如何做好大數(shù)據(jù)時代的環(huán)境監(jiān)測檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作

趙瑞萍

摘 要：環(huán)境監(jiān)測檔案蘊(yùn)藏著巨大的科學(xué)價值和社會價值，是環(huán)境監(jiān)測工作服務(wù)于環(huán)境管理的紐帶和重要載體。本文首先論述了環(huán)境監(jiān)測檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題，其次提出了加強(qiáng)環(huán)境監(jiān)測檔案管理利用的措施。

關(guān)鍵詞：環(huán)境監(jiān)測；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化

0 引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展社會的進(jìn)步，環(huán)境監(jiān)測工程越來越多。環(huán)境監(jiān)測檔案是指在環(huán)境監(jiān)測活動中直接形成的，記述和反映環(huán)境監(jiān)測管理和監(jiān)測活動的，具有保存價值，且按照一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來的文件材料，是經(jīng)濟(jì)建設(shè)和環(huán)境管理工作科學(xué)決策的依據(jù)，也是人們改善生活環(huán)境不可或缺的重要憑證，更是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的信息資源。因此，必須加快檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案信息共享。

1 環(huán)境監(jiān)測檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 對檔案網(wǎng)絡(luò)化工作重要性認(rèn)識不足，重視不夠

普遍存在領(lǐng)導(dǎo)和職工缺乏檔案意識，對檔案信息化工作重要性的宣傳力度不夠的現(xiàn)象。一些監(jiān)測部門的檔案工作得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，出現(xiàn)重視業(yè)務(wù)工作，忽視檔案工作的思想。檔案工作沒有明確的發(fā)展方向和長遠(yuǎn)的建設(shè)目標(biāo)，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作未納入本單位工作計(jì)劃。檔案軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施投入不足、不到位，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化工作的開展。

1.2 檔案信息化工作整體發(fā)展水平差異大

一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)且監(jiān)測工作做得較好的監(jiān)測站的檔案管理水平較高，均已實(shí)現(xiàn)文檔一體化、檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展較慢地區(qū)的監(jiān)測站檔案管理水平較低，雖已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案，但因受到財(cái)力、物力、人力、政策等因素的影響，還未開展檔案辦公自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

1.3 檔案服務(wù)意識不強(qiáng)，編研材料缺乏創(chuàng)新意識，檔案利用率低，檔案信息資源開發(fā)利用不能適應(yīng)當(dāng)前監(jiān)測工作的需要

檔案人員注重案卷質(zhì)量管理，輕視檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源的深層次開發(fā)少，開發(fā)手段和方法較單一，提供服務(wù)的時效性不強(qiáng)，檔案編研工作需加強(qiáng)開發(fā)利用。

2 開展檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的措施

2.1 開展檔案數(shù)字化、辦公自動化建設(shè)

開展檔案網(wǎng)絡(luò)化管理離不開辦公自動化和檔案數(shù)字化建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)性工作。各級環(huán)境監(jiān)測部門應(yīng)將檔案管理數(shù)字化和辦公自動化工作納入本單位發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，加大軟件、硬件的資金投入和技術(shù)支持，保障檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順利實(shí)施。首先要開展傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作。利用掃描儀等設(shè)備將室藏的紙質(zhì)檔案、照片檔案、多媒體檔案等進(jìn)行掃描，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。依托單位內(nèi)部局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上檢索、查詢、利用、打印等工作。數(shù)字化工作要做到流程規(guī)范、格式統(tǒng)一、字段完整。其次要建立辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）。該系統(tǒng)是整個單位文件產(chǎn)生和處理的樞紐，保留了所有往來文件的全文內(nèi)容和辦理信息。檔案人員要主動介入辦公自動化建設(shè)，參與系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案和使用需求。在OA系統(tǒng)檔案歸檔保存時，要對檔案信息的著錄進(jìn)行規(guī)范、標(biāo)引、分類及排列，保證檔案信息的有序化。運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)中文件收集、歸檔、編目、檢索、利用等功能與網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行鏈接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化、網(wǎng)絡(luò)化管理。OA系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可大大提高檔案管理工作效率，有效地促進(jìn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全與保密工作

網(wǎng)絡(luò)信息安全問題是網(wǎng)絡(luò)化管理工作的關(guān)鍵。為了維護(hù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全，檔案人員要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全宣傳，要制定明確的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，強(qiáng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)日常管理和維護(hù)。具體措施：對存入計(jì)算機(jī)的涉密檔案資料要實(shí)行物理隔離，外網(wǎng)存儲不涉密的檔案資料，內(nèi)網(wǎng)存儲涉密檔案資料，必要時單機(jī)獨(dú)立運(yùn)行。通過“門禁”監(jiān)控系統(tǒng)、身份認(rèn)證等技術(shù)手段，使未通過認(rèn)證的用戶無法登錄系統(tǒng)；通過身份認(rèn)證、內(nèi)部安全監(jiān)控、文件加密等技術(shù)，對用戶的使用權(quán)限加以區(qū)分限制，使得被非授權(quán)用戶無法復(fù)制、刪除和修改非授權(quán)的信息資料；通過內(nèi)部安全監(jiān)控、網(wǎng)上審計(jì)、日志登記等技術(shù)，對網(wǎng)上處理各項(xiàng)作業(yè)進(jìn)行監(jiān)控和審計(jì)，以備檢查；通過病毒防范系統(tǒng)、容災(zāi)備份系統(tǒng)和防火墻，對網(wǎng)絡(luò)實(shí)施有效的保護(hù)。另外，要切實(shí)建立檔案異地備份制度，做好檔案數(shù)據(jù)備份工作。對重要的電子檔案不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案，保證文件的長久可讀。

3 加強(qiáng)宣傳、培訓(xùn)、監(jiān)督管理工作

檔案網(wǎng)絡(luò)化工作水平高低、檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的快慢與單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度和檔案員管理水平有直接關(guān)系，同時也與上級部門的監(jiān)督檢查有關(guān)系。上級行政主管部門（省環(huán)保廳、省檔案局等部門）應(yīng)加大檔案工作監(jiān)管力度，加強(qiáng)對基層單位的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，通過嚴(yán)格執(zhí)法檢查，推動各級監(jiān)測部門加快檔案網(wǎng)絡(luò)化工作的實(shí)施。

檔案網(wǎng)絡(luò)化工作離不開領(lǐng)導(dǎo)重視和全體職工的共同參與，檔案人員要加強(qiáng)檔案工作的宣傳和培訓(xùn)工作。宣傳檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的重要性和緊迫性，提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)全體職工的檔案意識。在日常工作中，注重電子檔案管理，提高檔案數(shù)字化工作效率，針對存在的問題不定期進(jìn)行專題培訓(xùn)，提高各部門兼職檔案員數(shù)字化檔案能力。

專職檔案員要積極參加各類學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和交流活動，加強(qiáng)知識儲備，更新知識結(jié)構(gòu)。要“走出去”參觀、考察檔案管理先進(jìn)單位，虛心向同行學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、高效的管理方法、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念，通過不斷地學(xué)習(xí)提高自身專業(yè)理論知識和檔案管理水平，加快完成檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

4 加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用工作

檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的最終目的是網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享，提高社會利用率。各級監(jiān)測部門必須將工作重點(diǎn)由傳統(tǒng)的整理轉(zhuǎn)向檔案信息的重組和創(chuàng)新，使檔案信息的潛能得到充分發(fā)揮。積極開展檔案編研、數(shù)據(jù)綜合分析等工作，拓寬利用渠道，運(yùn)用計(jì)算機(jī)豐富的圖表處理軟件和多媒體技術(shù)對數(shù)字化的環(huán)境監(jiān)測檔案信息進(jìn)行二次、三次開發(fā)，最大限度地對室藏檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用。建立科學(xué)檢索體系為用戶提供高效便捷、準(zhǔn)確系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的時效性特點(diǎn)，以滿足政府決策部門、公眾及社會各方面對環(huán)境監(jiān)測檔案信息的不同要求。加快檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，加強(qiáng)環(huán)保系統(tǒng)之間的溝通、協(xié)作與交流，創(chuàng)新服務(wù)理念，科學(xué)整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，推動檔案信息資源高效利用。

當(dāng)前檔案工作正處于傳統(tǒng)載體檔案向電子檔案管理過渡時期，檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是現(xiàn)階段環(huán)境監(jiān)測部門的主要任務(wù)。各級監(jiān)測部門應(yīng)重視檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，要有大局意識、服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，要保障檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)所需人力、財(cái)力、物力的投入，加快檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提升檔案信息化管理整體水平，推動檔案管理工作邁上新臺階，為環(huán)保事業(yè)和社會的發(fā)展提供服務(wù)。

5 結(jié)束語

綜上所述，在環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作中，我們應(yīng)運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀確立檔案管理工作與時俱進(jìn)，堅(jiān)持以新視野認(rèn)識新事物，以新觀念研究新情況，以新思路建設(shè)新檔案，加快檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提供高效、優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，加強(qiáng)對人才隊(duì)伍的建設(shè)，加大對環(huán)境檔案管理制度的完善，從而保證檔案管理系統(tǒng)性和規(guī)范性，以充分發(fā)揮環(huán)境監(jiān)測站檔案室的作用，實(shí)現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案信息共享，保證環(huán)境監(jiān)測事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李濤.如何做好大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作[J].黑龍江檔案.2016（06）

[2]劉愛霞.信息化時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新探討[J].中國管理信息化.2015（12）