市場交流的重要模式。特別是在當前市場經濟快速發展的背景下，市場交易的主體不斷增多，市場變化也在不斷加快，使得經營風險也在不斷提升。企業在開展經營或者營銷等活動時，難免會遇到經營風險，此時合同就能夠更好地規范企業和合作交流方的行為。通過合同明確注明相關責任、義務、具體的合作或者交流方案和資金等內容，可以更為明確彼此的權利和義務，一旦出現問題，便可以通過合同來維護企業自身的利益，尤其是在對方缺少履行合同的誠信時，大量無效和內容不規范的合同就會給守約企業造成巨大的經濟損失。因此，如何在訂立合同時防范合同風險，如何預防合同糾紛的發生和確保已訂立的合同如期履行已成為眾多公司企業在經營活動中的管理目標。

同時，由于現代供應鏈模式的不斷完善，企業同其他企業或者組織的聯系更為緊密，合作關系也更長和更加廣泛，在經營中會面臨的風險也會增多，種類也在不斷拓展。在這種背景下，企業需要重視合同管理工作，重視合同中存在的漏洞，在尊守法律規定的情況下合理規避合同風險，這樣才能夠更好地保障企業的合法權益，也是企業未來發展的重要基礎。

二、企業合同管理存在的風險

從客觀表現來看，企業合同管理過程中面臨很多風險。首先，在同其他企業或者組織進行合作與交流中，存在沒有訂立合同的情況，或者沒有經過授權便對外訂立合同的情況。而如果合同對方的主體資格也沒有達到要求，使得合同訂立的效力受到很大的影響。在實際管理過程中，如果合同內容存在重大疏漏或者欺詐等情況，也會讓企業的合法權益受到非常大的侵害。

同時，如果合同簽訂后，企業并沒有全面履行，就會面臨違約的情況，而監控不當也會讓日常經營管理工作可能面臨很大的挑戰。在這種情況下，企業在面對合作者或者客戶時可能會面臨賠償等問題，并會在訴訟中失去主動性，進而造成一定程度上的經濟利益受損。而面對這種情況，如果企業對于合同糾紛處理不當，就會對企業的利益、信譽和形象造成損害。

另外，由于合同的年限較長，市場會發生一些難以預測的變化，這些可能會讓一些合同的條款失去存在的價值，或者產生一些新的風險。在這種情況下，企業勢必需要做好風險的管控，強化合同管理工作，更好地應對存在的潛在風險，從而保障企業的合法權益。

三、企業合同經營管理過程中風險的防范方案

企業在經營管理過程中，需要針對合同經營管理中面臨的潛在風險做好防范方案，以此最大化降低合同帶來的經營風險，保障企業的權益。結合當前企業發展的形勢，企業合同經營管理過程中的風險防范可以從以下方面加以管理。

(一)以信息化手段為載體，強化合同管理的智能化水平

企業在合同經營管理過程中，要重視信息化手段的重要作用，打造更為完備的、覆蓋面更廣的智能化合同管理體系，從而實現對合同管理的全過程管理。企業要以業務和數據為驅動，通過分析合同數據，深入貫通企業每一個業務線的事務內容，提升合同同日常經營管理工作的深度對接。通過引入專業化的合同管理智能平臺，實現企業可以從合同起草至最終履約，全流程數字化操作和管理。同時，也可以通過該平臺對企業商務流程各相關節點進行監管，并針對性構建完善的合同執行計劃、合同執行監控和合同履約后分析的運營架構。持續強化對各個環節的業務協作和風險管控，全面監控企業的運營狀況。企業也可以積極引入人工智能技術手段，對合同的版本差異進行比對，并可以實現智能糾錯，積極配合法務部門快速發展存在的合同風險，從而有效降低人工合同比對的工作難度，提升工作效率，更好地防控合同風險。同時，通過合同管理智能平臺的支撐，企業可以針對企業合同管理的需要，建立合同全生命周期管理平臺，基于行業基礎數據設定基礎合同模板，形成履約風險提醒機制，實現合同的主動規劃，可以對企業履行合同的整個過程實現精細化跟蹤和監控，可以隨時查看合同履行的情況，這樣有助于全面提升合同管理的質量，降低管理風險。

在此過程中，企業要做好前期的合理規劃和需求分析，保證合同立項的名確定，做好合同簽署評估工作，然后將風險防控嵌入到信息化管理系統中，設置管理權限，從而提升合同管理的專業化。同時要做好系統的中期調試工作，分析存在的問題，提升合同信息化管理的質量。另外，企業也要做好后期的維護和標準化管控工作，對各級領導和人員做好合同管理和信息化培訓，全方位提升合同管理的信息化水平，最終實現合同立項、合同起草、合同簽署、合同收付款控制、合同臺賬登記、合同統計分析等工作的信息化管理，提升企業內部的統一化管理，最大化規避和降低合同管理的風險。

(二)以檔案管理為保障，提升合同管理的制度化水平

針對企業經營管理過程中出現的合同，企業要做好歸檔管理，通過檔案管理作為保障，全面提升合同管理的制度化水平。針對企業產生的合同，公司統一要求設置合同檔案，合同文檔以產品類別結合簽署日期年月份進行分類編號。同時要設定完善的合同編號，可以考慮以產品名稱首字母－合同簽署年、月份－順序號規則進行入檔操作，如：JYJT－202111－001(絕緣接頭2021年11月份第1號合同)，這樣便于企業更好地管理和查閱相關合同。同時，企業要建立必要的臺賬制度，凡以單位名義簽訂的合同，均應由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬，并向合同管理部門備案，而合同承辦部門和合同管理部門應分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報告責任制，相關部門和總經理依其職能對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監察、審計。如下表1所示。

表1 合同管理臺賬表

同時，企業針對合同檔案和臺賬，要做到定期清理核對，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任，加強對合同檔案的統計工作。相關部門則要以原始記錄為依據，編制合同統計清單，以有效開展合同文檔的查詢工作。

另外，企業需要強化對合同檔案的管控，任何人不得擅自公開，并設置懲處措施，并且在管理過程中，如果合同內容發生了變更，則合同編號及內容也要及時變更，并交由領導驗收通過，從而保證合同檔案內容的正確、完整，保證合同管理的質量。

(三)以企業整體運行為基礎，提升合同管理同日常經營的統一性

企業要根據自身發展的客觀需要，不斷提升合同管理同日常經營的統一性。讓合同管理過程中，形成更為統一的管理模式。在過去合同管理過程中，各個部門更傾向于獨立開展相關業務，不同部門簽訂的合同也是基于部門領導開展的相關工作。部門領導則報請上級領導進行確認和通過。而部門與部門之間的直接交流深度和廣度都不足。在這種情況下，合同的管理和簽訂質量自然受到了一定影響。特別是業務部門同財務部門之間，即使有交流，也只是簡單的財務報批等交流內容，具體的認定則由領導確定。在新的發展背景下，企業需要打破這一分割化的合同管理方式，以企業整體運行為基礎，強化部門間的聯動，讓合同管理和業務部門、財務部門之間形成聯動體系，讓多個部門進行聯合交流，可以從不同角度分析合同簽訂的可靠性，這樣有助于提升合同簽訂的合理性和科學性。為此，企業內部可以設置和和完善合同聯簽審查部門，做好合同審查和聯簽，財務部門要嚴格審查合同項目的財務預算、資金結算、擔保方式、合同約定的付款條件及時限。而業務部門負責審查涉及本部門業務范圍的有關內容。

另外，企業要在內容形成統一運行的模式，進一步強化各個部門同財務部門的溝通和交流，對于合同的簽訂以及合同涉及的財務內容等進行共同商議，并共同履行對合同履約情況的跟蹤監管工作，進而提高公司合同的受控率，維護企業合法權益。對于存在分歧的地方，部門間要共同協商，找到一個最優的方案，并報請上級部門批示，這樣有助于進一步降低合同簽訂的風險，提升合同經營管理的質量，從而滿足企業發展的需求。

(四)規范使用企業標準合同文本

企業要明確要求在合同簽訂中，使用企業標準的合同文本，對于合同的格式進行統一設定，同時對于合同的內容、表達方式等進行嚴格設定，并在全企業范圍內形成統一的應用方案。

企業要根據不同的合同，設定不同的格式內容，并將其分類應用，對應相應的業務，以供員工在合同簽訂時合理應用，如果員工沒有按照要求使用標準的合同文本，合同管理部門應拒絕通過審核，并要求承辦人員進行改正，待符合要求后才準許通過。

公司為了提升合同使用的規范性，要出臺嚴格的合同管理辦法，設定合同示范文本管理制度，制定符合企業需要的《合同管理辦法》，要求全體員工對合同簽訂、履行、歸檔各環節進行嚴格開展，根據管理辦法進行規范操作，提升合同管理的高效性和系統性。而企業領導部門也要做好學習推廣工作，要求全體員工掌握合同的規范化操作流程，形成正確的合同使用認知，從而不斷提升合同應用的合理性。

(五)強化合同常規管理和自查機制建設

企業要重視合同的價值，做好日常管理和自查機制建設工作，做好合同管理審查和簽訂情況的管控，對于公司需要簽訂合同的數量、金額等進行嚴格審查，并充分發揮審查部門的作用，根據其意見等來優化合同內容，只有在審批合格后，方能簽訂合同。管理部門要認真保管合同及授權委托書、相對方資質等資料，做好合同整理立卷及歸檔工作，建立合同管理臺賬并按有關規定報送合同統計報表。同時要嚴格要求公司簽訂的合同按照規定使用企業的標準文本、示范文本，并嚴格保證合同審批、簽訂、日常管理均按照集團公司合同管理辦法執行。

公司管理人員要強化對合同履行情況的梳理和管控，嚴格落實合同簽訂的情況，合同承辦人員通過合同管理信息系統進行履行登記，合同管理人員對履行登記進行監控及考核。對于企業的外包項目，也要做好合同管理工作，對于外包的標的額、向對方、業務外包內容、權利義務等內容進行明確審查，只有符合企業訴求時方可通過審查。合同在履行過程中，承辦部門需要做好全面監督管理工作。合同承辦人員要對合同簽訂、履行、變更及合同糾紛處理等情況報合同管理人員。管理人員則要根據具體的情況，總結合同執行的情況，分析是否存在問題等，并將結果上報給管理層。管理層待確定無誤準許通過后，進行蓋章通過。如果存在問題，則要要求相關人員找到問題所在，并及時進行整理分析，從而提升合同管理的質量。

此外，企業內部要形成嚴格的合同管理評估機制，設定相應的分值，對于合同建立落實情況、合同前期工作、合同審查與簽訂、合同履行變更和解除、合同糾紛處理情況以及合同檔案、印章管理、統計分析等其他情況進行嚴格管控，明確相關人員的責任，這樣能夠提升每一名員工對于合同管理的重視程度，進而提升合同經營管理的質量，更好地維護企業的利益，最大限度避免出現合同風險問題。

(六)提高合同審查效率

企業想要全方位提升對合同的管控質量，最大化規模經營管理風險，就需要充分發揮法務人員的作用，讓其在合同審查中發揮更加重要的作用。為此，企業需要明確合同審查的具體方案和相關制度，明確法務人員的職責，要求法務人員在審查合同時，要明確合同格式內容是否規范，是否符合我國法律規定，對于權利義務雙方的界定是否明確，設定的違約金數額以及規則條款是否明確，如果出現糾紛，是否明確規定了訴訟仲裁法院等內容。

同時，在審查過程中，企業也需要全面發揮每一個環節工作人員的職能作用，全面提升審查的系統性和針對性。企業要規定經營合同通過集團企業法律事務信息系統審查。經辦人需要將合同的電子版上傳到系統中，由技術部門、財務部門、分管物資領導部門、分管業務領導部門以及總經理進行逐級審批，每一個環節的領導和工作人員都需要嚴格審查各自責任范圍的內容，業務人員按審查部門意見修改合同，只有合同審批通過后，業務人員才能蓋合同章。而簽字蓋章的文本，則由業務人員交由合同管理員進行管理，并針對性做好登記臺賬，進行立卷歸檔，同時要報送統計報表以及合同自查報告，并監督合同履行情況。

通過這種層層審查，在企業內部形成系統的合同審查體系，強化對合同的審查和監管，讓每一個環節都有專人審核，能夠對自己的工作內容進行負責，這樣可以進一步明確責任，落實合同審查工作，真正提升合同管控的質量，從而保障企業的權益。

四、結語

綜上所述，合同作為企業生產經營的重要組成部門，其在企業同外界市場溝通交流過程中起到了巨大的作用。其不但可以規范自己的經營管理行為，讓日常工作嚴格按照合同的規范開展，避免因為經營管理不當而出現合同風險，增加企業不必要的成本支持。同時，合同也能夠更為有效地規范合作商等的合作行為，如果合作商存在違規甚至違法的行為時，企業可以借助合同對其違約行為請求賠償。或者雙方合作交流時存在問題的話，企業可以利用合同的規定來明確雙方的權利義務，而企業在合同審查時，通過更好地設定條款來保障自己的權利，從而更好地規避風險。因此，在新的發展背景下，企業勢必需要重視合同的作用，強化管理，提高合同經營管理的質量，從而全面提升企業運行的安全性，最大化降低風險。