會計電算化條件下的會計檔案管理工作

裘 婕

（山東省地方病防治研究所 山東·濟南 250014）

0 前言

現如今，在當下的社會進步和發展過程中，計算機技術成為了驅動社會不斷向前的可持續性動力。尤其是對金融經濟行業的發展來說。計算機技術大大加快了其工作效率，提升工作水平，節省工作投入。會計行業作為各公司、單位中與經濟緊密相連的工作類型，加強計算機技術的應用已經成為實實在在的重中之重。20世紀90年代初期，會計結合計算機技術逐漸滲透到社會工作中，開始了會計電算化的初步應用，目前該應用已經變得十分普遍，所涉及到的會計工作內容多樣性也在不斷增強，形成了系統性強/完成度高的會計電子檔案，幫助醫院或單位的經濟發展走向了科技化的道路。

1 會計電算化條件下檔案管理工作的特點研究

在進行會計電算化條件下的會計檔案工作分析的時候，我們首先要明確會計電算化和檔案管理工作兩者之間的關系和基本概念[1]。首先，對于會計電算化來說，在長期時代的發展過程中，隨著科學技術的不斷進步，電腦逐漸衍生出來，也逐步成為了會計電算化工作過程中所必須要用到的工具，它能夠將大量的數據信息轉化成為電子信息，幫助會計行業的計算工作效率加以提升，取代了傳統性的人工手工記賬、算賬、報賬等相應的工作程序，幫助替代人腦的部分功能，實現了醫院會計信息的管理和效率提升。會計電算化對于醫院的會計管理工作和會計分析工作來說有較強的促進性意義，而且對于本身的財務運營也能夠提供大量科學性的風險推測預估，并做好補救性的決策指導。在現代社會發展過程中的實際實體經濟中。會計電算化工作也成為了防止出現經濟問題而逐漸衍生出來的工作模式，有效的會計憑證和信息來往能夠幫助醫院的經濟業務被反映出來，以客觀的形態存在于醫院的發展過程中，為決策者做出醫院經濟的戰略管理提供必要性的依據，因此，會計電算化工作也逐漸成為了醫院或其他單位工作中非常重要的程序[2]。

2 會計檔案管理工作中暴露出的問題

在傳統的會計檔案管理過程中，主要包括人工造冊、歸檔以及檔案提取使用等工作過程，同時還會銷毀一些過期的會計檔案。這一過程往往需要大量的人力、物力和財力，而且在檔案管理和使用過程中還很容易出現丟失或混淆的情況，對于單位財務管理安全來說就有較大的威脅。而在會計電算化條件下的會計檔案管理工作有效地解決了工作效率的問題，但是依舊存在著一些不足[5]。首要的問題就是相關的會計檔案管理工作人員從業素質不高，有一部分人員并沒有經過專業的培訓就開始上崗，對于計算軟件辦公軟件和財務管理軟件的操作方式并不是很熟悉，一旦出現操作問題就難以恢復。其次，部分會計工作人員還不重視軟件更新后的相關使用功能，并沒有做到及時的學習，很難保障相應的工作效率和質量[6]。其次，在會計檔案管理工作過程中的安全性也很難得到保障，這是因為網絡犯罪率在不斷的提升，不法分子對于檔案數據的竊取很容易對單位的財務數據和財產安全帶來威脅，嚴重的還會造成經濟損失，難以彌補。

3 優化會計檔案管理工作的相關措施

3.1 做好基礎的檔案收集和管理工作

在會計檔案管理工作過程中基本的工作就是要做好檔案的收集管理和保存，這對于后期檔案的分析提取和使用都具有關鍵的意義。對于工作人員來說只有做好醫院的基礎檔案收集管理工作，才能夠確保檔案的準確性。計算機本身的操作系統和程序都比較復雜，在缺乏有效的整理時，計算機的錄入會出現相應的失誤，而且導致數據之間存在難以尋找，甚至丟失或者錯亂的情況。對于整個會計檔案管理工作來說，不具有促進性。為了能夠保證檔案數據管理工作的有效進行，現階段都會采取多管理工作人員來同時進行，每個人負責不同類型的文件整理和收集，防止意外情況的出現。在完成此步驟之后還需要監察人員和檢測人員參與其中進行抽樣調查來保證文件收集的準確性，使得管理的合理性被大大提升。最后還需要做好檔案收集的保存工作，只有使得原始數據被更好的留存才能夠確保其損失調用。要將原始數據存儲在不同的地方以防止丟失，常用的軟件和載體有U盤、百度云盤、硬盤等，做好充足的備份就能夠在原始數據發生遺漏、泄漏或刪除問題時能夠進行調用和補充，以此來確保數據的完整性[8]。

3.2 提升會計工作人員的工作素質

在進行會計檔案管理工作落實的過程中，所有的財務人員是必須要認識到會計電子檔案的重要性存在，這樣才能夠幫助其在日常工作中進行業務的處理和賬目的出入記錄，并且做好及時的備份工作。會計檔案工作人員還必須要學習掌握好相應的檔案管理知識，對于電子檔案的管理、保存、節約等有詳細的認知，為其自身檔案管理水平的提升來做出較大的努力。并且在會計電算化日益普及的條件下來加強自身對于檔案管理工作觀念的認知，是有助于其提升工作水平和能力的重要方法。除此以外，檔案管理部門還需要學會和醫院單位中的其他部門協同合作，為檔案數據的收集和管理現代化來做出一定的貢獻。

3.3 完善會計檔案的管理制度

對于會計電算化背景下的檔案管理工作來說，醫院一般都會采取比較科學的管理制度來進行管理效率的提升，這對于檔案數據處理效率而言具有較大的促進意義，而且還能夠有效保證醫院內部財務信息之間的流轉安全性。想要完善會計檔案管理制度就必須要做好以下幾個工作：第一點，需要在信息化的手段下將電算化系統的開發和應用進行詳細分析，要求醫院按照嚴格的工作流程來進行工作開展，在數據使用或打印之前一定要妥善管理好其他的存儲數據和副本，并且用分類保管的方式來進行記賬、出賬和入賬，一旦涉及到分賬或者記賬憑證等信息的使用時，要加強相關資料的管理質量落實，防止出現信息泄露的情況。并且，會計檔案工作管理人員不僅僅要做好檔案的收集和處理工作，還需要按照審計、稅務等相關部門的要求和行業準則來對已經產生的報表和賬簿做好科學化的整理，便于在日后的隨機抽樣調查中能夠在較短的時間內找出準確的數據。第二，對于一些重要性比較強的經濟數據和賬目檔案來說，要按照周、月、季度或者年為單位來進行打印，封存和收檔。涉及到大量資金和業務往來的賬目需要加強審核，才能夠防止出現操作失誤的情況。第三點是對于重要的財務往來信息而言，除了做好紙質版的修改記錄之外，還需要進行電子檔案的記錄，并且有效的控制檔案修復的時間和修復記錄，減少造假的情況出現。用一些質量比較好的光盤或網絡空間來進行檔案信息，做好年終的整理和歸檔，交給相關部門的負責人進行妥善管理，使得后續的隨機查詢工作變得較為便捷。第四，在進行會計檔案管理措施的落實過程中，要根據單位自己的實際情況和工作人員數量來確定檔案管理制度具體內容條例，要求所有的管理人員以及醫院的領導或醫院中其他要涉及到檔案使用的人員來說，都要根據流程來進行檔案的提取或使用工作。

4 結束語

綜上所述，在傳統的會計工作行業，對于檔案管理工作的重視程度往往較低，而且檔案管理工作的復雜性和瑣碎醒使其工作內容變多、工作效率變低、單純的人工操作已經滿足不了時代進步對公司或單位會計工作所提出的要求。因此，會計電算化技術的引入使得會計工作變得更具有科學性，尤其是對會計檔案對管理而言，加深了本質上對效率提升，促進了單位或公司與其他經營體之間的經濟信息和數據變得科學化，檔案管理工作的流程更為嚴格化，相關信息的保密工作更為謹慎化。總的來說，會計電算化條件下的跨級檔案管理工作受到時代進步和技術發展的影響已經變得越來越安全，并有效促進了醫院或單位的財務管理逐步走向一條可持續化發展的穩健道路。