特殊職業技術學校人事檔案方面存在的問題及對策

常文妍

（內蒙古特殊職業技術學校 內蒙古·呼和浩特 010051）

1 加強學校人事檔案管理的重要意義

學校的檔案工作見證了學校建立、發展、成熟，是一所學校教職工從事日常管理、記錄了學校多年來知識和成果，記錄教職工從事教育活動的有一定價值的且需要定期保存的原始記錄。學校的每一步的發展，都需要做好檔案工作的建檔、收集、整理、歸檔，是學校每一個階段的歷史信息資源的保證，由此可見，學校檔案是對學校全部活動和基本面貌的一種綜合說明，是學校活動、生活、學習、工作的縮影。因此，一所學校，檔案管理工作是否成熟，也就象征著學校管理是否規范化和科學化[1][2]。加強檔案管理工作是促進學校科學管理，現代化管理，規范化管理的重要內容，實現了檔案的信息化建設才能真正給師生和學校帶來益處。重視、思考學校檔案管理的新情況、新理論，理清學校從無到有，從小到大的歷史記錄，這些都是檔案管理工作者需要重視的問題。

現階段，很多學校的檔案工作越來越不被重視，甚至在個別學校，檔案管理工作甚至已經逐漸轉變為邊緣工作，學校不重視檔案管理工作，學校的領導也不重視檔案管理工作，導致學校在編書修志、正確決策，甚至在出現重大問題時，很難找到可以參考的依據，進成出現嚴重的問題[3][4]。實際上，檔案管理工作的重要性不言而喻，檔案管理工作是否規范和科學，與單位的良好發展息息相關。此外，隨著社會經濟的發展，很多單位不斷壯大，這也導致了信息存儲的頻率也越來越大，內容越來越寬泛，這也要求學校的檔案管理工作也要越來越健全，越來越科學和規范，只有這樣，才能為單位提供最有價值的信息資源，才能真實記錄歷史，為促進單位的科學發展提供最真實的資源。無論在哪一個單位，檔案管理都應該是每一個單位管理工作的重要組成部分，其在學校活動中具有其他文獻無法代替的價值，這種特殊性也提示我們要不斷重視檔案管理工作，積極思考檔案管理工作中的新情況和新理論，更好地發揮檔案管理工作在學校中的作用。

2 特殊職業技術學校人事檔案方面存在的問題

2.1 學校人事檔案管理的重視程度不足

在特殊職業技術學校的發展過程中，本應該對檔案管理工作越來越重視，越來越依賴，越用越頻繁，無論是學校還是學校的領導都應該重視人事檔案管理工作。可事實上，在很多學校，尤其是特殊職業技術學校并未對人事檔案管理引起足夠的重視，對人事檔案管理的設備不更新，未引進專業的人事檔案管理工作人員，甚至有的學校還是兼職的人員進行人事檔案管理工作，導致無論在人員還是在配置上都無法滿足人事檔案管理工作的存儲和檢索要求，不重視人事檔案的信息化建設，不開發不利用，人事檔案管理手段滯后。

2.2 人事檔案管理科學化、規范化不足

學校以教學為主，把主要精力放在教學上，努力提高教學的質量和水平，這是第一要思考的問題和主要的目標。因此，松懈了對人事檔案管理工作的要求，甚至都沒能制定人事檔案管理工作的具體細則和制度要求，兼職檔案人員，老舊設備拼湊，檔案整理、收集、梳理應付了事，甚至整理檔案時效性嚴重滯后，檔案信息化建設水平低，工作效率低下，人事檔案管理工作失去了原有的服務作用。

2.3 工作量太大

特殊職業技術學校每年都要對人事檔案工作的大量信息資源進行重新的整理、歸檔和梳理，老師的檔案、學生的檔案、考試成績的檔案、各類考核的檔案資料等等，整理完畢后，還要對各類資源自信進行歸類、裝訂、分裝、儲存，重復工作多，工作量大，容易讓人煩燥，且大多數人事檔案工作人員并非專業人士，工作效率不高，管理水平低下，只能在漫長的工作中慢慢的累積工作的經驗。

2.4 資金投入不足

人事檔案管理要不斷的發展，才能更加為學校提供最優質的服務，為學校提供最快捷、最準確的參考依據，這就要求人事檔案管理工作要不斷向信息化建設方向發展。而這需要單位投入一定的資金，引進相配套的設備。但是由于學校對人事檔案管理工作不夠重視，對檔案管理工作的資金投入嚴重不足，導致人事檔案管理工作發展滯后，離信息化建設的要求還很遠。

3 特殊職業技術學校人事檔案管理對策

3.1 增強意識和提高素質

想要解決特殊職業技術學校人事檔案管理中存在的諸多問題，首先，需要提高學校對人事檔案管理的意識，提高咨詢服務工作意識，加大宣傳力度，要充分認識到人事檔案管理工作在學校中發揮的重要作用。人事檔案管理工作的專業性較強，這需要學校要推薦具備高素質的人才負責人事檔案管理工作，推薦的人才要具備相關的專業理論知識，科學的管理方法，熟練的業務能力，較高的職業責任感。其次，要加強人事檔案管理工作者的培訓力度，要定期舉辦檔案管理相關知識的培訓，培訓的內容要與日常的工作內容密切相關，課程的內容可以聽取檔案管理工作者的意見，選擇最有針對性的培訓內容。同時還要了解相關的基本政策，以便指導工作。第三，人事檔案管理工作不能延續傳統的、落后的管理手段，在計算機信息化技術迅猛發展的今天，人事檔案管理工作勢必會向信息化建設方向邁進，因此，要引進具有計算機信息技術背景的復合型人才參與到人事檔案管理工作當中，以此來提高工作的整體效率，提升管理人員的綜合素質。

3.2 建立完善的人事檔案管理規章，提高管理水平

首先，結合特殊職業技術學校的教學特點、人員特點，建立健全人事檔案管理制度，強調制度的嚴肅性，嚴格按照制度的約束完成日常的工作。不同的內容和信息材料，必須要設計醒目的、能有效區別的鑒別方法，最大限度上滿足校內及校外各個管理部門的查閱，做到去偽存真，確保人事檔案收集、借閱、安全管理的科學性。其次，人事檔案管理工作最重要的一項內容就是保密工作，因此，必須健全保密制度，人事檔案管理工作的安全性是重中之重。收集信息要規范、鑒定整理要科學，保管信息要安全，各個方面都需要制度的約束。第三，確認人事檔案管理工作的隸屬關系，明確權責的分配，以便對人事檔案管理工作進行最有效的管理。

3.3 不斷完善檔案信息

根據特殊職業技術學校的教師的職業特點，教學方法的改進，獲獎記錄等等，這些信息都要及時的補錄，不僅能夠為查找檔案提供便捷的渠道，還能為今后高質量發展、人才的有效運用奠定堅實的基礎。每一位教師都要認真看待自己的檔案信息，信息填寫要真實、有效，日期、數據有準確，同時人事檔案管理工作者一定要按程序嚴格完成檔案的交接工作，在審核過程中還要做到仔細、謹慎，避免因一時的疏忽而給今后的工作造成不必要的麻煩。一旦在核對過程中發現問題，一定要做查缺補漏的工作，去粗取精，提高檔案信息的利用價值，特殊情況第一時間向上級報告，完成認定和歸檔。

3.4 提高檔案的開發利用

人事檔案管理工作是一項為學校服務的工作崗位，一般情況下，確保完整的檔案信息和方便快捷的查詢方法以及熱情周到的服務態度是衡量優秀人事檔案管理工作人員的標準。可實際上除了這些，檔案管理工作還可以開發出學校檔案的教育功能。如在大的節日和活動中，為了更好的宣傳和紀念，可以為學校提供完整的可供展覽和慶祝的檔案資料，檔案工作不僅僅是收藏，也可以是利用，這樣可以讓檔案管理資源更好地為學校的發展、教學的提供服務。

4 結語

在信息化高速發展的今天，加強特殊職業技術學校人事檔案管理工作的管理，加強人事檔案管理的信息化建設，是順應時代的要求，適應時代的發展。檔案管理理念需要不斷的更新，科學的、規范化的進行人事檔案管理工作，如何杜絕各類問題的出現，影響檔案管理的有效性和時效性，這是新時代人事檔案管理工作者的新課題。人事檔案管理工作需要進一步發展和突破，不僅需要不斷提升自身的素質和管理水平，還需要打破固有的思想，形成一套先進的管理理念，促進人事檔案管理工作的信息化、規范化和科學化。

無論在任何機構，尤其是學校，檔案是重要的信息源，因此，學校應該重視人事檔案管理工作，需要采取操作性強，有針對性，切實可行的措施，不斷提升該項工作，完善規章制度，提升管理效率，以促進人事檔案管理工作更好的為學校的發展服務。