信息化手段在醫院人事檔案精細化管理中的運用

牛靜麗

摘 要：社會經濟的發展，科技的進步，促使信息化發展的進程不斷加快。現如今，信息化手段已經在各行各業中得到了普遍的引進與應用。醫療衛生事業是我國社會發展中不容忽視的一項重要事業，其發展受到了社會的廣泛關注，醫院為人民群眾提供了疾病治療的場所，與每一個人的生命健康息息相關，醫院的發展也需要與時俱進，有效的應用信息化手段。文章主要針對醫院檔案精細化管理中信息化手段的應用進行研究與探討。

關鍵詞：信息化;醫院人事檔案;精細化管理

中圖分類號：F542 文獻標識碼：A 文章編號：1005-6432（2022）04-0115-02

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.04.115

醫院人事檔案工作是醫院工作中的一項重要內容，檔案記錄了醫院在職人員工作的詳細信息，是重要的管理資料，也是醫院人力資源管理工作得以有效開展的重要依據。現如今，信息化發展速度不斷加快，醫院的人事檔案管理工作也需要與時俱進，探索新型管理模式，逐步實現管理信息化。醫院在發展的過程中需要不斷地進行人才的招聘，與此同時，也有工作人員離職或者退休，人事檔案處于不斷更新變化當中，只有實時進行更新才能確保信息的準確性和可應用性。醫院在人事檔案管理工作中需要不斷提升工作效率，構建信息化管理系統，強化檔案的精細化管理，確保人事檔案管理工作得以切實的落實。

1 醫院人事檔案管理存在的主要問題

醫院人事檔案管理工作主要就是完成醫院的人事檔案資料的全方位管理工作，人事檔案能夠將每一個工作人員的總體情況都記錄得非常全面、清晰，包括個人基本情況、工作情況、學歷情況以及獎懲任免情況等。隨著信息化手段的介入，人事檔案管理工作已經有了較大的改變與突破，檔案電子化基本實現，同時也有專門的信息系統開展人事檔案各項工作。人事檔案電子化改革雖然得到了一定的推進，但是檔案的分析與具體應用方面還是存在一定的問題，信息技術的優勢還沒有在人事檔案管理工作中得到最大的發揮，具體表現在以下五個方面。

1.1 管理標準不統一

信息化建設尤其強調技術標準和管理條件，這是最為基礎的工作，無論是技術標準還是管理條件都要求科學化、統一化和規范化。信息化手段的有效應用需要以成熟完善的醫院人事檔案管理制度為依托，這樣才能有效地推進信息化建設，進而解決傳統檔案管理中存在的諸多問題，實現檔案資料的共享與交換，將人事檔案的價值真正的發揮出來。這項工作不僅需要借助于信息化手段，還需要相關部門的通力配合，醫療系統現在已經從不同程度上加強了人事檔案的信息化建設，但是由于制度不統一，技術標準缺乏科學性和完整性，使得人事檔案信息化建設還沒有取得較為顯著的成效。

1.2 人事檔案的歸檔存在問題

醫院人事檔案的歸檔工作都是有相應的規定和依據的，具體來說，按照規定可以將檔案進行十個不同類別的劃分，根據分類對歸檔的內容進行不斷的豐富，盡可能全面地展現人力資源的相關信息。醫院是典型的知識密集型單位，對于每一個工作人員的學歷水平、業務情況、進修經歷等都要做詳細的記錄，然而，現如今醫院在檔案的歸檔方面還不是足夠細致，信息的完善度不夠。

1.3 人事檔案信息的利用率不強

檔案管理最為重要的作用就是為人事工作的開展提供依據和相應的支持，在此過程中還需要對人事檔案的相關資料進行認真研究，充分挖掘其重要性和使用價值，確保醫院的人力資源管理真正做到人盡其才、才盡其用，從而更好地進行人才培養，促進醫院整體工作的進一步開展，強化醫院的全面建設。然而，由于傳統的人事檔案管理工作更為注重人事檔案的保管，人事檔案只是作為存放在文件柜中的一件資料而存在，人事檔案信息的價值沒有得到有效的開發，相關工作人員沒有意識到開發人事檔案的重要性，即使人事檔案管理采用了信息化手段，但是人事檔案資料的建設依然難以推進，檔案的利用率較低，直接影響檔案管理的實際成效。

1.4 人事檔案管理的工作人員整體素質有待提升

信息化建設與信息化手段的應用要求人事檔案管理人員具備專業的信息化應用背景，但是現在的醫院檔案管理工作人員很多都沒有經過專業的培訓，缺乏信息化的專業技能，檔案的保管和整理等工作都是憑借長期的工作經驗逐漸熟悉的，檔案管理的專業技能缺乏，更不具備電子信息技術的專業技能。在人事檔案信息化建設的過程中，能夠熟練應用信息化手段進行檔案管理工作的人員嚴重缺乏，而同時具備專業的檔案管理能力和信息化技術技能的專業人才更是少之又少，這也是醫院的人事檔案管理工作很難貫徹落實信息化技術的一個主要原因。

1.5 現有的檔案管理模式與信息化建設要求難以匹配

從傳統檔案管理角度來看，檔案管理模式基本都是結合人工工作的具體情況而設定的，這與信息化建設之下的檔案管理工作要求不相符，不利于信息化建設的管理模式的應用。比如有的醫院已經改進了檔案管理方法，檔案信息已經基本實現了信息錄入和電腦歸檔，然而這些只是信息化手段的最基礎的應用，檔案信息的檢索、分享和開發等相關方面還沒有明確體現信息化的特征，因此信息化建設還只是處于基礎的階段，檔案管理的管理模式還有待改進。

2 醫院人事檔案精細化管理的必要性

2.1 檔案管理現代化發展的必然要求

現如今，醫療衛生體系在發展的過程中不斷完善，使得人事檔案的類型和數量都有了顯著的增加，每一個醫療機構都有龐大的人事檔案信息數據。另外，現在的人員流動性也比較強，檔案數據需要不斷地更新，傳統的檔案管理方案已經不能適應當下的人事檔案管理的需要。與此同時，龐大的人事檔案信息數據在更新處理的過程中要求必須準確，沒有精細化管理，很容易出現信息數據的混亂。

2.2 人事檔案管理效率提升的必然要求

信息化手段的應用能夠有效地提升醫院人事檔案管理的效率，所以，信息化技術需要精細化管理的同時，也是精細化管理實施的重要基礎。人事檔案的精細化管理對于任務的劃分是非常明確和詳細的，需要對每一個任務的落實進行嚴格的監督，這就使得人事檔案管理的工作量無形中增加了不少。人事檔案管理的工作人員數量是一定的，想要完成繁雜的工作，就需要提升工作效率，這樣才能保證精細化管理的有效實施。信息化技術手段的應用，精細化管理的實施，使得檔案管理工作效率提升，檔案的利用率也相應提高。

2.3 醫院檔案管理模式變革的必然要求

醫院傳統的人事檔案管理工作采用的都是粗放型的管理模式，現如今人事檔案管理工作需要深度挖掘檔案的可用價值，需要對檔案進行精細化管理，管理工作要細化到檔案的鑒別、收集整理等多個環節，每一個環節都需要有效的銜接，這樣才能保證管理的有效性。

3 借助信息化手段促進醫院人事檔案精細化管理的具體策略

3.1 打造資料數據庫

信息化建設的有效落實，首要的就是進行數據庫的打造。首先，打造全覆蓋的電子信息檔案系統，該系統要將醫院每一個醫務工作者的信息詳盡的涵蓋其中，此項工作要充分的借助于現代化的管理軟件和專業的設備，通過現代化信息手段資源，對醫院的所有醫務工作者進行檔案信息的完善，做好檔案目錄的編纂，實現部門信息的共享。醫院工作者的個人信息要逐一不漏地全部完成電腦系統的輸入，并在網絡云端進行儲存，這也是人事檔案資料數據庫的基本打造環節;其次，結合具體工作內容，借助于云計算等信息化技術在建立的基礎數據庫中進行人事檔案信息的初步分類，這樣有助于信息資料的后期檢索和實際的應用。

3.2 建立健全人事檔案管理制度

人事檔案精細化管理需要以信息化為背景，重新進行醫院人事檔案管理制度的制定，從而提升醫院人事檔案管理的整體水平。其一，完善制度，逐步推進信息化的工作方式，對醫院現階段的在職工作人員的個人信息進行進一步的整理，借助于計算機系統進行信息整理和歸檔，逐漸轉變管理方式;其二，完善醫院的檔案管理系統，強化軟件信息系統的建設，信息化建設的基礎就是硬件設備，尤其是通信設備和計算機設備，醫院的人事檔案管理工作信息化的推進，需要在設備上進行進一步的完善，結合實際需要進行相應設備的配備，增加必要的財政投入;其三，完善數據庫管理系統。充分利用大數據技術，準確及時地進行檔案數據的整理，建立精準的數據庫系統，確保信息能夠被精準的檢索。

3.3 積極進行人事檔案信息化管理人才的培養和引進

醫院在發展的過程中離不開人才的引入，這是醫院發展的重要資源。醫院檔案信息化管理的深入，精細化管理的推進需要醫院重視信息化人才的引進，這樣才能實現檔案管理工作的規范化和標準化。現如今，人事檔案精細化管理和信息化建設要求檔案管理人員具備信息化意識，這樣才能更好地完成檔案管理的信息化建設。醫院除了引進人才之外，還應該注重內部人才的培養，定期組織檔案管理人員參與信息化業務技能的培訓，提升工作能力，培養其工作的專業性，確保檔案管理工作程序更加的規范，檔案管理工作任務更為標準的完成。

3.4 充分發揮醫院人事檔案信息管理系統的作用

醫院的人事檔案管理工作也是專人負責，但是信息的產生和利用卻是與醫院的每一個科室、部門都息息相關。因此醫院需要進行統一的人事檔案信息管理平臺的搭建，從而與每一個科室和部門建立聯系，借助于平臺完成信息的共享，并確保在統一的權限管理內，保障醫院檔案信息的安全。醫院的人事檔案管理系統既能夠提升工作效率，同時還具備較強的監督作用。傳統的檔案管理在這方面是較為欠缺的，為了檔案管理的精細化推進，需要強化管理的規范性，通過有效的獎懲措施，提升人事檔案管理人員工作的積極性和責任心，從而高效的開展檔案管理工作。

4 結語

信息化手段的引進與應用是醫院人事檔案實現精細化管理的必然要求，也是重要的途徑，只有借助于先進的信息化手段，醫院的人事檔案管理工作才能更為高效地完成，檔案管理的質量才能得到有效的保證，人事檔案信息管理的效率才能得到切實的提升，醫院的人力資源管理工作才能高質量地開展。

參考文獻：

[1]張佳佳.采用信息化手段實現醫院人事檔案的精細化管理與控制[J].山西青年，2019（14）：174.

[2]高琳，王曉東.采用信息化手段實現醫院人事檔案精細化管理與控制的研究[J].辦公室業務，2018（13）：138.

[3]周東彥.信息化視閾下的醫院人事檔案精細化管理與控制[J].各界，2019（22）：84.

[4]隋玉濤.精細化管理醫院人事檔案管理的改革方法及質量研究[J].卷宗，2020（10）：5.

[5]徐麗珊，劉帆.精細化管理醫院人事檔案管理的改革方法及質量分析[J].現代企業文化，2020（2）：117.

[基金項目]本文系邯鄲市 2021年度哲學社會科學規劃重點課題立項項目“基于信息化技術的公立醫院人事檔案精細化管理研究”（項目編號：2021140）。

3986501908258