大數據時代人力資源檔案管理工作的研究

李文昕 河鋼集團宣鋼公司

大數據時代，數據體量擴大到無法使用傳統工具獲取、分析及得到結果，只能基于分布式架構進行數據處理和價值挖掘。這固然給使用者提出了更高的軟硬件要求，但也從根本上突破了傳統隨機采樣模式必然存在的局限與弊端。因此，越來越多傳統行業積極應用大數據技術增強決策洞察力，同時基于技術升級加快對管理流程的優化。而當這種前沿理念與先進技術應用于人力資源檔案管理，其產生的作用則不再局限于對檔案資料簡單的收集整理，而是可以基于資源視角重新定義人力資源檔案管理的價值和意義。

一、大數據時代人力資源檔案管理工作的歷史機遇

（一）加快推進人力資源檔案管理提質增效

大數據時代，以大數據分析為代表的先進技術為人力資源檔案管理提供了前所未有的發展機遇。其中最為典型的莫過于加快推進人力資源檔案管理提質增效。比如利用大數據分析幫助企業提高選賢任能的準確性、客觀性、可靠性。傳統模式下，不少企業人力資源檔案管理僅僅停留在收集檔案、整理資料和歸檔的初級階段，幾乎無法在企業人才招聘、績效考核、崗位優化等環節發揮顯而易見的促進作用。這種局限性往往導致企業人才選擇或培養存在極為明顯的主觀性、粗放化、隨意性問題，也就是主管人員憑感覺、印象挑選人才、任免職務或調整崗位。無疑，這種缺乏理性判斷與數據支撐的管理方式不僅極其草率，且在人才管理各方面埋下了多種風險隱患。

而在大數據強大算力的支撐下，人力資源檔案管理將最大限度發揮出海量數據精確、精準、精細的積極作用，幫助企業理性分析、客觀判斷，進而在人才選拔與培養等各方面大幅提高針對性、可靠性、有效性。這不僅有助于人力資源檔案管理切實達到優質高效的水平，也有利于企業充分享受科研投入帶來的技術紅利，進而促使人力資源檔案管理為企業發展作出更大貢獻。

（二）充分挖掘人力資源檔案信息資源的潛在價值

作為企業檔案管理的重要組成，人力資源檔案不僅是企業員工各種基本數據、重要信息的集合、記錄，更是與企業人才隊伍緊密相關的珍貴歷史信息。當數據越來越成為社會發展的決定性因素，大數據分析將助力企業充分挖掘人力資源檔案信息資源的潛在價值，而這也是大數據時代基于技術創新給人力資源檔案管理工作帶來的又一歷史機遇。

例如，結合檔案資料幫助企業人力資源崗位設置實現全面、系統的量化管理，也就是利用大數據分析技術為企業各類崗位、職務的增、減、調提供完整的數據支撐。這將有助于企業基于科學管理基本原則實現理性分析與客觀判斷，有利于人力資源管理規避主觀臆測、憑感覺下結論的風險與缺陷。同時，全過程、全方位的大數據分析還將幫助企業在人才培養方面切實做到以人為本而不是片面強調人崗匹配。這才是企業實現人性化管理、最大限度激發員工創造力的根本舉措。

二、大數據時代人力資源檔案管理工作的常見問題

（一）重視程度較為有限

大數據時代，以大數據為代表的信息技術正在全面影響社會各行業、各領域。然而，不同于生產經營環節更加直接地價值創造，人力資源檔案管理在貢獻經濟效益、社會效益方面相對間接、隱性。這也造成部分企業長期以來對人力資源檔案管理缺乏足夠重視。即便是大數據技術全面滲透的當下，這些企業也會由于工作思想的局限性而對人力資源檔案管理大數據分析缺乏應有關注。

更有個別企業以節約成本、減少投入為借口限制大數據技術在檔案管理環節的應用，以至于人力資源檔案管理始終沿襲傳統模式下過度依賴人工的陳舊機制和形式。這也是造成部分企業人力資源檔案管理低質低效的重要原因之一。

（二）簡單化、表面化現象較普遍

工作思想上缺乏重視造成的另一不利后果就是個別企業在大數據應用方面存在簡單化和表面化的缺陷，表現在人力資源檔案管理環節就是將大數據技術等同于計算機化、局域網化。即，這些企業人力資源檔案管理并非真正實現了大數據化，而是徒有其表、名不符實。

三、大數據時代人力資源檔案管理工作的優化策略

（一）提高認識水平、強化制度供給

意識決定行動。大數據技術的發展不僅是前沿科技的全面普及和深入應用，更是管理思想、工作意識與時俱進的突破和超越。只有在思想意識的高度充分認識到大數據在人力資源檔案管理領域的積極作用，以企業為代表的各類組織、機構才能最大限度激發出算力在挖掘檔案信息價值方面的顯著功效。故，大數據時代人力資源檔案管理探索優化創新首先需要轉變陳舊落后的工作思想，通過提高認識水平讓技術從理論落實到管理實踐。尤其是對企業領導與管理層而言，重新給予大數據技術以科學定位至關重要，而實現科學定位的基本保障就是強化制度供給。

比如，盡快構建標準化、精細化的人力資源檔案管理規則體系。即，凡涉及人力資源檔案的數據信息均需遵循高度統一的精細化標準，且該標準體系足以覆蓋與人力資源檔案管理相關的所有崗位、節點、端口。之所以強調標準化與精細化，原因在于大數據技術發揮作用的先決條件就是覆蓋全局的海量數據資源。只有無所遺漏的數據覆蓋才能實現對所有樣本的抽取，才能避免數據盲區、信息漏洞導致的不完整性或失真失實。

在傳統模式下，依賴人工作業的人力資源檔案管理恰恰不同程度存在不標準、不精細的問題。一些企業在人力資源檔案管理工作中粗枝大葉、得過且過，認為人力資源檔案僅僅是企業員工基本信息的記錄，只要基本滿足格式要求、填寫內容完整就萬事大吉。這些企業不僅對人力資源檔案管理缺乏重視，且粗放化、隨意性的管理缺陷長期存在。

在大數據時代背景下，任何不標準、不精細的數據都是對數據分析工作的嚴重阻礙，會從源頭降低大數據分析技術的客觀性、可行性、真實性、可靠性。換言之，缺乏標準化、精細化的管理制度，大數據分析就不可能在人力資源檔案管理中正常使用，就會在起步階段被阻擋在管理科學化的門外。

因此，企業人力資源檔案管理應用大數據技術的前提就是完善標準化、精細化的制度設計。只有建立健全全面統一、規格一致、精益求精的管理細則，企業才能在人力資源檔案管理工作中充分發揮大數據技術的根本作用。

又如，構建常態化、長效化的人力資源檔案管理大數據分析機制。即，企業需要針對人力資源檔案管理大數據分析形成循序漸進的螺旋式上升模式。例如，通常情況下，按一個年度為周期開展人力資源檔案管理大數據分析。要求以期初數據為基數，結合企業人力資源月度或季度的績效考核、職務評價等數據信息開展對比分析，再以企業年度發展目標為參照系，利用大數據分析計算出最終結果，由此獲得各崗位、職務在該年度的業績貢獻、人才成長值等定量或定性結論。最后，企業根據數據分析結論維持或調整員工崗位或職務設置等。

可見，這類常態化與長效化機制不僅有助于人力資源檔案管理持續挖掘檔案信息的潛在價值，也有利于企業不斷優化人才培養與篩選的管理架構。從這一角度講，該機制的構建也是在實踐層面保障大數據算力優勢的制度基礎，是完善人力資源檔案管理機制的重要組成。

（二）構建聯動機制、深入挖潛革新

作為極其珍貴的信息資源，人力資源檔案不僅是企業檔案管理工作中不可或缺的核心內容，更需要將管理結果充分應用于人才管理與培養的每個環節與步驟，這才是企業不斷加強人力資源檔案管理的根本意義與價值所在。因此，大數據時代背景下，人力資源檔案管理實現優化創新的根本策略之一就是要將大數據分析結果與人才管理實踐有機結合，使其在企業選賢任能的方方面面提升決策的前瞻性、戰略措施的有效性。故，構建聯動機制、深入挖潛革新至關重要。

比如，人力資源檔案管理需要與人力資源績效考核、崗位晉升等緊密結合，二者相輔相成、互為輔助。一方面，企業開展人力資源績效考核或崗位晉升等需要充分參考歷史數據，以更加系統性的整體視角客觀評價員工工作狀態、業務能力，從而最大限度地實現人才管理公平公正、客觀理性。另一方面，人力資源檔案管理要結合每次績效考核或崗位調整結果充實數據庫，不斷提高大數據分析結果的針對性、準確性、有效性，從而為未來可持續的人才優選、崗位優化提供更加優質高效的服務。

又如，人力資源檔案管理大數據分析應當為企業穩定員工隊伍、構建和諧勞動關系作也更大貢獻。尤其是在雙向選擇成為基本趨勢的大環境下，新生代年輕勞動者在崗位選擇、工作態度等各方面都發生了顯著變化。更加多元的需求決定了企業人力資源管理必然面臨更多挑戰與沖擊。一旦環境發生變化，企業員工隊伍極有可能出現無法預估的變動。這種愈發不穩定的狀態迫切需要人力資源檔案管理基于大數據分析提前示警，從而幫助企業未雨綢繆、防患于未然。

企業可在人力資源檔案管理數據平臺開辟風險預警模塊，將其與績效考核、崗位調整等板塊相連接。結合歷次員工隊伍變動數據分析，人力資源檔案管理平臺可以及時發現異動。一旦數據變化幅度超出預設閾值，平臺即刻向人力資源檔案管理負責人、主管等發出警示消息。有需要的情況下，平臺也可同時提供應對風險的預設方案、系統建議等。這將有助于企業盡量提前布局，防止出現員工隊伍大幅波動導致的各種意外損失或不必要的資源浪費。

（三）重視人才培養，強化激勵引導

無論是從事檔案管理還是進行大數據分析，專業知識與實踐技巧都是不可或缺的根本要素。因此，人的因素決定著大數據技術在人力資源檔案管理中發揮作用的程度。而企業基于大數據支持推動人力資源檔案管理優化也需要重視人才培養，強化激勵引導。

一方面，企業需要結合未來發展目標適當優化檔案管理人員隊伍。尤其是對部分傳統企業而言，多年來習以為常的管理方式造就了一支學歷背景、業務素質參差不齊的管理隊伍，造成企業人力資源檔案管理始終處于原地踏步、閉門造車的地步。這種由于人的局限性制約管理工作品質和效率的情況并不鮮見，也是這些企業格外需要著力突破的癥結與瓶頸所在。因此，企業不僅需要面向社會公開招聘兼具檔案管理與大數據分析技術的復合型人才，也需要結合時代發展要求及企業成長目標及時淘汰不合格、不稱職的員工。

換言之，只有科學、合理、適度提高準入門檻，企業才能對人力資源檔案管理做好源頭治理，才能從人才隊伍的基礎層面充分發揮大數據技術的算力優勢。

另一方面，培養人才、持續挖掘人才潛力也是企業人力資源檔案管理的根本任務。大數據時代，各種先進技術升級換代的頻率越來越高、時限越來越短，只有不斷強化教育、培訓和學習，員工個體與企業整體才能得到持續提升。而企業著力培育人才則是一個負責任經濟組織應盡的義務與社會責任。故，企業應當著眼于大數據分析加強對人力資源檔案管理人才隊伍的再教育。

有條件的企業不妨分期分批組織檔案管理人員接受大數據技術的專業學習，包括委托專業教育機構開展脫產委培在內，中長期的系統性教育教學可從根本上解決部分企業人力資源檔案管理人員學歷低、素質差等問題。缺少條件或暫不具備條件的企業則應從短期內部培訓著手。可以采取邀請信息技術專業人士現場授課的方式，也可以通過編寫線上課程組織員工進行遠程學習、自主學習。

總之，對于人才的教育和培訓不僅是企業在投入人力資源成本，更是在儲備一支專業化、復合型人才隊伍。只有持之以恒地開展員工教育與培訓，企業才能不斷夯實人力資源檔案管理人才基礎，才能在更加長遠的時期內讓大數據技術實現價值最大化，使大數據技術與人力資源檔案管理充分融合并產生1+1＞2的顯著作用。

四、結語

大數據時代，技術給予人力資源檔案管理工作以前所未有的強大算力支撐，很大程度上減輕了人工作業的勞動強度，也最大限度地提高了檔案管理工作品質和效率。因此，絕大多數企業很快構建了檔案管理信息化機制與模式，同時不斷深入探索大數據技術對檔案管理工作的促進作用。不過，受到長期以來傳統管理思想的限制，部分企業對于大數據技術的先進性認識較為有限，仍然習慣性地停留在較為簡單和膚淺的表面，以至于人力資源檔案管理工作應用大數據技術時也滿足于較為基礎的自動收集、整理、歸檔等內容。顯然，這種認知層面的局限性很大程度上限制了大數據技術充分發揮其算力優勢，也無助于人力資源檔案管理基于大數據實現顛覆性超越和突破。因此，大數據時代背景下，企業人力資源檔案管理更加需要切實轉變工作思想、認識到人力資源檔案作為珍貴信息資源的價值所在。只有從工作思想和管理理念的高度認識到檔案對于人才價值挖掘的決定性作用，企業才能最大限度發揮出大數據技術的積極作用，才能基于大數據分析的強大算力大幅提升人才選拔、任用、培育的精準性、有效性。這才是大數據時代人力資源檔案管理提質增效的突破口與立足點，也是新形勢下人力資源檔案管理工作基于大數據技術實現轉型升級與可持續發展的必由之路。